Được kiểm duyệt bởi: Yuki Ando, Chuyên gia pháp lý về thủ tục nhập cư (Gyoseishoshi)
Bài viết này là bản dịch từ phiên bản tiếng Nhật gốc.
So với những người nước ngoài làm việc toàn thời gian với tư cách lưu trú lao động, du học sinh bị giới hạn về thời gian làm việc, tuy nhiên họ có thể đảm nhận nhiều loại công việc khác nhau và nhà tuyển dụng không cần tham gia vào thủ tục xin tư cách lưu trú.
Do đó, mức độ khó khăn trong việc tuyển dụng du học sinh làm thêm được đánh giá là tương đối thấp.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về các quy định và thủ tục theo Luật quản lý xuất nhập cảnh khi tuyển dụng du học sinh làm nhân viên bán thời gian, giúp người mới bắt đầu có thể dễ dàng nắm bắt được quy trình.
Table of Contents
Tư cách lưu trú “Du học” là gì
Tư cách lưu trú “Du học” là loại tư cách được cấp cho người nước ngoài thực hiện hoạt động học tập tại các trường đại học, trường chuyên môn, hoặc trường tiếng Nhật ở Nhật Bản.Người có tư cách lưu trú này, về nguyên tắc, không được phép tham gia hoạt động lao động. Tuy nhiên, nếu nộp đơn xin “Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú” lên Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và được chấp thuận, họ có thể làm thêm ngoài giờ học.
Đối với những ai muốn tìm hiểu chi tiết hơn về tư cách lưu trú, vui lòng tham khảo bài viết bên dưới.
Ngoài ra, các hoạt động như du học ngắn hạn hoặc học tập văn hóa Nhật Bản ngoài các cơ sở giáo dục cũng được xem là một dạng “du học” theo nghĩa rộng. Tuy nhiên, những người nước ngoài thực hiện các hoạt động này sẽ được cấp tư cách lưu trú “Lưu trú ngắn hạn” hoặc “Hoạt động văn hóa”, khác với tư cách “Du học” theo quy định của Luật Quản lý Xuất nhập cảnh.
Trong bài viết này, thuật ngữ “du học sinh” được sử dụng để chỉ những người nước ngoài đang cư trú tại Nhật Bản với tư cách lưu trú “Du học”.
Du học sinh cần có giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú để làm thêm
Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú là loại giấy phép cho phép người nước ngoài thực hiện công việc nằm ngoài phạm vi hoạt động được quy định bởi tư cách lưu trú hiện có.Tư cách lưu trú “Du học” chỉ cho phép thực hiện “hoạt động học tập”, tuy nhiên nếu được cấp giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú, du học sinh có thể làm thêm hoặc điều hành các hoạt động có thu nhập trong phạm vi được cho phép.
Các điều kiện chính để du học sinh được cấp giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú như sau：
Điều kiện cấp giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú (đối với du học sinh)
Điều kiện thứ 1 có nghĩa là chỉ những hoạt động không gây trở ngại cho việc học tập mới được phép. Ví dụ, làm việc toàn thời gian sẽ khiến hoạt động chính tại Nhật không còn là “học tập” nên không được chấp thuận.
Điều kiện thứ 2 quy định rằng nếu người nộp đơn không còn đến trường hoặc đã thôi học, thì ngay cả khi thời hạn lưu trú của tư cách “Du học” vẫn còn, họ cũng không được phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú. Tuy nhiên, nếu theo nội quy nhà trường, người đó vẫn có tư cách học sinh một thời gian nhất định sau khi tốt nghiệp, thì vẫn có thể tiếp tục làm thêm trong thời gian đó.
Điều kiện thứ 4 quy định các công việc thuộc ngành nghề giải trí người lớn không được phép, bao gồm: các quán bar hay câu lạc bộ có tiếp khách, quán cà phê hoặc quán bar có ánh sáng dưới 10 lux, tiệm mạt chược, tiệm pachinko, câu lạc bộ đêm có phục vụ đồ uống có cồn, nội dung người lớn trên Internet, môi giới hẹn hò, và các dịch vụ giải trí người lớn đặc thù. Ngay cả khi không trực tiếp tiếp khách, du học sinh làm việc trong những môi trường này vẫn không được cấp phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú.
Giấy phép bao quát
Giấy phép bao quát là một loại giấy phép cho phép du học sinh làm thêm với mục đích hỗ trợ học phí và chi phí sinh hoạt trong thời gian du học. Loại giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú mà du học sinh thường nhận được chủ yếu là giấy phép bao quát này.Với giấy phép này, du học sinh được phép làm việc trong giới hạn tối đa 28 giờ mỗi tuần (trong kỳ nghỉ dài của cơ sở giáo dục, giới hạn là 8 giờ mỗi ngày).
Thời hạn của giấy phép bao quát sẽ tương ứng với thời hạn của tư cách lưu trú “Du học”.
Tuy nhiên, trong khuôn khổ giấy phép bao quát, không được phép làm việc theo các hình thức hợp đồng mà khó xác định cụ thể thời gian lao động. Ví dụ, nếu làm việc theo hình thức trả lương theo hiệu suất hoặc hợp đồng khoán mà không thể chứng minh được giờ làm việc một cách khách quan, thì cần phải xin giấy phép riêng biệt.
Giấy phép riêng biệt
Giấy phép riêng biệt là hệ thống cho phép cơ quan quản lý tiến hành thẩm định từng trường hợp cụ thể đối với các hoạt động nằm ngoài phạm vi của giấy phép bao quát, từ đó quyết định phạm vi được phép hoạt động.Để du học sinh có thể xin được giấy phép này, ngoài việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản của giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú, nội dung hoạt động xin phép còn cần phải thuộc một trong các trường hợp sau đây：
Cách hiểu về giới hạn 28 giờ làm thêm mỗi tuần
Du học sinh đã được cấp giấy phép bao quát cho hoạt động ngoài tư cách lưu trú chỉ được phép làm thêm tối đa 28 giờ mỗi tuần.Việc tính toán số giờ làm việc này phải đảm bảo rằng bất kỳ ngày nào trong tuần được chọn làm ngày bắt đầu, tổng số giờ làm trong 7 ngày liên tiếp cũng không vượt quá 28 giờ.
Ngay cả khi tuần làm việc kéo dài qua tháng mới, tổng số giờ làm việc trong tuần vẫn không được vượt quá 28 giờ.
Do đó, khi tuyển dụng du học sinh làm thêm, người sử dụng lao động cần đặc biệt cẩn trọng trong việc lập lịch làm việc (ca làm) để tuân thủ đúng quy định.
Tối đa 40 giờ mỗi tuần trong kỳ nghỉ dài
Thời gian nghỉ dài hạn là khoảng thời gian được quy định trong nội quy của cơ sở giáo dục như kỳ nghỉ hè, kỳ nghỉ đông và kỳ nghỉ xuân.Trong thời gian nghỉ dài hạn này, du học sinh được phép làm việc tối đa 8 giờ mỗi ngày.
Tuy nhiên, theo quy định của Luật Tiêu chuẩn Lao động, không được phép để du học sinh làm việc vượt quá 40 giờ mỗi tuần.
Đặc điểm của du học sinh đang cư trú tại Nhật Bản
Tuy cùng được gọi chung là du học sinh, nhưng mỗi người lại có trình độ tiếng Nhật, kinh nghiệm làm việc và kiến thức chuyên môn khác nhau.Trong số những người nước ngoài đang cư trú tại Nhật Bản với tư cách lưu trú “Du học”, phần lớn là những người đang theo học tại trường tiếng Nhật, trường chuyên môn hoặc trường đại học.
Dưới đây là phần giải thích về đặc điểm của từng nhóm du học sinh này.
Du học sinh trường tiếng Nhật
Du học sinh có tư cách lưu trú “Du học” và đang theo học tại các trường tiếng Nhật thường có trình độ tương đương N5 trong kỳ thi năng lực tiếng Nhật, tức là có thể hiểu được tiếng Nhật cơ bản ở mức độ nhất định khi nhập cảnh vào Nhật Bản.Thời gian học tại trường tiếng Nhật về nguyên tắc là tối đa 2 năm, và đến khi tốt nghiệp, phần lớn sinh viên đạt được trình độ tiếng Nhật tương đương N2 hoặc N3.
Phần lớn du học sinh theo học tại trường tiếng Nhật bắt đầu đi làm thêm sau khoảng 2–3 tháng kể từ khi nhập cảnh, vì vậy, đối với các doanh nghiệp đang thiếu hụt lao động và không yêu cầu trình độ tiếng Nhật cao, việc tuyển dụng những sinh viên ở giai đoạn này là một lựa chọn hợp lý.
Tuy nhiên, đối với nhiều du học sinh trường tiếng, nơi làm thêm còn là môi trường quan trọng để học và nâng cao khả năng tiếng Nhật. Do đó, cũng có nhiều sinh viên mong muốn làm việc tại nơi có nhiều cơ hội giao tiếp bằng tiếng Nhật nhằm cải thiện năng lực ngôn ngữ của mình.
Du học sinh trường chuyên môn
Du học sinh trường chuyên môn thường là những người đã tốt nghiệp trường tiếng Nhật, vì vậy thời gian lưu trú tại Nhật của họ thường dài hơn và có xu hướng sở hữu trình độ tiếng Nhật cao hơn.Thêm vào đó, tại các trường chuyên môn, sinh viên được đào tạo thực tiễn để chuẩn bị cho nghề nghiệp, nên nhiều người có kiến thức và kỹ năng chuyên môn trong một lĩnh vực nhất định. Ví dụ, du học sinh đang theo học tại các trường chuyên môn về phúc lợi có thể làm thêm tại cơ sở chăm sóc người cao tuổi, hoặc du học sinh thuộc ngành du lịch có thể làm việc tại khách sạn hoặc công ty du lịch, tận dụng hiệu quả kiến thức chuyên môn cũng như khả năng ngoại ngữ của mình.
Du học sinh đại học
Du học sinh đang theo học tại các trường đại học thường có trình độ tiếng Nhật tương đương hoặc cao hơn N2 khi nhập học.Nhiều sinh viên cũng có kinh nghiệm làm thêm trong khoảng 1 năm rưỡi đến 2 năm tại các trường tiếng Nhật trước khi vào đại học.
Du học sinh tốt nghiệp đại học và đi làm thường dễ dàng được chấp thuận chuyển đổi tư cách lưu trú sang “Kỹ thuật – Kiến thức nhân văn – Hoạt động quốc tế” với sự xem xét linh hoạt về mối liên hệ giữa chuyên ngành học và nội dung công việc.
Vì vậy, nhiều sinh viên trong thời gian học đại học cũng làm thêm trong các ngành nghề thuộc diện “Kỹ thuật – Kiến thức nhân văn – Hoạt động quốc tế” như phiên dịch viên, biên dịch viên, giáo viên ngoại ngữ hoặc kỹ sư IT.
Lợi ích của việc tuyển dụng du học sinh
Công việc làm thêm của du học sinh có rất ít hạn chế về loại hình công việc có thể đảm nhận, nên nếu chú ý đến giới hạn về thời gian làm việc, doanh nghiệp có thể phân công công việc một cách rất linh hoạt.Dưới đây là những lợi ích chính khi tuyển dụng du học sinh làm nhân viên bán thời gian.
Lợi ích 1. Có thể làm việc trong các lĩnh vực không được quy định bởi Luật Quản lý Xuất nhập cảnh
Du học sinh làm thêm, ngoại trừ các ngành nghề liên quan đến dịch vụ giải trí người lớn, có thể đảm nhận bất kỳ công việc nào miễn là không vi phạm các quy định pháp luật khác.Do đó, du học sinh cũng có thể làm việc trong những lĩnh vực không nằm trong phạm vi các tư cách lưu trú lao động được quy định bởi Luật Quản lý Xuất nhập cảnh.
Công việc tại cửa hàng tiện lợi là một ví dụ tiêu biểu về ngành nghề không được quy định cụ thể trong luật nhưng đã trở thành lựa chọn phổ biến cho du học sinh làm thêm.
Bên cạnh đó, trong các ngành bán lẻ, du học sinh cũng có thể vừa làm công việc phục vụ khách hàng vừa hỗ trợ khách nước ngoài với vai trò là nhân viên đa ngôn ngữ khi cần thiết.
Lợi ích 2. Có thể làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau
Các tư cách lưu trú lao động được quy định trong Luật Quản lý Xuất nhập cảnh về nguyên tắc chỉ cho phép người nước ngoài làm việc trong một lĩnh vực cụ thể nhất định.Tuy nhiên, với giấy phép bao quát hoạt động ngoài tư cách lưu trú dành cho du học sinh, các bạn có thể làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau cùng lúc.
Ví dụ, một người nước ngoài có tư cách lưu trú “Kỹ thuật – Kiến thức nhân văn – Hoạt động quốc tế” khi được tuyển dụng làm lễ tân khách sạn thì không được phép làm công việc dọn phòng hoặc vệ sinh.
Tuy nhiên, nếu là du học sinh làm thêm, các bạn có thể vừa làm lễ tân vừa hỗ trợ dọn phòng, vệ sinh trong thời gian rảnh, nhờ đó linh hoạt đảm nhận nhiều nhiệm vụ trong cùng một nơi làm việc.
Lợi ích 3. Có khả năng được tiếp tục tuyển dụng sau khi tốt nghiệp
Phần lớn người nước ngoài sang Nhật du học đều mong muốn được làm việc tại Nhật sau khi tốt nghiệp đại học hoặc trường chuyên môn.Nếu cả du học sinh và doanh nghiệp đều mong muốn tiếp tục hợp tác sau khi tốt nghiệp, và chuyên ngành của du học sinh phù hợp với tiêu chí cấp tư cách lưu trú lao động được quy định trong Luật Quản lý Xuất nhập cảnh, thì du học sinh có thể chuyển đổi tư cách lưu trú và trở thành nhân viên chính thức.
Gần đây, nhiều trường tiếng Nhật cũng đã mở các chương trình đào tạo nhằm giúp sinh viên có thể xin tư cách lưu trú “Kỹ năng đặc định loại 1” sau khi tốt nghiệp. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tuyển du học sinh trường tiếng làm thêm, và sau khi tốt nghiệp, tiếp tục ký hợp đồng lao động với họ bằng cách chuyển đổi sang tư cách lưu trú “Kỹ năng đặc định loại 1”.
Lợi ích 4. Du học sinh thường có xu hướng sở hữu năng lực tiếng Nhật cao
Trong số các du học sinh được cấp phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú để làm thêm, phần lớn là những người đang học tại đại học (bao gồm cả sau đại học), trường chuyên môn hoặc trường tiếng Nhật.Ngoại trừ nhóm sinh viên trường tiếng mới nhập cảnh, đa phần du học sinh đều có năng lực tiếng Nhật cao hơn so với người nước ngoài lưu trú bằng các tư cách khác.
Điểm nổi bật của du học sinh là không chỉ có khả năng giao tiếp tiếng Nhật mà còn cân bằng tốt cả kỹ năng đọc và viết tiếng Nhật.
Những việc cần làm trước và sau khi tuyển dụng du học sinh làm thêm
Để tuyển dụng du học sinh nước ngoài làm nhân viên bán thời gian, cần hiểu rõ một số quy định khác với việc tuyển dụng lao động người Nhật.Nếu không tuân thủ đầy đủ những quy định này trong quá trình tuyển dụng, doanh nghiệp có thể sẽ vi phạm Luật Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc Luật Lao động.
Vì vậy, cần đặc biệt lưu ý và thực hiện đúng các quy trình liên quan khi tuyển dụng du học sinh.
Nhất định phải kiểm tra thẻ lưu trú và thẻ sinh viên
Để du học sinh có thể làm thêm, nhất thiết phải có giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú.Khi phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần kiểm tra kỹ thẻ lưu trú.
Nếu du học sinh đến phỏng vấn đã được cấp phép bao quát hoạt động ngoài tư cách lưu trú, mặt sau của thẻ lưu trú sẽ có dòng chữ “Được phép: về nguyên tắc không quá 28 giờ mỗi tuần, ngoại trừ các công việc liên quan đến dịch vụ giải trí người lớn”.
Những nội dung chính cần xác nhận khi phỏng vấn bao gồm：
Khai báo tình trạng tuyển dụng lao động nước ngoài
Khi tuyển dụng du học sinh làm thêm, doanh nghiệp phải thực hiện khai báo tình trạng tuyển dụng lao động nước ngoài tại Hello Work cả khi nhận vào làm và khi nghỉ việc.Trường hợp du học sinh thuộc diện tham gia bảo hiểm lao động, việc nộp đơn xin cấp tư cách tham gia bảo hiểm lao động trước ngày 10 của tháng sau khi bắt đầu làm việc cũng được coi là đã hoàn thành khai báo tình trạng tuyển dụng lao động nước ngoài.
Đối với những người nước ngoài không thuộc diện tham gia bảo hiểm lao động, doanh nghiệp phải nộp báo cáo khai báo tình trạng tuyển dụng lao động nước ngoài trước cuối tháng tiếp theo kể từ khi bắt đầu làm việc.
Cần lưu ý nguy cơ vi phạm quy định pháp luật về quản lý xuất nhập cảnh khi tuyển dụng du học sinh
Giấy phép bao quát hoạt động ngoài tư cách lưu trú mà du học sinh nhận được cho phép họ tham gia hầu hết các loại công việc, ngoại trừ ngành nghề liên quan đến dịch vụ giải trí người lớn, nên rất hiếm khi bị đánh giá là lao động bất hợp pháp do nội dung công việc.Tuy nhiên, nếu vi phạm giới hạn thời gian làm việc 28 giờ mỗi tuần hoặc giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú hết hiệu lực, doanh nghiệp và du học sinh có thể bị coi là vi phạm Luật Quản lý Xuất nhập cảnh.
Dưới đây là những điểm cần lưu ý cũng như các biện pháp phòng tránh nguy cơ vi phạm khi tuyển dụng du học sinh.
Xác nhận việc làm thêm nhiều nơi cùng lúc
Giới hạn thời gian làm việc đối với giấy phép bao quát hoạt động ngoài tư cách lưu trú là 28 giờ mỗi tuần.Khi sắp xếp ca làm thêm cho du học sinh, không chỉ cần đảm bảo không vượt quá giới hạn này mà còn phải chú ý đến việc làm thêm nhiều nơi cùng lúc.
Trong phạm vi không vượt quá 28 giờ, việc có làm thêm nhiều nơi hay không là quyền tự quyết của du học sinh, vì vậy doanh nghiệp không được phép cấm.
Tuy nhiên, nếu xác nhận trước nguyện vọng về số giờ làm việc mỗi tuần của du học sinh và sắp xếp ca làm phù hợp với mong muốn đó, du học sinh có thể sẽ không cần tìm thêm công việc khác. Ví dụ, nếu tại nơi làm thêm đầu tiên, du học sinh mong muốn làm 25 giờ một tuần nhưng thực tế chỉ được làm 15 giờ, thì đa số sẽ tiếp tục tìm việc ở nơi khác.
Bằng cách giao tiếp cẩn thận trong quá trình phỏng vấn và sau khi nhận việc, có thể tránh được tình trạng không phù hợp về điều kiện làm việc giữa hai bên. Ngoài ra, nếu vượt quá giới hạn 28 giờ làm việc, du học sinh có thể gặp rủi ro không được gia hạn thời gian lưu trú, hoặc trong trường hợp nghiêm trọng sẽ bị hủy tư cách lưu trú, trục xuất, hay chịu xử phạt hình sự do vi phạm quy định về lao động bất hợp pháp.
Về phía doanh nghiệp, cũng có nguy cơ bị xử lý hình sự với tội danh tiếp tay cho lao động bất hợp pháp.
Đối với tội danh này, ngoại trừ trường hợp hoàn toàn không có lỗi, dù chủ sử dụng lao động không biết người lao động là lao động bất hợp pháp cũng không được miễn trách nhiệm.
Do đó, khi tuyển dụng du học sinh làm thêm, doanh nghiệp nên thường xuyên xác nhận trực tiếp với người lao động về việc có làm thêm ở nhiều nơi hay không, để không bị coi là có lỗi khi xảy ra vi phạm vượt quá số giờ quy định.
Kiểm tra định kỳ hiệu lực của giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú
Việc tuyển dụng du học sinh làm thêm khi chưa được cấp phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú, hoặc khi giấy phép đã hết hiệu lực, đều tiềm ẩn rủi ro khiến doanh nghiệp bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội danh tiếp tay cho lao động bất hợp pháp.Bên cạnh đó, ngay cả khi giấy phép còn hiệu lực, nếu du học sinh không còn tham gia học tập tại trường đang theo học thì giấy phép cũng có thể mất hiệu lực.
Do đó, khi sử dụng lao động là du học sinh, doanh nghiệp cần thường xuyên xác nhận liệu sinh viên vẫn đang thực hiện “hoạt động học tập” đúng mục đích và giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú còn hiệu lực hay không.
Ví dụ, nếu du học sinh bị thôi học, hoặc sau khi tốt nghiệp mà hết thời hạn học tại trường theo quy định, hoặc bị từ chối gia hạn tư cách lưu trú khi còn đang học, thì doanh nghiệp không được phép tiếp tục cho sinh viên đó làm thêm.
Đặc biệt, nếu du học sinh bị thôi học, tư cách lưu trú đã được cấp không bị hủy ngay lập tức, và sinh viên có thể lưu trú hợp pháp tại Nhật trong vòng 3 tháng kể từ khi mất tư cách học sinh. Tuy nhiên, dù tư cách lưu trú “Du học” còn hiệu lực trong khoảng thời gian này thì giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú sẽ không còn giá trị.
Nếu trong thời gian này vẫn để sinh viên làm thêm, doanh nghiệp có thể bị coi là đã sử dụng lao động bất hợp pháp, có thể dẫn tới việc bị hủy tư cách lưu trú của sinh viên và trục xuất (cưỡng chế xuất cảnh). Chủ sử dụng lao động cũng có thể bị xử phạt hình sự với tội danh tiếp tay cho lao động bất hợp pháp, do đó cần hết sức chú ý.
Khi tuyển dụng du học sinh làm thêm, luôn phải đảm bảo đồng thời hai điều kiện: sinh viên đang thực hiện “hoạt động học tập” tại trường và giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú còn hiệu lực.
Hãy chủ động kiểm tra tình trạng này vào những thời điểm như lên lớp, lên năm học mới hoặc khi gia hạn tư cách lưu trú để kịp thời phát hiện và xử lý các thay đổi phát sinh.
Tổng kết
Trong bài viết này, chúng tôi đã giải thích những quy định và đặc điểm quan trọng mà bạn cần biết khi tuyển dụng du học sinh làm thêm.Việc sử dụng lao động du học sinh có rất ít thủ tục hành chính như xin tư cách lưu trú, vì vậy mức độ phức tạp khi tuyển dụng người nước ngoài ở dạng này là khá thấp, rất phù hợp cho những ai đang cân nhắc tận dụng nguồn nhân lực quốc tế.
Do có giới hạn làm việc 28 giờ mỗi tuần, ban đầu có thể bạn sẽ cảm thấy các quy định này khá phức tạp. Tuy nhiên, khi đã quen, bạn sẽ thấy việc sử dụng du học sinh không tạo ra gánh nặng lớn.
Hãy mạnh dạn thử tuyển dụng du học sinh để đáp ứng các mục đích như hỗ trợ đa ngôn ngữ hoặc tận dụng kiến thức chuyên môn, phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp của bạn.
Bài viết này là bản dịch từ phiên bản tiếng Nhật gốc.
