Cách xin và gia hạn Giấy chứng nhận người nộp hồ sơ thay | Đơn đề nghị, giấy tờ cần nộp và phạm vi tổ chức hỗ trợ đăng ký được nộp thay [Cập nhật theo Luật Gyoseishoshi sửa đổi]

Theo nguyên tắc, người nước ngoài phải tự mình đến quầy của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để làm thủ tục lưu trú. Ngoại lệ là nhân viên của công ty hoặc tổ chức được Cục trưởng Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực chấp thuận có thể nộp hồ sơ thay cho người đó (nộp hồ sơ thay, 申請取次). Khi được chấp thuận, họ được cấp “Giấy chứng nhận người nộp hồ sơ thay” (申請等取次者証明書), có hiệu lực 3 năm.

Bài viết này dành cho người phụ trách thủ tục xuất nhập cảnh tại tổ chức hỗ trợ đăng ký, doanh nghiệp tiếp nhận, trường tiếng Nhật, tổ chức quản lý giám sát, v.v. Bài tổng hợp cách xin và gia hạn giấy chứng nhận, cách bắt đầu nộp hồ sơ trực tuyến và phạm vi được nộp thay. Bài cũng giải thích những điểm cần lưu ý khi nộp thay có thu phí, dựa trên Luật Gyoseishoshi sửa đổi có hiệu lực từ ngày 1/1/2026.

Nộp hồ sơ thay là gì?

Nộp hồ sơ thay là việc thay mặt người nước ngoài nộp đơn và tài liệu cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, ví dụ khi xin tư cách lưu trú. Đây là chế độ được quy định trong Quy tắc thi hành Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn.

Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (sau đây gọi là ISA, 出入国在留管理庁) giải thích mục đích của chế độ này là “giảm tình trạng đông đúc tại quầy do số hồ sơ và khai báo tăng, giảm gánh nặng cho người nộp đơn và người khai báo, v.v.”

(Nguồn: Quy tắc thi hành Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn, Điều 19 khoản 3, v.v. (e-Gov), ISA “Chế độ nộp hồ sơ thay”, Tổng quan chế độ nộp hồ sơ thay (tháng 10 năm Reiwa 7))

Nguyên tắc tự mình có mặt

Các thủ tục như gia hạn thời hạn lưu trú, thay đổi tư cách lưu trú, thay đổi thông tin ghi trên thẻ lưu trú, theo nguyên tắc do chính người nước ngoài đến Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực để làm. Đây gọi là “nguyên tắc tự mình có mặt” (本人出頭の原則).

Nộp hồ sơ thay là ngoại lệ của nguyên tắc này. Khi người nộp thay làm thủ tục, theo nguyên tắc người đó được miễn có mặt. Tuy nhiên, người đó có thể bị yêu cầu có mặt, ví dụ khi cơ quan xuất nhập cảnh cần hỏi trực tiếp.

(Nguồn: ISA “Chế độ nộp hồ sơ thay”, Tổng quan chế độ nộp hồ sơ thay (tháng 10 năm Reiwa 7), ISA “Thủ tục chấp thuận người nộp hồ sơ thay”)

Ai có thể nộp hồ sơ thay

Những người sau có thể nộp hồ sơ thay. Thủ tục khác nhau giữa luật sư, luật sư hành chính và những người khác.

Người có thể nộp thay	Thủ tục để trở thành người nộp thay	Người nước ngoài thuộc đối tượng
Nhân viên của cơ quan tiếp nhận, v.v. (doanh nghiệp, trường học và cơ sở giáo dục, tổ chức quản lý giám sát, tổ chức hỗ trợ đăng ký, v.v.)	Được Cục trưởng Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực chấp thuận (Giấy chứng nhận người nộp hồ sơ thay)	Người nước ngoài mà cơ quan đó tiếp nhận (hoặc sắp tiếp nhận), và vợ/chồng, con, v.v. được họ nuôi dưỡng và sống cùng
Nhân viên công ty du lịch	Như trên	Người nước ngoài đã nhờ làm thủ tục du lịch (chỉ đơn xin giấy phép tái nhập cảnh)
Nhân viên pháp nhân công ích	Như trên	Người nước ngoài đã nhờ nộp thay (với đơn xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú là người đại diện của người nước ngoài đó)
Luật sư, luật sư hành chính	Thông báo cho Cục trưởng Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực thông qua đoàn luật sư hoặc hội luật sư hành chính mà mình là thành viên	Người nước ngoài đã nhờ nộp thay (với đơn xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú là người đại diện của người nước ngoài đó)

Với cơ quan được cấp phép làm tổ chức quản lý giám sát, thực tập sinh kỹ năng mà cơ quan đó đang (hoặc sắp) quản lý thực tập cũng thuộc đối tượng. Với cơ quan đã đăng ký làm tổ chức hỗ trợ đăng ký, người lao động kỹ năng đặc định số 1 mà cơ quan đó được ủy thác thực hiện toàn bộ kế hoạch hỗ trợ cũng thuộc đối tượng.

(Nguồn: Tổng quan chế độ nộp hồ sơ thay (tháng 10 năm Reiwa 7), ISA “Dành cho nhân viên của cơ quan tiếp nhận, v.v.”)

Cách xin Giấy chứng nhận người nộp hồ sơ thay (thủ tục chấp thuận mới)

Người không phải luật sư hay luật sư hành chính cần nộp “đề nghị nộp hồ sơ thay” (申請等取次の申出) cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực và được chấp thuận. Khi được chấp thuận, họ được cấp Giấy chứng nhận người nộp hồ sơ thay.

Điều kiện chấp thuận

Cần đáp ứng tất cả các điều kiện sau.

1. Là người đáng tin cậy, chưa từng có hành vi khiến việc chấp thuận làm người nộp thay là không phù hợp, như vi phạm Luật Quản lý xuất nhập cảnh. Cơ quan mà người đó trực thuộc cũng phải là cơ quan đáng tin cậy.
2. Dựa trên lý lịch như đã tham gia các buổi tập huấn về hành chính quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú, người đó được công nhận là có kiến thức về thủ tục nhập cảnh và lưu trú của người nước ngoài.
3. (Với nhân viên công ty du lịch) Công ty mà người đó trực thuộc được phép kinh doanh dịch vụ du lịch nước ngoài.

Điều kiện 1 không ghi giới hạn thời gian như “trong vòng bao nhiêu năm trước”. Xin lưu ý rằng nếu trước đây từng vi phạm Luật Quản lý xuất nhập cảnh, v.v., điều đó có thể ảnh hưởng đến việc chấp thuận sau này.

Với điều kiện 2, nguyên tắc là tham gia buổi tập huấn của một trong các cơ quan có trong danh sách do ISA công bố và nộp giấy chứng nhận đã tham dự.

(Nguồn: ISA “Thủ tục chấp thuận người nộp hồ sơ thay”, ISA “Các buổi tập huấn về hành chính quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú”)

Khi nhân viên phái cử, trợ lý hành chính cũng được coi là “nhân viên”

“Nhân viên” có thể được chấp thuận không chỉ giới hạn ở nhân viên chính thức. Nhân viên phái cử, trợ lý hành chính, v.v. được coi là “nhân viên” nếu đáp ứng cả 3 điều sau.

• Thường xuyên làm việc tại cơ quan có tuyển dụng người nước ngoài
• Tuân theo sự chỉ đạo, mệnh lệnh của cơ quan đó
• Làm công việc tương tự nhân viên chính thức của cơ quan đó và được công nhận là hiểu rõ công việc của cơ quan

(Nguồn: ISA “Thủ tục chấp thuận người nộp hồ sơ thay”)

Giấy tờ cần nộp (nhân viên của cơ quan tiếp nhận, v.v.)

Giấy tờ cần nộp khi đề nghị như sau. Có thể tải mẫu từ trang web của ISA.

	Giấy tờ	Lưu ý
A	Danh sách và bảng kiểm tra giấy tờ nộp kèm đề nghị nộp hồ sơ thay (dùng cho thủ tục mới) (mẫu tham khảo)	Dùng để kiểm tra khi chuẩn bị giấy tờ
B	Đơn đề nghị nộp hồ sơ thay (Mẫu số 1 kèm theo)	Có ví dụ cách ghi trên trang web của ISA
C	2 ảnh (3.0cm×2.4cm) của người xin chấp thuận	Chụp trong vòng 6 tháng trước ngày nộp, không đội mũ, nhìn thẳng, không có phông nền
D	Sơ yếu lý lịch của người xin chấp thuận	Nếu là người nước ngoài, nộp kèm bản sao thẻ lưu trú
E	Giấy chứng nhận đang làm việc của người xin chấp thuận	Không cần nếu là người đại diện công ty và có thể xác nhận bằng giấy chứng nhận đăng ký
F	Tài liệu chứng minh có kiến thức về thủ tục nhập cảnh và lưu trú của người nước ngoài	Giấy chứng nhận tham dự (hoàn thành) buổi tập huấn, theo nguyên tắc trong vòng 3 năm kể từ ngày cấp
G	Pháp nhân: giấy chứng nhận đăng ký (nếu không nộp được thì tài liệu giới thiệu công ty, v.v.); cá nhân: bản sao phiếu cư trú
H	Bản sao giấy tờ tùy thân	Nộp cả khi đề nghị tại quầy
I	Phong bì gửi lại (có dán tem gửi bảo đảm đơn giản) hoặc Letter Pack Plus	Khi muốn nhận kết quả qua bưu điện

Trên đơn đề nghị nộp hồ sơ thay (dòng B trong bảng; Mẫu số 1 kèm theo, dành cho nhân viên của cơ quan tiếp nhận, v.v.), hãy điền vào các ô được đánh dấu trong hình: A người đề nghị và địa chỉ; B thông tin khái quát về cơ quan (tên, địa chỉ (số điện thoại), họ tên người đại diện, nội dung hoạt động kinh doanh); C họ tên, quốc tịch/khu vực, ngày tháng năm sinh, giới tính và chức danh của nhân viên xin chấp thuận; D số người nước ngoài thuộc cơ quan theo từng tư cách lưu trú. Ô E (giấy tờ đính kèm) liệt kê các giấy tờ tương ứng với các dòng C đến I trong bảng trên (ảnh, sơ yếu lý lịch và giấy chứng nhận đang làm việc, tài liệu chứng minh kiến thức, giấy chứng nhận đăng ký, giấy tờ tùy thân, phong bì gửi lại).

Trường hợp không cần tập huấn: Nếu trong cơ quan đã có người nộp thay và người đó đã nộp thay không có vấn đề gì, khi cơ quan nộp văn bản (bản giải trình) cho biết người mới đã được người nộp thay đó giải thích, hướng dẫn, v.v., thì người mới được coi là có kiến thức cần thiết.

(Nguồn: ISA “Dành cho nhân viên của cơ quan tiếp nhận, v.v.”, Đơn đề nghị nộp hồ sơ thay (Mẫu số 1 kèm theo))

Nơi nộp

Nộp đề nghị tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực hoặc văn phòng chi nhánh có thẩm quyền đối với nơi đặt trụ sở của cơ quan tiếp nhận. Có thể nộp tại quầy hoặc qua bưu điện. Nếu mang đề nghị của những người khác trong cùng cơ quan đến nộp chung, cần kèm giấy tờ tùy thân của những người xin chấp thuận.

(Nguồn: ISA “Thủ tục chấp thuận người nộp hồ sơ thay”)

Thời hạn hiệu lực và nơi sử dụng giấy chứng nhận

Giấy chứng nhận người nộp hồ sơ thay có hiệu lực 3 năm. Nếu người nộp thay là người nước ngoài có tư cách lưu trú, hiệu lực kéo dài đến khi hết thời hạn lưu trú của người đó hoặc 3 năm sau, tùy ngày nào đến trước.

Giấy chứng nhận có hiệu lực tại tất cả các Cục khu vực và văn phòng chi nhánh trên toàn quốc, không chỉ trong phạm vi thẩm quyền của Cục đã cấp. Hồ sơ được nộp tại Cục hoặc văn phòng chi nhánh có thẩm quyền đối với nơi cư trú của người nước ngoài hoặc nơi làm việc của nhân viên thuộc cơ quan tiếp nhận người nước ngoài đó.

(Nguồn: ISA “Thủ tục chấp thuận người nộp hồ sơ thay”, ISA “Dành cho nhân viên của cơ quan tiếp nhận, v.v.”)

Gia hạn, cấp lại giấy chứng nhận và khi người phụ trách nghỉ việc

Gia hạn từ 2 tháng trước ngày hết hạn

Đề nghị gia hạn được tiếp nhận từ 2 tháng trước ngày hết hạn, tại quầy hoặc qua bưu điện. Nếu giấy chứng nhận đã hết hạn, không thể gia hạn mà phải làm lại thủ tục chấp thuận mới.

Giấy tờ nộp khi gia hạn như sau.

1. Danh sách và bảng kiểm tra giấy tờ nộp kèm đề nghị nộp hồ sơ thay (dùng cho thủ tục gia hạn) (mẫu tham khảo)
2. Đơn đề nghị nộp hồ sơ thay (với nhân viên của cơ quan tiếp nhận, v.v. là Mẫu số 1 kèm theo)
3. 2 ảnh (3.0cm×2.4cm) (chụp trong vòng 6 tháng trước ngày nộp)
4. Bản sao Giấy chứng nhận người nộp hồ sơ thay hiện tại
5. Bản sao thẻ nhân viên, v.v. chứng minh là nhân viên, hoặc giấy chứng nhận đang làm việc (người nước ngoài nộp kèm bản sao thẻ lưu trú)
6. Bản sao giấy tờ tùy thân
7. Phong bì gửi lại hoặc Letter Pack Plus (khi muốn nhận qua bưu điện)

Khi gia hạn, giấy chứng nhận tham dự tập huấn không nằm trong danh sách giấy tờ. Nên lập danh sách ngày hết hạn trong cơ quan và bắt đầu chuẩn bị trước 2 tháng để yên tâm.

(Nguồn: ISA “Về thủ tục gia hạn”)

Khi làm mất giấy chứng nhận hoặc thay đổi họ tên

Khi làm mất, làm hỏng giấy chứng nhận hoặc khi họ tên, v.v. thay đổi, hãy đề nghị cấp lại bằng Mẫu số 18 kèm theo, cùng 2 ảnh và giấy tờ kèm theo. Nếu giấy chứng nhận bị hỏng, phải trả lại giấy đó.

(Nguồn: ISA “Thủ tục chấp thuận người nộp hồ sơ thay”)

Khi người nộp thay nghỉ việc

Khi người nộp thay nghỉ việc ở cơ quan trực thuộc, việc chấp thuận dừng lại vào ngày nghỉ việc. Cơ quan nộp “Báo cáo nghỉ việc của người nộp hồ sơ thay” (Mẫu số 7 kèm theo) cho Cục đã chấp thuận và trả lại giấy chứng nhận.

Nếu muốn làm người nộp thay ở nơi làm việc mới, người đó phải đề nghị chấp thuận lại từ đầu tại nơi làm việc mới.

(Nguồn: ISA “Trường hợp người được chấp thuận nộp hồ sơ thay nghỉ việc ở cơ quan trực thuộc”)

Phạm vi được nộp thay

Nhân viên của cơ quan tiếp nhận, v.v. có thể nộp thay các thủ tục sau. Chỉ áp dụng cho thủ tục của những người thuộc cột “Người nước ngoài thuộc đối tượng” trong bảng trên.

• Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (chỉ nhân viên của tổ chức hỗ trợ đăng ký; xem ghi chú bên dưới)
• Đơn xin phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú (trừ thực tập sinh kỹ năng)
• Khai báo thay đổi thông tin trên thẻ lưu trú ngoài nơi cư trú
• Đơn xin gia hạn hiệu lực thẻ lưu trú
• Đơn xin cấp lại thẻ lưu trú do mất, v.v.
• Đơn xin cấp lại thẻ lưu trú do hư hỏng, v.v.
• Đơn xin cấp lại thẻ lưu trú theo nguyện vọng đổi thẻ
• Đơn xin cấp lại thẻ lưu trú theo lệnh yêu cầu xin cấp lại
• Đơn xin phép thay đổi tư cách lưu trú
• Đơn xin phép gia hạn thời hạn lưu trú
• Đơn xin giấy phép vĩnh trú thông qua thay đổi tư cách lưu trú
• Đơn xin phép nhận tư cách lưu trú
• Đơn xin giấy phép vĩnh trú thông qua nhận tư cách lưu trú
• Đơn xin giấy phép tái nhập cảnh
• Đơn xin cấp giấy chứng nhận tư cách làm việc
• Đề nghị thay đổi nội dung hồ sơ
• Nhận thẻ lưu trú

Về đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú: Nhân viên của cơ quan tiếp nhận, v.v. ngoài tổ chức hỗ trợ đăng ký có thể nộp với tư cách “người đại diện” (代理人) chứ không phải người nộp thay, nên đơn này không thuộc phạm vi nộp thay của họ.

Tổng hợp theo loại cơ quan như sau.

Cơ quan	Đối tượng được nộp thay	Điểm chính cần lưu ý
Doanh nghiệp tuyển dụng người nước ngoài	Người nước ngoài đang tuyển dụng (hoặc sắp tuyển dụng) và gia đình được họ nuôi dưỡng, sống cùng	Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú được nộp với tư cách “người đại diện”
Tổ chức hỗ trợ đăng ký	Ngoài người nước ngoài do chính tổ chức tuyển dụng, v.v., còn có người lao động kỹ năng đặc định số 1 mà tổ chức được ủy thác thực hiện toàn bộ kế hoạch hỗ trợ	Chỉ cần có hợp đồng ủy thác, dù chưa bắt đầu hỗ trợ cũng được. Cũng được nộp thay đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú
Cơ sở giáo dục (đại học, trường chuyên môn, trường tiếng Nhật, v.v.)	Du học sinh, v.v. mà cơ sở đang tiếp nhận (hoặc sắp tiếp nhận)	Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú được nộp với tư cách “người đại diện”
Tổ chức quản lý giám sát	Ngoài người nước ngoài do chính tổ chức tiếp nhận, v.v., còn có thực tập sinh kỹ năng mà tổ chức đang (hoặc sắp) quản lý thực tập	Thực tập sinh kỹ năng không được phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú, nên đơn xin phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú không thuộc đối tượng
Công ty du lịch	Người nước ngoài đã nhờ làm thủ tục du lịch	Chỉ đơn xin giấy phép tái nhập cảnh
Nhân viên pháp nhân công ích, luật sư, luật sư hành chính	Người nước ngoài đã nhờ nộp thay (với đơn xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú là người đại diện của người nước ngoài đó)	Đối tượng không bị giới hạn bởi quan hệ với cơ quan trực thuộc

(Nguồn: ISA “Dành cho nhân viên của cơ quan tiếp nhận, v.v.”, Tổng quan chế độ nộp hồ sơ thay (tháng 10 năm Reiwa 7))

Cách sử dụng nộp hồ sơ trực tuyến (đăng ký người dùng và đề nghị sử dụng)

Với Hệ thống nộp hồ sơ lưu trú trực tuyến (在留申請オンラインシステム), có thể nộp hồ sơ mà không cần đến quầy. Để nhân viên của cơ quan tiếp nhận, pháp nhân công ích và tổ chức hỗ trợ đăng ký sử dụng, cần nộp “đề nghị sử dụng” (利用申出) trước và được chấp thuận.

Điều kiện người được sử dụng

Người sử dụng	Điều kiện
Nhân viên của cơ quan tiếp nhận	Đã được chấp thuận làm người nộp hồ sơ thay, hoặc đáp ứng các điều kiện để được chấp thuận
Nhân viên của tổ chức hỗ trợ đăng ký	Đã được chấp thuận làm người nộp hồ sơ thay. Đã được cơ quan tiếp nhận của người nộp đơn nhờ làm thay việc nộp hồ sơ trực tuyến. Chỉ khi được ủy thác thực hiện toàn bộ kế hoạch hỗ trợ
Nhân viên của pháp nhân công ích	Đã được chấp thuận làm người nộp hồ sơ thay. Đã được cơ quan tiếp nhận của người nộp đơn nhờ làm thay việc nộp hồ sơ trực tuyến

Nhân viên của tổ chức hỗ trợ đăng ký không thể sử dụng nộp hồ sơ trực tuyến nếu không có Giấy chứng nhận người nộp hồ sơ thay. Tổ chức hỗ trợ đăng ký muốn bắt đầu nộp hồ sơ trực tuyến cần bắt đầu từ việc xin giấy chứng nhận.

(Nguồn: ISA “Dành cho nhân viên của cơ quan tiếp nhận, pháp nhân công ích, tổ chức hỗ trợ đăng ký”)

Các bước thực hiện

1. Đăng ký người dùng: Đăng ký địa chỉ email trên hệ thống, chọn loại người dùng “nhân viên của cơ quan tiếp nhận, v.v.” và nhận ID người dùng. Chỉ có thể vào màn hình đăng ký trong vòng 24 giờ sau khi nhận được email.
2. Đề nghị sử dụng: Đề nghị qua mạng, bưu điện hoặc tại quầy và được chấp thuận. Người đầu tiên của cơ quan tiếp nhận, pháp nhân công ích hoặc tổ chức hỗ trợ đăng ký làm “đề nghị sử dụng mới”, từ người thứ hai trở đi trong cùng cơ quan làm “đề nghị sử dụng bổ sung”.
3. Nộp hồ sơ lưu trú: Sau khi được chấp thuận, nộp hồ sơ qua hệ thống. Không thể nộp trực tuyến vào ngày cuối cùng của thời hạn lưu trú (ngày hết hạn lưu trú).

Giấy tờ chính khi đề nghị sử dụng gồm: bảng kiểm tra giấy tờ cần thiết, đơn đề nghị sử dụng (không cần nếu đề nghị qua mạng), bản sao giấy tờ tùy thân, bản sao Giấy chứng nhận người nộp hồ sơ thay (nhân viên của cơ quan tiếp nhận có thể nộp bản sao giấy chứng nhận hoàn thành tập huấn, v.v.), giấy chứng nhận đang làm việc và bản cam kết.

(Nguồn: ISA “Dành cho nhân viên của cơ quan tiếp nhận, pháp nhân công ích, tổ chức hỗ trợ đăng ký”)

Điều nhân viên tổ chức hỗ trợ đăng ký cần lưu ý

• Nộp bản cam kết cho từng cơ quan tiếp nhận (theo đơn vị pháp nhân). Nếu được nhiều cơ quan tiếp nhận nhờ, có thể đính kèm “danh sách cơ quan tiếp nhận người nước ngoài” và nộp chung.
• Nếu sau khi được chấp thuận lại được một cơ quan tiếp nhận mới nhờ, hãy nộp bản cam kết, v.v. của cơ quan đó cho Cục khu vực.
• Từ ngày 5/1/2026, khi báo cáo định kỳ và khi được cơ quan mới nhờ, cần nộp thêm “bảng danh sách cơ quan cam kết theo từng người dùng” (Mẫu số 2 (3) kèm theo).
• Để tiếp tục sử dụng sau ngày hết hạn, cần báo cáo định kỳ.

(Nguồn: ISA “Dành cho nhân viên của cơ quan tiếp nhận, pháp nhân công ích, tổ chức hỗ trợ đăng ký”, ISA “Về giấy tờ nộp từ ngày 5/1/2026 (dành cho nhân viên pháp nhân công ích hoặc tổ chức hỗ trợ đăng ký)”)

Nộp hồ sơ trực tuyến và lưu ý về Luật Gyoseishoshi

ISA đưa ra lưu ý sau (bản dịch của chúng tôi).

Nếu người không phải luật sư hay luật sư hành chính, với tư cách kinh doanh, tự nhập thông tin hồ sơ vào Hệ thống nộp hồ sơ lưu trú trực tuyến, chẳng hạn sau khi nhận phí từ người nộp đơn hoặc người đại diện theo pháp luật của họ, thì có thể vi phạm Luật Luật sư hoặc Luật Gyoseishoshi.

Người sử dụng không phải luật sư hay luật sư hành chính được yêu cầu hết sức lưu ý để không vi phạm pháp luật, chẳng hạn cùng nhập nội dung hồ sơ với người nộp đơn hoặc nhân viên của cơ quan tiếp nhận.

(Nguồn: ISA “Lưu ý khi sử dụng Hệ thống nộp hồ sơ lưu trú trực tuyến (cảnh báo)”)

Khác nhau giữa nộp hồ sơ thay và nộp hồ sơ với tư cách người đại diện

Nộp hồ sơ thay là việc nộp giấy tờ theo yêu cầu của người đó hoặc người đại diện. Chủ thể của hồ sơ luôn là chính người nước ngoài hoặc người đại diện.

ISA giải thích rằng việc nộp thay “cho phép thực hiện hành vi thực tế như nộp đơn và tài liệu”, và người nộp thay không thể ký tên với tư cách người nộp đơn, người khai báo hoặc trực tiếp sửa nội dung đã ghi.

Mặt khác, văn phòng chúng tôi hiểu nộp hồ sơ với tư cách người đại diện là việc người đại diện thay mặt người đó quyết định nội dung hồ sơ, soạn hoặc sửa giấy tờ, hoặc rút hồ sơ. Đó là sự thể hiện ý chí của chính người đại diện, và hiệu lực phát sinh đối với người đó. Theo pháp luật về xuất nhập cảnh, nhiều thủ tục quy định ai có thể làm người đại diện. Ví dụ, người đại diện cho đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú được quy định theo từng tư cách lưu trú trong Bảng phụ lục số 4 của Quy tắc thi hành (với kỹ năng đặc định là “nhân viên của cơ quan tại Nhật đã ký hợp đồng lao động kỹ năng đặc định với người đó”, với thực tập kỹ năng loại quản lý qua tổ chức là “nhân viên của tổ chức quản lý giám sát”, v.v.).

(Nguồn: ISA “Thủ tục chấp thuận người nộp hồ sơ thay”, Quy tắc thi hành Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn, Điều 6-2 và Bảng phụ lục số 4 (e-Gov))

Hành vi thực tế là gì?

Hành vi thực tế là hành vi không kèm theo sự thể hiện ý chí của chính mình. Ví dụ, nếu chỉ nộp tại quầy giấy tờ do người đó hoặc người đại diện soạn, ý chí của người nộp thay không nằm trong nội dung hồ sơ. Dù vậy, hồ sơ vẫn có hiệu lực được tiếp nhận.

Ví dụ về hành vi thực tế trong thủ tục xuất nhập cảnh:

• Nộp đơn, giấy khai báo và tài liệu
• Xuất trình hộ chiếu hoặc thẻ lưu trú tại quầy
• Nhận thẻ lưu trú

Theo nguyên tắc tự mình có mặt, những việc này vốn phải do chính người đó làm. Người nộp thay đã được chấp thuận, v.v. có thể làm thay như một ngoại lệ.

(Nguồn: Quy tắc thi hành Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn, Điều 19 khoản 3, v.v. (e-Gov))

Hành vi vượt quá phạm vi nộp thay: việc có thể và không thể làm theo từng loại cơ quan

Chỉ với quyền hạn của người nộp thay, chỉ có thể làm các hành vi thực tế như nộp giấy tờ. Với “đề nghị thay đổi nội dung hồ sơ”, người nộp thay có thể nộp đơn đề nghị có nội dung do người đó, v.v. quyết định, nhưng không thể tự mình quyết định thay đổi nội dung hồ sơ. Tuy nhiên, nếu người nộp thay là nhân viên của cơ quan tiếp nhận, có những việc có thể làm với tư cách nhân viên của cơ quan đó.

Các bảng sau là tổng hợp của văn phòng chúng tôi theo từng loại cơ quan, dựa trên giải thích của ISA (nộp thay là hành vi thực tế; không thể ký tên hoặc trực tiếp sửa nội dung đã ghi) và quy định về người đại diện trong Quy tắc thi hành.

Nhân viên doanh nghiệp tuyển dụng người nước ngoài

Tư cách	Việc có thể và không thể làm
Có thể làm với tư cách người nộp thay	Nộp giấy tờ hồ sơ / xuất trình hộ chiếu, thẻ lưu trú tại quầy / nhận thẻ lưu trú
Có thể làm với tư cách nhân viên cơ quan tiếp nhận	Là người soạn, thêm bớt, sửa giấy tờ hồ sơ do cơ quan tiếp nhận soạn / soạn giấy chứng nhận do cơ quan tiếp nhận cấp
Không thể làm với tư cách nào	Là người soạn, thêm bớt, sửa giấy tờ hồ sơ do người nộp đơn soạn / thể hiện ý chí rút hồ sơ / tự mình quyết định đề nghị thay đổi nội dung hồ sơ (với đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú thì có thể làm tất cả với tư cách người đại diện)
Có thể làm bất kể tư cách	Hỗ trợ soạn giấy tờ / hỗ trợ thu thập tài liệu / kiểm tra tài liệu / dịch tài liệu / tư vấn về nội dung hồ sơ

Nhân viên tổ chức hỗ trợ đăng ký

Với đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú, người có thể làm người đại diện cho kỹ năng đặc định là nhân viên của cơ quan đã ký hợp đồng lao động kỹ năng đặc định với người đó. Vì vậy, có thể hiểu rằng tổ chức hỗ trợ đăng ký không thể tham gia với tư cách người đại diện, trừ khi tự mình tuyển dụng người lao động kỹ năng đặc định số 1.

Tư cách	Việc có thể và không thể làm
Có thể làm với tư cách người nộp thay	Nộp giấy tờ hồ sơ / xuất trình hộ chiếu, thẻ lưu trú tại quầy / nhận thẻ lưu trú
Có thể làm với tư cách nhân viên tổ chức hỗ trợ đăng ký	Không có gì đặc biệt liên quan đến hồ sơ
Không thể làm với tư cách nào	Là người soạn, thêm bớt, sửa giấy tờ hồ sơ do người nộp đơn hoặc cơ quan tiếp nhận soạn / soạn giấy chứng nhận do cơ quan tiếp nhận cấp / thể hiện ý chí rút hồ sơ / tự mình quyết định đề nghị thay đổi nội dung hồ sơ
Có thể làm bất kể tư cách	Hỗ trợ soạn giấy tờ / hỗ trợ thu thập tài liệu / kiểm tra tài liệu / dịch tài liệu / tư vấn về nội dung hồ sơ

Nhân viên cơ sở giáo dục (đại học, trường chuyên môn, trường tiếng Nhật, v.v.)

Tư cách	Việc có thể và không thể làm
Có thể làm với tư cách người nộp thay	Nộp giấy tờ hồ sơ / xuất trình hộ chiếu, thẻ lưu trú tại quầy / nhận thẻ lưu trú
Có thể làm với tư cách nhân viên cơ sở giáo dục	Là người soạn, thêm bớt, sửa giấy tờ hồ sơ do cơ quan tiếp nhận soạn / soạn giấy chứng nhận do cơ sở giáo dục cấp
Không thể làm với tư cách nào	Là người soạn, thêm bớt, sửa giấy tờ hồ sơ do người nộp đơn soạn / thể hiện ý chí rút hồ sơ / tự mình quyết định đề nghị thay đổi nội dung hồ sơ (với đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú thì có thể làm tất cả với tư cách người đại diện)
Có thể làm bất kể tư cách	Hỗ trợ soạn giấy tờ / hỗ trợ thu thập tài liệu / kiểm tra tài liệu / dịch tài liệu / tư vấn về nội dung hồ sơ

Nhân viên tổ chức quản lý giám sát

Tư cách	Việc có thể và không thể làm
Có thể làm với tư cách người nộp thay	Nộp giấy tờ hồ sơ / xuất trình hộ chiếu, thẻ lưu trú tại quầy / nhận thẻ lưu trú
Có thể làm với tư cách nhân viên tổ chức quản lý giám sát	Là người soạn, thêm bớt, sửa giấy tờ hồ sơ do cơ quan tiếp nhận soạn / soạn giấy chứng nhận do tổ chức quản lý giám sát cấp / hướng dẫn lập, thay đổi kế hoạch thực tập kỹ năng, v.v.
Không thể làm với tư cách nào	Là người soạn, thêm bớt, sửa giấy tờ hồ sơ do người nộp đơn soạn / thể hiện ý chí rút hồ sơ / tự mình quyết định đề nghị thay đổi nội dung hồ sơ (với đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú cho thực tập kỹ năng loại quản lý qua tổ chức thì có thể làm tất cả với tư cách người đại diện)
Có thể làm bất kể tư cách	Hỗ trợ soạn giấy tờ / hỗ trợ thu thập tài liệu / kiểm tra tài liệu / dịch tài liệu / tư vấn về nội dung hồ sơ

Lưu ý khi nộp hồ sơ thay có thu phí (Luật Gyoseishoshi sửa đổi)

Bản thân việc nộp thay là hành vi thực tế

Nộp hồ sơ thay là hành vi thực tế như nộp giấy tờ. Đây không phải là hành vi đại diện theo Luật Quản lý xuất nhập cảnh, cũng không phải hành vi bị các luật khác ngoài Luật Quản lý xuất nhập cảnh, như Luật Gyoseishoshi, điều chỉnh. Vì vậy, có thể cho rằng việc thực hiện bản thân việc nộp thay có thu phí, như một hoạt động kinh doanh, là không có vấn đề.

Tuy nhiên, việc xin tư cách lưu trú cũng bao gồm hành vi “soạn giấy tờ nộp cho cơ quan nhà nước”. Nếu làm việc này như một hoạt động kinh doanh để nhận thù lao, có thể vi phạm Luật Gyoseishoshi. ISA cũng lưu ý rằng việc người không phải luật sư hay luật sư hành chính soạn đơn và giấy tờ nộp cho cơ quan nhà nước như một hoạt động kinh doanh để nhận thù lao có thể vi phạm Luật Gyoseishoshi. Khi nộp thay có thu phí, điều quan trọng là không vượt quá phạm vi nộp thay.

(Nguồn: ISA “Thủ tục chấp thuận người nộp hồ sơ thay”)

Ví dụ pháp nhân công ích nộp thay có thu phí

Hiệp hội Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản (入管協会), một pháp nhân tài đoàn công ích, giới thiệu dịch vụ có thu phí kiểm tra trước giấy tờ hồ sơ và nộp thay. Dịch vụ được giới thiệu là “kiểm tra” và “nộp thay”, không bao gồm việc soạn giấy tờ. Tổ chức Hợp tác Nguồn nhân lực Quốc tế Nhật Bản (JITCO), cũng là một pháp nhân tài đoàn công ích, cung cấp dịch vụ có thu phí kiểm tra và nộp thay giấy tờ hồ sơ cho thực tập kỹ năng, kỹ năng đặc định, v.v., và ghi rõ là không soạn giấy tờ.

Điều này có thể cho thấy các pháp nhân công ích đã đánh giá rằng nếu chỉ “kiểm tra” và “nộp thay” thì dù có thu phí cũng không vi phạm Luật Gyoseishoshi. Khi nhân viên tổ chức hỗ trợ đăng ký tham gia vào hồ sơ của người lao động kỹ năng đặc định số 1 mà tổ chức được ủy thác hỗ trợ, cũng có thể hiểu rằng việc thực hiện “kiểm tra giấy tờ hồ sơ” và “nộp hồ sơ thay” có thu phí không vi phạm Luật Gyoseishoshi.

Tuy nhiên, cần thận trọng nếu cũng soạn giấy tờ. Nếu không thể tách rõ “soạn” với “kiểm tra, nộp thay” và không thể giải thích một cách khách quan rằng việc soạn là miễn phí, thì có khả năng vi phạm Luật Gyoseishoshi.

(Nguồn: Hiệp hội Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản “Kiểm tra trước (nộp hồ sơ thay)”, JITCO “Dịch vụ hỗ trợ của JITCO”)

Sửa đổi có hiệu lực từ 1/1/2026: “bất kể dưới danh nghĩa nào”

Luật Gyoseishoshi sửa đổi đã có hiệu lực từ ngày 1/1/2026. Thay đổi liên quan nhiều nhất đến lĩnh vực xuất nhập cảnh là sửa đổi Điều 19, quy định những việc người không phải luật sư hành chính không được làm.

	Điều 19 khoản 1 (phần chính) (bản dịch của chúng tôi)
Trước khi sửa đổi	Người không phải luật sư hành chính hoặc pháp nhân luật sư hành chính không được thực hiện công việc quy định tại Điều 1-2 như một hoạt động kinh doanh.
Sau khi sửa đổi (từ 1/1/2026)	Người không phải luật sư hành chính hoặc pháp nhân luật sư hành chính không được, theo yêu cầu của người khác và nhận thù lao bất kể dưới danh nghĩa nào, thực hiện công việc quy định tại Điều 1-3 như một hoạt động kinh doanh.

“Công việc quy định tại Điều 1-3” là việc soạn giấy tờ nộp cho cơ quan nhà nước (bao gồm hồ sơ điện tử), v.v. theo yêu cầu của người khác và nhận thù lao. Ngoài ra, Điều 19 có phần điều khoản ngoại lệ (như trường hợp luật khác có quy định riêng), không thay đổi trước và sau khi sửa đổi.

Với lần sửa đổi này, việc soạn giấy tờ để nhận thù lao bất kể dưới danh nghĩa nào đã được ghi rõ là bị cấm. Ví dụ, nếu tổ chức quản lý giám sát nhận “hội phí”, “phí quản lý”, hoặc tổ chức hỗ trợ đăng ký nhận “phí ủy thác hỗ trợ”, trong khi soạn giấy tờ hồ sơ như một “dịch vụ miễn phí”, thì có thể bị đánh giá là trên thực tế đã soạn giấy tờ để nhận thù lao.

(Nguồn: e-Gov “Luật Gyoseishoshi”)

Cách tiến hành sau khi sửa đổi

Sau khi sửa đổi, có thể cho rằng việc tiến hành theo một trong các cách sau càng trở nên cần thiết.

1. Người nước ngoài hoặc doanh nghiệp tiếp nhận tự soạn giấy tờ và nộp hồ sơ
2. Người nước ngoài hoặc doanh nghiệp tiếp nhận soạn giấy tờ, người nộp thay kiểm tra và nộp thay
3. Luật sư hoặc luật sư hành chính soạn giấy tờ và cũng nộp thay
4. Luật sư hoặc luật sư hành chính soạn giấy tờ, người nộp thay nộp thay

Trong đó, người nộp thay nộp hồ sơ ở cách 2 và 4, và trong cả hai trường hợp có thể cho rằng việc nộp thay có thu phí là không có vấn đề. Ngoài ra, có thể cho rằng việc người nộp thay góp ý cách ghi khi người đó hoặc doanh nghiệp tiếp nhận soạn giấy tờ cũng không có vấn đề.

Một hoạt động cụ thể có vi phạm Luật Gyoseishoshi hay không phụ thuộc vào hình thức hợp đồng và cách phân chia công việc thực tế. Nếu phân vân, hãy tham khảo ý kiến chuyên gia như luật sư hành chính.

Lựa chọn hợp tác với luật sư hành chính

Để tổ chức quản lý giám sát và tổ chức hỗ trợ đăng ký giảm gánh nặng hồ sơ xuất nhập cảnh, hợp tác với luật sư hành chính cũng là một lựa chọn. Luật sư hành chính có thể nhận không chỉ toàn bộ hồ sơ mà cả riêng phần “soạn giấy tờ”. Nếu luật sư hành chính phụ trách soạn giấy tờ, còn người nộp thay phụ trách nộp thay và thu thập tài liệu, có thể cho rằng việc thu phí cho công việc hồ sơ vẫn tuân thủ pháp luật.

Văn phòng luật sư hành chính Kisaragi hỗ trợ gặp mặt trực tuyến và nộp hồ sơ trực tuyến, nên có thể nhận yêu cầu từ mọi nơi trên toàn quốc. Chúng tôi cũng báo giá riêng cho nhiều hồ sơ và giao dịch thường xuyên.

Câu hỏi thường gặp

Q1. Mất bao lâu để được cấp Giấy chứng nhận người nộp hồ sơ thay?

Trang web của ISA không nêu thời gian đến khi được chấp thuận. Nếu muốn biết thời gian ước tính, hãy hỏi Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực nơi nộp. Nếu muốn bắt đầu nộp hồ sơ trực tuyến, sau khi giấy chứng nhận được chấp thuận còn cần được chấp thuận đề nghị sử dụng, vì vậy hãy chuẩn bị sớm.

Q2. Có thể tham gia tập huấn ở đâu?

ISA công bố “danh sách cơ quan tổ chức tập huấn”. Ngoài danh sách, cũng có cơ quan tổ chức tập huấn dành cho nhân viên cơ sở giáo dục. Để biết chi tiết, hãy hỏi Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực gần nhất.

(Nguồn: ISA “Các buổi tập huấn về hành chính quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú”)

Q3. Giấy chứng nhận của tôi đã hết hạn.

Không thể gia hạn. Phải làm lại thủ tục chấp thuận mới. Đề nghị gia hạn có thể nộp từ 2 tháng trước ngày hết hạn, vì vậy hãy quản lý thời hạn.

Q4. Tổ chức hỗ trợ đăng ký có thể nộp thay cho người nước ngoài của công ty không ủy thác hỗ trợ không?

Không. Ngoài người nước ngoài do chính tổ chức tiếp nhận, v.v., nhân viên tổ chức hỗ trợ đăng ký chỉ có thể nộp thay cho người lao động kỹ năng đặc định số 1 mà tổ chức được ủy thác thực hiện toàn bộ kế hoạch hỗ trợ.

Q5. Nếu người nộp thay chuyển việc, có thể dùng giấy chứng nhận ở công ty mới không?

Không. Việc chấp thuận dừng lại vào ngày nghỉ việc. Công ty cũ nộp báo cáo nghỉ việc và trả lại giấy chứng nhận, còn người đó làm lại đề nghị chấp thuận tại công ty mới.

Tóm tắt

• Nộp hồ sơ thay là hành vi thực tế như nộp giấy tờ thay cho người đó, do nhân viên đã được chấp thuận, v.v. thực hiện.
• Giấy chứng nhận được cấp sau khi nộp đơn đề nghị nộp hồ sơ thay, v.v. cho Cục khu vực. Hiệu lực 3 năm, gia hạn từ 2 tháng trước ngày hết hạn. Nếu hết hạn thì phải làm lại từ đầu.
• Để tổ chức hỗ trợ đăng ký sử dụng nộp hồ sơ trực tuyến, cần có giấy chứng nhận, sau đó đăng ký người dùng và đề nghị sử dụng.
• Với Luật Gyoseishoshi sửa đổi có hiệu lực từ 1/1/2026, việc soạn giấy tờ để nhận thù lao bất kể dưới danh nghĩa nào đã được ghi rõ là bị cấm. Việc tách biệt nộp thay và soạn giấy tờ quan trọng hơn bao giờ hết.

Thông tin nguồn chính được tham khảo khi tạo bài viết

• ISA “Chế độ nộp hồ sơ thay”
• ISA “Tổng quan chế độ nộp hồ sơ thay (tháng 10 năm Reiwa 7)”
• ISA “Thủ tục chấp thuận người nộp hồ sơ thay”
• ISA “Dành cho nhân viên của cơ quan tiếp nhận, v.v.”
• ISA “Về thủ tục gia hạn”
• ISA “Trường hợp người được chấp thuận nộp hồ sơ thay nghỉ việc ở cơ quan trực thuộc”
• ISA “Các buổi tập huấn về hành chính quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú”
• ISA “Dành cho nhân viên của cơ quan tiếp nhận, pháp nhân công ích, tổ chức hỗ trợ đăng ký”
• ISA “Về giấy tờ nộp từ ngày 5/1/2026 (dành cho nhân viên pháp nhân công ích hoặc tổ chức hỗ trợ đăng ký)”
• ISA “Lưu ý khi sử dụng Hệ thống nộp hồ sơ lưu trú trực tuyến (cảnh báo)”
• e-Gov “Quy tắc thi hành Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn”
• e-Gov “Luật Gyoseishoshi”
• Hiệp hội Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản “Kiểm tra trước (nộp hồ sơ thay)”
• JITCO “Dịch vụ hỗ trợ của JITCO”