Thẻ lưu trú Nhật Bản là gì? Cách đọc thẻ mẫu mới và thẻ lưu trú đặc định, cùng thủ tục gia hạn, thay đổi địa chỉ và khi bị mất

Từ ngày 14/6/2026, thẻ lưu trú (在留カード) đã có thiết kế mới (mẫu mới). “Thẻ lưu trú đặc định” (特定在留カード) gộp chung với thẻ My Number (マイナンバーカード) cũng đã bắt đầu được cấp. Trên mặt trước của thẻ mới không còn ghi “thời hạn lưu trú”, “loại giấy phép”, “ngày cấp phép” và “ngày cấp thẻ”; các thông tin này chỉ được ghi trong chip IC.

Thẻ bạn đang có vẫn dùng được đến ngày hết hạn hiệu lực. Bạn không cần đổi sang thẻ mới. Nếu bạn muốn đổi thẻ theo nguyện vọng của mình, lệ phí là 1.900 yên.

Bài viết này dùng hình mẫu của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú để giải thích dễ hiểu cách đọc các mục trên thẻ lưu trú. Bài cũng tổng hợp thời hạn làm thủ tục và mức phạt mà người nước ngoài sống tại Nhật, cũng như người phụ trách ở công ty tuyển dụng người nước ngoài và tổ chức hỗ trợ đăng ký (登録支援機関), nên biết.

Thẻ lưu trú là gì (được cấp cho ai và chứng minh điều gì)

Thẻ lưu trú là thẻ được cấp cho người nước ngoài sống ở Nhật trung và dài hạn (người lưu trú trung và dài hạn, 中長期在留者). Đây là “giấy chứng minh” cho thấy bạn đang sống tại Nhật với tư cách lưu trú (在留資格) hợp lệ. Khi cấp giấy phép thay đổi tư cách lưu trú hoặc gia hạn thời hạn lưu trú, việc trao thẻ chính là việc cấp phép, nên thẻ cũng có tính chất của một “giấy phép”.

Dù có tư cách lưu trú, những người sau đây không được cấp thẻ lưu trú.

• Người có thời hạn lưu trú từ “3 tháng” trở xuống
• Người có tư cách “Lưu trú ngắn hạn” (短期滞在)
• Người có tư cách “Ngoại giao” (外交) hoặc “Công vụ” (公用)
• Trong tư cách “Hoạt động đặc định” (特定活動): nhân viên văn phòng tại Nhật của Hiệp hội Quan hệ Đài Loan – Nhật Bản hoặc của Phái đoàn Đại diện chung Palestine tại Nhật, và gia đình của họ
• Trong tư cách “Hoạt động đặc định”: người làm việc trực tuyến từ Nhật dựa trên hợp đồng lao động với công ty nước ngoài (còn gọi là “digital nomad”), và vợ/chồng, con của họ

Người vĩnh trú đặc biệt (特別永住者) không được cấp thẻ lưu trú mà được cấp “Giấy chứng nhận người vĩnh trú đặc biệt” (特別永住者証明書).

Tại 10 sân bay là Shin-Chitose, Sendai, Narita, Haneda, Chubu, Kansai, Kobe, Hiroshima, Fukuoka và Naha, thẻ lưu trú được trao ngay tại chỗ khi nhập cảnh. Người nhập cảnh từ các cảng hoặc sân bay khác sẽ được ghi vào hộ chiếu dòng “thẻ lưu trú sẽ được cấp sau”. Sau khi bạn khai báo nơi cư trú tại cơ quan hành chính thành phố, quận, thị trấn, làng (市区町村), về nguyên tắc thẻ sẽ được gửi qua bưu điện đến nơi cư trú.

(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Thẻ lưu trú là gì?”, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Thủ tục tại cảng xuất nhập cảnh / Thủ tục tại cơ quan hành chính địa phương”, e-Gov Tra cứu pháp luật “Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn” (Điều 19-3), e-Gov Tra cứu pháp luật “Quy tắc thi hành Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn” (Điều 19-5))

Thẻ lưu trú nay có 3 loại (mẫu cũ, mẫu mới, thẻ lưu trú đặc định)

Kể từ ngày 14/6/2026, thẻ được chia thành 3 loại. Loại nào cũng là thẻ hợp lệ.

Đối với người có thời hạn lưu trú xác định, về nguyên tắc thời hạn hiệu lực của thẻ là đến ngày hết thời hạn lưu trú. Tuy nhiên, với người dưới 16 tuổi đang có thẻ mẫu cũ được cấp đến ngày 13/6/2026, thời hạn hiệu lực là đến ngày hết thời hạn lưu trú hoặc ngày sinh nhật 16 tuổi (hoặc ngày trước đó), tùy ngày nào đến trước.

