Không chỉ gây ra tình trạng đình trệ công việc do thiếu nhân lực đột ngột, mà trong một số trường hợp còn có thể dẫn đến các hình phạt pháp lý và hạn chế tiếp nhận trong tương lai.
Đặc biệt, nếu nguyên nhân được xác định là do phía doanh nghiệp, điều này có thể gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh và kế hoạch tuyển dụng.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hệ thống hóa trách nhiệm mà doanh nghiệp phải gánh chịu khi lao động nước ngoài theo visa Kỹ năng đặc định mất tích, các tác hại có thể phát sinh và nội dung các hình phạt được áp dụng.
Hơn nữa, chúng tôi cũng sẽ giải thích về bối cảnh chính của việc mất tích, các biện pháp phòng ngừa và phương pháp ứng phó thích hợp khi xảy ra sự việc, đồng thời truyền đạt một cách dễ hiểu những điểm cần nắm vững để có thể tuyển dụng lao động nước ngoài một cách ổn định.
Table of Contents
Mất tích có nghĩa là trạng thái như thế nào
Mất tích là trạng thái không xác định được nơi ở và thông tin liên lạc của lao động nước ngoài đang được tuyển dụng, và không đến nơi làm việc.Trong trường hợp có tư cách lưu trú như thường trú hoặc định cư lâu dài, việc làm không phải là điều kiện lưu trú, do đó việc không đến làm việc sẽ không ngay lập tức gây ra vấn đề theo luật xuất nhập cảnh.
Mặt khác, tư cách lưu trú Kỹ năng đặc định được cấp trên cơ sở hợp đồng lao động, và giấy phép lưu trú có liên kết với mối quan hệ tuyển dụng với doanh nghiệp tiếp nhận.
Do đó, khi lao động nước ngoài theo visa Kỹ năng đặc định tiếp tục ở trong tình trạng không làm việc tại nơi làm việc đó, theo luật xuất nhập cảnh sẽ được coi là “mất tích”.
Cần lưu ý rằng, dù việc mất tích bị phát hiện, cả người nước ngoài và doanh nghiệp không ngay lập tức rơi vào tình trạng bất hợp pháp, nhưng nếu mất tích mà không thực hiện hoạt động được công nhận và tham gia các hoạt động lao động khác, hoặc không liên tục thực hiện hoạt động được phép trong 3 tháng trở lên, thì phía người nước ngoài có khả năng bị xử lý như vi phạm luật xuất nhập cảnh.
Khi lao động nước ngoài theo visa Kỹ năng đặc định mất tích thì phát sinh nghĩa vụ báo cáo
Khi lao động nước ngoài theo visa Kỹ năng đặc định mất tích, doanh nghiệp tiếp nhận có nghĩa vụ nộp “Báo cáo về khó khăn trong tiếp nhận” cho Cục Quản lý xuất nhập cảnh địa phương.Thời hạn nộp được quy định là trong vòng 14 ngày kể từ ngày phát hiện mất tích, và nghĩa vụ này phát sinh ngay cả khi phía doanh nghiệp không có nguyên nhân hay trách nhiệm.
Nếu không thực hiện nghĩa vụ báo cáo, có khả năng bị phạt tiền dưới 100,000 yen, và trong một số trường hợp còn có thể ảnh hưởng đến tư cách tiếp nhận nhân lực Kỹ năng đặc định trong tương lai.
Do đó, khi xảy ra trường hợp mất tích, việc nhanh chóng tiến hành xác minh sự thật và thủ tục báo cáo là điều không thể thiếu.
Nội dung báo cáo và phương thức báo cáo
Khi báo cáo, cần nộp cho Cục Quản lý xuất nhập cảnh địa phương các tài liệu như “Đơn báo cáo về khó khăn trong tiếp nhận”, “Bản giải thích về quá trình dẫn đến khó khăn trong tiếp nhận”, “Bản giải thích tình hình khi phát hiện mất tích”.Trong báo cáo cần ghi rõ thông tin cá nhân của lao động nước ngoài theo visa Kỹ năng đặc định được nhắm đến như họ tên, ngày sinh, số thẻ lưu trú, lý do khó khăn trong tiếp nhận, quá trình mất tích, các biện pháp mà phía doanh nghiệp đã thực hiện, và các thông tin khác đã được biết về nơi ở của người mất tích.
Phương thức nộp có thể sử dụng hệ thống báo cáo điện tử của Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh, ngoài ra có thể mang trực tiếp đến quầy của Cục Quản lý xuất nhập cảnh địa phương hoặc gửi qua đường bưu điện. Trong mọi trường hợp, việc thực hiện nghĩa vụ báo cáo trong thời hạn là điều không thể thiếu.
Sự khác biệt với báo cáo chấm dứt hợp đồng lao động
Trong chế độ Kỹ năng đặc định, khi hợp đồng lao động với người nước ngoài chấm dứt, có nghĩa vụ nộp “Báo cáo chấm dứt hợp đồng lao động” trong vòng 14 ngày kể từ ngày phát sinh lý do.Thủ tục báo cáo này phải được thực hiện ngay cả trong trường hợp nghỉ việc thông thường như nghỉ việc theo ý muốn cá nhân, hết hạn hợp đồng, hết thời hạn lưu trú.
Mặt khác, khi lao động nước ngoài theo visa Kỹ năng đặc định mất tích, ngoài “Báo cáo chấm dứt hợp đồng lao động” còn cần phải có “Báo cáo về khó khăn trong tiếp nhận”.
“Báo cáo về khó khăn trong tiếp nhận” cần được nộp trong vòng 14 ngày kể từ ngày không xác định được nơi ở, và sau đó khi thực hiện việc chấm dứt hợp đồng, cần nộp lại “Báo cáo chấm dứt hợp đồng lao động” trong vòng 14 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng.
Trong trường hợp cần cả hai báo cáo, về nguyên tắc việc nộp “Báo cáo về khó khăn trong tiếp nhận” trước là phổ biến, nhưng do thời gian có thể nộp đôi khi trùng nhau nên việc thực hiện đồng thời cũng không có vấn đề gì.
Hình phạt được áp dụng đối với doanh nghiệp do việc mất tích
Khi lao động nước ngoài theo visa Kỹ năng đặc định mất tích khỏi nơi làm việc, tùy thuộc vào nguyên nhân và sự liên quan của phía doanh nghiệp mà có khả năng bị xử phạt hành chính hoặc chế tài pháp lý.Ở đây, chúng tôi sẽ giải thích về các tác động được dự kiến và hạn chế tiếp nhận theo từng tình huống.
Trường hợp nguyên nhân mất tích là do phía doanh nghiệp
Khi lao động nước ngoài theo visa Kỹ năng đặc định mất tích do các vấn đề về quản lý lao động và lưu trú của doanh nghiệp hoặc các vi phạm pháp luật khác, trong vòng 1 năm kể từ khi xảy ra trường hợp mất tích sẽ không được phép tiếp nhận mới lao động nước ngoài theo visa Kỹ năng đặc định.Hạn chế này cũng áp dụng cho các lao động nước ngoài theo visa Kỹ năng đặc định khác đang được tuyển dụng tại cùng doanh nghiệp, có khả năng không thể gia hạn thời hạn lưu trú cho người nước ngoài đang làm việc. Trong trường hợp đó, có khả năng gây ra trở ngại lớn cho việc đảm bảo nhân lực và hoạt động kinh doanh của toàn doanh nghiệp, do đó phải tránh xảy ra các vụ mất tích do lý do mà phía doanh nghiệp có trách nhiệm.
Trường hợp doanh nghiệp thực hiện hành vi vi phạm nghiêm trọng
Khi doanh nghiệp vi phạm Luật Tiêu chuẩn lao động hoặc Luật Lương tối thiểu và bị phạt tiền, hoặc thực hiện các hành vi vi phạm luật hình sự như bạo hành, đe dọa, các hành vi bất chính xâm phạm nhân quyền, có khả năng trong 5 năm sẽ không thể tiếp nhận lao động nước ngoài theo visa Kỹ năng đặc định.Trong số này cũng bao gồm các hành vi như tịch thu bất hợp pháp hộ chiếu và thẻ lưu trú, thu tiền vi phạm hợp đồng bất đương, quản lý tài sản, và được xử lý nghiêm khắc như các hành vi vi phạm nghiêm trọng.
Khi việc mất tích xuất phát từ những hành vi như vậy, có nghĩa vụ báo cáo chi tiết quá trình đó khi thực hiện báo cáo.
Ngoài ra, trường hợp khai báo gian dối khi thực hiện báo cáo về khó khăn trong tiếp nhận cũng tương tự sẽ trở thành lý do dừng tiếp nhận trong 5 năm, có khả năng gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và kế hoạch tuyển dụng của doanh nghiệp.
Trường hợp phía doanh nghiệp không có nguyên nhân hay tính bất hợp pháp
Trong trường hợp phía doanh nghiệp không có lỗi hay vi phạm pháp luật, nếu nộp “Báo cáo về khó khăn trong tiếp nhận” đúng thời hạn trong vòng 14 ngày kể từ ngày mất tích, về cơ bản sẽ không bị áp dụng hình phạt.Tuy nhiên, nếu phần giải thích quá trình ghi trong đơn báo cáo không chính xác hoặc ghi nội dung khác với sự thật, thì có nguy cơ kết quả sẽ được xác định là phía doanh nghiệp có trách nhiệm.
Do đó, việc nắm vững đầy đủ các sự kiện về việc mất tích và điều kiện áp dụng hình phạt như dừng tiếp nhận trước khi lập tài liệu báo cáo là điều quan trọng.
Các doanh nghiệp tuyển dụng lao động nước ngoài theo visa Kỹ năng đặc định được khuyến khích chuẩn bị hệ thống lưu trữ hồ sơ và bằng chứng hàng ngày để có thể chứng minh rằng phía doanh nghiệp không có trách nhiệm ngay cả khi xảy ra việc mất tích.
Nguyên nhân chính của việc mất tích
Về bối cảnh việc lao động nước ngoài theo visa Kỹ năng đặc định rời khỏi nơi làm việc và mất tích, có thể xem xét nhiều yếu tố.Ở đây, chúng tôi sẽ hệ thống hóa các trường hợp điển hình thường thấy nhất trong việc vận hành chế độ, và giải thích chi tiết về đặc điểm cũng như tác động của chúng.
Môi trường lao động khắc nghiệt
Khi điều kiện làm việc được giải thích trước khi tuyển dụng và môi trường nơi làm việc thực tế khác biệt lớn, người lao động có thể nảy sinh sự bất mãn và lo lắng mạnh mẽ.Đặc biệt, các công việc như làm việc ở độ cao hoặc xử lý máy móc hạng nặng và dụng cụ sắc nhọn có tính nguy hiểm và gánh nặng thể chất cao, nếu không có được sự hiểu biết và đồng ý đầy đủ trước đó thì dễ dẫn đến việc nghỉ việc trong thời gian ngắn.
Thêm vào đó, trong môi trường thiếu sự quan tâm đến quản lý an toàn và thời gian lao động, gánh nặng tinh thần và thể chất tích tụ, cuối cùng khả năng lựa chọn rời khỏi nơi làm việc sẽ tăng cao.
Để ngăn chặn tình huống như vậy, việc cung cấp thông tin chính xác ở giai đoạn tuyển dụng và quản lý lao động triệt để đảm bảo an toàn là điều không thể thiếu.
Gánh chịu khoản nợ lớn
Trong trường hợp vay mượn số tiền lớn từ các cơ quan cử đi hoặc đơn vị trung gian ở nước ngoài trước khi xuất cảnh, gánh nặng trả nợ có thể gây áp lực cho cuộc sống và việc tiếp tục lao động.Lao động nước ngoài mang hoàn cảnh như vậy có nguy cơ cao tham gia vào việc làm ngoài tư cách lưu trú hoặc lao động bất hợp pháp để tìm kiếm thu nhập cao hơn, dẫn đến mất tích.
Ngoài ra, khi doanh nghiệp tuyển dụng thông qua đơn vị trung gian thực hiện hợp đồng bất đương hoặc thu phí cao, ngay cả khi bản thân doanh nghiệp không trực tiếp tham gia, về mặt pháp lý vẫn có khả năng được coi là hành vi bất chính nghiêm trọng.
Trong trường hợp này, cũng có nguy cơ bị xử phạt nghiêm khắc như dừng tiếp nhận visa Kỹ năng đặc định trong 5 năm.
Do đó, trước khi tuyển dụng, việc thận trọng xác nhận tính hợp pháp của đơn vị trung gian và điều kiện hợp đồng, đồng thời chuẩn bị hệ thống chỉ giao dịch với các cơ quan cử đi hợp pháp và thích hợp là điều quan trọng.
Đối xử khác với lời giải thích trước đó
Khi điều kiện được đưa ra lúc tuyển dụng và đối xử thực tế khác nhau, sự không tin tưởng và bất mãn của người lao động tích tụ, trở thành động cơ dẫn đến nghỉ việc hoặc mất tích.Đặc biệt, khi lương và thời gian làm việc đã hứa không được giữ, dễ phát triển thành vấn đề nghiêm trọng.
Thêm vào đó, việc ép buộc làm thêm giờ không lương hoặc từ chối cho nghỉ phép có lương có khả năng cao vi phạm các luật như Luật Tiêu chuẩn lao động, có thể trở thành đối tượng của chỉ đạo hành chính hoặc hình phạt hình sự.
Nếu những vi phạm như vậy bị phát hiện, doanh nghiệp không chỉ mất uy tín xã hội mà còn có nguy cơ bị thiệt hại như hạn chế tiếp nhận visa Kỹ năng đặc định.
Do đó, việc thực hiện một cách chân thành các điều kiện đã đưa ra ở giai đoạn hợp đồng và đảm bảo tính minh bạch của môi trường lao động là cực kỳ quan trọng về cả hai mặt phòng ngừa mất tích và tuân thủ pháp luật.
Bị cô lập trong nơi làm việc
Nhiều lao động nước ngoài theo visa Kỹ năng đặc định đến Nhật Bản một mình, xa gia đình, khi mối quan hệ con người trong nơi làm việc và kết nối với cộng đồng địa phương trở nên mỏng manh, có thể dẫn đến mất tích do cảm giác cô đơn.Đặc biệt, khi khả năng tiếng Nhật không đủ làm cho việc trò chuyện hàng ngày và giao tiếp trong công việc trở nên khó khăn, ngoài cảm giác cô đơn còn có thêm gánh nặng tinh thần lớn.
Khi tình trạng cô lập như vậy tiếp tục, stress tinh thần tích tụ, có trường hợp sẽ lựa chọn rời khỏi nơi làm việc và môi trường sống.
Trong trường hợp mất tích rồi về nước luôn, có khả năng trách nhiệm của doanh nghiệp không bị đặt câu hỏi, nhưng nếu được xác định là không thực hiện nghĩa vụ hỗ trợ như cung cấp hỗ trợ sinh hoạt và hệ thống tư vấn được pháp luật quy định, thì có khả năng việc tiếp nhận lao động nước ngoài theo visa Kỹ năng đặc định bị hạn chế trong một thời gian nhất định.
Do đó, doanh nghiệp được yêu cầu có các biện pháp ngăn chặn sự cô lập và chuẩn bị hệ thống hỗ trợ để có thể làm việc an tâm.
Những việc cần làm khi ứng phó với việc mất tích và các biện pháp phòng ngừa trước đó
Khi lao động nước ngoài theo visa Kỹ năng đặc định không xác định được nơi ở hoặc khi có thể thấy các dấu hiệu của việc đó, doanh nghiệp được yêu cầu ứng phó nhanh chóng và thích hợp.Ở đây, chúng tôi sẽ giải thích về trình tự hành động mà doanh nghiệp nên thực hiện khi lao động nước ngoài theo visa Kỹ năng đặc định mất tích và các biện pháp cụ thể để phòng ngừa trước.
Trường hợp đã xảy ra việc mất tích
Khi lao động nước ngoài theo visa Kỹ năng đặc định mất tích, trước tiên để nắm bắt tình hình, cần thử liên lạc qua điện thoại hoặc email với bản thân họ, và tiến hành phỏng vấn các bên liên quan như bạn bè, đồng nghiệp, cơ quan hỗ trợ đăng ký.Trong trường hợp có khả năng xảy ra sự cố hoặc tai nạn, hoặc có nguy cơ lao động bất hợp pháp, mặc dù không phải nghĩa vụ nhưng cũng nên xem xét báo cáo cho cảnh sát.
Báo cáo cho Cơ quan Xuất nhập cảnh được pháp luật quy định là phải nộp “Báo cáo về khó khăn trong tiếp nhận” trong vòng 14 ngày kể từ ngày không xác định được nơi ở.
Điều này tạo ra nghĩa vụ tương tự dù nguyên nhân mất tích đã được xác định hay lý do không rõ, và trừ khi là nghỉ việc theo ý muốn cá nhân thì nhất thiết phải thực hiện thủ tục.
Cuối cùng nếu được xác định là mất tích do trách nhiệm của phía doanh nghiệp, thì có khả năng việc tiếp nhận lao động nước ngoài theo visa Kỹ năng đặc định bị hạn chế trong 1 năm hoặc tối đa 5 năm sau đó.
Trong trường hợp đó, được yêu cầu thực hiện các biện pháp thích hợp như hỗ trợ chuyển việc và hỗ trợ sinh hoạt cần thiết để các lao động nước ngoài khác đang làm việc không bị thiệt hại.
Những việc doanh nghiệp cần làm để tránh hình phạt
Về bối cảnh lao động nước ngoài mất tích, tồn tại nhiều yếu tố đa dạng như môi trường lao động tồi tệ, thiếu sót trong đối xử, sức khỏe kém, ma sát trong mối quan hệ con người.Khi trách nhiệm của phía doanh nghiệp được công nhận, ngoài việc dừng tiếp nhận visa Kỹ năng đặc định trong 1 năm hoặc 5 năm, còn có khả năng bị áp dụng phạt tiền hoặc hình phạt.
Để ngăn chặn tình trạng như vậy, cơ bản là ký kết hợp đồng lao động một cách hợp pháp và dựa trên sự đồng ý của cả lao động và người sử dụng lao động, tuyển dụng với đối xử đúng như điều kiện đã đưa ra.
Hơn nữa, việc thực hiện chắc chắn nghĩa vụ hỗ trợ được quy định trong pháp luật, không thông qua đơn vị trung gian có ác ý, và các nỗ lực ngăn chặn trước quấy rối và phân biệt đối xử trong nơi làm việc cũng không thể thiếu.
Thêm vào đó, để có thể ứng phó nhanh chóng và thích hợp khi xảy ra mất tích, việc xác nhận trước phương thức báo cáo cho Cơ quan Xuất nhập cảnh và mẫu tài liệu cần thiết, đồng thời chia sẻ trong nội bộ công ty là điều quan trọng.
Nhờ đó, ngay cả trong tình huống bất ngờ cũng có thể vừa tuân thủ pháp luật vừa duy trì uy tín của doanh nghiệp.
Tóm tắt
Trong bài viết này, chúng tôi đã giải thích về nghĩa vụ báo cáo của phía doanh nghiệp khi lao động nước ngoài theo visa Kỹ năng đặc định mất tích, nội dung hình phạt khác nhau theo từng nguyên nhân, các yếu tố bối cảnh dễ phát sinh, và các biện pháp cụ thể khi xảy ra và để phòng ngừa.Do đặc tính của chế độ, nếu nguyên nhân là do thiếu sót trong điều kiện tuyển dụng hoặc hệ thống hỗ trợ, doanh nghiệp có khả năng bị hạn chế tiếp nhận dài hạn hoặc hình phạt.
Những người phụ trách doanh nghiệp đang xem xét tuyển dụng lao động nước ngoài, hàng ngày việc tuân thủ điều kiện hợp đồng, cải thiện môi trường nơi làm việc, lựa chọn đơn vị trung gian thích hợp, và thực hiện triệt để nghĩa vụ hỗ trợ là điều không thể thiếu. Thêm vào đó, bằng cách xác nhận trước trình tự báo cáo khi xảy ra mất tích và tài liệu cần thiết, chuẩn bị hệ thống có thể ứng phó nhanh chóng, có thể giảm thiểu rủi ro xuống mức tối thiểu.
Bình luận của người giám sát
Trong những năm gần đây, số lượng thực tập sinh kỹ năng mất tích được các phương tiện truyền thông đưa tin lớn, vấn đề mất tích đã trở thành mối quan tâm của xã hội.Tôi với tư cách là chuyên viên thủ tục hành chính, khi nói chuyện với các người phụ trách doanh nghiệp, cũng có lúc nhận được tư vấn “Nếu tuyển dụng người nước ngoài mà họ mất tích thì sẽ như thế nào”.
Để giải quyết những lo lắng như vậy, việc hiểu đúng về các nỗ lực phòng ngừa để ngăn chặn mất tích trước và nghĩa vụ pháp lý cũng như trách nhiệm mà doanh nghiệp phải gánh chịu là điều không thể thiếu.
Việc tuyển dụng lao động nước ngoài so với tuyển dụng người Nhật đòi hỏi quản lý rủi ro liên quan đến luật xuất nhập cảnh, do đó khi tiếp nhận nhân lực, việc sử dụng chuyên gia am hiểu luật xuất nhập cảnh và tiến hành hoạt động tuyển dụng sau khi chuẩn bị hệ thống thích hợp sẽ diễn ra suôn sẻ.
Thông tin nguồn gốc được tham khảo khi tạo bài viết
Khi tạo bài viết này, thông tin nguồn gốc được tham khảo như sau:Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh｜Báo cáo về khó khăn trong tiếp nhận của cơ quan thuộc visa Kỹ năng đặc định
(URL：https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri07_00190.html)
Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh｜Báo cáo về hợp đồng lao động Kỹ năng đặc định của cơ quan thuộc visa Kỹ năng đặc định
(URL：https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri07_00187.html)
Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh｜Về cải thiện vận hành trong chế độ Kỹ năng đặc định
(URL：https://www.moj.go.jp/isa/10_00225.html)
Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh｜Hướng dẫn vận hành Kỹ năng đặc định
(URL：https://www.moj.go.jp/isa/applications/ssw/nyuukokukanri07_00201.html)
Bài viết này là bản dịch từ phiên bản tiếng Nhật gốc.
