คู่มือการแจ้งของทักษะเฉพาะในญี่ปุ่นตลอดปี | ภาพรวมการแจ้งตามกำหนด (เมษายน–พฤษภาคม) และการแจ้งเป็นครั้งคราว (ภายใน 14 วัน)

บริษัทที่รับชาวต่างชาติในสถานภาพทักษะเฉพาะ (特定技能) ต้องยื่นการแจ้ง 2 ประเภทต่อตรวจคนเข้าเมือง คือ “การแจ้งตามกำหนด” (定期届出) ปีละ 1 ครั้ง และ “การแจ้งเป็นครั้งคราว” (随時届出) เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง

การแจ้งตามกำหนดยื่นทุกปีในวันที่ 1 เมษายน–31 พฤษภาคม สำหรับช่วงวันที่ 1 เมษายน–31 มีนาคมของปีก่อน ส่วนการแจ้งเป็นครั้งคราวยื่นภายใน 14 วันนับจากวันที่เกิดการเปลี่ยนแปลงสัญญาจ้างงาน การลาออก ฯลฯ ทั้งสองแบบ ผู้ยื่นคือบริษัทที่รับแรงงาน (หน่วยงานต้นสังกัดทักษะเฉพาะ, 特定技能所属機関)

ตั้งแต่ปี 2026 การแจ้งตามกำหนดเปลี่ยนเป็นปีละ 1 ครั้ง ไม่ต้องแนบบัญชีค่าจ้าง (賃金台帳) อีกต่อไป แต่บริษัทที่ไม่เข้า “เกณฑ์ที่กำหนด” (一定の基準) ต้องแนบเอกสารเกี่ยวกับประกันสังคมและภาษี บางครั้งเรียกว่า “รายงานตามกำหนด” (定期報告) แต่ชื่อทางการคือการแจ้งตามกำหนด

เนื้อหาในบทความนี้ได้ตรวจสอบกับเอกสารของสำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง (出入国在留管理庁) เมื่อวันที่ 7 ตุลาคม 2026

การแจ้งของทักษะเฉพาะมี 2 ประเภท: การแจ้งตามกำหนดและการแจ้งเป็นครั้งคราว

การแจ้งที่บริษัทต้องยื่นมี 2 แบบ คือการแจ้งตามกำหนดและการแจ้งเป็นครั้งคราว ความแตกต่างมีดังนี้

นอกจากนี้ยังมีผู้อื่นที่ต้องแจ้งด้วย

• องค์กรสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียน (登録支援機関): สถานการณ์การให้การสนับสนุนจะยื่นผ่านบริษัทรวมอยู่ในการแจ้งตามกำหนด เมื่อข้อมูลการขึ้นทะเบียนเปลี่ยนแปลง ฯลฯ องค์กรจะแจ้งเอง
• ชาวต่างชาติเอง: เมื่อสัญญากับบริษัทสิ้นสุด หรือเมื่อทำสัญญาใหม่ ฯลฯ ต้องแจ้งภายใน 14 วัน แม้บริษัทจะแจ้งแล้ว ก็ไม่ถือว่าตัวชาวต่างชาติได้แจ้งแล้ว

นอกจากนี้ เมื่อรับชาวต่างชาติเข้าทำงานหรือเมื่อออกจากงาน ต้อง “แจ้งสถานการณ์การจ้างงานชาวต่างชาติ” (外国人雇用状況の届出) ต่อ Hello Work ด้วย ซึ่งเป็นระบบแยกของกระทรวงสาธารณสุข แรงงาน และสวัสดิการ และต้องทำแยกจากการแจ้งต่อตรวจคนเข้าเมือง

(แหล่งที่มา: สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “การแจ้งโดยหน่วยงานต้นสังกัดทักษะเฉพาะและองค์กรสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียน”, พระราชบัญญัติควบคุมคนเข้าเมืองและการรับรองผู้ลี้ภัย (e-Gov), กระทรวงสาธารณสุข แรงงาน และสวัสดิการ “เกี่ยวกับการแจ้งสถานการณ์การจ้างงานชาวต่างชาติ”)

ลำดับเหตุการณ์ใน 1 ปี: ปฏิทินการแจ้งประจำปี

ใน 1 ปี การแจ้งตามกำหนดจะกระจุกอยู่ในเดือนเมษายน–พฤษภาคม ส่วนการแจ้งเป็นครั้งคราวต้องทำได้ทุกเมื่อที่เกิดเหตุ ตัวอย่างสิ่งที่ผู้รับผิดชอบต้องทำในแต่ละเดือนมีดังนี้

ช่วงยื่นในปี 2027 คือวันที่ 1 เมษายน (วันพฤหัสบดี)–31 พฤษภาคม (วันจันทร์)

