Hướng dẫn thông báo Kỹ năng đặc định tại Nhật Bản trong 1 năm｜Toàn cảnh thông báo định kỳ (tháng 4–5) và thông báo đột xuất (trong vòng 14 ngày)

Công ty đang tiếp nhận người nước ngoài có tư cách Kỹ năng đặc định (特定技能) phải nộp 2 loại thông báo cho cơ quan xuất nhập cảnh: “thông báo định kỳ” (定期届出) 1 năm 1 lần, và “thông báo đột xuất” (随時届出) khi có thay đổi.

Thông báo định kỳ được nộp hằng năm từ ngày 1/4 đến ngày 31/5, cho phần từ ngày 1/4 đến ngày 31/3 của năm trước. Thông báo đột xuất được nộp trong vòng 14 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc như thay đổi hợp đồng lao động (雇用契約) hoặc nghỉ việc. Trong cả hai trường hợp, bên nộp là công ty tiếp nhận (cơ quan tiếp nhận người lao động Kỹ năng đặc định, 特定技能所属機関).

Từ năm 2026, thông báo định kỳ đã chuyển thành 1 năm 1 lần. Không còn phải đính kèm sổ lương, nhưng công ty không đáp ứng “tiêu chuẩn nhất định” (一定の基準) phải đính kèm giấy tờ về bảo hiểm xã hội và thuế. Đôi khi thông báo này còn được gọi là “báo cáo định kỳ” (定期報告), nhưng tên chính thức là thông báo định kỳ.

Nội dung bài viết này đã được kiểm tra theo tài liệu của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (ISA, 出入国在留管理庁) vào ngày 7/10/2026.

Thông báo Kỹ năng đặc định có 2 loại: thông báo định kỳ và thông báo đột xuất

Thông báo mà công ty nộp gồm 2 loại: thông báo định kỳ và thông báo đột xuất. Sự khác nhau như sau.

Ngoài ra, còn có những bên khác cũng phải nộp thông báo.

• Tổ chức hỗ trợ đăng ký (登録支援機関): Tình hình thực hiện hỗ trợ được nộp thông qua công ty, nằm trong thông báo định kỳ. Khi nội dung đăng ký thay đổi, v.v., tổ chức tự nộp thông báo.
• Chính người nước ngoài: Khi hợp đồng với công ty kết thúc, khi ký hợp đồng mới, v.v., người đó phải nộp thông báo trong vòng 14 ngày. Dù công ty đã nộp thông báo, thông báo của bản thân người đó vẫn chưa được coi là hoàn tất.

Ngoài ra, khi tuyển dụng hoặc khi người nước ngoài nghỉ việc, công ty còn phải nộp “Thông báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài” (外国人雇用状況の届出) cho Hello Work. Đây là chế độ riêng của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi, được thực hiện tách biệt với thông báo cho cơ quan xuất nhập cảnh.

(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Thông báo của cơ quan tiếp nhận người lao động Kỹ năng đặc định và tổ chức hỗ trợ đăng ký”, Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn (e-Gov), Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi “Về thông báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài”)

Dòng chảy 1 năm: lịch thông báo trong năm

Trong 1 năm, thông báo định kỳ tập trung vào tháng 4–5. Thông báo đột xuất thì cần bất cứ lúc nào khi có sự việc xảy ra. Ví dụ về những việc người phụ trách cần làm theo từng tháng như sau.

Thời gian nộp năm 2027 là từ ngày 1/4 (thứ Năm) đến ngày 31/5 (thứ Hai).

Kỳ đối tượng là 1 năm, từ ngày 1/4 đến ngày 31/3 năm sau. Nếu trong khoảng thời gian này công ty tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng đặc định dù chỉ 1 ngày, thì phải nộp thông báo. Ví dụ, người được tiếp nhận vào ngày 31/3 cũng nằm trong thông báo của năm đó. Người được tiếp nhận từ ngày 1/4 trở đi sẽ nằm trong thông báo của năm sau.

Ví dụ về những tình huống dễ phát sinh thông báo đột xuất là gia hạn hợp đồng, chuyển nơi làm việc, tạm thời về nước, nghỉ việc, v.v. Thời điểm xảy ra khác nhau tùy công ty.

(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Hướng dẫn lập thông báo về tình hình tiếp nhận, hoạt động và thực hiện hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định (thông báo định kỳ)”, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Bảng danh mục giấy tờ nộp cho thông báo định kỳ của cơ quan tiếp nhận người lao động Kỹ năng đặc định”)

Thông báo định kỳ: khi nào, ai nộp, nộp ở đâu

Cơ quan tiếp nhận người lao động Kỹ năng đặc định nộp thông báo định kỳ hằng năm từ ngày 1/4 đến ngày 31/5. Theo trang của ISA, nếu ngày 31/5 rơi vào thứ Bảy, Chủ nhật hoặc ngày lễ thì hạn là ngày làm việc tiếp theo của cơ quan.

Công ty phải nộp

Là công ty có quan hệ hợp đồng lao động với người nước ngoài Kỹ năng đặc định dù chỉ 1 ngày trong kỳ đối tượng. Dù có khoảng thời gian người đó không thực sự làm việc, vẫn phải nộp thông báo.

Về nguyên tắc, ngày bắt đầu tiếp nhận là ngày người đó được cấp phép nhập cảnh với tư cách “Kỹ năng đặc định”, hoặc ngày nhận giấy phép thay đổi tư cách lưu trú (在留資格の変更許可). Không phải là ngày bắt đầu hợp đồng lao động.

Tài liệu của ISA sắp xếp như sau:

• Năm không có tiếp nhận trong kỳ đối tượng thì không cần nộp
• Trường hợp công ty đã phá sản, giải thể và không thể lập tờ thông báo thì không cần nộp
• Người mới chỉ nhận Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (在留資格認定証明書) và chưa nhập cảnh thì không thuộc đối tượng
• Người đã chuyển sang tư cách lưu trú (在留資格) khác giữa chừng thì phần thời gian đến khi được cấp phép thay đổi là đối tượng
• Trường hợp chỉ tiếp nhận người Kỹ năng đặc định số 2 (特定技能2号) cũng phải nộp thông báo. Vì số 2 không có nghĩa vụ hỗ trợ nên không cần ghi phần hỗ trợ

Ai nộp

Bên nộp thông báo là cơ quan tiếp nhận người lao động Kỹ năng đặc định. Với pháp nhân, trụ sở chính nộp chung 1 bộ. Không nộp theo từng cơ sở làm việc.

Nếu ủy thác toàn bộ việc hỗ trợ cho tổ chức hỗ trợ đăng ký, công ty sẽ tổng hợp tình hình thực hiện hỗ trợ của tổ chức hỗ trợ đăng ký và nộp cùng. Tổ chức hỗ trợ đăng ký không thể nộp thông báo định kỳ thay cho công ty.

Nộp ở đâu, bằng cách nào

Có 2 cách nộp: hệ thống thông báo điện tử, hoặc gửi bưu điện/nộp trực tiếp. ISA khuyến khích dùng thông báo điện tử.

• Thông báo điện tử: Cần đăng ký người dùng và đăng ký sử dụng trước. Chọn loại cơ quan là “cơ quan tiếp nhận người lao động Kỹ năng đặc định”.
• Gửi bưu điện/nộp trực tiếp: Nộp cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực hoặc chi cục có thẩm quyền đối với địa chỉ của công ty (với pháp nhân là địa chỉ trụ sở chính theo đăng ký).

Khác biệt so với quy định đến năm 2025

Trước đây, thông báo được nộp 3 tháng 1 lần, theo từng quý. Thông báo theo quý đã kết thúc với phần nộp đến ngày 15/4/2025, và từ tháng 4/2026 thông báo đã chuyển thành 1 năm 1 lần.

(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Thông báo của cơ quan tiếp nhận người lao động Kỹ năng đặc định và tổ chức hỗ trợ đăng ký”, Hướng dẫn lập thông báo định kỳ, Bảng danh mục giấy tờ nộp cho thông báo định kỳ, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Những câu hỏi thường gặp liên quan đến thông báo định kỳ (Q&A)”, Quy tắc thi hành Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn (e-Gov))

Hồ sơ thông báo định kỳ và “tiêu chuẩn nhất định”

Hồ sơ thông báo định kỳ chia thành giấy tờ chung mà công ty nào cũng nộp, và giấy tờ thay đổi tùy theo công ty có đáp ứng “tiêu chuẩn nhất định” hay không.

Giấy tờ công ty nào cũng nộp

• Tờ thông báo về tình hình tiếp nhận, hoạt động và thực hiện hỗ trợ (mẫu tham khảo số 3-6)
• Tình hình tiếp nhận, hoạt động và thực hiện hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định (số 3-6, phụ lục 1). Lập cho từng cơ sở làm việc đang tiếp nhận
• Phần chữ ký của tờ thông báo (số 3-6, phụ lục 2). Cần khi ủy thác toàn bộ việc hỗ trợ cho nhiều tổ chức hỗ trợ đăng ký, và khi ủy thác toàn bộ và nộp bằng thông báo điện tử
• Giấy chứng nhận chi trả thù lao (mẫu tham khảo số 5-7). Cần khi trả lương bằng cách khác ngoài chuyển khoản
• Bản giải trình lý do (mẫu tự do). Đính kèm khi không thể nộp trong thời hạn, v.v.

“Tiêu chuẩn nhất định” là gì

Công ty đáp ứng “tiêu chuẩn nhất định” có thể lược bỏ phần lớn giấy tờ liên quan đến công ty. Có 3 tiêu chuẩn sau, và phải đáp ứng tất cả.

1. Trong 3 năm qua, không bị giao văn bản chỉ đạo và khuyến nghị (指導勧告書) hoặc không nhận lệnh cải thiện (改善命令)
2. Nộp các đơn xin lưu trú trực tuyến và nộp các loại thông báo bằng thông báo điện tử
3. Thuộc một trong các trường hợp sau
4. Doanh nghiệp niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán của Nhật Bản
5. Công ty tương hỗ kinh doanh bảo hiểm
6. Doanh nghiệp tạo đổi mới sáng tạo (doanh nghiệp thuộc đối tượng cộng điểm đặc biệt của Nhân lực chuyên môn cao)
7. Doanh nghiệp đáp ứng điều kiện nhất định (như doanh nghiệp được chứng nhận Youth Yell, Kurumin, Eruboshi, Pháp nhân quản lý sức khỏe xuất sắc, v.v.)
8. Tổ chức hoặc cá nhân có số thuế khấu trừ tại nguồn đối với thu nhập từ tiền lương của năm trước từ 10.000.000 yên trở lên
9. Pháp nhân có thành tích tiếp nhận liên tục 3 năm với tư cách cơ quan tiếp nhận người lao động Kỹ năng đặc định, và không bị nợ vượt quá tài sản trong 3 năm qua

Điều cần lưu ý là việc lược bỏ giấy tờ chỉ được chấp nhận khi nộp thông báo định kỳ trực tuyến. Nếu nộp bằng bưu điện hoặc tại quầy, dù đáp ứng tiêu chuẩn cũng không thể lược bỏ.

Một phần điều kiện này giống với cách nghĩ về “nhóm” (category) của công ty liên quan đến thời hạn lưu trú của Kỹ năng đặc định. Tuy nhiên, đây là hai chế độ khác nhau.

→ Thời hạn lưu trú của Kỹ năng đặc định số 1 (特定技能1号) được quyết định thế nào? Mức tối đa theo nhóm công ty, và lệ phí thay đổi chỉ vì chênh lệch 1 tháng

Giấy tờ bổ sung của công ty đáp ứng và không đáp ứng tiêu chuẩn

Tháng đối tượng của tài liệu bảo hiểm xã hội thay đổi theo tháng nộp thông báo. Ví dụ, nếu nộp vào tháng 5 thì mốc tham khảo là 12 tháng từ tháng 4 năm trước đến tháng 3.

Với cơ sở thuộc đối tượng áp dụng bảo hiểm y tế và bảo hiểm hưu trí phúc lợi, tài liệu bảo hiểm xã hội là một trong hai loại: phiếu trả lời tình hình nộp phí bảo hiểm xã hội, hoặc bản sao biên lai phí bảo hiểm y tế và bảo hiểm hưu trí phúc lợi. Chủ kinh doanh cá thể (個人事業主) không thuộc cơ sở áp dụng thì nộp tài liệu về việc nộp phí (thuế) Bảo hiểm Y tế Quốc dân (国民健康保険) và phí Lương hưu Quốc dân (国民年金).

Không còn cần sổ lương

Theo quy định từ năm 2026, không còn cần đính kèm bản sao sổ lương của người nước ngoài Kỹ năng đặc định và của người Nhật dùng để so sánh.

Cách xử lý tạm thời năm 2026

Năm 2026, các đơn xin cấp giấy chứng nhận tập trung quá nhiều. Vì vậy, ISA cho phép nộp bổ sung sau đối với giấy chứng nhận của cơ quan công quyền không thể nộp trước ngày 31/5. Ngay cả trong trường hợp này, các giấy tờ khác ngoài giấy chứng nhận vẫn phải nộp trước ngày 31/5.

Việc nộp sau này là cách xử lý theo thông báo năm 2026. Năm sau chưa chắc sẽ được xử lý giống như vậy. Trước khi nộp, hãy kiểm tra thông báo của ISA.

Những điểm dễ ghi sai

Hãy ghi tờ thông báo theo cách tính trong hướng dẫn lập hồ sơ. Hướng dẫn lập hồ sơ nêu các lỗi sai như sau:

• Ghi tỷ lệ tăng lương là “105%” (nếu tăng 5% thì ghi “5.0%”)
• Không tăng lương nhưng ghi tỷ lệ tăng lương là “100%” (đúng là “0%”)
• Chỉ ghi phần phụ trội của tiền làm thêm giờ (phải ghi toàn bộ số tiền phụ cấp)

(Nguồn: Hướng dẫn lập thông báo định kỳ, Bảng danh mục giấy tờ nộp cho thông báo định kỳ, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Tập hợp các lỗi thường gặp trong thông báo định kỳ”, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Tờ rơi về thay đổi quy định thông báo định kỳ của chế độ Kỹ năng đặc định”, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Về việc nộp giấy tờ đính kèm thông báo định kỳ trong chế độ Kỹ năng đặc định (thông báo)”, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Về doanh nghiệp đáp ứng điều kiện nhất định”)

Thông báo đột xuất: những trường hợp này cần nộp trong 14 ngày (bảng tra nhanh)

Thông báo đột xuất được nộp trong vòng 14 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc cần thông báo. Công ty nộp 6 loại thông báo đột xuất sau.

Các mẫu được cung cấp dưới dạng “mẫu tham khảo” và có thể tải về từ trang danh sách mẫu của ISA. Giấy tờ đính kèm thì kiểm tra trong danh mục giấy tờ nộp của từng loại thông báo.

Cách tính 14 ngày

• Tính từ ngày xảy ra sự việc. Không thể nộp thông báo lấy một ngày trong tương lai, chưa xảy ra, làm ngày của sự việc
• Nếu gửi bưu điện, hồ sơ phải đến cơ quan xuất nhập cảnh trong vòng 14 ngày. Ngày trên dấu bưu điện là chưa đủ
• Cũng có thể nộp bằng thông báo điện tử
• Sự việc xảy ra trong thời gian lưu trú với tư cách Kỹ năng đặc định thì vẫn phải thông báo, kể cả khi sau đó người đó chuyển sang tư cách lưu trú khác hoặc đã xuất cảnh

Thông báo về khó khăn trong việc tiếp nhận

Thông báo về khó khăn trong việc tiếp nhận được nộp tại thời điểm việc tiếp tục tiếp nhận trở nên khó khăn, bất kể người đó có thực sự nghỉ việc hay không. Ví dụ như nghỉ việc do lý do của công ty, bệnh tật hoặc chấn thương, mất tích, v.v.

Trường hợp sau khi được cấp phép nhập cảnh hoặc thay đổi, phát sinh sự việc khiến người đó không thể làm việc từ 1 tháng trở lên cũng thuộc đối tượng. Ví dụ như nghỉ do thu hẹp dây chuyền sản xuất, nghỉ để mang thai, sinh con, nuôi con, nghỉ do bệnh tật hoặc chấn thương.

Bản giải trình đính kèm khác nhau tùy sự việc. Nếu không thể làm việc từ 1 tháng trở lên là số 5-14, nếu mất tích là số 5-15, các trường hợp khác là số 5-11.

Thứ tự khi nghỉ việc

Khi xảy ra sự việc dự kiến dẫn đến chấm dứt hợp đồng, như báo trước sa thải, hãy nộp thông báo về khó khăn trong việc tiếp nhận ngay tại thời điểm đó. Sau đó, khi hợp đồng thực sự kết thúc, nộp thông báo chấm dứt hợp đồng lao động trong vòng 14 ngày kể từ ngày kết thúc.

