आवेदन प्रतिनिधि प्रमाणपत्र कसरी लिने र नवीकरण गर्ने｜आवेदन फारम, बुझाउनुपर्ने कागजात र दर्ता गरिएको सहयोग संस्थाले प्रतिनिधिका रूपमा बुझाउन सक्ने दायरा【जापानको संशोधित ग्योसेइशोशी ऐन अनुसार】

विदेशीको बसोबास सम्बन्धी प्रक्रिया, सिद्धान्ततः व्यक्ति आफैं अध्यागमन कार्यालयको काउन्टरमा गएर गर्नुपर्छ। यसको अपवादका रूपमा, क्षेत्रीय अध्यागमन सेवा ब्युरोका महानिर्देशकबाट स्वीकृति पाएका कम्पनी वा संस्थाका कर्मचारीले व्यक्तिको सट्टामा आवेदन बुझाउन (आवेदन प्रतिनिधि, 申請取次) सक्छन्। स्वीकृति पाएपछि “आवेदन प्रतिनिधि प्रमाणपत्र” (申請等取次者証明書) जारी हुन्छ, जसको म्याद 3 वर्ष हुन्छ।

यो लेख दर्ता गरिएको सहयोग संस्था, स्वीकार गर्ने कम्पनी, जापानी भाषा विद्यालय, सुपरिवेक्षण संस्था आदिमा अध्यागमन प्रक्रिया हेर्ने व्यक्तिहरूका लागि हो। यसमा प्रमाणपत्र लिने र नवीकरण गर्ने तरिका, अनलाइन आवेदन सुरु गर्ने तरिका र प्रतिनिधिले बुझाउन सक्ने दायरा समेटिएको छ। 2026 जनवरी 1 मा लागू भएको संशोधित ग्योसेइशोशी ऐनका आधारमा, शुल्क लिएर प्रतिनिधिका रूपमा बुझाउँदा ध्यान दिनुपर्ने कुरा पनि व्याख्या गरिएको छ।

आवेदन प्रतिनिधि भनेको के हो

आवेदन प्रतिनिधि भनेको, बसोबासको हैसियतको आवेदन आदिमा विदेशी व्यक्तिको सट्टामा आवेदन फारम र कागजात अध्यागमनमा बुझाउनु हो। यो “अध्यागमन नियन्त्रण तथा शरणार्थी मान्यता ऐन कार्यान्वयन नियमावली” मा तोकिएको प्रणाली हो।

अध्यागमन सेवा एजेन्सी (यसपछि ISA, 出入国在留管理庁) ले यस प्रणालीको उद्देश्य “आवेदन र सूचना बढेकाले काउन्टरमा हुने भीड कम गर्नु र आवेदक तथा सूचनादाताको भार घटाउनु आदि” भनी व्याख्या गरेको छ।

(स्रोत: अध्यागमन नियन्त्रण तथा शरणार्थी मान्यता ऐन कार्यान्वयन नियमावली दफा 19 उपदफा 3 आदि (e-Gov), ISA “आवेदन प्रतिनिधि प्रणाली”, आवेदन प्रतिनिधि प्रणालीको सारांश (रेइवा 7 को अक्टोबर))

व्यक्ति स्वयं उपस्थित हुने सिद्धान्त

बसाइ अवधि नवीकरण, बसोबासको हैसियत परिवर्तन, निवास कार्डमा लेखिएका विवरण परिवर्तन आदि, सिद्धान्ततः विदेशी व्यक्ति आफैं क्षेत्रीय अध्यागमन सेवा ब्युरोमा गएर गर्नुपर्छ। यसलाई “व्यक्ति स्वयं उपस्थित हुने सिद्धान्त” (本人出頭の原則) भनिन्छ।

आवेदन प्रतिनिधि यस सिद्धान्तको अपवाद हो। प्रतिनिधिले प्रक्रिया गरेमा, सिद्धान्ततः व्यक्ति उपस्थित हुनुपर्दैन। तर, अध्यागमनले व्यक्तिसँग सिधै कुरा बुझ्नुपर्ने अवस्था आदिमा व्यक्तिलाई उपस्थित हुन भनिन सक्छ।

(स्रोत: ISA “आवेदन प्रतिनिधि प्रणाली”, आवेदन प्रतिनिधि प्रणालीको सारांश (रेइवा 7 को अक्टोबर), ISA “आवेदन प्रतिनिधिको स्वीकृति प्रक्रिया”)

आवेदन प्रतिनिधि बन्न सक्ने व्यक्ति

आवेदन प्रतिनिधि बन्न सक्ने व्यक्ति तल दिइएका छन्। वकिल र ग्योसेइशोशी तथा अरूको प्रक्रिया फरक छ।

सुपरिवेक्षण संस्थाको अनुमति पाएको संस्थाका लागि, उसले तालिम सुपरिवेक्षण गरिरहेका (वा गर्न लागेका) प्राविधिक प्रशिक्षार्थी पनि दायरामा पर्छन्। दर्ता गरिएको सहयोग संस्था (登録支援機関) का रूपमा दर्ता भएको संस्थाका लागि, सम्पूर्ण सहयोग योजना लागू गर्ने जिम्मा पाएका विशिष्ट सीप (i) का विदेशी कामदार पनि दायरामा पर्छन्।

(स्रोत: आवेदन प्रतिनिधि प्रणालीको सारांश (रेइवा 7 को अक्टोबर), ISA “स्वीकार गर्ने संस्था आदिका कर्मचारीहरूका लागि”)

आवेदन प्रतिनिधि प्रमाणपत्र कसरी लिने (नयाँ स्वीकृति प्रक्रिया)