ช่วงเวลาที่อยู่ในขอบเขตคือ 1 ปี ตั้งแต่วันที่ 1 เมษายนถึงวันที่ 31 มีนาคมของปีถัดไป หากในช่วงนี้รับชาวต่างชาติทักษะเฉพาะแม้เพียง 1 วัน ก็ต้องแจ้ง ตัวอย่างเช่น คนที่รับเข้ามาวันที่ 31 มีนาคมก็อยู่ในการแจ้งของปีนั้น ส่วนคนที่รับเข้ามาตั้งแต่วันที่ 1 เมษายนเป็นต้นไปจะอยู่ในการแจ้งของปีถัดไป

ตัวอย่างสถานการณ์ที่มักต้องแจ้งเป็นครั้งคราว ได้แก่ การต่อสัญญา การย้ายสถานประกอบการ การกลับประเทศชั่วคราว และการลาออก ช่วงเวลาที่เกิดขึ้นจะแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท

(แหล่งที่มา: สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “คู่มือการจัดทำการแจ้งเกี่ยวกับสถานการณ์การรับ การทำกิจกรรม และการให้การสนับสนุนชาวต่างชาติทักษะเฉพาะ (การแจ้งตามกำหนด)”, สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “รายการเอกสารที่ต้องยื่นสำหรับการแจ้งตามกำหนดของหน่วยงานต้นสังกัดทักษะเฉพาะ”)

การแจ้งตามกำหนด: เมื่อไร ใคร และยื่นที่ไหน

หน่วยงานต้นสังกัดทักษะเฉพาะยื่นการแจ้งตามกำหนดทุกปีในวันที่ 1 เมษายน–31 พฤษภาคม ตามหน้าเว็บของสำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง หากวันที่ 31 พฤษภาคมตรงกับวันเสาร์ วันอาทิตย์ หรือวันหยุดนักขัตฤกษ์ ให้ยื่นได้ถึงวันทำการถัดไป

บริษัทที่ต้องยื่น

คือบริษัทที่มีความสัมพันธ์ตามสัญญาจ้างงานกับชาวต่างชาติทักษะเฉพาะแม้เพียง 1 วันในช่วงเวลาที่อยู่ในขอบเขต แม้จะมีช่วงที่ไม่ได้ทำงานจริง ก็ต้องแจ้ง

วันเริ่มรับโดยหลักคือวันที่ได้รับอนุญาตให้ขึ้นฝั่ง (上陸許可) ในสถานภาพ “ทักษะเฉพาะ” หรือวันที่ได้รับใบอนุญาตเปลี่ยนสถานภาพการพำนัก (在留資格の変更許可) ไม่ใช่วันเริ่มสัญญาจ้างงาน

ในเอกสารของสำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง ได้สรุปไว้ดังนี้

• ปีที่ไม่มีการรับแรงงานในช่วงเวลาที่อยู่ในขอบเขต ไม่ต้องยื่น
• กรณีล้มละลายหรือเลิกกิจการแล้วและไม่สามารถจัดทำแบบแจ้งได้ ไม่ต้องยื่น
• ผู้ที่ได้รับเพียงใบรับรองคุณสมบัติ (Certificate of Eligibility) (在留資格認定証明書) และยังไม่ได้เข้าประเทศ ไม่อยู่ในขอบเขต
• ผู้ที่เปลี่ยนไปเป็นสถานภาพการพำนักอื่นระหว่างช่วงเวลา ให้นับช่วงเวลาจนถึงวันที่ได้รับอนุญาตให้เปลี่ยน
• แม้รับเฉพาะผู้มีทักษะเฉพาะประเภทที่ 2 ก็ต้องแจ้ง แต่เนื่องจากประเภทที่ 2 ไม่มีหน้าที่ต้องให้การสนับสนุน จึงไม่ต้องกรอกส่วนการสนับสนุน

ใครเป็นผู้ยื่น

ผู้ยื่นการแจ้งคือหน่วยงานต้นสังกัดทักษะเฉพาะ กรณีนิติบุคคล ให้สำนักงานใหญ่ยื่นรวมเป็น 1 ชุด ไม่ได้ยื่นแยกตามสถานประกอบการ

หากมอบหมายการสนับสนุนทั้งหมดให้องค์กรสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียน บริษัทจะรวบรวมสถานการณ์การให้การสนับสนุนขององค์กรสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนแล้วยื่นไปพร้อมกัน องค์กรสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนไม่สามารถยื่นการแจ้งตามกำหนดแทนบริษัทได้

ยื่นที่ไหนและอย่างไร

วิธียื่นมี 2 แบบ คือระบบการแจ้งทางอิเล็กทรอนิกส์ และการส่งทางไปรษณีย์หรือนำไปยื่นด้วยตนเอง สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมืองแนะนำให้ใช้การแจ้งทางอิเล็กทรอนิกส์

• การแจ้งทางอิเล็กทรอนิกส์: ต้องลงทะเบียนผู้ใช้และยื่นขอใช้งานล่วงหน้า ประเภทหน่วยงานให้เลือก “หน่วยงานต้นสังกัดทักษะเฉพาะ”
• ไปรษณีย์หรือยื่นด้วยตนเอง: ยื่นที่สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองประจำภูมิภาคหรือสาขาที่มีเขตอำนาจเหนือที่อยู่ของบริษัท (นิติบุคคลคือที่ตั้งสำนักงานใหญ่ตามทะเบียน)