Thông báo về việc không phù hợp tiêu chuẩn

Ví dụ tiêu biểu là khi công ty nợ đọng thuế hoặc phí bảo hiểm xã hội. Trường hợp công ty cho người lao động làm cùng công việc nghỉ việc vì lý do của công ty, hoặc không trả một phần thù lao cho người nước ngoài cũng thuộc đối tượng.

Dù đã khắc phục được trong vòng 14 ngày, vẫn phải nộp thông báo. Hạn nộp là trong vòng 14 ngày kể từ ngày biết được sự việc không phù hợp tiêu chuẩn đã xảy ra.

(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Thông báo của cơ quan tiếp nhận người lao động Kỹ năng đặc định và tổ chức hỗ trợ đăng ký”, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Những câu hỏi thường gặp liên quan đến thông báo đột xuất của cơ quan tiếp nhận người lao động Kỹ năng đặc định (Q&A)”, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Danh sách mẫu đơn và mẫu thông báo liên quan đến Kỹ năng đặc định”, Quy tắc thi hành Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn (e-Gov))

Trường hợp không cần thông báo và trường hợp dễ nhầm lẫn

Có những trường hợp không cần thông báo. Tuy nhiên, nếu không đúng điều kiện thì sẽ phải thông báo, vì vậy khi phân vân, hãy kiểm tra tài liệu của ISA.

• Nghỉ việc vì lý do cá nhân: Không cần thông báo về khó khăn trong việc tiếp nhận. Chỉ nộp thông báo chấm dứt hợp đồng lao động.
• Thay đổi tiền lương có lợi cho người lao động: Tăng lương, thêm phụ cấp, áp dụng thưởng mới, v.v. thì không cần thông báo. Thay đổi bất lợi cho người lao động như giảm lương cơ bản hoặc bãi bỏ phụ cấp thì cần thông báo. Ngay cả khi không cần thông báo, công ty vẫn phải lưu giữ bản điều kiện lao động sau khi thay đổi tại cơ sở làm việc.
• Thay đổi nhỏ: Thay đổi ngoài thù lao và điều kiện lao động, không ảnh hưởng thực chất đến hợp đồng thì không cần thông báo. Thay đổi nào là nhỏ thì kiểm tra theo ví dụ trong bảng phụ lục của hướng dẫn vận hành.
• Thay đổi tên hoặc địa chỉ công ty: Không cần thông báo thay đổi hợp đồng lao động. Tuy nhiên, bản thân người nước ngoài phải tự nộp thông báo, vì vậy công ty hãy hướng dẫn cho họ.
• Khi công ty mà người đó thuộc về thay đổi do sáp nhập hoặc chia tách: Không cần thông báo thay đổi hợp đồng lao động, nhưng phải nộp đơn xin giấy phép thay đổi tư cách lưu trú.
• Khó khăn trong việc thực hiện kế hoạch hỗ trợ khi ủy thác toàn bộ việc hỗ trợ: Công ty không cần thông báo. Tổ chức hỗ trợ đăng ký sẽ nộp “báo cáo sự việc bất thường” (特異事案報告).

Mặt khác, thông báo khi thay đổi kế hoạch hỗ trợ thì dù ủy thác toàn bộ việc hỗ trợ, công ty vẫn phải nộp. Điểm này dễ bị nhầm ngược lại, nên hãy chú ý.

(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Về cách xử lý trường hợp không cần thông báo thay đổi hợp đồng lao động Kỹ năng đặc định”, Q&A về thông báo đột xuất, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Tờ rơi giải thích về thông báo trong chế độ Kỹ năng đặc định”)

Việc tổ chức hỗ trợ đăng ký làm và không thể làm

Tổ chức hỗ trợ đăng ký là bên hỗ trợ cho việc thông báo của công ty. Tổ chức này không thể nộp thông báo thay cho công ty.

Việc tổ chức hỗ trợ đăng ký làm trong thông báo định kỳ

Nếu được ủy thác toàn bộ việc hỗ trợ, tổ chức sẽ lập tình hình thực hiện hỗ trợ (phần hỗ trợ của phụ lục 1) và giao cho công ty. Khi cần, tổ chức ký vào phần chữ ký (phụ lục 2). Bên nộp là công ty.

Khi nộp bằng bưu điện hoặc tại quầy, nếu chỉ ủy thác toàn bộ cho 1 tổ chức hỗ trợ đăng ký thì không cần phụ lục 2.