वकिल वा ग्योसेइशोशी बाहेकका व्यक्तिले प्रतिनिधि बन्न क्षेत्रीय अध्यागमन सेवा ब्युरोमा “आवेदन प्रतिनिधिको अनुरोध” (申請等取次の申出) गरेर स्वीकृति लिनुपर्छ। स्वीकृति पाएपछि आवेदन प्रतिनिधि प्रमाणपत्र जारी हुन्छ।

स्वीकृतिका सर्त

तलका सबै सर्त पूरा गर्नुपर्छ।

1. अहिलेसम्म अध्यागमन ऐन उल्लङ्घन जस्ता, प्रतिनिधिका रूपमा स्वीकृति दिन उपयुक्त नहुने काम कहिल्यै नगरेको विश्वासयोग्य व्यक्ति हुनुपर्छ। आबद्ध संस्था पनि त्यस्तै विश्वासयोग्य हुनुपर्छ।
2. अध्यागमन प्रशासन सम्बन्धी तालिममा सहभागिता जस्ता अनुभवका आधारमा, विदेशीको प्रवेश र बसोबास प्रक्रियाबारे ज्ञान भएको मानिनुपर्छ।
3. (ट्राभल एजेन्सीका कर्मचारीको हकमा) आबद्ध कम्पनीले विदेश यात्रा व्यवसाय गर्न सक्नुपर्छ।

सर्त 1 मा “विगत कति वर्षभित्र” जस्तो समयसीमा लेखिएको छैन। विगतमा अध्यागमन ऐन उल्लङ्घन आदि भएमा पछिको स्वीकृतिमा असर पर्न सक्ने भएकाले ध्यान दिनुहोस्।

सर्त 2 का लागि, सिद्धान्ततः ISA ले सूचीमा देखाएका संस्थाको तालिम लिएर सहभागिता प्रमाणपत्र बुझाउनुपर्छ।

(स्रोत: ISA “आवेदन प्रतिनिधिको स्वीकृति प्रक्रिया”, ISA “अध्यागमन प्रशासन सम्बन्धी तालिम आदि”)

पठाइएका कर्मचारी र प्रशासनिक सहायक पनि “कर्मचारी” मानिने अवस्था

स्वीकृति पाउन सक्ने “कर्मचारी” स्थायी कर्मचारीमा मात्र सीमित छैनन्। तलका 3 वटै कुरा पूरा भएमा पठाइएका कर्मचारी, प्रशासनिक सहायक आदिलाई पनि “कर्मचारी” मानिन्छ।

• विदेशी कामदार राख्ने संस्थामा नियमित रूपमा काम गरिरहेको
• सो संस्थाको निर्देशन र आदेश पालना गरिरहेको
• सो संस्थाका स्थायी कर्मचारी जस्तै काम गरिरहेको र संस्थाको काम राम्ररी जानेको मानिएको

(स्रोत: ISA “आवेदन प्रतिनिधिको स्वीकृति प्रक्रिया”)

बुझाउनुपर्ने कागजात (स्वीकार गर्ने संस्था आदिका कर्मचारीको हकमा)

अनुरोध गर्दा बुझाउनुपर्ने कागजात तल दिइएका छन्। फारमहरू ISA को वेबसाइटबाट डाउनलोड गर्न सकिन्छ।

तालिकाको B मा रहेको आवेदन प्रतिनिधि अनुरोध फारम (संलग्न फारम नं. 1, स्वीकार गर्ने संस्था आदिका कर्मचारीका लागि) मा चित्रमा चिन्ह लगाइएका खण्डहरू भर्नुहोस्: A अनुरोधकर्ता र ठेगाना; B संस्थाको सारांश (नाम, ठेगाना (फोन नम्बर), प्रतिनिधिको नाम, व्यवसायको विवरण); C स्वीकृति माग्ने कर्मचारीको नाम, राष्ट्रियता/क्षेत्र, जन्म मिति, लिङ्ग र पद; र D संस्थामा रहेका विदेशीहरूको बसोबासको हैसियत अनुसार संख्या। E (संलग्न कागजात) खण्डमा माथिको तालिकाको C देखि I सम्मका कागजात (फोटो, बायोडाटा र कार्यरत प्रमाणपत्र, ज्ञान देखाउने कागजात, दर्ता विवरण प्रमाणपत्र, परिचय कागजात, फिर्ती खाम) सूचीबद्ध छन्।

तालिम नलिए पनि हुने अवस्था: संस्थामा पहिल्यै प्रतिनिधि छ र उसले अहिलेसम्म समस्या बिना प्रतिनिधिको काम गरेको रेकर्ड छ भने, नयाँ व्यक्तिले सो प्रतिनिधिबाट व्याख्या र निर्देशन पाएको आदि कुरा संस्थाले व्याख्या गर्ने कागजात (स्पष्टीकरण पत्र) बुझाएमा, नयाँ व्यक्तिलाई आवश्यक ज्ञान भएको मानिन्छ।

(स्रोत: ISA “स्वीकार गर्ने संस्था आदिका कर्मचारीहरूका लागि”, आवेदन प्रतिनिधि अनुरोध फारम (संलग्न फारम नं. 1))

बुझाउने ठाउँ

स्वीकार गर्ने संस्था आदिको ठेगाना हेर्ने क्षेत्रीय अध्यागमन सेवा ब्युरो वा यसको शाखा कार्यालयमा अनुरोध गर्नुहोस्। काउन्टर र हुलाक दुवैबाट स्वीकार गरिन्छ। सोही संस्थाका अरू व्यक्तिका अनुरोध सँगै लिएर जाँदा, स्वीकृति माग्ने व्यक्तिहरूको परिचय कागजात संलग्न गर्नुहोस्।

(स्रोत: ISA “आवेदन प्रतिनिधिको स्वीकृति प्रक्रिया”)