ความแตกต่างจากช่วงจนถึงปี 2025

เดิมต้องยื่นทุก 3 เดือน เป็นรายไตรมาส การแจ้งรายไตรมาสสิ้นสุดที่การยื่นจนถึงวันที่ 15 เมษายน 2025 และตั้งแต่เมษายน 2026 เปลี่ยนเป็นปีละ 1 ครั้ง

(แหล่งที่มา: สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “การแจ้งโดยหน่วยงานต้นสังกัดทักษะเฉพาะและองค์กรสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียน”, คู่มือการจัดทำการแจ้งตามกำหนด, รายการเอกสารที่ต้องยื่นสำหรับการแจ้งตามกำหนด, สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการแจ้งตามกำหนด (Q&A)”, กฎกระทรวงว่าด้วยการบังคับใช้พระราชบัญญัติควบคุมคนเข้าเมืองและการรับรองผู้ลี้ภัย (e-Gov))

เอกสารการแจ้งตามกำหนดและ “เกณฑ์ที่กำหนด”

เอกสารการแจ้งตามกำหนดแบ่งเป็นเอกสารร่วมที่ทุกบริษัทต้องยื่น และเอกสารที่เปลี่ยนไปตามว่าบริษัทเข้า “เกณฑ์ที่กำหนด” หรือไม่

เอกสารที่ทุกบริษัทต้องยื่น

• แบบแจ้งเกี่ยวกับสถานการณ์การรับ การทำกิจกรรม และการให้การสนับสนุน (แบบอ้างอิงที่ 3-6)
• สถานการณ์การรับ การทำกิจกรรม และการให้การสนับสนุนชาวต่างชาติทักษะเฉพาะ (ที่ 3-6 เอกสารแนบ 1) จัดทำแยกตามสถานประกอบการที่รับแรงงาน
• ช่องลายมือชื่อของแบบแจ้ง (ที่ 3-6 เอกสารแนบ 2) จำเป็นเมื่อมอบหมายการสนับสนุนทั้งหมดให้องค์กรสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนหลายแห่ง และเมื่อมอบหมายทั้งหมดแล้วยื่นทางการแจ้งทางอิเล็กทรอนิกส์
• หนังสือรับรองการจ่ายค่าตอบแทน (แบบอ้างอิงที่ 5-7) จำเป็นเมื่อจ่ายเงินเดือนด้วยวิธีอื่นที่ไม่ใช่การโอนเข้าบัญชี
• หนังสือชี้แจงเหตุผล (รูปแบบอิสระ) แนบเมื่อไม่สามารถยื่นได้ภายในกำหนด ฯลฯ

“เกณฑ์ที่กำหนด” คืออะไร

บริษัทที่เข้า “เกณฑ์ที่กำหนด” สามารถละเว้นเอกสารส่วนใหญ่เกี่ยวกับบริษัทได้ เกณฑ์มี 3 ข้อ และต้องเข้าทั้งหมด

1. ในช่วง 3 ปีที่ผ่านมา ไม่เคยได้รับหนังสือแนะนำและตักเตือน (指導勧告書) หรือคำสั่งให้ปรับปรุง (改善命令)
2. ยื่นคำร้องเกี่ยวกับการพำนักทางออนไลน์ และแจ้งเรื่องต่าง ๆ ผ่านการแจ้งทางอิเล็กทรอนิกส์
3. เข้าข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้
4. บริษัทที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ของญี่ปุ่น
5. บริษัทร่วมกัน (mutual company) ที่ประกอบธุรกิจประกันภัย
6. บริษัทที่สร้างนวัตกรรม (บริษัทที่อยู่ในขอบเขตคะแนนพิเศษเพิ่มเติมของผู้เชี่ยวชาญทักษะสูง)
7. บริษัท ฯลฯ ที่เข้าเงื่อนไขที่กำหนด (บริษัทที่ได้รับการรับรอง เช่น Youth Yell, Kurumin, Eruboshi, องค์กรดีเด่นด้านการบริหารสุขภาพ ฯลฯ)
8. องค์กรหรือบุคคลที่มีภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากเงินได้จากการจ้างงานของปีก่อน 10,000,000 เยนขึ้นไป
9. นิติบุคคลที่มีผลงานการรับแรงงานในฐานะหน่วยงานต้นสังกัดทักษะเฉพาะต่อเนื่อง 3 ปี และไม่มีหนี้สินเกินทรัพย์สินในช่วง 3 ปีที่ผ่านมา

ข้อควรระวังคือ การละเว้นเอกสารได้รับอนุญาตเฉพาะเมื่อยื่นการแจ้งตามกำหนดทางออนไลน์เท่านั้น หากยื่นทางไปรษณีย์หรือที่เคาน์เตอร์ แม้จะเข้าเกณฑ์ก็ละเว้นไม่ได้