Thông báo do tổ chức hỗ trợ đăng ký tự nộp

Người có thể nhờ lập tờ thông báo

Trong Q&A về thông báo đột xuất của ISA có giải thích về trường hợp nhờ người khác lập tờ thông báo. Người có thể nhận lập hồ sơ để lấy thù lao là hành chính thư sĩ (行政書士) hoặc luật sư. Khi nhờ, cần nộp giấy ủy quyền. Tài liệu ghi rằng nếu nhờ người khác ngoài những người này thì có thể vi phạm Luật Hành chính thư sĩ, v.v.

(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Thông báo của cơ quan tiếp nhận người lao động Kỹ năng đặc định và tổ chức hỗ trợ đăng ký”, Q&A về thông báo đột xuất, Quy tắc thi hành Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn (e-Gov))

Rủi ro khi thông báo bị trễ hoặc không nộp

Dù đã quá hạn, vẫn có thể nộp thông báo. Khi bị trễ, điều quan trọng là phải nộp ngay.

• Thông báo đột xuất bị trễ: Đính kèm văn bản giải thích lý do chậm trễ và nộp nhanh chóng.
• Thông báo định kỳ bị trễ: Đính kèm bản giải trình ghi lý do không thể nộp trong thời hạn.

Rủi ro khi không nộp thông báo như sau:

• Nếu chưa nộp thông báo định kỳ, về nguyên tắc công ty sẽ không được chấp nhận tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng đặc định.
• Nếu không nộp thông báo hoặc nộp thông báo sai sự thật, công ty có thể không được ký hợp đồng lao động Kỹ năng đặc định trong một khoảng thời gian nhất định.
• Cũng có chế tài. Thông báo về thay đổi, chấm dứt, ký kết hợp đồng lao động, và trong thông báo định kỳ là phần thông báo họ tên, nội dung hoạt động, v.v. của người nước ngoài đang tiếp nhận, thuộc đối tượng bị phạt tiền tối đa 300.000 yên (Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn, Điều 71-4). Các thông báo khác thuộc đối tượng bị phạt hành chính (karyō) tối đa 100.000 yên (Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn, Điều 77-2).
• Nếu tình hình hỗ trợ của tổ chức hỗ trợ đăng ký không được nộp, đăng ký của tổ chức hỗ trợ đăng ký có thể bị hủy.

Cách xử lý cần thiết sẽ khác nhau tùy lý do chậm trễ và tình hình. Với hoàn cảnh riêng của từng trường hợp, hãy tham khảo ý kiến chuyên gia.

(Nguồn: Q&A về thông báo đột xuất, Bảng danh mục giấy tờ nộp cho thông báo định kỳ, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Tờ rơi về thay đổi quy định thông báo định kỳ của chế độ Kỹ năng đặc định”, Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn (e-Gov))

Những lỗi thường gặp (từ tập hợp lỗi của ISA)

Tháng 5/2026, ISA đã công bố “Tập hợp các lỗi thường gặp trong thông báo định kỳ”. Các điểm chính như sau:

• Quên nộp phần chữ ký (phụ lục 2): Nếu ủy thác toàn bộ cho nhiều tổ chức hỗ trợ đăng ký thì cần chữ ký của tất cả các tổ chức.
• Tổ chức hỗ trợ đăng ký tự nộp thông báo định kỳ: Chỉ cơ quan tiếp nhận người lao động Kỹ năng đặc định mới được nộp thông báo định kỳ.
• Nộp bằng bưu điện hoặc tại quầy mà lại lược bỏ giấy tờ: Chỉ được lược bỏ khi nộp trực tuyến.
• Không đáp ứng tiêu chuẩn mà lại lược bỏ giấy tờ: Để lược bỏ, phải đáp ứng tất cả 3 điều kiện.
• Chọn sai loại đăng ký người dùng: Nếu không đánh dấu “cơ quan tiếp nhận người lao động Kỹ năng đặc định” thì không thể đăng nhập để nộp thông báo định kỳ.

Bảng kiểm trong bảng danh mục giấy tờ nộp cũng lưu ý về việc nộp sai nơi. Với pháp nhân, nơi nộp là cơ quan xuất nhập cảnh có thẩm quyền đối với địa chỉ trụ sở chính theo đăng ký, không phải địa chỉ của cơ sở làm việc.

(Nguồn: Tập hợp các lỗi thường gặp trong thông báo định kỳ, Bảng danh mục giấy tờ nộp cho thông báo định kỳ)

Thông báo của chính người nước ngoài (tách biệt với thông báo của công ty)

Bản thân người nước ngoài Kỹ năng đặc định cũng có những thông báo phải tự nộp. Khi xảy ra các việc sau, người đó phải thông báo trong vòng 14 ngày.

• Hợp đồng với công ty đã kết thúc, hoặc đã ký hợp đồng mới
• Tên hoặc địa chỉ của công ty thay đổi, hoặc công ty không còn tồn tại

Có thể thông báo bằng một trong các cách: thông báo điện tử, nộp trực tiếp tại quầy, hoặc gửi bưu điện. Dù công ty đã nộp thông báo cho cơ quan xuất nhập cảnh, điều đó không thay thế cho thông báo của bản thân người đó.

Khi nghỉ việc hoặc chuyển việc, công ty nên nói cho người đó biết về việc thông báo để yên tâm.

Bài giải thích hiện có: Giải thích các điểm cần lưu ý về thông báo và thủ tục xin phép khi người nước ngoài có tư cách lưu trú Kỹ thuật/Tri thức nhân văn/Nghiệp vụ quốc tế chuyển việc

(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Thông báo liên quan đến cơ quan trực thuộc (cơ quan ký hợp đồng)”, Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn (e-Gov))

Tóm tắt

• Thông báo của công ty liên quan đến Kỹ năng đặc định gồm 2 loại: thông báo định kỳ 1 năm 1 lần, và thông báo đột xuất trong vòng 14 ngày.
• Thông báo định kỳ được nộp hằng năm từ ngày 1/4 đến ngày 31/5, cho phần từ tháng 4 đến tháng 3 của năm trước. Bên nộp là công ty; với pháp nhân, trụ sở chính nộp 1 bộ.
• Công ty đáp ứng “tiêu chuẩn nhất định” và nộp trực tuyến có thể lược bỏ phần lớn giấy tờ đính kèm.
• Thông báo đột xuất có 6 loại. Cũng có trường hợp không cần thông báo, như nghỉ việc vì lý do cá nhân hoặc tăng lương có lợi cho người lao động.
• Tổ chức hỗ trợ đăng ký không thể nộp thay cả thông báo định kỳ lẫn thông báo đột xuất của công ty.
• Bản thân người nước ngoài cũng có thông báo trong vòng 14 ngày, tách biệt với thông báo của công ty.

Khi thông báo bị trễ hoặc khi phân vân không biết thuộc loại thông báo nào, hãy tham khảo ý kiến chuyên gia.

Thông tin nguồn chính được tham khảo khi tạo bài viết

• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Thông báo của cơ quan tiếp nhận người lao động Kỹ năng đặc định và tổ chức hỗ trợ đăng ký”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Hướng dẫn lập thông báo về tình hình tiếp nhận, hoạt động và thực hiện hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định (thông báo định kỳ)”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Bảng danh mục giấy tờ nộp cho thông báo định kỳ của cơ quan tiếp nhận người lao động Kỹ năng đặc định”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Những câu hỏi thường gặp liên quan đến thông báo định kỳ (Q&A)”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Tập hợp các lỗi thường gặp trong thông báo định kỳ”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Về việc nộp giấy tờ đính kèm thông báo định kỳ trong chế độ Kỹ năng đặc định (thông báo)”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Tờ rơi về thay đổi quy định thông báo định kỳ của chế độ Kỹ năng đặc định”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Tờ rơi giải thích về thông báo trong chế độ Kỹ năng đặc định”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Về doanh nghiệp đáp ứng điều kiện nhất định”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Những câu hỏi thường gặp liên quan đến thông báo đột xuất của cơ quan tiếp nhận người lao động Kỹ năng đặc định (Q&A)”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Về cách xử lý trường hợp không cần thông báo thay đổi hợp đồng lao động Kỹ năng đặc định”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Danh sách mẫu đơn và mẫu thông báo liên quan đến Kỹ năng đặc định”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Thông báo liên quan đến cơ quan trực thuộc (cơ quan ký hợp đồng)”
• Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn (e-Gov)
• Quy tắc thi hành Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn (e-Gov)
• Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi “Về thông báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài”