特定技能の届出年間ガイド｜定期届出（4〜5月）と随時届出（14日以内）の全体像

2026-10-09

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この記事の監修者：安藤祐樹

申請取次行政書士

きさらぎ行政書士事務所代表。20代の頃に海外で複数の国を転々としながら農業や観光業などに従事し、多くの外国人と交流する。その経験を通じて、帰国後は日本で生活する外国人の異国での挑戦をサポートしたいと思い、行政書士の道を選ぶ。現在は入管業務を専門分野として活動中。愛知県行政書士会所属（登録番号22200630号）

特定技能の外国人を受け入れている会社は、入管に2種類の届出をします。年に1回の「定期届出」と、変化が起きたときの「随時届出」です。

定期届出は、毎年4月1日〜5月31日に、前の年の4月1日〜3月31日の分を出します。随時届出は、雇用契約の変更や退職などが起きた日から14日以内に出します。どちらも、出すのは受入れ企業（特定技能所属機関）です。

定期届出は2026年から年1回になりました。賃金台帳の添付は不要になった一方、「一定の基準」を満たさない会社は、社会保険や税の資料を付ける必要があります。「定期報告」と呼ばれることもありますが、正式な名前は定期届出です。

この記事の内容は、2026年10月7日に出入国在留管理庁（入管庁）の資料で確認したものです。

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Table of Contents

特定技能の届出は2種類：定期届出と随時届出

会社が出す届出は、定期届出と随時届出の2本立てです。違いは次のとおりです。

項目	定期届出	随時届出
いつ	毎年4月1日〜5月31日	事由が生じた日から14日以内
何を	前年4月1日〜3月31日の受入れ・活動・支援の状況	雇用契約の変更・終了・締結、支援計画の変更、受入れ困難など
誰が	特定技能所属機関	特定技能所属機関
根拠	入管法第19条の18第2項	入管法第19条の18第1項

ほかにも、届出をする人がいます。

登録支援機関：支援の実施状況は、会社を経由して定期届出の中で出します。登録の内容が変わったときなどは、自分で届け出ます。
外国人本人：会社との契約が終わったときや、新しい契約を結んだときなどに、14日以内に届け出ます。会社が届出をしても、本人の届出は済みません。

また、外国人を雇い入れたときや離職したときは、ハローワークへの「外国人雇用状況の届出」も必要です。これは厚生労働省の別の制度で、入管への届出とは別に行います。

（出典：出入国在留管理庁「特定技能所属機関・登録支援機関による届出」、出入国管理及び難民認定法（e-Gov）、厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」）

1年の流れ：届出の年間カレンダー

1年の中で、定期届出は4〜5月に集中します。随時届出は、事由が起きればいつでも必要です。担当者がやることの例を月ごとにまとめると、次のようになります。

時期	やること
1〜3月	入管庁のお知らせで、作成要領や提出資料一覧表が変わっていないか確認する。電子届出の利用者登録を確認する。「一定の基準」を満たすか確かめる
3月31日	定期届出の対象期間が終わる
4月	定期届出の書類を作る。登録支援機関から支援の実施状況と署名をもらう。基準を満たさない場合は証明書を取り寄せる
4月1日〜5月31日	定期届出の提出期間
1年中	随時届出（事由が生じた日から14日以内）

2027年の提出期間は、4月1日（木）〜5月31日（月）です。

対象期間は、4月1日から翌年3月31日までの1年です。この間に1日でも特定技能の外国人を受け入れていれば、届出が必要です。たとえば3月31日に受け入れた人も、その年の届出に入ります。4月1日以降に受け入れた人は、次の年の届出です。

随時届出が起きやすい場面の例は、契約の更新、事業所の異動、一時帰国、退職などです。どの時期に起きるかは会社によって違います。

（出典：出入国在留管理庁「特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況に係る届出（定期届出）作成要領」、出入国在留管理庁「特定技能所属機関による定期届出提出資料一覧表」）

定期届出：いつ・誰が・どこへ出すか

定期届出は、特定技能所属機関が、毎年4月1日〜5月31日に出します。入管庁のページでは、5月31日が土日祝日のときは翌開庁日までとされています。

出す必要がある会社

対象期間の中で、1日でも特定技能の外国人と雇用契約の関係があった会社です。実際に働いていない期間があっても、届出は必要です。

受入れの開始日は、原則として「特定技能」で上陸許可を受けた日、または在留資格の変更許可を受けた日です。雇用契約の開始日ではありません。

入管庁の資料では、次のように整理されています。

対象期間に受入れがなかった年は、出さなくてよい
倒産・廃業していて届出書を作れない場合は、出さなくてよい
在留資格認定証明書を受け取っただけで、まだ入国していない人は対象外
途中で別の在留資格に変わった人は、変更の許可までの期間が対象
特定技能2号の人だけを受け入れている場合も、届出は必要。2号には支援の義務がないため、支援の記載は不要

誰が出すか

届出を出すのは特定技能所属機関です。法人の場合は、本店がまとめて1部を出します。事業所ごとに出すものではありません。

支援の全部を登録支援機関に委託している場合は、会社が登録支援機関の支援実施状況を取りまとめて、一緒に出します。登録支援機関が、会社の代わりに定期届出を出すことはできません。

どこへ・どうやって出すか

提出方法は、電子届出システムと、郵送・持参の2つです。入管庁は電子届出をすすめています。

電子届出：事前に利用者登録と利用申出が必要です。機関の種類は「特定技能所属機関」を選びます。
郵送・持参：会社の住所（法人は登記上の本店所在地）を管轄する地方出入国在留管理局・支局に出します。

2025年までとの違い

以前は3か月に1回、四半期ごとに出していました。四半期ごとの届出は2025年4月15日までの提出分で終わり、2026年4月以降は年1回になりました。

（出典：出入国在留管理庁「特定技能所属機関・登録支援機関による届出」、定期届出作成要領、定期届出提出資料一覧表、出入国在留管理庁「定期届出に関連してお問合せの多い事項について（Q&A）」、出入国管理及び難民認定法施行規則（e-Gov））

定期届出の書類と「一定の基準」

定期届出の書類は、どの会社も出す共通の書類と、「一定の基準」を満たすかどうかで変わる書類に分かれます。

どの会社も出す書類

受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（参考様式第3-6号）
特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況（第3-6号別紙1）。受け入れている事業所ごとに作ります
届出書の署名欄（第3-6号別紙2）。複数の登録支援機関に支援の全部を委託している場合と、全部を委託していて電子届出で出す場合に必要です
報酬支払証明書（参考様式第5-7号）。口座振込以外の方法で給与を払っている場合に必要です
理由書（任意の様式）。期間内に出せなかった場合などに付けます

「一定の基準」とは

「一定の基準」を満たす会社は、会社に関する書類の多くを省略できます。基準は次の3つで、すべてを満たす必要があります。

過去3年間に、指導勧告書の交付や改善命令を受けていない
在留の申請をオンラインで行い、各種の届出を電子届出で行っている
次のどれかに当たる
日本の証券取引所に上場している企業
保険業を営む相互会社
イノベーション創出企業（高度専門職の特別加算の対象企業）
一定の条件を満たす企業等（ユースエール、くるみん、えるぼし、健康経営優良法人などの認定を受けた企業など）
前年分の給与所得の源泉徴収税額が1,000万円以上ある団体・個人
特定技能所属機関として3年間続けて受け入れた実績があり、過去3年間に債務超過になっていない法人

注意したいのは、書類の省略はオンラインで定期届出をする場合だけ認められることです。郵送や窓口で出す場合は、基準を満たしていても省略できません。

この条件の一部は、特定技能の在留期間に関わる会社の「カテゴリー」の考え方と似ています。ただし、別の制度です。

→ 特定技能1号の在留期間はどう決まる？会社のカテゴリー別の上限と、1か月の差で変わる手数料

基準を満たす会社・満たさない会社の追加書類

基準を満たす会社	基準を満たさない会社
一定の事業規模及び基準適合性に関する誓約書（第5-16号）	基準適合性に関する誓約書（第5-17号）
基準に当たることを示す資料（上場の証明、法定調書合計表の写しなど）	特定技能所属機関概要書（第1-11-1号）
書類省略に当たっての誓約書（第1-29号）	登記事項証明書（法人）、業務執行に関わる役員（個人事業主は本人）の住民票の写し、役員に関する誓約書（必要な場合）
－	労働保険料の納付の資料（直近1年分）
－	社会保険料の納付の資料（届出日の月の前々月までの12か月分）
－	納税証明書（その3）、法人住民税または個人住民税の納税証明書（直近1年分）
－	自社で支援する場合は、外国人の受入れ実績などの資料

社会保険料の資料は、届け出る月によって対象の月が変わります。たとえば5月に届け出るなら、前の年の4月から3月までの12か月分が目安です。

健康保険・厚生年金保険の適用事業所の場合、社会保険料の資料は、社会保険料納入状況回答票か、健康保険・厚生年金保険料の領収証書の写しのどちらかを出します。適用事業所でない個人事業主は、国民健康保険料（税）や国民年金保険料の納付の資料を出します。

賃金台帳は不要に

2026年からのルールで、特定技能外国人と、比較対象の日本人の賃金台帳の写しは、添付が不要になりました。

2026年の臨時の扱い

2026年は、証明書の発行の申請が集中しました。そのため入管庁は、公的機関の証明書が5月31日までに出せない場合、後から追加で出すことを認めました。この場合も、証明書以外の書類は5月31日までに出す必要がありました。

この後日提出は、2026年のお知らせによる扱いです。翌年も同じ扱いになるとは限りません。提出の前に、入管庁のお知らせを確認してください。

記入で間違えやすい点

届出書の記入は、作成要領の計算方法に合わせます。作成要領では、次のような誤りが挙げられています。

昇給率を「105％」と書く（5％なら「5.0％」と書く）
昇給していないのに昇給率を「100％」と書く（正しくは「0％」）
時間外手当を、割増しの部分だけ書く（手当の全額を書く）

（出典：定期届出作成要領、定期届出提出資料一覧表、出入国在留管理庁「定期届出でよくある誤り集」、出入国在留管理庁「特定技能制度の定期届出のルール変更に関するリーフレット」、出入国在留管理庁「特定技能制度における定期届出の添付書類の提出について（お知らせ）」、出入国在留管理庁「一定の条件を満たす企業等について」）

随時届出：こんなときは14日以内（早見表）

随時届出は、届け出る事由が生じた日から14日以内に出します。会社が出す随時届出は、次の6種類です。

こんなとき	届出	参考様式
雇用契約の内容を変えた・契約が終わった・同じ人と新たに契約した	特定技能雇用契約に係る届出	第3-1-1号・第3-1-2号
支援計画を変えた・支援責任者や担当者を変えた・委託先を変えた・自社支援に切り替えた	支援計画変更に係る届出	第3-2号
登録支援機関との支援委託契約を結んだ・変えた・終えた	支援委託契約に係る届出	第3-3-1号・第3-3-2号
受入れを続けるのが難しくなった	受入れ困難に係る届出	第3-4号
会社が受入れの基準を満たさなくなった	基準不適合に係る届出	第3-5号
支援計画のとおりに支援できなかった・問題の解決のため行政機関などに相談した	支援計画の実施困難に係る届出	第3-7号

様式は「参考様式」として、入管庁の様式一覧のページからダウンロードできます。添付書類は、届出の種類ごとの提出資料一覧で確認します。

14日の数え方

事由が生じた日から数えます。まだ起きていない未来の日を、事由の日とする届出はできません
郵送の場合は、14日以内に入管に届いている必要があります。消印の日付では足りません
電子届出でも出せます
特定技能の在留中に起きた事由は、その後に別の在留資格に変わったり、出国したりしても届出が必要です

受入れ困難の届出

受入れ困難の届出は、実際に退職するかどうかに関係なく、受入れを続けるのが難しくなった時点で出します。会社の都合による退職、病気やけが、行方不明などが例です。

入国や変更の許可を受けたあとに、1か月以上働けない事由が生じた場合も対象です。たとえば生産ラインの縮小による休業、妊娠・出産・育児のための休業、病気やけがによる休業です。

添付する説明書は、事由によって違います。1か月以上働けない場合は第5-14号、行方不明の場合は第5-15号、それ以外は第5-11号です。

退職のときの順番

解雇の予告など、契約の終了が見込まれる事由が起きたときは、その時点で受入れ困難の届出を出します。そのあと実際に契約が終わったら、終了日から14日以内に雇用契約の終了の届出を出します。

基準不適合の届出

税金や社会保険料の滞納が起きたときなどが、代表的な例です。同じ業務の労働者を会社の都合で離職させたときや、外国人への報酬の一部を払わなかったときも当たります。

14日以内に直せた場合でも、届出は必要です。期限は、基準に合わない事由が生じたことを知った日から14日以内です。

（出典：出入国在留管理庁「特定技能所属機関・登録支援機関による届出」、出入国在留管理庁「特定技能所属機関からの随時届出に関連してお問い合わせの多い事項について（Q&A）」、出入国在留管理庁「特定技能関係の申請・届出様式一覧」、出入国管理及び難民認定法施行規則（e-Gov））

届出が要らない・迷いやすい場面

届出が要らない場面もあります。ただし、条件を外れると届出が必要になるので、迷ったら入管庁の資料で確かめてください。

自己都合の退職：受入れ困難の届出は不要です。雇用契約の終了の届出だけを出します。
本人に有利な賃金の変更：昇給、手当の追加、賞与の新設などは、届出が不要です。基本給の減額や手当の廃止など、本人に不利な変更は届出が必要です。届出が不要な場合も、変更後の雇用条件書は事業所で保管します。
軽微な変更：報酬や労働条件以外の変更で、契約に実質的な影響がないものは届出が不要です。どれが軽微かは、運用要領の別表の例で確認します。
会社の名称・住所の変更：雇用契約の変更の届出は不要です。ただし、外国人本人には自分の届出が必要なので、会社から案内してください。
合併・分割で所属する会社が変わる場合：雇用契約の変更の届出は不要ですが、在留資格の変更許可の申請が必要です。
支援を全部委託しているときの支援計画の実施困難：会社の届出は不要です。登録支援機関が「特異事案報告」を出します。

一方で、支援計画を変えたときの届出は、支援を全部委託していても会社が出します。ここは逆になりやすいので注意してください。

（出典：出入国在留管理庁「特定技能雇用契約の変更届出が不要となる場合の取扱いについて」、随時届出Q&A、出入国在留管理庁「特定技能制度の届出について説明したリーフレット」）

登録支援機関がすること・できないこと

登録支援機関は、会社の届出を支える立場です。会社の届出を、代わりに出すことはできません。

定期届出で登録支援機関がすること

支援の全部を受託している場合は、支援実施状況（別紙1の支援の部分）を作り、会社に渡します。必要な場合は、署名欄（別紙2）に署名します。提出するのは会社です。

郵送・窓口で出す場合で、1つの登録支援機関だけに全部を委託しているときは、別紙2は不要です。

登録支援機関が自分で出す届出

こんなとき	届出・報告	期限
登録簿に載っている登録事項が変わった	登録事項変更に関する届出	変更の日から14日以内
支援業務を休止・廃止した	支援業務の休止又は廃止に係る届出（参考様式第4-1号）	休止・廃止の日から14日以内
休止していた支援業務を再開する	支援業務の再開に係る届出（参考様式第4-2号）	再開の前（入管庁のページでは、再開予定日の1か月前まで）
支援の実施で特異な事案があった	特異事案報告（参考様式第4-3号）	入管庁のページに期限の記載はありません

届出書の作成を頼める相手

入管庁の随時届出のQ&Aでは、届出書の作成を他人に頼む場合について説明があります。報酬を得て作成を引き受けられるのは、行政書士または弁護士です。頼むときは委任状を出します。それ以外の人に頼むと、行政書士法などに触れるおそれがあると書かれています。

（出典：出入国在留管理庁「特定技能所属機関・登録支援機関による届出」、随時届出Q&A、出入国管理及び難民認定法施行規則（e-Gov））

届出が遅れた・出していないときのリスク

期限を過ぎても、届出は出せます。遅れたときは、すぐに出すことが大切です。

随時届出が遅れた：遅れた理由を説明する文書を付けて、速やかに出します。
定期届出が遅れた：期間内に出せなかった理由を書いた理由書を付けます。

届出をしない場合のリスクは、次のとおりです。

定期届出が出ていないと、特定技能の外国人の受入れは原則として認められません。
届出をしない、または虚偽の届出をした場合、一定の期間、特定技能の雇用契約を結べなくなることがあります。
罰則もあります。雇用契約の変更・終了・締結の届出と、定期届出のうち受け入れている外国人の氏名・活動内容などの届出は、30万円以下の罰金の対象です（入管法第71条の4）。それ以外の届出は、10万円以下の過料の対象です（入管法第77条の2）。
登録支援機関の支援状況が出されない場合、登録支援機関の登録が取り消されることがあります。

遅れた理由や状況によって、取るべき対応は変わります。個別の事情は、専門家に相談してください。

（出典：随時届出Q&A、定期届出提出資料一覧表、出入国在留管理庁「特定技能制度の定期届出のルール変更に関するリーフレット」、出入国管理及び難民認定法（e-Gov））