เงื่อนไขบางส่วนนี้คล้ายกับแนวคิด “ประเภท” ของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับระยะเวลาการพำนัก (在留期間) ของทักษะเฉพาะ แต่เป็นคนละระบบกัน

→ ระยะเวลาการพำนักของแรงงานทักษะเฉพาะประเภทที่ 1 กำหนดอย่างไร? เพดานตามประเภทบริษัท และค่าธรรมเนียมที่เปลี่ยนไปเพราะต่างกัน 1 เดือน

เอกสารเพิ่มเติมของบริษัทที่เข้าเกณฑ์และไม่เข้าเกณฑ์

เดือนที่อยู่ในขอบเขตของเอกสารเบี้ยประกันสังคมจะเปลี่ยนไปตามเดือนที่แจ้ง ตัวอย่างเช่น หากแจ้งในเดือนพฤษภาคม จะใช้ 12 เดือนตั้งแต่เมษายนของปีก่อนถึงมีนาคมเป็นเกณฑ์

กรณีเป็นสถานประกอบการที่อยู่ในระบบประกันสุขภาพและประกันบำนาญพนักงาน ให้ยื่นเอกสารเบี้ยประกันสังคมอย่างใดอย่างหนึ่ง คือแบบตอบกลับสถานการณ์การชำระเบี้ยประกันสังคม หรือสำเนาใบเสร็จเบี้ยประกันสุขภาพและประกันบำนาญพนักงาน ผู้ประกอบการรายบุคคล (個人事業主) ที่ไม่ได้เป็นสถานประกอบการในระบบ ให้ยื่นเอกสารการชำระเบี้ยประกันสุขภาพแห่งชาติ (国民健康保険) (หรือภาษี) และเบี้ยเงินบำนาญแห่งชาติ (国民年金)

ไม่ต้องแนบบัญชีค่าจ้างอีกต่อไป

ตามกฎตั้งแต่ปี 2026 ไม่ต้องแนบสำเนาบัญชีค่าจ้างของชาวต่างชาติทักษะเฉพาะและของคนญี่ปุ่นที่ใช้เปรียบเทียบอีกต่อไป

มาตรการชั่วคราวในปี 2026

ในปี 2026 มีการยื่นขอออกหนังสือรับรองจำนวนมากพร้อมกัน สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมืองจึงอนุญาตให้ยื่นหนังสือรับรองของหน่วยงานรัฐเพิ่มเติมภายหลังได้ หากไม่สามารถยื่นได้ภายในวันที่ 31 พฤษภาคม แม้ในกรณีนี้ เอกสารอื่นที่ไม่ใช่หนังสือรับรองก็ต้องยื่นภายในวันที่ 31 พฤษภาคม

การยื่นภายหลังนี้เป็นมาตรการตามประกาศของปี 2026 ไม่แน่ว่าปีถัดไปจะใช้มาตรการเดียวกัน ก่อนยื่น โปรดตรวจสอบประกาศของสำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง

จุดที่มักกรอกผิด

การกรอกแบบแจ้งต้องใช้วิธีคำนวณตามคู่มือการจัดทำ คู่มือได้ยกตัวอย่างข้อผิดพลาด เช่น

• เขียนอัตราการขึ้นเงินเดือนเป็น “105%” (ถ้าขึ้น 5% ให้เขียน “5.0%”)
• ไม่ได้ขึ้นเงินเดือนแต่เขียนอัตราการขึ้นเป็น “100%” (ที่ถูกคือ “0%”)
• เขียนค่าล่วงเวลาเฉพาะส่วนที่เพิ่ม (ให้เขียนค่าล่วงเวลาเต็มจำนวน)

(แหล่งที่มา: คู่มือการจัดทำการแจ้งตามกำหนด, รายการเอกสารที่ต้องยื่นสำหรับการแจ้งตามกำหนด, สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “รวมข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการแจ้งตามกำหนด”, สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “แผ่นพับเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงกฎการแจ้งตามกำหนดของระบบทักษะเฉพาะ”, สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “เกี่ยวกับการยื่นเอกสารแนบของการแจ้งตามกำหนดในระบบทักษะเฉพาะ (ประกาศ)”, สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “เกี่ยวกับบริษัท ฯลฯ ที่เข้าเงื่อนไขที่กำหนด”)

การแจ้งเป็นครั้งคราว: กรณีเหล่านี้ต้องแจ้งภายใน 14 วัน (ตารางสรุป)

การแจ้งเป็นครั้งคราวต้องยื่นภายใน 14 วันนับจากวันที่เกิดเหตุที่ต้องแจ้ง การแจ้งเป็นครั้งคราวที่บริษัทต้องยื่นมี 6 ประเภทดังนี้

แบบฟอร์มสามารถดาวน์โหลดเป็น “แบบอ้างอิง” ได้จากหน้ารายการแบบฟอร์มของสำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง เอกสารแนบให้ตรวจสอบในรายการเอกสารที่ต้องยื่นของการแจ้งแต่ละประเภท

วิธีนับ 14 วัน

• นับจากวันที่เกิดเหตุ ไม่สามารถแจ้งโดยระบุวันในอนาคตที่ยังไม่เกิดขึ้นเป็นวันที่เกิดเหตุได้
• กรณีส่งทางไปรษณีย์ ต้องถึงตรวจคนเข้าเมืองภายใน 14 วัน วันที่ประทับตราไปรษณีย์ไม่เพียงพอ
• สามารถยื่นทางการแจ้งทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ด้วย
• เหตุที่เกิดขึ้นระหว่างพำนักในสถานภาพทักษะเฉพาะ ต้องแจ้งแม้ภายหลังจะเปลี่ยนเป็นสถานภาพการพำนักอื่นหรือออกนอกประเทศไปแล้ว

การแจ้งเกี่ยวกับการรับแรงงานได้ยาก

การแจ้งเกี่ยวกับการรับแรงงานได้ยาก ให้ยื่นเมื่อการรับแรงงานต่อไปเป็นเรื่องยาก ไม่ว่าจะลาออกจริงหรือไม่ก็ตาม ตัวอย่างเช่น การลาออกเพราะเหตุผลของบริษัท การเจ็บป่วยหรือบาดเจ็บ และการหายตัวไป (ไม่ทราบที่อยู่)

กรณีที่หลังได้รับอนุญาตให้เข้าประเทศหรือเปลี่ยนสถานภาพแล้ว เกิดเหตุที่ทำให้ทำงานไม่ได้ตั้งแต่ 1 เดือนขึ้นไป ก็อยู่ในขอบเขตด้วย ตัวอย่างเช่น การหยุดงานเพราะลดสายการผลิต การลาเพื่อการตั้งครรภ์ คลอดบุตร หรือเลี้ยงดูบุตร และการลาป่วยเพราะเจ็บป่วยหรือบาดเจ็บ

หนังสือชี้แจงที่ต้องแนบแตกต่างกันตามเหตุ หากทำงานไม่ได้ตั้งแต่ 1 เดือนขึ้นไปใช้ที่ 5-14 หากหายตัวไปใช้ที่ 5-15 กรณีอื่นใช้ที่ 5-11

ลำดับเมื่อมีการลาออก

เมื่อเกิดเหตุที่คาดว่าสัญญาจะสิ้นสุด เช่น การแจ้งล่วงหน้าเรื่องการเลิกจ้าง ให้ยื่นการแจ้งเกี่ยวกับการรับแรงงานได้ยากในตอนนั้น หลังจากนั้นเมื่อสัญญาสิ้นสุดจริง ให้ยื่นการแจ้งการสิ้นสุดสัญญาจ้างงานภายใน 14 วันนับจากวันสิ้นสุด

การแจ้งเกี่ยวกับการไม่สอดคล้องกับเกณฑ์

ตัวอย่างที่พบบ่อยคือ เมื่อมีการค้างชำระภาษีหรือเบี้ยประกันสังคม นอกจากนี้ยังรวมถึงกรณีที่บริษัทให้ลูกจ้างที่ทำงานเดียวกันออกจากงานเพราะเหตุผลของบริษัท หรือไม่จ่ายค่าตอบแทนบางส่วนให้ชาวต่างชาติ

แม้จะแก้ไขได้ภายใน 14 วัน ก็ยังต้องแจ้ง กำหนดคือภายใน 14 วันนับจากวันที่ทราบว่าเกิดเหตุที่ไม่สอดคล้องกับเกณฑ์

(แหล่งที่มา: สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “การแจ้งโดยหน่วยงานต้นสังกัดทักษะเฉพาะและองค์กรสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียน”, สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการแจ้งเป็นครั้งคราวจากหน่วยงานต้นสังกัดทักษะเฉพาะ (Q&A)”, สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “รายการแบบฟอร์มคำร้องและการแจ้งที่เกี่ยวกับทักษะเฉพาะ”, กฎกระทรวงว่าด้วยการบังคับใช้พระราชบัญญัติควบคุมคนเข้าเมืองและการรับรองผู้ลี้ภัย (e-Gov))

กรณีที่ไม่ต้องแจ้งหรือกรณีที่มักสับสน

มีบางกรณีที่ไม่ต้องแจ้ง แต่หากไม่เข้าเงื่อนไขก็จะต้องแจ้ง ดังนั้นหากไม่แน่ใจ โปรดตรวจสอบเอกสารของสำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง

• การลาออกด้วยความสมัครใจ: ไม่ต้องแจ้งเกี่ยวกับการรับแรงงานได้ยาก ยื่นเพียงการแจ้งการสิ้นสุดสัญญาจ้างงาน
• การเปลี่ยนค่าจ้างที่เป็นประโยชน์ต่อตัวแรงงาน: การขึ้นเงินเดือน การเพิ่มเบี้ยเลี้ยง การเริ่มให้โบนัส ฯลฯ ไม่ต้องแจ้ง ส่วนการเปลี่ยนที่ไม่เป็นประโยชน์ต่อตัวแรงงาน เช่น การลดเงินเดือนพื้นฐานหรือยกเลิกเบี้ยเลี้ยง ต้องแจ้ง แม้ในกรณีที่ไม่ต้องแจ้ง ก็ต้องเก็บหนังสือแสดงเงื่อนไขการจ้างงานหลังการเปลี่ยนไว้ที่สถานประกอบการ
• การเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย: การเปลี่ยนแปลงที่ไม่เกี่ยวกับค่าตอบแทนหรือเงื่อนไขการทำงาน และไม่มีผลต่อสัญญาอย่างแท้จริง ไม่ต้องแจ้ง ให้ดูตัวอย่างในตารางแนบท้ายของแนวทางปฏิบัติว่ากรณีใดถือเป็นการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย
• การเปลี่ยนชื่อหรือที่อยู่ของบริษัท: ไม่ต้องแจ้งการเปลี่ยนสัญญาจ้างงาน แต่ตัวชาวต่างชาติต้องแจ้งเอง บริษัทจึงควรแจ้งให้ทราบ
• กรณีที่บริษัทต้นสังกัดเปลี่ยนเพราะการควบรวมหรือแยกบริษัท: ไม่ต้องแจ้งการเปลี่ยนสัญญาจ้างงาน แต่ต้องยื่นขอใบอนุญาตเปลี่ยนสถานภาพการพำนัก
• การปฏิบัติตามแผนสนับสนุนได้ยากในกรณีที่มอบหมายการสนับสนุนทั้งหมด: บริษัทไม่ต้องแจ้ง องค์กรสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนจะยื่น “รายงานกรณีพิเศษ” (特異事案報告)

ในทางกลับกัน การแจ้งเมื่อเปลี่ยนแผนสนับสนุน บริษัทต้องยื่นเองแม้จะมอบหมายการสนับสนุนทั้งหมดแล้ว จุดนี้มักสับสนกลับกัน โปรดระวัง

(แหล่งที่มา: สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “เกี่ยวกับการปฏิบัติในกรณีที่ไม่ต้องแจ้งการเปลี่ยนสัญญาจ้างงานทักษะเฉพาะ”, Q&A การแจ้งเป็นครั้งคราว, สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “แผ่นพับอธิบายการแจ้งในระบบทักษะเฉพาะ”)

สิ่งที่องค์กรสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนทำและทำไม่ได้

องค์กรสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนมีหน้าที่ช่วยสนับสนุนการแจ้งของบริษัท แต่ไม่สามารถยื่นการแจ้งของบริษัทแทนได้

สิ่งที่องค์กรสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนทำในการแจ้งตามกำหนด

หากรับมอบหมายการสนับสนุนทั้งหมด องค์กรจะจัดทำสถานการณ์การให้การสนับสนุน (ส่วนการสนับสนุนในเอกสารแนบ 1) แล้วส่งให้บริษัท หากจำเป็นจะลงลายมือชื่อในช่องลายมือชื่อ (เอกสารแนบ 2) ผู้ยื่นคือบริษัท

กรณียื่นทางไปรษณีย์หรือที่เคาน์เตอร์ และมอบหมายทั้งหมดให้องค์กรสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนเพียงแห่งเดียว ไม่ต้องใช้เอกสารแนบ 2

การแจ้งที่องค์กรสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนยื่นเอง

ผู้ที่สามารถขอให้จัดทำแบบแจ้งได้

ใน Q&A การแจ้งเป็นครั้งคราวของสำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง มีคำอธิบายเรื่องการขอให้ผู้อื่นจัดทำแบบแจ้ง ผู้ที่สามารถรับจัดทำโดยได้รับค่าตอบแทนคือ เกียวเซโชชิ (行政書士, นักกฎหมายด้านเอกสารราชการ) หรือทนายความ เมื่อขอให้จัดทำต้องยื่นหนังสือมอบอำนาจ และระบุว่าการขอให้ผู้อื่นนอกจากนี้จัดทำ อาจขัดต่อกฎหมายเกียวเซโชชิ ฯลฯ

(แหล่งที่มา: สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “การแจ้งโดยหน่วยงานต้นสังกัดทักษะเฉพาะและองค์กรสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียน”, Q&A การแจ้งเป็นครั้งคราว, กฎกระทรวงว่าด้วยการบังคับใช้พระราชบัญญัติควบคุมคนเข้าเมืองและการรับรองผู้ลี้ภัย (e-Gov))

ความเสี่ยงเมื่อแจ้งล่าช้าหรือไม่ได้แจ้ง

แม้เลยกำหนดแล้วก็ยังยื่นการแจ้งได้ หากล่าช้า สิ่งสำคัญคือต้องยื่นโดยเร็ว

• การแจ้งเป็นครั้งคราวล่าช้า: แนบเอกสารชี้แจงเหตุผลที่ล่าช้า แล้วยื่นโดยเร็ว
• การแจ้งตามกำหนดล่าช้า: แนบหนังสือชี้แจงเหตุผลที่ไม่สามารถยื่นได้ภายในกำหนด

ความเสี่ยงเมื่อไม่ได้แจ้งมีดังนี้

• หากไม่ได้ยื่นการแจ้งตามกำหนด โดยหลักจะไม่ได้รับอนุญาตให้รับชาวต่างชาติทักษะเฉพาะ
• หากไม่แจ้งหรือแจ้งเท็จ อาจไม่สามารถทำสัญญาจ้างงานทักษะเฉพาะได้ในช่วงเวลาหนึ่ง
• มีบทลงโทษด้วย การแจ้งการเปลี่ยนแปลง สิ้นสุด หรือทำสัญญาจ้างงาน และการแจ้งในส่วนของการแจ้งตามกำหนดที่เกี่ยวกับชื่อ กิจกรรม ฯลฯ ของชาวต่างชาติที่รับไว้ อยู่ในขอบเขตโทษปรับไม่เกิน 300,000 เยน (กฎหมายตรวจคนเข้าเมือง มาตรา 71-4) การแจ้งอื่น ๆ อยู่ในขอบเขตค่าปรับทางปกครองไม่เกิน 100,000 เยน (กฎหมายตรวจคนเข้าเมือง มาตรา 77-2)
• หากไม่ได้ยื่นสถานการณ์การสนับสนุนขององค์กรสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียน การขึ้นทะเบียนขององค์กรสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนอาจถูกเพิกถอน

สิ่งที่ควรทำจะแตกต่างกันตามเหตุผลที่ล่าช้าและสถานการณ์ สำหรับกรณีเฉพาะตัว โปรดปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ

(แหล่งที่มา: Q&A การแจ้งเป็นครั้งคราว, รายการเอกสารที่ต้องยื่นสำหรับการแจ้งตามกำหนด, สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “แผ่นพับเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงกฎการแจ้งตามกำหนดของระบบทักษะเฉพาะ”, พระราชบัญญัติควบคุมคนเข้าเมืองและการรับรองผู้ลี้ภัย (e-Gov))

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย (จากเอกสารรวมข้อผิดพลาดของสำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง)

ในเดือนพฤษภาคม 2026 สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมืองได้ออก “รวมข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการแจ้งตามกำหนด” ประเด็นสำคัญมีดังนี้

• ลืมยื่นช่องลายมือชื่อ (เอกสารแนบ 2): หากมอบหมายทั้งหมดให้องค์กรสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนหลายแห่ง ต้องมีลายมือชื่อของทุกองค์กร
• องค์กรสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนยื่นการแจ้งตามกำหนดเอง: ผู้ที่ยื่นการแจ้งตามกำหนดได้มีเพียงหน่วยงานต้นสังกัดทักษะเฉพาะเท่านั้น
• ยื่นทางไปรษณีย์หรือที่เคาน์เตอร์แต่ละเว้นเอกสาร: การละเว้นทำได้เฉพาะเมื่อแจ้งทางออนไลน์เท่านั้น
• ไม่เข้าเกณฑ์แต่ละเว้นเอกสาร: การละเว้นต้องเข้าเงื่อนไขครบทั้ง 3 ข้อ
• เลือกประเภทการลงทะเบียนผู้ใช้ผิด: หากไม่ได้เลือก “หน่วยงานต้นสังกัดทักษะเฉพาะ” จะไม่สามารถเข้าสู่ระบบเพื่อแจ้งตามกำหนดได้

ในรายการตรวจสอบของรายการเอกสารที่ต้องยื่น ยังเตือนให้ระวังการยื่นผิดที่ด้วย กรณีนิติบุคคล ที่ยื่นคือตรวจคนเข้าเมืองที่มีเขตอำนาจเหนือที่ตั้งสำนักงานใหญ่ตามทะเบียน ไม่ใช่ที่ตั้งสถานประกอบการ

(แหล่งที่มา: รวมข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการแจ้งตามกำหนด, รายการเอกสารที่ต้องยื่นสำหรับการแจ้งตามกำหนด)

การแจ้งของตัวชาวต่างชาติเอง (แยกจากการแจ้งของบริษัท)

ตัวชาวต่างชาติทักษะเฉพาะเองก็มีการแจ้งที่ต้องยื่นด้วยตนเอง หากเกิดเรื่องต่อไปนี้ ต้องแจ้งภายใน 14 วัน

• สัญญากับบริษัทสิ้นสุด หรือทำสัญญาใหม่
• ชื่อหรือที่ตั้งของบริษัทเปลี่ยน หรือบริษัทไม่มีอยู่แล้ว

การแจ้งทำได้ทางการแจ้งทางอิเล็กทรอนิกส์ การนำไปยื่นที่เคาน์เตอร์ หรือทางไปรษณีย์ แม้บริษัทจะแจ้งต่อตรวจคนเข้าเมืองแล้ว ก็ไม่สามารถใช้แทนการแจ้งของตัวชาวต่างชาติได้

เมื่อลาออกหรือเปลี่ยนงาน หากบริษัทแจ้งเรื่องการแจ้งนี้ให้ตัวแรงงานทราบ จะช่วยให้อุ่นใจ

คำอธิบายที่มีอยู่แล้ว: อธิบายข้อควรระวังเกี่ยวกับการแจ้งและการยื่นคำร้องเมื่อชาวต่างชาติที่มีสถานภาพการพำนักวิศวกร/ผู้เชี่ยวชาญด้านมนุษยศาสตร์/งานระหว่างประเทศเปลี่ยนงาน

(แหล่งที่มา: สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “การแจ้งเกี่ยวกับหน่วยงานต้นสังกัด (คู่สัญญา)”, พระราชบัญญัติควบคุมคนเข้าเมืองและการรับรองผู้ลี้ภัย (e-Gov))

สรุป

• การแจ้งของบริษัทในระบบทักษะเฉพาะมี 2 แบบ คือการแจ้งตามกำหนดปีละ 1 ครั้ง และการแจ้งเป็นครั้งคราวภายใน 14 วัน
• การแจ้งตามกำหนดยื่นทุกปีในวันที่ 1 เมษายน–31 พฤษภาคม สำหรับช่วงเมษายน–มีนาคมของปีก่อน ผู้ยื่นคือบริษัท กรณีนิติบุคคลให้สำนักงานใหญ่ยื่น 1 ชุด
• บริษัทที่เข้า “เกณฑ์ที่กำหนด” และยื่นทางออนไลน์ สามารถละเว้นเอกสารแนบส่วนใหญ่ได้
• การแจ้งเป็นครั้งคราวมี 6 ประเภท มีบางกรณีที่ไม่ต้องแจ้ง เช่น การลาออกด้วยความสมัครใจ หรือการขึ้นเงินเดือนที่เป็นประโยชน์ต่อตัวแรงงาน
• องค์กรสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียนไม่สามารถยื่นการแจ้งตามกำหนดหรือการแจ้งเป็นครั้งคราวของบริษัทแทนได้
• ตัวชาวต่างชาติเองก็มีการแจ้งภายใน 14 วัน แยกจากการแจ้งของบริษัท

หากแจ้งล่าช้า หรือไม่แน่ใจว่าเข้ากรณีการแจ้งแบบใด โปรดปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ

ข้อมูลปฐมภูมิที่อ้างอิงในการสร้างบทความ

• สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “การแจ้งโดยหน่วยงานต้นสังกัดทักษะเฉพาะและองค์กรสนับสนุนที่ขึ้นทะเบียน”
• สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “คู่มือการจัดทำการแจ้งเกี่ยวกับสถานการณ์การรับ การทำกิจกรรม และการให้การสนับสนุนชาวต่างชาติทักษะเฉพาะ (การแจ้งตามกำหนด)”
• สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “รายการเอกสารที่ต้องยื่นสำหรับการแจ้งตามกำหนดของหน่วยงานต้นสังกัดทักษะเฉพาะ”
• สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการแจ้งตามกำหนด (Q&A)”
• สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “รวมข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการแจ้งตามกำหนด”
• สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “เกี่ยวกับการยื่นเอกสารแนบของการแจ้งตามกำหนดในระบบทักษะเฉพาะ (ประกาศ)”
• สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “แผ่นพับเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงกฎการแจ้งตามกำหนดของระบบทักษะเฉพาะ”
• สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “แผ่นพับอธิบายการแจ้งในระบบทักษะเฉพาะ”
• สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “เกี่ยวกับบริษัท ฯลฯ ที่เข้าเงื่อนไขที่กำหนด”
• สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการแจ้งเป็นครั้งคราวจากหน่วยงานต้นสังกัดทักษะเฉพาะ (Q&A)”
• สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “เกี่ยวกับการปฏิบัติในกรณีที่ไม่ต้องแจ้งการเปลี่ยนสัญญาจ้างงานทักษะเฉพาะ”
• สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “รายการแบบฟอร์มคำร้องและการแจ้งที่เกี่ยวกับทักษะเฉพาะ”
• สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “การแจ้งเกี่ยวกับหน่วยงานต้นสังกัด (คู่สัญญา)”
• พระราชบัญญัติควบคุมคนเข้าเมืองและการรับรองผู้ลี้ภัย (e-Gov)
• กฎกระทรวงว่าด้วยการบังคับใช้พระราชบัญญัติควบคุมคนเข้าเมืองและการรับรองผู้ลี้ภัย (e-Gov)
• กระทรวงสาธารณสุข แรงงาน และสวัสดิการ “เกี่ยวกับการแจ้งสถานการณ์การจ้างงานชาวต่างชาติ”