प्रमाणपत्रको म्याद र प्रयोग गर्न सकिने ठाउँ

आवेदन प्रतिनिधि प्रमाणपत्रको म्याद 3 वर्ष हो। प्रतिनिधि बसोबासको हैसियत भएका विदेशी भएमा, उनको बसाइ अवधिभित्र वा 3 वर्षपछि, जुन पहिले आउँछ त्यस दिनसम्म मान्य हुन्छ।

प्रमाणपत्र जारी गर्ने ब्युरोको क्षेत्रमा मात्र होइन, देशभरका क्षेत्रीय ब्युरो र शाखा कार्यालयमा मान्य हुन्छ। आवेदन बुझाउने ठाउँ विदेशीको बसोबास ठेगाना, वा विदेशीलाई स्वीकार गर्ने संस्थाका कर्मचारीको कार्यस्थल हेर्ने क्षेत्रीय ब्युरो वा शाखा कार्यालय हो।

(स्रोत: ISA “आवेदन प्रतिनिधिको स्वीकृति प्रक्रिया”, ISA “स्वीकार गर्ने संस्था आदिका कर्मचारीहरूका लागि”)

प्रमाणपत्रको नवीकरण, पुनः जारी, र जिम्मेवार व्यक्तिले काम छाड्दा

नवीकरण म्याद सकिनुभन्दा 2 महिना अगाडिदेखि

नवीकरणको अनुरोध म्याद सकिनुभन्दा 2 महिना अगाडिदेखि स्वीकार गरिन्छ, काउन्टर वा हुलाक दुवैबाट। म्याद सकिसकेको भएमा नवीकरण होइन, नयाँ स्वीकृति प्रक्रिया फेरि गर्नुपर्छ।

नवीकरणमा बुझाउनुपर्ने कागजात तल दिइएका छन्।

1. आवेदन प्रतिनिधि अनुरोधका कागजातको सूची र जाँच तालिका (नवीकरणका लागि) (सन्दर्भ फारम)
2. आवेदन प्रतिनिधि अनुरोध फारम (स्वीकार गर्ने संस्था आदिका कर्मचारीका लागि संलग्न फारम नं. 1)
3. फोटो (3.0cm×2.4cm) 2 वटा (बुझाउने दिनभन्दा 6 महिनाभित्र खिचिएको)
4. हालको आवेदन प्रतिनिधि प्रमाणपत्रको प्रतिलिपि
5. कर्मचारी भएको प्रमाणित गर्ने परिचयपत्र आदिको प्रतिलिपि, वा कार्यरत प्रमाणपत्र (विदेशीले निवास कार्डको प्रतिलिपि पनि)
6. परिचय कागजातको प्रतिलिपि
7. फिर्ती खाम वा Letter Pack Plus (हुलाकबाट लिन चाहेमा)

नवीकरणमा तालिम सहभागिता प्रमाणपत्र कागजातमा पर्दैन। संस्थाभित्र म्यादको सूची बनाएर 2 महिना अगाडि तयारी सुरु गर्दा ढुक्क हुन्छ।

(स्रोत: ISA “नवीकरण प्रक्रियाबारे”)

हराउँदा वा नाम परिवर्तन हुँदा

प्रमाणपत्र हराएमा, बिग्रिएमा, वा नाम आदि परिवर्तन भएमा, फोटो 2 वटा र संलग्न कागजातसहित संलग्न फारम नं. 18 बाट पुनः जारीको अनुरोध गर्नुहोस्। बिग्रिएको भएमा सो प्रमाणपत्र फिर्ता गर्नुहोस्।

(स्रोत: ISA “आवेदन प्रतिनिधिको स्वीकृति प्रक्रिया”)

प्रतिनिधिले कम्पनी छाड्दा

प्रतिनिधिले आबद्ध संस्था छाडेमा, छाडेकै दिनदेखि स्वीकृति रोकिन्छ। संस्थाले स्वीकृति दिने क्षेत्रीय ब्युरोमा “आवेदन प्रतिनिधि काम छाडेको प्रतिवेदन” (संलग्न फारम नं. 7) बुझाउँछ र प्रमाणपत्र फिर्ता गर्छ।

नयाँ कार्यस्थलमा पनि प्रतिनिधि बन्न चाहेमा, नयाँ आबद्ध संस्थामा स्वीकृतिको अनुरोध सुरुदेखि फेरि गर्नुपर्छ।

(स्रोत: ISA “आवेदन प्रतिनिधिको स्वीकृति पाएका व्यक्तिले आबद्ध संस्था छाडेको अवस्थाबारे”)

प्रतिनिधिका रूपमा बुझाउन सकिने दायरा

स्वीकार गर्ने संस्था आदिका कर्मचारीले तलका प्रक्रियामा प्रतिनिधिका रूपमा बुझाउन सक्छन्। माथिको तालिकाको “प्रतिनिधिको दायरामा पर्ने विदेशी” मा पर्ने व्यक्तिका प्रक्रिया मात्र।

• योग्यता प्रमाणपत्र (Certificate of Eligibility) जारी आवेदन (दर्ता गरिएको सहयोग संस्थाका कर्मचारी मात्र। तलको टिप्पणी हेर्नुहोस्)
• हैसियत बाहिरको गतिविधि अनुमति आवेदन (प्राविधिक प्रशिक्षार्थी बाहेक)
• निवास कार्डमा बसोबास ठेगाना बाहेकका विवरण परिवर्तनको सूचना
• निवास कार्डको म्याद नवीकरण आवेदन
• हराएको आदि कारणले निवास कार्ड पुनः जारी आवेदन
• बिग्रिएको आदि कारणले निवास कार्ड पुनः जारी आवेदन
• साटफेरको इच्छाले निवास कार्ड पुनः जारी आवेदन
• पुनः जारी आवेदन आदेशले निवास कार्ड पुनः जारी आवेदन
• बसोबासको हैसियत परिवर्तन अनुमति आवेदन
• बसाइ अवधि नवीकरण अनुमति आवेदन
• बसोबासको हैसियत परिवर्तनमार्फत स्थायी बसोबास अनुमति आवेदन
• बसोबासको हैसियत प्राप्ति अनुमति आवेदन
• बसोबासको हैसियत प्राप्तिमार्फत स्थायी बसोबास अनुमति आवेदन
• पुनः प्रवेश अनुमति आवेदन
• काम गर्ने योग्यता प्रमाणपत्र जारी आवेदन
• आवेदनको विषयवस्तु परिवर्तन अनुरोध
• निवास कार्ड बुझिलिने

योग्यता प्रमाणपत्र जारी आवेदनबारे: दर्ता गरिएको सहयोग संस्था बाहेकका स्वीकार गर्ने संस्था आदिका कर्मचारीले प्रतिनिधि होइन, “कानुनी प्रतिनिधि” (代理人) का रूपमा आवेदन दिन सक्ने भएकाले यो उनीहरूको प्रतिनिधि दायरामा पर्दैन।

आबद्ध संस्था अनुसार मिलाउँदा यस्तो हुन्छ।

(स्रोत: ISA “स्वीकार गर्ने संस्था आदिका कर्मचारीहरूका लागि”, आवेदन प्रतिनिधि प्रणालीको सारांश (रेइवा 7 को अक्टोबर))

अनलाइन आवेदन कसरी प्रयोग गर्ने (प्रयोगकर्ता दर्ता र प्रयोगको अनुरोध)

अनलाइन बसोबास आवेदन प्रणाली (在留申請オンラインシステム) प्रयोग गरे काउन्टरमा नगई आवेदन दिन सकिन्छ। सम्बद्ध संस्था, सार्वजनिक हितका कानुनी संस्था र दर्ता गरिएको सहयोग संस्थाका कर्मचारीले यो प्रयोग गर्न पहिले नै “प्रयोगको अनुरोध” (利用申出) गरेर स्वीकृति लिनुपर्छ।

प्रयोग गर्न सक्ने व्यक्तिका सर्त

दर्ता गरिएको सहयोग संस्थाका कर्मचारीले आवेदन प्रतिनिधि प्रमाणपत्र नभई अनलाइन आवेदन प्रयोग गर्न सक्दैनन्। अनलाइन आवेदन सुरु गर्न चाहने दर्ता गरिएको सहयोग संस्थाले पहिले प्रमाणपत्र लिनबाट सुरु गर्नुपर्छ।

(स्रोत: ISA “सम्बद्ध संस्था, सार्वजनिक हितका कानुनी संस्था र दर्ता गरिएको सहयोग संस्थाका कर्मचारीहरूका लागि”)

प्रक्रियाको क्रम

1. प्रयोगकर्ता दर्ता: प्रणालीमा इमेल ठेगाना दर्ता गरी प्रयोगकर्ता वर्ग “सम्बद्ध संस्था आदिका कर्मचारी” छानेर प्रयोगकर्ता ID लिनुहोस्। इमेल आएको 24 घण्टाभित्र मात्र दर्ता पृष्ठमा जान सकिन्छ।
2. प्रयोगको अनुरोध: अनलाइन, हुलाक वा काउन्टरमध्ये एकबाट अनुरोध गरी स्वीकृति लिनुहोस्। सम्बद्ध संस्था, सार्वजनिक हितका कानुनी संस्था वा दर्ता गरिएको सहयोग संस्थाबाट पहिलो व्यक्तिले “नयाँ प्रयोग अनुरोध”, सोही संस्थाबाट दोस्रो र त्यसपछिका व्यक्तिले “थप प्रयोग अनुरोध” गर्छन्।
3. बसोबास आवेदन: स्वीकृतिपछि प्रणालीबाट आवेदन दिनुहोस्। बसाइ अवधिको अन्तिम दिन (बसाइ अवधि सकिने दिन) अनलाइनबाट आवेदन दिन सकिँदैन।

प्रयोगको अनुरोधमा बुझाउने मुख्य कागजात: आवश्यक कागजात जाँच पाना, प्रयोग अनुरोध फारम (अनलाइनबाट अनुरोध गर्दा आवश्यक छैन), परिचय कागजातको प्रतिलिपि, आवेदन प्रतिनिधि प्रमाणपत्रको प्रतिलिपि (सम्बद्ध संस्थाका कर्मचारीले तालिम समापन प्रमाणपत्र आदिको प्रतिलिपि पनि दिन सक्छन्), कार्यरत प्रमाणपत्र, र प्रतिज्ञापत्र।

(स्रोत: ISA “सम्बद्ध संस्था, सार्वजनिक हितका कानुनी संस्था र दर्ता गरिएको सहयोग संस्थाका कर्मचारीहरूका लागि”)

दर्ता गरिएको सहयोग संस्थाका कर्मचारीले ध्यान दिनुपर्ने कुरा

• प्रतिज्ञापत्र प्रत्येक सम्बद्ध संस्था (कानुनी संस्था अनुसार) का लागि बुझाउनुहोस्। धेरै सम्बद्ध संस्थाबाट अनुरोध पाएको भए, “विदेशी स्वीकार गर्ने संस्थाको नामावली” लाई अलग पानाका रूपमा संलग्न गरेर एकैपटक बुझाउन पनि सकिन्छ।
• स्वीकृतिपछि नयाँ सम्बद्ध संस्थाबाट अनुरोध पाएमा, सो संस्थाको प्रतिज्ञापत्र आदि क्षेत्रीय ब्युरोमा बुझाउनुहोस्।
• 2026 जनवरी 5 देखि, नियमित प्रतिवेदन र नयाँ अनुरोध पाउँदा “प्रयोगकर्ता अनुसार प्रतिज्ञा गर्ने संस्थाको सूची” (संलग्न फारम नं. 2 को (3)) पनि बुझाउनुपर्छ।
• म्याद सकिएपछि पनि प्रयोग जारी राख्न नियमित प्रतिवेदन आवश्यक छ।

(स्रोत: ISA “सम्बद्ध संस्था, सार्वजनिक हितका कानुनी संस्था र दर्ता गरिएको सहयोग संस्थाका कर्मचारीहरूका लागि”, ISA “2026 जनवरी 5 देखि बुझाउनुपर्ने कागजातबारे (सार्वजनिक हितका कानुनी संस्था वा दर्ता गरिएको सहयोग संस्थाका कर्मचारीहरूका लागि)”)

अनलाइन आवेदन र ग्योसेइशोशी ऐन सम्बन्धी सावधानी

ISA ले तलको सावधानी दिएको छ (हाम्रो अनुवाद)।

वकिल र ग्योसेइशोशी बाहेकका व्यक्तिले व्यवसायका रूपमा, आवेदक वा उनको कानुनबमोजिमको अभिभावक आदिबाट शुल्क लिएर आफैं अनलाइन बसोबास आवेदन प्रणालीमा आवेदनको जानकारी भरेमा, वकिल ऐन वा ग्योसेइशोशी ऐनको उल्लङ्घन हुन सक्छ।

वकिल र ग्योसेइशोशी बाहेकका प्रयोगकर्तालाई, आवेदक वा सम्बद्ध संस्थाका कर्मचारीसँग मिलेर आवेदनको विषयवस्तु भर्ने जस्ता तरिकाले कानुन उल्लङ्घन नहोस् भनी पूर्ण ध्यान दिन भनिएको छ।

(स्रोत: ISA “अनलाइन बसोबास आवेदन प्रणाली प्रयोग गर्दा ध्यान दिनुपर्ने कुरा (सावधानी)”)

आवेदन प्रतिनिधि र कानुनी प्रतिनिधिद्वारा आवेदनबीचको फरक

आवेदन प्रतिनिधि भनेको व्यक्ति वा कानुनी प्रतिनिधिको अनुरोधमा आवेदनका कागजात बुझाउनु हो। आवेदनको मुख्य पक्ष सधैं विदेशी व्यक्ति आफैं वा कानुनी प्रतिनिधि हुन्छ।

ISA ले प्रतिनिधिलाई “आवेदन फारम र कागजात बुझाउने जस्ता तथ्यगत कार्य गर्न अनुमति दिइएको” र प्रतिनिधिले आवेदक वा सूचनादाताका रूपमा हस्ताक्षर गर्न वा लेखिएको कुरा सिधै सच्याउन सक्दैन भनी व्याख्या गरेको छ।

अर्कोतर्फ, हाम्रो कार्यालयले कानुनी प्रतिनिधिद्वारा आवेदनलाई, कानुनी प्रतिनिधिले व्यक्तिको सट्टामा आवेदनको विषयवस्तु निर्णय गर्ने, कागजात बनाउने वा सच्याउने, वा आवेदन फिर्ता लिने कामका रूपमा बुझेको छ। यो कानुनी प्रतिनिधिको आफ्नै इच्छाको अभिव्यक्ति हो र यसको प्रभाव व्यक्तिमा पर्छ। अध्यागमन कानुनमा, धेरै प्रक्रियामा कानुनी प्रतिनिधि को बन्न सक्छ भनी तोकिएको छ। उदाहरणका लागि, योग्यता प्रमाणपत्र जारी आवेदनको कानुनी प्रतिनिधि कार्यान्वयन नियमावलीको अनुसूची 4 मा बसोबासको हैसियत अनुसार तोकिएको छ (विशिष्ट सीपका लागि “व्यक्तिसँग विशिष्ट सीप रोजगार सम्झौता गरेको जापानको संस्थाका कर्मचारी”, संस्था सुपरिवेक्षण प्रकारको प्राविधिक प्रशिक्षणका लागि “सुपरिवेक्षण संस्थाका कर्मचारी” आदि)।

(स्रोत: ISA “आवेदन प्रतिनिधिको स्वीकृति प्रक्रिया”, अध्यागमन नियन्त्रण तथा शरणार्थी मान्यता ऐन कार्यान्वयन नियमावली दफा 6-2 र अनुसूची 4 (e-Gov))

तथ्यगत कार्य भनेको के हो

तथ्यगत कार्य भनेको आफ्नो इच्छाको अभिव्यक्ति नभएको कार्य हो। उदाहरणका लागि, व्यक्ति वा कानुनी प्रतिनिधिले बनाएका कागजात काउन्टरमा बुझाउने मात्र गरेमा, आवेदनको विषयवस्तुमा प्रतिनिधिको इच्छा पर्दैन। तैपनि आवेदन स्वीकार हुने प्रभाव भने हुन्छ।

अध्यागमन प्रक्रियामा तथ्यगत कार्यका उदाहरण:

• आवेदन फारम, सूचना फारम र कागजात बुझाउने
• काउन्टरमा राहदानी वा निवास कार्ड देखाउने
• निवास कार्ड बुझिलिने

व्यक्ति स्वयं उपस्थित हुने सिद्धान्त अनुसार, यी काम मूलतः व्यक्ति आफैंले गर्नुपर्ने हुन्। स्वीकृति पाएका प्रतिनिधि आदिले अपवादका रूपमा व्यक्तिको सट्टामा गर्न सक्छन्।

(स्रोत: अध्यागमन नियन्त्रण तथा शरणार्थी मान्यता ऐन कार्यान्वयन नियमावली दफा 19 उपदफा 3 आदि (e-Gov))

प्रतिनिधिको दायराभन्दा बाहिरका कार्य: आबद्ध संस्था अनुसार गर्न सकिने र नसकिने कुरा

प्रतिनिधिको अधिकारले मात्र, कागजात बुझाउने जस्ता तथ्यगत कार्य मात्र गर्न सकिन्छ। “आवेदनको विषयवस्तु परिवर्तन अनुरोध” मा पनि, व्यक्ति आदिले निर्णय गरेको अनुरोध फारम प्रतिनिधिले बुझाउन सक्छ, तर प्रतिनिधिले आफ्नै निर्णयले आवेदनको विषयवस्तु बदल्न सक्दैन। तर, प्रतिनिधि सम्बद्ध संस्थाको कर्मचारी भएमा, सम्बद्ध संस्थाको कर्मचारीको हैसियतमा गर्न सकिने कुरा पनि छन्।

तलका तालिका ISA को व्याख्या (प्रतिनिधि तथ्यगत कार्य हो, हस्ताक्षर गर्न वा लेखिएको कुरा सिधै सच्याउन सकिँदैन) र कार्यान्वयन नियमावलीमा कानुनी प्रतिनिधि सम्बन्धी व्यवस्थाका आधारमा, हाम्रो कार्यालयले आबद्ध संस्था अनुसार मिलाएका हुन्।

विदेशी कामदार राख्ने कम्पनीका कर्मचारी

दर्ता गरिएको सहयोग संस्थाका कर्मचारी

योग्यता प्रमाणपत्र जारी आवेदनमा विशिष्ट सीपको कानुनी प्रतिनिधि बन्न सक्ने व्यक्तिसँग विशिष्ट सीप रोजगार सम्झौता गरेको संस्थाका कर्मचारी हुन्। त्यसैले, आफैंले विशिष्ट सीप (i) का विदेशी कामदार राखेको अवस्था बाहेक, दर्ता गरिएको सहयोग संस्था कानुनी प्रतिनिधिका रूपमा संलग्न हुन सक्दैन भन्ने मानिन्छ।

शैक्षिक संस्था (विश्वविद्यालय, व्यावसायिक विद्यालय, जापानी भाषा विद्यालय आदि) का कर्मचारी

सुपरिवेक्षण संस्थाका कर्मचारी

शुल्क लिएर प्रतिनिधिका रूपमा बुझाउँदा ध्यान दिनुपर्ने कुरा (संशोधित ग्योसेइशोशी ऐन)

प्रतिनिधिको काम आफैंमा तथ्यगत कार्य हो

आवेदन प्रतिनिधि भनेको कागजात बुझाउने जस्ता तथ्यगत कार्य हो। यो अध्यागमन ऐन अन्तर्गतको प्रतिनिधित्वको कार्य होइन, र ग्योसेइशोशी ऐन जस्ता अध्यागमन ऐन बाहेकका कानुनले नियन्त्रण गर्ने कार्य पनि होइन। त्यसैले, प्रतिनिधिको काम आफैंलाई शुल्क लिएर व्यवसायका रूपमा गर्नुमा समस्या छैन भन्ने मानिन्छ।

तर, बसोबासको हैसियतको आवेदनमा “सरकारी कार्यालयमा बुझाउने कागजात बनाउने” कार्य पनि पर्छ। यसलाई पारिश्रमिक लिएर व्यवसायका रूपमा गरेमा ग्योसेइशोशी ऐनको उल्लङ्घन हुन सक्छ। ISA ले पनि वकिल र ग्योसेइशोशी बाहेकका व्यक्तिले सरकारी कार्यालयमा बुझाउने आवेदन फारम आदि पारिश्रमिक लिएर व्यवसायका रूपमा बनाएमा ग्योसेइशोशी ऐनको उल्लङ्घन हुन सक्छ भनी सावधान गराएको छ। शुल्क लिएर प्रतिनिधिका रूपमा बुझाउँदा, प्रतिनिधिको दायरा नाघ्नु हुँदैन भन्ने कुरा महत्वपूर्ण छ।

(स्रोत: ISA “आवेदन प्रतिनिधिको स्वीकृति प्रक्रिया”)

सार्वजनिक हितका कानुनी संस्थाले शुल्क लिएर गरिरहेको प्रतिनिधि कामका उदाहरण

सार्वजनिक हितको प्रतिष्ठान जापान अध्यागमन संघ (入管協会) ले आवेदनका कागजात पहिले नै जाँच गरेर प्रतिनिधिका रूपमा बुझाउने सेवा शुल्कसहित उपलब्ध गराएको छ। सेवामा “जाँच” र “प्रतिनिधि” मात्र देखाइएको छ, कागजात बनाउने काम समावेश छैन। त्यस्तै सार्वजनिक हितको प्रतिष्ठान जापान अन्तर्राष्ट्रिय प्रशिक्षार्थी तथा दक्ष कामदार सहकार्य संगठन (JITCO) ले प्राविधिक प्रशिक्षण, विशिष्ट सीप आदिका आवेदन कागजात जाँचेर प्रतिनिधिका रूपमा बुझाउने सेवा शुल्कसहित दिन्छ, र कागजात नबनाउने कुरा स्पष्ट लेखेको छ।

यसले, “जाँच” र “प्रतिनिधि” मात्र भए शुल्क लिए पनि ग्योसेइशोशी ऐनको उल्लङ्घन हुँदैन भनी सार्वजनिक हितका कानुनी संस्थाले निर्णय गरेको देखाउँछ भन्ने मानिन्छ। दर्ता गरिएको सहयोग संस्थाका कर्मचारी, सहयोगको जिम्मा पाएका विशिष्ट सीप (i) का विदेशी कामदारको आवेदनमा संलग्न हुँदा पनि, शुल्क लिएर “आवेदन कागजात जाँच” र “आवेदन प्रतिनिधि” गर्नु ग्योसेइशोशी ऐनको उल्लङ्घन होइन भनी व्याख्या गर्न सकिन्छ।

तर, कागजात पनि बनाउने भए ध्यान दिनुपर्छ। “बनाउने” र “जाँच तथा प्रतिनिधि” लाई स्पष्ट रूपमा छुट्याउन नसकेमा, र बनाउने काम निःशुल्क गरिएको भनी वस्तुगत रूपमा व्याख्या गर्न नसकेमा, ग्योसेइशोशी ऐनको उल्लङ्घन हुन सक्छ।

(स्रोत: जापान अध्यागमन संघ “पूर्व जाँच (आवेदन प्रतिनिधि)”, JITCO “JITCO का सहयोग सेवाहरू”)

2026 जनवरी 1 देखि लागू संशोधन: “जुनसुकै नाममा भए पनि”

संशोधित ग्योसेइशोशी ऐन 2026 जनवरी 1 देखि लागू भयो। अध्यागमन क्षेत्रसँग सबैभन्दा बढी सम्बन्धित परिवर्तन, ग्योसेइशोशी नभएका व्यक्तिले गर्न नहुने कार्य तोकेको दफा 19 को संशोधन हो।

“दफा 1-3 मा तोकिएको काम” भनेको अरूको अनुरोधमा पारिश्रमिक लिएर सरकारी कार्यालयमा बुझाउने कागजात (विद्युतीय अभिलेखसहित) आदि बनाउनु हो। साथै, दफा 19 मा प्रतिबन्धात्मक वाक्यांश (अर्को कानुनमा छुट्टै व्यवस्था भएको अवस्था आदि) छ, जुन संशोधनअघि र पछि उस्तै छ।

यस संशोधनले, जुनसुकै नाममा भए पनि पारिश्रमिक लिएर कागजात बनाउन निषेध छ भन्ने स्पष्ट लेखेको छ। उदाहरणका लागि, सुपरिवेक्षण संस्थाले “सदस्यता शुल्क” वा “सुपरिवेक्षण शुल्क”, वा दर्ता गरिएको सहयोग संस्थाले “सहयोग जिम्मा शुल्क” लिँदै आवेदन कागजात बनाउने कामलाई “निःशुल्क सेवा” का रूपमा गरेमा, वास्तवमा पारिश्रमिक लिएर कागजात बनाएको ठहर हुन सक्छ।

(स्रोत: e-Gov “ग्योसेइशोशी ऐन”)

संशोधनपछि अघि बढ्ने तरिका

संशोधनपछि, तलकामध्ये कुनै एक तरिकाले अघि बढ्नुपर्ने आवश्यकता झन् बढेको मानिन्छ।

1. विदेशी व्यक्ति वा स्वीकार गर्ने कम्पनीले आफैं कागजात बनाएर आवेदन दिने
2. विदेशी व्यक्ति वा स्वीकार गर्ने कम्पनीले कागजात बनाउने, र प्रतिनिधिले जाँचेर बुझाउने
3. वकिल वा ग्योसेइशोशीले कागजात बनाउने र प्रतिनिधिका रूपमा पनि बुझाउने
4. वकिल वा ग्योसेइशोशीले कागजात बनाउने, र प्रतिनिधिले बुझाउने

यीमध्ये प्रतिनिधिले बुझाउने 2 र 4 हुन्, र दुवैमा शुल्क लिएर प्रतिनिधिको काम गर्नुमा समस्या छैन भन्ने मानिन्छ। साथै, व्यक्ति वा स्वीकार गर्ने कम्पनीले कागजात बनाउँदा प्रतिनिधिले भर्ने तरिकाबारे सल्लाह दिनु आफैंमा पनि समस्या छैन भन्ने मानिन्छ।

कुनै खास काम ग्योसेइशोशी ऐनसँग बाझिन्छ कि बाझिँदैन भन्ने कुरा सम्झौताको स्वरूप र कामको वास्तविक बाँडफाँटमा भर पर्छ। निर्णय गर्न गाह्रो भए, ग्योसेइशोशी जस्ता विशेषज्ञसँग परामर्श गर्नुहोस्।

ग्योसेइशोशीसँग सहकार्यको विकल्प

सुपरिवेक्षण संस्था र दर्ता गरिएको सहयोग संस्थाले अध्यागमन आवेदनको भार घटाउन ग्योसेइशोशीसँग सहकार्य गर्नु पनि एउटा विकल्प हो। ग्योसेइशोशीले सम्पूर्ण आवेदन मात्र होइन, “कागजात बनाउने” भाग मात्र पनि लिन सक्छन्। कागजात बनाउने काम ग्योसेइशोशीले र प्रतिनिधि तथा सामग्री सङ्कलनको काम प्रतिनिधिले गरेमा, कानुन पालना गर्दै आवेदनको कामलाई शुल्कयुक्त बनाउन सकिन्छ भन्ने मानिन्छ।

किसारागी ग्योसेइशोशी कार्यालयले वेब भेटघाट र अनलाइन आवेदनको सुविधा दिने भएकाले, जापानको जुनसुकै ठाउँबाट अनुरोध गर्न सकिन्छ। धेरै मुद्दा वा निरन्तर कारोबारका लागि पनि छुट्टाछुट्टै मूल्य दिन्छौं।

धेरै सोधिने प्रश्न

Q1. आवेदन प्रतिनिधि प्रमाणपत्र लिन कति समय लाग्छ?

ISA को वेबसाइटमा स्वीकृतिसम्म लाग्ने समय उल्लेख छैन। अनुमानित समय थाहा पाउन चाहेमा, बुझाउने ठाउँको क्षेत्रीय अध्यागमन सेवा ब्युरोमा सोध्नुहोस्। अनलाइन आवेदन सुरु गर्न चाहेमा, प्रमाणपत्रको स्वीकृतिपछि प्रयोगको अनुरोधको स्वीकृति पनि चाहिने भएकाले समय राखेर तयारी गर्नुहोस्।

Q2. तालिम कहाँ लिन सकिन्छ?

ISA ले “तालिम सञ्चालन गर्ने संस्थाको सूची” सार्वजनिक गरेको छ। सूची बाहेक पनि शैक्षिक संस्थाका कर्मचारीका लागि तालिम दिने संस्था छन्। विस्तृत जानकारीका लागि नजिकको क्षेत्रीय अध्यागमन सेवा ब्युरोमा सोध्नुहोस्।

(स्रोत: ISA “अध्यागमन प्रशासन सम्बन्धी तालिम आदि”)

Q3. मेरो प्रमाणपत्रको म्याद सकियो।

नवीकरण गर्न सकिँदैन। नयाँ स्वीकृति प्रक्रिया फेरि गर्नुपर्छ। नवीकरणको अनुरोध म्याद सकिनुभन्दा 2 महिना अगाडिदेखि गर्न सकिने भएकाले म्याद व्यवस्थापन गर्नुहोस्।

Q4. दर्ता गरिएको सहयोग संस्थाले सहयोगको जिम्मा नदिएको कम्पनीका विदेशीका लागि पनि प्रतिनिधिका रूपमा बुझाउन सक्छ?

सक्दैन। आफैंले स्वीकार गरेका विदेशी आदि बाहेक, दर्ता गरिएको सहयोग संस्थाका कर्मचारीले सम्पूर्ण सहयोग योजना लागू गर्ने जिम्मा पाएका विशिष्ट सीप (i) का विदेशी कामदारका लागि मात्र प्रतिनिधिका रूपमा बुझाउन सक्छन्।

Q5. प्रतिनिधिले जागिर फेरेमा प्रमाणपत्र नयाँ कम्पनीमा प्रयोग गर्न सकिन्छ?

सकिँदैन। काम छाडेकै दिन स्वीकृति रोकिन्छ। पुरानो कम्पनीले काम छाडेको प्रतिवेदन बुझाएर प्रमाणपत्र फिर्ता गर्छ, र व्यक्तिले नयाँ कम्पनीमा स्वीकृतिको अनुरोध फेरि गर्छ।

सारांश

• आवेदन प्रतिनिधि भनेको व्यक्तिको सट्टामा कागजात बुझाउने जस्ता तथ्यगत कार्य हो, जुन स्वीकृति पाएका कर्मचारी आदिले गर्न सक्छन्।
• प्रमाणपत्र क्षेत्रीय ब्युरोमा आवेदन प्रतिनिधि अनुरोध फारम आदि बुझाएर लिइन्छ। म्याद 3 वर्ष हो, र नवीकरण म्याद सकिनुभन्दा 2 महिना अगाडिदेखि। म्याद सकिए नयाँबाट फेरि सुरु गर्नुपर्छ।
• दर्ता गरिएको सहयोग संस्थाले अनलाइन आवेदन प्रयोग गर्न, पहिले प्रमाणपत्र लिएर त्यसपछि प्रयोगकर्ता दर्ता र प्रयोगको अनुरोध गर्नुपर्छ।
• 2026 जनवरी 1 मा संशोधित ग्योसेइशोशी ऐन लागू भएसँगै, जुनसुकै नाममा भए पनि पारिश्रमिक लिएर कागजात बनाउन निषेध छ भन्ने स्पष्ट लेखियो। प्रतिनिधि काम र कागजात बनाउने कामलाई छुट्याएर सोच्नु पहिलेभन्दा बढी महत्वपूर्ण भएको छ।

लेख निर्माणमा सन्दर्भ गरिएको प्राथमिक जानकारी

• ISA “आवेदन प्रतिनिधि प्रणाली”
• ISA “आवेदन प्रतिनिधि प्रणालीको सारांश (रेइवा 7 को अक्टोबर)”
• ISA “आवेदन प्रतिनिधिको स्वीकृति प्रक्रिया”
• ISA “स्वीकार गर्ने संस्था आदिका कर्मचारीहरूका लागि”
• ISA “नवीकरण प्रक्रियाबारे”
• ISA “आवेदन प्रतिनिधिको स्वीकृति पाएका व्यक्तिले आबद्ध संस्था छाडेको अवस्थाबारे”
• ISA “अध्यागमन प्रशासन सम्बन्धी तालिम आदि”
• ISA “सम्बद्ध संस्था, सार्वजनिक हितका कानुनी संस्था र दर्ता गरिएको सहयोग संस्थाका कर्मचारीहरूका लागि”
• ISA “2026 जनवरी 5 देखि बुझाउनुपर्ने कागजातबारे (सार्वजनिक हितका कानुनी संस्था वा दर्ता गरिएको सहयोग संस्थाका कर्मचारीहरूका लागि)”
• ISA “अनलाइन बसोबास आवेदन प्रणाली प्रयोग गर्दा ध्यान दिनुपर्ने कुरा (सावधानी)”
• e-Gov “अध्यागमन नियन्त्रण तथा शरणार्थी मान्यता ऐन कार्यान्वयन नियमावली”
• e-Gov “ग्योसेइशोशी ऐन”
• जापान अध्यागमन संघ “पूर्व जाँच (आवेदन प्रतिनिधि)”
• JITCO “JITCO का सहयोग सेवाहरू”