(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Về việc xin cấp thẻ lưu trú đặc định” Q3-1, Q4-1〜Q4-4, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Hỏi đáp về chế độ quản lý lưu trú” Q14, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Tờ rơi về thẻ lưu trú mẫu mới (song ngữ Nhật – Anh)”, e-Gov Tra cứu pháp luật “Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn” (Điều 19-4, Điều 19-5))

Cách đọc các mục trên thẻ (xem bằng hình mẫu của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú)

Chúng tôi dùng hình mẫu do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú công bố để giải thích vị trí và nội dung của từng mục (họ tên và số trên hình chỉ là ví dụ mẫu).

Thẻ lưu trú mẫu mới (mặt trước)

1. Họ tên: Được ghi bằng chữ La-tinh. Nếu muốn, bạn có thể ghi kèm họ tên bằng chữ Hán (xem “Họ tên bằng chữ Hán” bên dưới).
2. Ngày sinh, giới tính, quốc tịch/khu vực
3. Nơi cư trú: Khi bạn chuyển nhà, địa chỉ mới sẽ được ghi vào ô ghi nơi cư trú ở mặt sau.
4. Có hạn chế lao động hay không: Là một trong các mục “Không hạn chế lao động”, “Chỉ được làm công việc dựa trên tư cách lưu trú”, “Chỉ được làm công việc được chỉ định trong giấy chỉ định” hoặc “Không được lao động”.
5. Tư cách lưu trú
6. Ngày hết thời hạn lưu trú: Bạn được sống tại Nhật đến ngày này. Bản thân thời hạn lưu trú như “3 năm” thì không được ghi.
7. Số thẻ: Là số của thẻ lưu trú. Số này thay đổi mỗi khi thẻ được cấp mới.
8. Thẻ này có hiệu lực đến ngày … tháng … năm …: Là ngày hết hạn hiệu lực của thẻ.
9. Ảnh chân dung: Với mẫu mới, ảnh được in cho người từ 1 tuổi trở lên.

Điểm khác với thẻ lưu trú mẫu cũ (mặt trước)

Mặt trước của mẫu cũ có ghi 4 mục sau mà mẫu mới không có.

1. Thời hạn lưu trú (ví dụ “4 năm 3 tháng”)
2. Loại giấy phép (ví dụ “Giấy phép gia hạn thời hạn lưu trú”)
3. Ngày cấp phép
4. Ngày cấp thẻ

Ngoài ra, ở mẫu cũ, số thẻ nằm ở góc trên bên phải, và ảnh chân dung chỉ được in cho người từ 16 tuổi trở lên. Ở mẫu mới, 4 mục này vẫn được ghi trong chip IC. Cách kiểm tra được giải thích ở phần “Những điểm công ty tuyển dụng và tổ chức hỗ trợ cần kiểm tra”.

Mặt sau của thẻ lưu trú

Theo tờ rơi của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, các ô ghi ở mặt sau không thay đổi dù chuyển sang mẫu mới.

1. Ô ghi nơi cư trú: Khi bạn chuyển nhà và khai báo tại cơ quan hành chính địa phương, ngày khai báo, nơi cư trú mới và tên cơ quan hành chính địa phương đã ghi sẽ được ghi vào đây.
2. Ô giấy phép hoạt động ngoài tư cách: Người được cấp giấy phép hoạt động ngoài tư cách (資格外活動許可), ví dụ du học sinh làm thêm, sẽ được ghi vào đây nội dung như “Được phép: về nguyên tắc trong vòng 28 giờ mỗi tuần, trừ công việc trong ngành kinh doanh giải trí, v.v.”.
3. Ô xin giấy phép gia hạn thời hạn lưu trú, v.v.: Khi bạn nộp đơn gia hạn thời hạn lưu trú hoặc thay đổi tư cách lưu trú tại quầy của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực, thông tin cho biết đang trong thời gian xin phép sẽ được ghi vào đây. Nếu nộp hồ sơ trực tuyến thì không được ghi. Không có ghi chú không có nghĩa là chưa nộp đơn, vì vậy công ty cũng kiểm tra thêm bằng tra cứu thông tin hết hiệu lực.

→ Du học sinh làm thêm 28 giờ mỗi tuần

Thẻ lưu trú đặc định (mặt trước, mặt sau)

Bạn có thể xem mẫu mặt trước của thẻ lưu trú đặc định ở mục “Hình ảnh mặt thẻ” trong trang “Về việc xin cấp thẻ lưu trú đặc định” và trang 2 của tờ rơi “Xin hãy hợp tác tuyển dụng người nước ngoài đúng quy định” của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú. Mặt trước có cách bố trí gần giống thẻ My Number.

1. Dòng chữ “在留カード” (Thẻ lưu trú) và “個人番号カード” (Thẻ mã số cá nhân) ở góc trên bên phải: Cho biết thẻ này kiêm cả 2 loại thẻ.
2. Họ tên, địa chỉ (nơi cư trú), ngày sinh, giới tính, thời hạn hiệu lực: Được ghi chung ở phần trên.
3. Quốc tịch/khu vực, ngày hết thời hạn lưu trú, tư cách lưu trú, số thẻ lưu trú
4. Có hạn chế lao động hay không
5. Hoạt động ngoài tư cách: Ở thẻ lưu trú đặc định, mục này nằm ở mặt trước và cách ghi cũng ngắn hơn. Ví dụ: “Được phép (trong vòng 28 giờ mỗi tuần, không được làm ngành kinh doanh giải trí)”.
6. Ô ghi bổ sung (góc dưới bên phải): Được ghi khi có việc chuyển nhà, v.v. Tên thường gọi cũng được ghi ở đây. Cũng có trường hợp ghi “Không được lao động”.

1. Mã số cá nhân (My Number): Được ghi ở mặt sau. Người không được pháp luật cho phép thì bị cấm sao chụp My Number.
2. Chip IC
3. Ô ý nguyện hiến tạng: Giống ô trên thẻ My Number.

Người có từ 2 quốc tịch trở lên, họ tên bằng chữ Hán

Với người có từ 2 quốc tịch trở lên, về nguyên tắc ô quốc tịch/khu vực sẽ ghi quốc gia của hộ chiếu đã dùng khi được cấp phép nhập cảnh, và sau đó quốc tịch/khu vực của thẻ trước sẽ được giữ nguyên. Khi quốc tịch thay đổi, nếu bạn khai báo thay đổi thì quốc tịch mới sẽ được ghi.

Về nguyên tắc, họ tên được ghi bằng chữ La-tinh. Nếu bạn nộp đơn đề nghị kèm theo tài liệu cho thấy bạn đang sử dụng họ tên bằng chữ Hán, bạn có thể ghi kèm họ tên bằng chữ Hán. Các chữ Hán được dùng do thông báo của Bộ Tư pháp quy định. Chữ giản thể và một số chữ khác sẽ được chuyển sang chữ chính thể, nên có trường hợp không được ghi đúng như mong muốn.

(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Xin hãy hợp tác tuyển dụng người nước ngoài đúng quy định”, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Về việc xin cấp thẻ lưu trú đặc định” Q3-2, Thông báo của Bộ Tư pháp “Thông báo về cách ghi họ tên bằng chữ Hán trên thẻ lưu trú, v.v.” (Thông báo của Bộ Tư pháp số 582 năm Heisei 23), Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Hỏi đáp về chế độ quản lý lưu trú” Q41〜Q43, e-Gov Tra cứu pháp luật “Quy tắc thi hành Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn” (Điều 19-6))

Nghĩa vụ mang theo và nghĩa vụ xuất trình

Bạn phải luôn mang theo thẻ lưu trú. Người dưới 16 tuổi thì không mang theo cũng được. Thẻ lưu trú đặc định cũng là thẻ lưu trú, nên cũng có nghĩa vụ mang theo như vậy.

Khi các nhân viên dưới đây yêu cầu trong khi làm nhiệm vụ, bạn phải xuất trình thẻ. Bạn cũng có nghĩa vụ hợp tác với các biện pháp để kiểm tra nội dung chip IC (như đọc chip).

• Thẩm tra viên nhập cảnh, cảnh vệ viên nhập cảnh, cảnh sát, nhân viên Bảo vệ bờ biển
• Nhân viên hải quan, điều tra viên an ninh công cộng, nhân viên kiểm soát ma túy
• Nhân viên cơ quan hành chính địa phương phụ trách phiếu cư trú (住民票) của cư dân người nước ngoài
• Nhân viên Hello Work (Văn phòng Ổn định Việc làm Công cộng, 公共職業安定所)

Khi công ty hoặc hành chính thư sĩ (行政書士) giữ thẻ để làm thủ tục, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú hướng dẫn nên để người đó mang theo bản sao. Khi người được pháp luật quy định làm thủ tục thay cho người đó, như nộp thẻ tại quầy của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú hoặc nhận thẻ mới, thì trong phạm vi việc nộp và nhận thẻ đó được coi là không vi phạm nghĩa vụ mang theo.

(Nguồn: e-Gov Tra cứu pháp luật “Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn” (Điều 23), e-Gov Tra cứu pháp luật “Quy tắc thi hành Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn” (Điều 26), Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Về việc xin cấp thẻ lưu trú đặc định” Q1-6, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Hỏi đáp về chế độ quản lý lưu trú” Q36, Q38)

Danh sách thủ tục và thời hạn (thay đổi địa chỉ, thay đổi nội dung ghi trên thẻ, mất thẻ, thẻ bị bẩn/hỏng, gia hạn hiệu lực, đổi thẻ)

Thời hạn của phần lớn các thủ tục là “trong vòng 14 ngày”. Thủ tục liên quan đến địa chỉ làm tại cơ quan hành chính địa phương (市区町村), các thủ tục khác làm tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực (地方出入国在留管理官署).

• Nếu bạn xuất trình thẻ lưu trú khi làm thủ tục khai báo chuyển đến cho phiếu cư trú tại cơ quan hành chính địa phương, việc đó được coi là đã khai báo nơi cư trú với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú. Bạn không cần đến Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú riêng.
• Khi bị mất hoặc bị trộm, hãy báo cảnh sát trước, ghi lại số tiếp nhận, rồi nộp đơn tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực.
• Với thẻ được cấp từ ngày 14/6/2026 trở đi, người từ 1 tuổi trở lên cần nộp ảnh (trước đây là từ 16 tuổi trở lên).
• Người có tư cách lưu trú lao động (trừ “Nghệ thuật” (芸術), “Tôn giáo” (宗教), “Báo chí” (報道)) hoặc tư cách “Du học” (留学), “Tu nghiệp” (研修), “Thực tập kỹ năng” (技能実習), khi thay đổi nơi làm việc hoặc trường học, v.v., cần nộp “Khai báo về cơ quan tiếp nhận” (所属機関に関する届出) trong vòng 14 ngày. Đây là khai báo riêng, khác với thủ tục thẻ lưu trú, và cũng có thể khai báo qua internet. Người vĩnh trú, vợ/chồng của người Nhật, v.v. không thuộc đối tượng này.

Lệ phí gia hạn thời hạn lưu trú và thay đổi tư cách lưu trú được giải thích trong Liên kết nội bộ: a-0001 Lệ phí thủ tục lưu trú.

(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Khai báo nơi cư trú sau khi mới nhập cảnh”, Cùng cơ quan “Khai báo nơi cư trú khi thay đổi tư cách lưu trú, v.v.”, Cùng cơ quan “Khai báo thay đổi nơi cư trú”, Cùng cơ quan “Khai báo thay đổi nội dung ghi trên thẻ lưu trú ngoài nơi cư trú”, Cùng cơ quan “Xin cấp lại thẻ lưu trú do mất, v.v.”, Cùng cơ quan “Xin cấp lại thẻ lưu trú do bị bẩn, v.v.”, Cùng cơ quan “Xin gia hạn thời hạn hiệu lực của thẻ lưu trú”, Cùng cơ quan “Xin cấp lại thẻ lưu trú theo nguyện vọng đổi thẻ”, Cùng cơ quan “Thủ tục tại cảng xuất nhập cảnh / Thủ tục tại cơ quan hành chính địa phương / Thủ tục tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực”, Cùng cơ quan “Khai báo về cơ quan tiếp nhận (cơ quan hoạt động)”, Cùng cơ quan “Khai báo về cơ quan tiếp nhận (cơ quan ký hợp đồng)”, e-Gov Tra cứu pháp luật “Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn” (Điều 19-7〜Điều 19-13, Điều 19-16))

Thời hạn hiệu lực và gia hạn thẻ lưu trú (với người vĩnh trú, đã thay đổi từ “7 năm”)

Người có thời hạn lưu trú

Về nguyên tắc, thời hạn hiệu lực của thẻ là đến ngày hết thời hạn lưu trú. Khi được cấp giấy phép gia hạn thời hạn lưu trú hoặc giấy phép thay đổi tư cách lưu trú, bạn sẽ được cấp thẻ mới. Nếu bạn đã nộp đơn gia hạn, v.v. trước ngày hết hạn mà đến ngày hết hạn vẫn chưa có kết quả, thì thẻ cũng có hiệu lực đến ngày có kết quả hoặc ngày tròn 2 tháng kể từ ngày hết hạn, tùy ngày nào đến trước (thời gian đặc lệ).

Với người dưới 16 tuổi đang có thẻ mẫu cũ được cấp đến ngày 13/6/2026, thời hạn hiệu lực là đến ngày hết thời hạn lưu trú hoặc ngày sinh nhật 16 tuổi (hoặc ngày trước đó), tùy ngày nào đến trước. Người có ngày sinh nhật 16 tuổi (hoặc ngày trước đó) đến trước có thể nộp đơn gia hạn thời hạn hiệu lực của thẻ tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực từ 6 tháng trước ngày đó. Hãy nộp đơn trước ngày hết hạn.

Quy trình gia hạn thời hạn lưu trú được giải thích trong Bài viết chính: C-01 Hướng dẫn đầy đủ về gia hạn thời hạn lưu trú và thay đổi tư cách lưu trú.

Người vĩnh trú, Chuyên gia tay nghề cao số 2

Người vĩnh trú (永住者) và người có tư cách Chuyên gia tay nghề cao số 2 (高度専門職2号) không có giới hạn thời hạn lưu trú, nhưng thẻ có thời hạn hiệu lực và bạn phải tự nộp đơn gia hạn.

• Thẻ được cấp từ ngày 14/6/2026 trở đi: Có hiệu lực đến ngày sinh nhật lần thứ 10 sau ngày cấp. Người vĩnh trú dưới 18 tuổi vào ngày cấp thì đến ngày sinh nhật lần thứ 5.
• Thẻ được cấp đến ngày 13/6/2026: 7 năm kể từ ngày cấp. Người dưới 16 tuổi thì đến ngày sinh nhật 16 tuổi (hoặc ngày trước đó).

Đơn gia hạn được nộp trong khoảng từ 3 tháng trước ngày hết hạn hiệu lực đến ngày hết hạn. Với thẻ mẫu cũ có ngày hết hạn là ngày sinh nhật 16 tuổi (hoặc ngày trước đó), bạn có thể nộp từ 6 tháng trước. Nếu có lý do bất khả kháng, như không thể ở Nhật trong khoảng thời gian đó vì đi công tác dài ngày hoặc du học, bạn cũng có thể nộp trước khoảng thời gian này.

Nếu quên gia hạn và thẻ đã hết hiệu lực, hãy nộp đơn ngay tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực. Việc không nộp đơn trong thời hạn có thể bị xử phạt.

(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Xin gia hạn thời hạn hiệu lực của thẻ lưu trú”, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Hỏi đáp về chế độ quản lý lưu trú” Q14, Q61, e-Gov Tra cứu pháp luật “Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn” (Điều 19-5, Điều 19-11, Điều 20 khoản 6))

Ưu điểm và lưu ý của thẻ lưu trú đặc định (gộp chung với thẻ My Number)

Thẻ lưu trú đặc định là thẻ lưu trú được bổ sung thêm chức năng của thẻ My Number. Người lưu trú trung và dài hạn có phiếu cư trú có thể nộp đơn. Việc làm thẻ là tùy chọn; bạn cũng có thể tiếp tục giữ 2 thẻ là thẻ lưu trú và thẻ My Number.

Bạn có thể nộp đơn cùng lúc với thủ tục tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực (gia hạn thời hạn lưu trú, thay đổi tư cách lưu trú (nếu sau khi thay đổi vẫn là người lưu trú trung và dài hạn), giấy phép vĩnh trú (永住許可), thay đổi nội dung ghi trên thẻ, gia hạn thời hạn hiệu lực, cấp lại do bị bẩn hoặc theo nguyện vọng đổi thẻ), hoặc cùng lúc với khai báo chuyển đến, v.v. tại cơ quan hành chính địa phương. Nếu chỉ muốn chuyển đổi thẻ, bạn nộp đơn cùng với thủ tục cấp lại theo nguyện vọng đổi thẻ tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực.

Ưu điểm

• Sau khi gia hạn thời hạn lưu trú, v.v. tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, bạn không cần đến cơ quan hành chính địa phương để cập nhật thông tin thẻ My Number nữa.
• Thẻ cũng có thể dùng làm thẻ bảo hiểm y tế My Number (マイナ保険証) và bằng lái xe My Number (マイナ免許証).

Lưu ý

• Phải mất ít nhất khoảng 2 tuần mới được cấp thẻ. Thời gian này dài hơn thẻ lưu trú thông thường khoảng 10 ngày, và không thể cấp trong ngày.
• Không thể nộp đơn cùng với nộp hồ sơ trực tuyến. Bạn cần nộp hồ sơ tại quầy.
• Chứng thư điện tử trên thẻ My Number bạn đang có sẽ hết hiệu lực khoảng 1 tuần trước khi bạn nhận thẻ lưu trú đặc định. Việc sử dụng thẻ bảo hiểm y tế My Number có thể bị ảnh hưởng.
• Thời hạn hiệu lực của chức năng thẻ My Number là đến ngày hết thời hạn lưu trú ban đầu. Nếu có khả năng quá ngày hết hạn trong khi đang thẩm tra, bạn cần làm thủ tục thay đổi thời hạn hiệu lực tại cơ quan hành chính địa phương trước ngày hết hạn.
• Nếu muốn tiếp tục giữ thẻ này, bạn cần nộp đơn lại mỗi khi làm thủ tục gia hạn, v.v.
• Thông tin bằng lái xe My Number không được chuyển sang. Bạn cần đăng ký lại tại trung tâm cấp bằng lái xe, v.v.
• Khi bị mất, bạn cần làm cả 2 việc: tạm ngừng sử dụng thẻ My Number và nộp đơn xin cấp lại thẻ lưu trú. Cấp lại do mất thẻ không thuộc đối tượng nộp đơn xin thẻ lưu trú đặc định, nên trước tiên bạn sẽ được cấp thẻ lưu trú thông thường.
• Thẻ không được cấp tại sân bay.

Lệ phí

Nếu làm thẻ vào lần làm thủ tục đầu tiên từ ngày 14/6/2026 trở đi, về nguyên tắc không mất lệ phí. Trong các trường hợp như muốn đổi thẻ, có thể phải trả lệ phí 1.900 yên cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú và lệ phí 600 yên (800 yên nếu nhận cấp chứng thư điện tử) cho Tổ chức Hệ thống Thông tin Chính quyền Địa phương (J-LIS). Hãy xem bảng trên trang của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú để biết thủ tục nào cần lệ phí.

(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Về việc xin cấp thẻ lưu trú đặc định” (lệ phí, điểm lưu ý, Q1-2〜Q6-3), e-Gov Tra cứu pháp luật “Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn” (Điều 19-15-2))

Những điểm công ty tuyển dụng và tổ chức hỗ trợ cần kiểm tra (có được làm việc không, có phải thẻ giả không)

Trước khi tuyển dụng người nước ngoài, hãy kiểm tra thẻ lưu trú thật theo thứ tự sau.

1. Mục “Có hạn chế lao động hay không” ở mặt trước: Nếu ghi “Không được lao động”, về nguyên tắc không thể tuyển dụng (hãy kiểm tra mục ②). Nếu ghi “Chỉ được làm công việc dựa trên tư cách lưu trú” hoặc “Chỉ được làm công việc được chỉ định trong giấy chỉ định”, người đó chỉ được làm việc trong phạm vi đó. Với “Hoạt động đặc định” và “Kỹ năng đặc định” (特定技能), cũng cần kiểm tra giấy chỉ định.
2. Ô giấy phép hoạt động ngoài tư cách: Ở mẫu cũ và mẫu mới thì nằm ở mặt sau, ở thẻ lưu trú đặc định thì nằm ở mặt trước. Nếu có ghi “Được phép”, người đó được làm việc trong phạm vi đó (về nguyên tắc trong vòng 28 giờ mỗi tuần, v.v.).
3. Ô ghi bổ sung của thẻ lưu trú đặc định: Có trường hợp ghi “Không được lao động”.
4. Ứng dụng đọc thẻ và tra cứu thông tin hết hiệu lực: Dùng “Ứng dụng đọc thẻ lưu trú, v.v.” (在留カード等読取アプリケーション) của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú để đọc chip IC và so sánh với mặt thẻ. Đồng thời dùng “Tra cứu thông tin hết hiệu lực của số thẻ lưu trú, v.v.” (在留カード等番号失効情報照会) để kiểm tra số thẻ có bị mất hiệu lực hay không.

Ở mẫu mới và thẻ lưu trú đặc định, thời hạn lưu trú, loại giấy phép và ngày cấp phép không có trên mặt thẻ. Ứng dụng đọc thẻ từ phiên bản công bố ngày 19/8/2026 trở đi có thể hiển thị 3 mục này. Ngày cấp thẻ thì ứng dụng cũng không hiển thị. Thẻ lưu trú đặc định cũng có thể đọc bằng “Ứng dụng xác nhận trực tiếp thẻ My Number” (マイナンバーカード対面確認アプリ) của Cơ quan Kỹ thuật số (デジタル庁) (hiện tại chỉ có bản iOS). Khi đọc thẻ, hãy xin sự đồng ý của người đó và nhờ họ đưa thẻ cho xem.

Kết quả tra cứu thông tin hết hiệu lực không chứng minh rằng bản thân tấm thẻ là thật. Vì có cả thẻ giả sử dụng số thẻ có thật, nên có hướng dẫn là hãy dùng cùng với ứng dụng đọc thẻ.

Cũng có trường hợp không có thẻ lưu trú nhưng vẫn được làm việc. Ví dụ: người có ghi “thẻ lưu trú sẽ được cấp sau” trong hộ chiếu, người có thời hạn lưu trú từ “3 tháng” trở xuống, người có tư cách “Ngoại giao” hoặc “Công vụ”, v.v. Hãy kiểm tra bằng hộ chiếu, v.v. Người có tư cách “Du học”, “Lưu trú gia đình” (家族滞在), v.v. không được làm việc nếu không có giấy phép hoạt động ngoài tư cách.

Nếu cho người không có tư cách lao động làm việc, phía công ty cũng sẽ bị truy cứu “tội tiếp tay lao động bất hợp pháp” (不法就労助長罪). Hiện nay mức phạt là phạt giam giữ (拘禁刑) đến 3 năm và/hoặc phạt tiền đến 3.000.000 yên (có thể áp dụng cả hai). Từ ngày 1/4/2027, mức phạt sẽ được nâng lên thành phạt giam giữ đến 5 năm và phạt tiền đến 5.000.000 yên. Dù không biết là lao động bất hợp pháp, nếu có sơ suất như không kiểm tra thẻ lưu trú thì vẫn không tránh khỏi bị xử phạt.

Khi tuyển dụng hoặc khi người nước ngoài nghỉ việc, công ty cũng cần nộp “Khai báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài” (外国人雇用状況の届出) cho Hello Work.

(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Xin hãy hợp tác tuyển dụng người nước ngoài đúng quy định”, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Trang hỗ trợ Ứng dụng đọc thẻ lưu trú, v.v. / Tra cứu thông tin hết hiệu lực”, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Thẻ lưu trú là gì?”, Cơ quan Kỹ thuật số “Ứng dụng xác nhận trực tiếp thẻ My Number”, e-Gov Tra cứu pháp luật “Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn” (Điều 73-2))

Mức phạt và trục xuất cưỡng chế khi vi phạm

Dưới đây là những trường hợp liên quan nhiều đến bản thân người nước ngoài.

Làm giả, v.v. sẽ bị phạt nặng hơn nữa.

• Làm giả, sửa đổi thẻ, sử dụng thẻ giả, tạo trái phép dữ liệu trong chip IC: phạt giam giữ từ 1 năm đến 10 năm (Điều 73-3)
• Tàng trữ thẻ giả, lưu giữ dữ liệu giả: phạt giam giữ đến 5 năm hoặc phạt tiền đến 500.000 yên (Điều 73-4)
• Sử dụng thẻ đứng tên người khác, đưa thẻ của mình cho người khác: phạt giam giữ đến 1 năm hoặc phạt tiền đến 200.000 yên (Điều 73-6)

Người làm giả thẻ hoặc sử dụng thẻ đứng tên người khác, v.v. có thể trở thành đối tượng bị trục xuất cưỡng chế (退去強制) (Điều 24 mục 3-5). Ngoài ra, người lưu trú trung và dài hạn bị phạt giam giữ vì tội theo Điều 71-2 hoặc Điều 75-2 cũng có thể trở thành đối tượng bị trục xuất cưỡng chế (Điều 24 mục 4-4). Kết quả thực tế sẽ khác nhau tùy hoàn cảnh của từng người, nên nếu lo lắng, hãy tham khảo ý kiến chuyên gia.

(Nguồn: e-Gov Tra cứu pháp luật “Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn” (Điều 24, Điều 71-2, Điều 71-5, Điều 73-3〜Điều 73-6, Điều 75-2, Điều 75-3, Điều 77-3), Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Hỏi đáp về chế độ quản lý lưu trú” Q61)

Câu hỏi thường gặp

Q1. Tôi có phải đổi thẻ lưu trú cũ sang thẻ mới không?

Bạn không cần đổi. Thẻ hiện tại vẫn có hiệu lực đến ngày hết hạn hiệu lực. Lần tới khi bạn làm thủ tục như gia hạn, bạn sẽ được cấp thẻ mẫu mới hoặc thẻ lưu trú đặc định.

Q2. Làm sao để biết thời hạn lưu trú (như “3 năm”) trên thẻ mới?

Thông tin này không được ghi trên mặt thẻ. Nếu đọc chip IC bằng ứng dụng đọc thẻ của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (phiên bản ngày 19/8/2026 trở đi), thông tin sẽ được hiển thị.

Q3. Tôi có bắt buộc phải làm thẻ lưu trú đặc định không?

Việc này là tùy chọn. Người không làm sẽ được cấp thẻ lưu trú mẫu mới.

Q4. Tôi nghe nói khi về nước, thẻ sẽ bị đục lỗ.

Khi xuất cảnh mà không có giấy phép tái nhập cảnh (再入国許可) (bao gồm cả giấy phép tái nhập cảnh đặc biệt, みなし再入国許可), bạn sẽ nộp lại thẻ tại sân bay, v.v. Thẻ đã nộp lại sẽ được đục lỗ để vô hiệu hóa rồi trả lại cho bạn.

(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Về việc xin cấp thẻ lưu trú đặc định” Q1-4, Q4-1, Q4-5, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Hỏi đáp về chế độ quản lý lưu trú” Q73)

Tóm tắt

• Từ ngày 14/6/2026, thẻ lưu trú đã chuyển sang mẫu mới; thời hạn lưu trú, loại giấy phép, ngày cấp phép và ngày cấp thẻ không còn được ghi trên mặt thẻ. Thẻ hiện tại vẫn dùng được như cũ.
• Ảnh chân dung được in cho người từ 1 tuổi trở lên. Thẻ mới của người vĩnh trú và Chuyên gia tay nghề cao số 2 có hiệu lực đến ngày sinh nhật lần thứ 10 sau ngày cấp (người vĩnh trú dưới 18 tuổi: lần thứ 5).
• Thay đổi địa chỉ, thay đổi nội dung ghi trên thẻ và mất thẻ: trong vòng 14 ngày; gia hạn thời hạn hiệu lực: từ 3 tháng trước ngày hết hạn. Cấp lại theo nguyện vọng đổi thẻ: 1.900 yên.
• Thẻ lưu trú đặc định là tùy chọn. Hãy so sánh những điểm tiện lợi với những điểm như mất nhiều thời gian để được cấp rồi quyết định.
• Công ty xem mục có hạn chế lao động hay không và ô giấy phép hoạt động ngoài tư cách, rồi kiểm tra bằng ứng dụng đọc thẻ và tra cứu thông tin hết hiệu lực.
• Nếu bạn phân vân không biết trường hợp của mình cần thủ tục nào, hãy hỏi Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực hoặc chuyên gia.

Thông tin nguồn chính được tham khảo khi tạo bài viết

• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Thẻ lưu trú là gì?”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Về việc xin cấp thẻ lưu trú đặc định”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Tờ rơi về thẻ lưu trú mẫu mới (song ngữ Nhật – Anh)”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Xin hãy hợp tác tuyển dụng người nước ngoài đúng quy định”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Trang hỗ trợ Ứng dụng đọc thẻ lưu trú, v.v. / Tra cứu thông tin hết hiệu lực”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Thủ tục tại cảng xuất nhập cảnh / Thủ tục tại cơ quan hành chính địa phương”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Hỏi đáp về chế độ quản lý lưu trú (Q1〜Q79)”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Khai báo nơi cư trú sau khi mới nhập cảnh”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Khai báo nơi cư trú khi thay đổi tư cách lưu trú, v.v.”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Khai báo thay đổi nơi cư trú”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Khai báo thay đổi nội dung ghi trên thẻ lưu trú ngoài nơi cư trú”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Xin cấp lại thẻ lưu trú do mất, v.v.”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Xin gia hạn thời hạn hiệu lực của thẻ lưu trú”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Xin cấp lại thẻ lưu trú do bị bẩn, v.v.”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Xin cấp lại thẻ lưu trú theo nguyện vọng đổi thẻ”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Khai báo về cơ quan tiếp nhận (cơ quan hoạt động)”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Khai báo về cơ quan tiếp nhận (cơ quan ký hợp đồng)”
• Thông báo của Bộ Tư pháp “Thông báo về cách ghi họ tên bằng chữ Hán trên thẻ lưu trú, v.v.” (Thông báo của Bộ Tư pháp số 582 năm Heisei 23)
• Cơ quan Kỹ thuật số “Ứng dụng xác nhận trực tiếp thẻ My Number”
• e-Gov Tra cứu pháp luật “Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn”
• e-Gov Tra cứu pháp luật “Quy tắc thi hành Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn”