외국인의 재류 절차는 본인이 출입국재류관리국 창구에 직접 가는 것이 원칙입니다. 그 예외로, 지방출입국재류관리국장의 승인을 받은 회사나 단체의 직원은 본인을 대신해 신청서를 제출(대리제출, 申請取次)할 수 있습니다. 승인을 받으면 ‘신청 등 대리제출자 증명서'(申請等取次者証明書)가 교부되며, 유효기간은 3년입니다.
이 글은 등록지원기관·수입 기업·일본어학교·감리단체 등에서 입관 절차를 담당하는 분을 위해 증명서 취득과 갱신, 온라인 신청을 시작하는 방법, 대리제출할 수 있는 범위를 정리한 것입니다. 2026년 1월 1일에 시행된 개정 행정서사법을 바탕으로, 유상으로 대리제출할 때의 주의점도 설명합니다.
대리제출이란
대리제출이란 재류자격 신청 등에서 외국인 본인을 대신해 신청서나 자료를 입관에 제출하는 것입니다. ‘출입국관리 및 난민인정법 시행규칙’에 정해진 제도입니다.
출입국재류관리청(이하 입관청)은 이 제도의 목적을 ‘신청·신고 건수 증가에 따른 창구 혼잡 완화와 신청인·신고인의 부담 경감 등’이라고 설명하고 있습니다.
(출처: 출입국관리 및 난민인정법 시행규칙 제19조 제3항 등(e-Gov 법령검색), 출입국재류관리청 ‘신청 등 대리제출 제도’, 신청 등 대리제출 제도 개요(레이와 7년 10월))
본인 출두 원칙
재류기간 갱신, 재류자격 변경, 재류카드 기재사항 변경 등은 외국인 본인이 지방출입국재류관리국에 가서 하는 것이 원칙입니다. 이것을 ‘본인 출두 원칙'(本人出頭の原則)이라고 합니다.
대리제출은 이 원칙의 예외입니다. 대리제출자가 절차를 하면 원칙적으로 본인의 출두가 면제됩니다. 다만 입관이 본인에게 직접 사정을 들을 필요가 있는 경우 등에는 본인의 출두를 요구받을 수 있습니다.
(출처: 출입국재류관리청 ‘신청 등 대리제출 제도’, 신청 등 대리제출 제도 개요(레이와 7년 10월), 출입국재류관리청 ‘신청 등 대리제출자 승인 절차’)
대리제출을 할 수 있는 사람
대리제출을 할 수 있는 사람은 다음과 같습니다. 변호사·행정서사와 그 외의 사람은 절차가 다릅니다.
| 대리제출을 할 수 있는 사람 | 대리제출자가 되기 위한 절차 | 대리제출 대상 외국인 |
|---|---|---|
| 수입기관 등의 직원(기업, 학교 등 교육기관, 감리단체, 등록지원기관 등) | 지방출입국재류관리국장의 승인(신청 등 대리제출자 증명서) | 그 기관이 받아들이고 있는(받아들이려는) 외국인과, 그 부양을 받으며 동거하는 배우자·자녀 등 |
| 여행업자의 직원 | 위와 같음 | 여행 절차를 의뢰한 외국인(재입국 허가 신청만) |
| 공익법인의 직원 | 위와 같음 | 대리제출을 의뢰한 외국인(재류자격인정증명서 교부 신청에서는 그 외국인의 대리인) |
| 변호사·행정서사 | 소속 변호사회·행정서사회를 통해 지방출입국재류관리국장에게 신고 | 대리제출을 의뢰한 외국인(재류자격인정증명서 교부 신청에서는 그 외국인의 대리인) |
감리단체 허가를 받은 기관은 실습 감리를 하고 있는(하려는) 기능실습생도 대상이 됩니다. 등록지원기관으로 등록된 기관은 지원계획 전부의 실시를 위탁받은 1호 특정기능 외국인도 대상이 됩니다.
(출처: 신청 등 대리제출 제도 개요(레이와 7년 10월), 출입국재류관리청 ‘수입기관 등의 직원분께’)
신청 등 대리제출자 증명서 취득 방법(신규 승인 절차)
변호사·행정서사 이외의 사람이 대리제출을 하려면 지방출입국재류관리국에 ‘신청 등 대리제출 신청'(申請等取次の申出)을 하여 승인을 받아야 합니다. 승인되면 ‘신청 등 대리제출자 증명서’가 교부됩니다.
승인 조건
승인을 받으려면 다음 조건을 모두 충족해야 합니다.
- 지금까지 입관법 위반 등 대리제출을 승인하는 것이 적절하지 않은 행위를 한 적이 없는 신뢰할 수 있는 사람일 것. 소속 기관도 마찬가지로 신뢰할 수 있는 기관일 것.
- 출입국재류관리 행정에 관한 연수회 등 참가 등 그 경력으로 보아 외국인의 입국·재류 절차에 관한 지식이 있다고 인정될 것.
- (여행업자 직원의 경우) 소속 회사가 해외여행 업무를 취급할 수 있을 것.
조건 1에는 ‘과거 몇 년 이내’라는 기간 제한이 쓰여 있지 않습니다. 과거에 입관법 위반 등이 있으면 이후 승인에 영향을 줄 수 있으니 주의하시기 바랍니다.
조건 2는 입관청이 목록으로 제시한 기관의 연수회를 수강하고 수강 증명서를 제출하는 것이 원칙입니다.
(출처: 출입국재류관리청 ‘신청 등 대리제출자 승인 절차’, 출입국재류관리청 ‘출입국재류관리 행정에 관한 연수회 등’)
파견 직원이나 사무 보조원도 ‘직원’이 되는 경우
승인을 받을 수 있는 ‘직원’은 정규직에 한정되지 않습니다. 다음 3가지를 모두 충족하면 파견 직원이나 사무 보조원 등도 ‘직원’으로 취급됩니다.
- 외국인을 고용하고 있는 기관에서 상시 업무를 하고 있을 것
- 그 기관의 지휘명령에 따르고 있을 것
- 그 기관의 정규직과 같은 업무를 하고 있으며, 기관의 업무를 잘 알고 있다고 인정될 것
(출처: 출입국재류관리청 ‘신청 등 대리제출자 승인 절차’)
제출 서류(수입기관 등의 직원의 경우)
신청 시 제출하는 서류는 다음과 같습니다. 양식은 입관청 홈페이지에서 내려받을 수 있습니다.
| 서류 | 주의점 | |
|---|---|---|
| A | 신청 등 대리제출 신청에 관한 제출 서류 목록·확인표(신규 절차용)(참고 양식) | 확인하면서 서류를 갖춘다 |
| B | 신청 등 대리제출 신청서(별기 제1호 양식) | 입관청 홈페이지에 기재 예가 있다 |
| C | 승인을 받으려는 사람의 사진(3.0cm×2.4cm) 2매 | 제출일 전 6개월 이내 촬영, 모자 미착용·정면·배경 없음 |
| D | 승인을 받으려는 사람의 경력서 | 외국인은 재류카드 사본도 |
| E | 승인을 받으려는 사람의 재직증명서 | 회사 대표자로서 등기사항증명서로 확인할 수 있는 경우는 불필요 |
| F | 외국인의 입국·재류 절차에 관한 지식이 있음을 소명하는 자료 | 연수회 수강(수료) 증명서는 원칙적으로 발행 후 3년 이내의 것 |
| G | 법인은 등기사항증명서(제출할 수 없는 경우는 회사 개요를 알 수 있는 팸플릿 등), 개인은 주민표 사본 | |
| H | 본인 확인 서류 사본 | 창구에서 신청하는 경우에도 제출 |
| I | 반송용 봉투(간이등기 우표 부착) 또는 레터팩 플러스 | 결과 통지를 우편으로 받고 싶은 경우 |
표의 B인 신청 등 대리제출 신청서(별기 제1호 양식, 수입기관 등의 직원용)에는 그림에 표시된 칸을 적습니다. A 신청인과 주소, B 기관 개요(명칭, 소재지(전화번호), 대표자 성명, 사업 내용), C 승인을 받으려는 직원의 성명·국적·지역·생년월일·성별·직명, D 소속 외국인의 재류자격별 인원입니다. E 첨부 서류 칸에는 위 표의 C~I에 해당하는 서류(사진, 경력서·재직증명서, 소명 자료, 등기사항증명서, 본인 확인 서류, 반송용 봉투)가 나열되어 있습니다.
출처: 출입국재류관리청 ‘신청 등 대리제출 신청서(별기 제1호 양식)’
연수회를 받지 않아도 되는 경우: 이미 사내에 대리제출자가 있고 지금까지 문제없이 대리제출을 해 온 실적이 있을 때, 그 대리제출자로부터 설명·지도를 받았다는 것 등을 기관이 설명하는 문서(설명서)를 제출하면 지식이 있는 것으로 취급됩니다.
(출처: 출입국재류관리청 ‘수입기관 등의 직원분께’, 신청 등 대리제출 신청서(별기 제1호 양식))
제출처
수입기관 등의 소재지를 관할하는 지방출입국재류관리국이나 그 출장소에 신청합니다. 창구와 우편 모두 접수합니다. 같은 기관의 다른 사람 신청을 함께 지참하는 경우에는 승인을 받을 사람의 본인 확인 서류를 첨부합니다.
(출처: 출입국재류관리청 ‘신청 등 대리제출자 승인 절차’)
증명서의 유효기간과 사용할 수 있는 곳
신청 등 대리제출자 증명서의 유효기간은 3년입니다. 대리제출자가 재류자격을 가진 외국인인 경우에는 그 사람의 재류기간 내 또는 3년 후 중 빠른 날까지입니다.
증명서는 교부한 지방국의 관할 내뿐만 아니라 전국의 지방국과 출장소에서 유효합니다. 신청 제출처는 외국인의 주거지 또는 외국인을 받아들이고 있는 기관 직원의 근무지를 관할하는 지방국·출장소입니다.
(출처: 출입국재류관리청 ‘신청 등 대리제출자 승인 절차’, 출입국재류관리청 ‘수입기관 등의 직원분께’)
증명서 갱신·재교부와 담당자가 퇴직했을 때
갱신은 유효기한 2개월 전부터
갱신 신청은 유효기한 2개월 전부터 접수합니다. 창구와 우편 모두 가능합니다. 유효기간이 이미 지났다면 갱신이 아니라 신규 승인 절차를 다시 해야 합니다.
갱신 시 제출하는 서류는 다음과 같습니다.
- 신청 등 대리제출 신청에 관한 제출 서류 목록·확인표(갱신 절차용)(참고 양식)
- 신청 등 대리제출 신청서(수입기관 등의 직원은 별기 제1호 양식)
- 사진(3.0cm×2.4cm) 2매(제출일 전 6개월 이내 촬영)
- 현재 신청 등 대리제출자 증명서 사본
- 직원임을 증명하는 신분증 등의 사본 또는 재직증명서(외국인은 재류카드 사본도)
- 본인 확인 서류 사본
- 반송용 봉투 또는 레터팩 플러스(우편으로 받고 싶은 경우)
갱신 시에는 연수회 수강 증명서가 서류에 포함되어 있지 않습니다. 사내에서 유효기한을 목록으로 만들어 2개월 전에 준비를 시작하면 안심입니다.
(출처: 출입국재류관리청 ‘갱신 절차에 대해’)
분실했을 때·성명이 바뀌었을 때
증명서를 분실하거나 훼손되었을 때, 성명 등이 바뀌었을 때는 사진 2매와 첨부 서류를 붙여 별기 제18호 양식으로 재교부를 신청합니다. 훼손된 경우에는 그 증명서를 반납합니다.
(출처: 출입국재류관리청 ‘신청 등 대리제출자 승인 절차’)
대리제출자가 회사를 그만두었을 때
대리제출자가 소속 기관을 그만두면 그만둔 날에 승인이 정지됩니다. 기관은 승인한 지방국에 ‘신청 등 대리제출자 이직 보고서'(별기 제7호 양식)를 제출하고 증명서를 반납합니다.
이직한 곳에서도 대리제출자가 되고 싶다면 새 소속처에서 승인 신청을 처음부터 다시 합니다.
(출처: 출입국재류관리청 ‘신청 등 대리제출 승인을 받은 분이 소속 기관을 이직한 경우에 대해’)
대리제출할 수 있는 범위
수입기관 등의 직원이 대리제출할 수 있는 절차는 다음과 같습니다. 대상은 위 표의 ‘대리제출 대상 외국인’에 해당하는 사람의 절차뿐입니다.
- 재류자격인정증명서 교부 신청(등록지원기관의 직원만. 아래 주 참조)
- 자격외 활동 허가 신청(기능실습생 제외)
- 재류카드의 주거지 이외의 기재사항 변경 신고
- 재류카드 유효기간 갱신 신청
- 분실 등에 의한 재류카드 재교부 신청
- 오손 등에 의한 재류카드 재교부 신청
- 교환 희망에 의한 재류카드 재교부 신청
- 재교부 신청 명령에 의한 재류카드 재교부 신청
- 재류자격 변경 허가 신청
- 재류기간 갱신 허가 신청
- 재류자격 변경에 의한 영주 허가 신청
- 재류자격 취득 허가 신청
- 재류자격 취득에 의한 영주 허가 신청
- 재입국 허가 신청
- 취로자격증명서 교부 신청
- 신청 내용 변경 신청
- 재류카드 수령
재류자격인정증명서 교부 신청의 취급: 등록지원기관 이외의 수입기관 등의 직원은 대리제출이 아니라 ‘대리인'(代理人)으로 신청할 수 있기 때문에 대리제출 대상이 되지 않습니다.
소속처별로 정리하면 다음과 같습니다.
| 소속처 | 대리제출 대상 | 주요 주의점 |
|---|---|---|
| 외국인을 고용하는 기업 | 고용하고 있는(고용하려는) 외국인과, 부양을 받으며 동거하는 가족 | 재류자격인정증명서 교부 신청은 ‘대리인’으로 한다 |
| 등록지원기관 | 자사에서 고용하는 외국인 등에 더해, 지원계획 전부의 실시를 위탁받은 1호 특정기능 외국인 | 위탁 계약이 있으면 아직 지원을 시작하지 않았어도 된다. 재류자격인정증명서 교부 신청도 대리제출할 수 있다 |
| 교육기관(대학, 전문학교, 일본어학교 등) | 받아들이고 있는(받아들이려는) 유학생 등 | 재류자격인정증명서 교부 신청은 ‘대리인’으로 한다 |
| 감리단체 | 자체 단체에서 받아들이고 있는 외국인 등에 더해, 실습 감리를 하고 있는(하려는) 기능실습생 | 기능실습생은 자격외 활동이 인정되지 않으므로 자격외 활동 허가 신청은 대상 외 |
| 여행업자 | 여행 절차를 의뢰한 외국인 | 재입국 허가 신청만 |
| 공익법인의 직원·변호사·행정서사 | 대리제출을 의뢰한 외국인(재류자격인정증명서 교부 신청에서는 그 외국인의 대리인) | 소속처와의 관계로 대상이 한정되지 않는다 |
(출처: 출입국재류관리청 ‘수입기관 등의 직원분께’, 신청 등 대리제출 제도 개요(레이와 7년 10월))
온라인 신청을 사용하려면(이용자 등록과 이용 신청)
재류신청 온라인 시스템(在留申請オンラインシステム)을 사용하면 창구에 가지 않고 신청할 수 있습니다. 소속기관·공익법인·등록지원기관의 직원이 사용하려면 사전에 ‘이용 신청'(利用申出)을 하여 승인을 받아야 합니다.
사용할 수 있는 사람의 조건
| 이용자 | 조건 |
|---|---|
| 소속기관의 직원 | 신청 등 대리제출자 승인을 받았거나, 승인 요건을 충족하고 있다 |
| 등록지원기관의 직원 | 신청 등 대리제출자로 승인되어 있다. 신청인의 소속기관으로부터 온라인 신청 대행을 의뢰받았다. 지원계획 전부의 실시를 위탁받은 경우에 한한다 |
| 공익법인의 직원 | 신청 등 대리제출자로 승인되어 있다. 신청인의 소속기관으로부터 온라인 신청 대행을 의뢰받았다 |
등록지원기관의 직원은 신청 등 대리제출자 증명서가 없으면 온라인 신청을 사용할 수 없습니다. 온라인 신청을 시작하려는 등록지원기관은 먼저 증명서를 취득하는 것부터 시작합니다.
(출처: 출입국재류관리청 ‘소속기관·공익법인·등록지원기관의 직원분께’)
절차의 흐름
- 이용자 등록: 시스템에서 이메일 주소를 등록하고 이용자 구분 ‘소속기관 등의 직원’을 선택하여 이용자 ID를 받습니다. 등록 화면으로 진행할 수 있는 것은 메일이 도착한 후 24시간 이내입니다.
- 이용 신청: 온라인, 우편, 창구 중 하나로 신청하여 승인을 받습니다. 소속기관·공익법인·등록지원기관에서 첫 번째 사람은 ‘신규 이용 신청’, 같은 기관의 두 번째 이후 사람은 ‘추가 이용 신청’입니다.
- 재류 신청: 승인 후 시스템에서 신청합니다. 재류기한의 마지막 날(재류기간 만료일 당일)에는 온라인으로 신청할 수 없습니다.
이용 신청 시 제출하는 주요 서류는 필요 서류 체크시트, 이용 신청서(온라인으로 신청하는 경우는 불필요), 본인 확인 자료 사본, 신청 등 대리제출자 증명서 사본(소속기관의 직원은 연수회 수료증서 등의 사본도 가능), 재직증명서, 서약서입니다.
(출처: 출입국재류관리청 ‘소속기관·공익법인·등록지원기관의 직원분께’)
등록지원기관의 직원이 주의할 점
- 서약서는 소속기관(법인 단위)마다 제출합니다. 여러 소속기관으로부터 의뢰를 받은 경우에는 ‘외국인을 받아들이는 기관의 명부’를 별지로 하여 함께 제출할 수도 있습니다.
- 승인 후에 새 소속기관으로부터 의뢰를 받았을 때는 그 기관의 서약서 등을 지방국에 제출합니다.
- 2026년 1월 5일부터는 정기보고 때와 새 의뢰를 받았을 때 ‘이용자별 서약기관 일람표'(별기 제2호 양식의 (3))도 제출합니다.
- 유효기한 이후에도 계속 사용하려면 정기보고가 필요합니다.
(출처: 출입국재류관리청 ‘소속기관·공익법인·등록지원기관의 직원분께’, 출입국재류관리청 ‘레이와 8년 1월 5일 이후의 제출 자료에 대해(공익법인의 직원 또는 등록지원기관의 직원분께)’)
온라인 신청과 행정서사법 주의점
입관청은 다음과 같이 주의를 주고 있습니다(당 사이트 번역).
변호사 및 행정서사 이외의 사람이 업으로서 신청인 또는 그 법정대리인 등으로부터 수수료를 받는 등 하여 스스로 재류신청 온라인 시스템에 신청 정보를 입력한 경우, 변호사법 위반 또는 행정서사법 위반이 될 수 있습니다
변호사·행정서사 이외의 이용자는 신청인이나 소속기관의 직원과 함께 신청 내용을 입력하는 등 법을 위반하지 않도록 충분히 주의할 것이 요구됩니다.
(출처: 출입국재류관리청 ‘재류신청 온라인 시스템을 이용할 때의 유의사항에 대해(주의 환기)’)
대리제출과 대리신청의 차이
대리제출은 본인이나 대리인의 부탁을 받아 신청 서류를 제출하는 것입니다. 신청의 주체는 항상 외국인 본인 또는 대리인입니다.
입관청은 대리제출이 ‘신청서나 자료의 제출 등 사실행위를 하는 것이 인정되는 것’이며, 대리제출자가 신청인·신고인으로서 서명하거나 기재 내용을 직접 정정할 수는 없다고 설명합니다.
한편 대리신청은 대리인이 본인을 대신해 신청 내용을 정하고 서류를 작성하거나 정정하거나 신청을 취하하는 것이라고 당 사무소는 정리하고 있습니다. 대리인 자신의 의사표시이며, 그 효과가 본인에게 생깁니다. 입관 법령에서는 대리인이 될 수 있는 사람이 정해져 있는 절차가 많습니다. 예를 들어 재류자격인정증명서 교부 신청의 대리인은 시행규칙 별표 제4에서 재류자격별로 정해져 있습니다(특정기능은 ‘본인과 특정기능 고용계약을 체결한 일본 기관의 직원’, 단체감리형 기능실습은 ‘감리단체의 직원’ 등).
(출처: 출입국재류관리청 ‘신청 등 대리제출자 승인 절차’, 출입국관리 및 난민인정법 시행규칙 제6조의2·별표 제4(e-Gov 법령검색))
사실행위란
사실행위란 자신의 의사표시를 수반하지 않는 행위를 말합니다. 예를 들어 본인이나 대리인이 작성한 서류를 창구에 제출하기만 한다면 신청 내용에 대리제출자의 의사는 들어가지 않습니다. 그래도 신청이 접수되는 효과는 생깁니다.
입관 절차에서 사실행위의 예는 다음과 같습니다.
- 신청서나 신고서, 자료를 제출한다
- 창구에서 여권이나 재류카드를 제시한다
- 재류카드를 수령한다
이것들은 본래 본인 출두 원칙에 따라 본인이 해야 합니다. 승인을 받은 대리제출자 등이 예외로서 본인을 대신해 할 수 있습니다.
(출처: 출입국관리 및 난민인정법 시행규칙 제19조 제3항 등(e-Gov 법령검색))
대리제출 범위를 넘는 행위: 소속처별로 할 수 있는 것·할 수 없는 것
대리제출자의 권한만으로는 서류 제출 등 사실행위밖에 할 수 없습니다. ‘신청 내용 변경 신청’도 본인 등이 정한 신청서를 대리제출자가 제출할 수는 있지만, 대리제출자가 자신의 판단으로 신청 내용을 바꿀 수는 없습니다. 다만 대리제출자가 소속기관의 직원인 경우에는 소속기관 직원으로서의 입장에서 할 수 있는 것도 있습니다.
다음 표는 입관청의 설명(대리제출은 사실행위이며 서명이나 기재 내용의 직접 정정은 할 수 없다)과 시행규칙의 대리인 규정을 바탕으로 당 사무소가 소속처별로 정리한 것입니다.
외국인을 고용하는 기업의 직원
| 입장 | 할 수 있는 것·할 수 없는 것 |
|---|---|
| 대리제출자로서 할 수 있는 것 | 신청 서류를 제출한다／창구에서 여권이나 재류카드를 제시한다／재류카드를 수령한다 |
| 소속기관의 직원으로서 할 수 있는 것 | 소속기관이 작성하는 신청 서류의 작성자가 된다·가제정정한다／소속기관이 발행하는 증명 서류를 작성한다 |
| 어느 입장에서도 할 수 없는 것 | 신청인이 작성하는 신청 서류의 작성자가 된다·가제정정한다／신청 취하의 의사표시를 한다／자신의 판단으로 신청 내용 변경을 신청한다(재류자격인정증명서 교부 신청은 대리인으로서 모두 할 수 있다) |
| 입장에 관계없이 할 수 있는 것 | 서류 작성 보조／자료 수집 보조／자료 점검／자료 번역／신청 내용 상담 |
등록지원기관의 직원
재류자격인정증명서 교부 신청에서 특정기능의 대리인이 될 수 있는 것은 본인과 특정기능 고용계약을 체결한 기관의 직원입니다. 따라서 등록지원기관은 자사에서 1호 특정기능 외국인을 고용하는 경우를 제외하고 대리인으로서 관여할 수 없다고 생각됩니다.
| 입장 | 할 수 있는 것·할 수 없는 것 |
|---|---|
| 대리제출자로서 할 수 있는 것 | 신청 서류를 제출한다／창구에서 여권이나 재류카드를 제시한다／재류카드를 수령한다 |
| 등록지원기관의 직원으로서 할 수 있는 것 | 신청에 관해서는 특별히 없음 |
| 어느 입장에서도 할 수 없는 것 | 신청인이 작성하는 신청 서류·소속기관이 작성하는 신청 서류의 작성자가 된다·가제정정한다／소속기관이 발행하는 증명 서류를 작성한다／신청 취하의 의사표시를 한다／자신의 판단으로 신청 내용 변경을 신청한다 |
| 입장에 관계없이 할 수 있는 것 | 서류 작성 보조／자료 수집 보조／자료 점검／자료 번역／신청 내용 상담 |
교육기관(대학, 전문학교, 일본어학교 등)의 직원
| 입장 | 할 수 있는 것·할 수 없는 것 |
|---|---|
| 대리제출자로서 할 수 있는 것 | 신청 서류를 제출한다／창구에서 여권이나 재류카드를 제시한다／재류카드를 수령한다 |
| 교육기관의 직원으로서 할 수 있는 것 | 소속기관이 작성하는 신청 서류의 작성자가 된다·가제정정한다／교육기관이 발행하는 증명 서류를 작성한다 |
| 어느 입장에서도 할 수 없는 것 | 신청인이 작성하는 신청 서류의 작성자가 된다·가제정정한다／신청 취하의 의사표시를 한다／자신의 판단으로 신청 내용 변경을 신청한다(재류자격인정증명서 교부 신청은 대리인으로서 모두 할 수 있다) |
| 입장에 관계없이 할 수 있는 것 | 서류 작성 보조／자료 수집 보조／자료 점검／자료 번역／신청 내용 상담 |
감리단체의 직원
| 입장 | 할 수 있는 것·할 수 없는 것 |
|---|---|
| 대리제출자로서 할 수 있는 것 | 신청 서류를 제출한다／창구에서 여권이나 재류카드를 제시한다／재류카드를 수령한다 |
| 감리단체의 직원으로서 할 수 있는 것 | 소속기관이 작성하는 신청 서류의 작성자가 된다·가제정정한다／감리단체가 발행하는 증명 서류를 작성한다／기능실습계획 작성·변경 등의 지도 |
| 어느 입장에서도 할 수 없는 것 | 신청인이 작성하는 신청 서류의 작성자가 된다·가제정정한다／신청 취하의 의사표시를 한다／자신의 판단으로 신청 내용 변경을 신청한다(단체감리형 기능실습의 재류자격인정증명서 교부 신청은 대리인으로서 모두 할 수 있다) |
| 입장에 관계없이 할 수 있는 것 | 서류 작성 보조／자료 수집 보조／자료 점검／자료 번역／신청 내용 상담 |
대리제출을 유상으로 할 때의 주의점(개정 행정서사법)
대리제출 자체는 사실행위
대리제출은 서류를 제출하는 등의 사실행위입니다. 입관법상의 대리행위에 해당하지 않으며, 행정서사법 등 입관법 이외의 법률로 규제되는 행위도 아닙니다. 따라서 대리제출 자체를 유상으로, 업으로서 하는 것은 문제없다고 생각됩니다.
다만 재류자격 신청에는 ‘관공서에 제출하는 서류의 작성’이라는 행위도 포함됩니다. 이것을 보수를 받고 업으로서 하면 행정서사법 위반이 될 우려가 있습니다. 입관청도 변호사·행정서사 이외의 사람이 관공서에 제출하는 신청서 등의 작성을 보수를 받고 업으로서 하는 것은 행정서사법 위반에 해당할 우려가 있다고 주의를 주고 있습니다. 유상으로 대리제출할 때는 대리제출의 범위를 넘지 않는 것이 중요합니다.
(출처: 출입국재류관리청 ‘신청 등 대리제출자 승인 절차’)
공익법인이 유상으로 하고 있는 대리제출의 예
공익재단법인 입관협회는 신청 서류를 사전에 점검하고 대리제출하는 서비스를 유상으로 안내하고 있습니다. 안내되어 있는 것은 ‘점검’과 ‘대리제출’이며, 서류 작성은 포함되어 있지 않습니다. 마찬가지로 공익재단법인인 국제인재협력기구(JITCO)는 기능실습이나 특정기능 등의 신청 서류를 점검하고 대리제출하는 서비스를 유상으로 하고 있으며, 서류 작성은 하지 않는다고 명기하고 있습니다.
이는 ‘점검’과 ‘대리제출’만이라면 유상이라도 행정서사법에 위반되지 않는다고 공익법인이 판단하고 있음을 보여 준다고 생각됩니다. 등록지원기관의 직원이 지원 위탁을 받은 1호 특정기능 외국인의 신청에 관여하는 경우에도, 유상으로 ‘신청 서류 점검’과 ‘대리제출’을 하는 것은 행정서사법에 위반되지 않는다고 해석할 수 있습니다.
다만 서류 작성도 하는 경우에는 주의가 필요합니다. ‘작성’과 ‘점검·대리제출’을 명확히 나눌 수 없고, 작성을 무상으로 하고 있음을 객관적으로 설명할 수 없는 경우에는 행정서사법 위반이 될 가능성이 있습니다.
(출처: 공익재단법인 입관협회 ‘사전 점검(대리제출)’, 공익재단법인 국제인재협력기구 ‘JITCO의 지원 서비스’)
2026년 1월 1일 시행 개정으로 ‘어떠한 명목에 의하는지를 불문하고’로
2026년 1월 1일에 개정 행정서사법이 시행되었습니다. 입관 분야와 관계가 큰 것은 행정서사가 아닌 사람이 해서는 안 되는 행위를 정한 제19조의 개정입니다.
| 제19조 제1항(본문)(당 사이트 번역) | |
|---|---|
| 개정 전 | 행정서사 또는 행정서사법인이 아닌 자는 업으로서 제1조의2에 규정하는 업무를 할 수 없다. |
| 개정 후(2026년 1월 1일부터) | 행정서사 또는 행정서사법인이 아닌 자는 타인의 의뢰를 받아 어떠한 명목에 의하는지를 불문하고 보수를 받고, 업으로서 제1조의3에 규정하는 업무를 할 수 없다. |
‘제1조의3에 규정하는 업무’는 타인의 의뢰를 받아 보수를 받고 관공서에 제출하는 서류(전자적 기록 포함) 등을 작성하는 것입니다. 또한 제19조에는 단서(다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우 등)가 있으며, 개정 전후에 같습니다.
이번 개정으로 명목을 불문하고 보수를 받고 서류를 작성하는 것이 금지된다고 명기되었습니다. 예를 들어 감리단체가 ‘회비’·’감리비’를, 등록지원기관이 ‘지원 위탁비’를 받으면서 신청 서류 작성을 ‘무상 서비스’로 하면 실질적으로 보수를 받고 서류를 작성했다고 판단될 우려가 있습니다.
(출처: e-Gov 법령검색 ‘행정서사법’)
개정 후 진행 방법
개정 후에는 다음 중 하나의 형태로 진행할 필요성이 더욱 높아진다고 생각됩니다.
- 외국인 본인 또는 수입 기업이 스스로 서류를 작성하여 신청한다
- 외국인 본인 또는 수입 기업이 서류를 작성하고, 대리제출자가 점검하여 대리제출한다
- 변호사 또는 행정서사가 서류를 작성하고, 대리제출도 한다
- 변호사 또는 행정서사가 서류를 작성하고, 대리제출자가 대리제출한다
이 중 대리제출자가 대리제출하는 것은 2와 4이며, 어느 쪽이든 대리제출을 유상으로 하는 것은 문제없다고 생각됩니다. 또한 본인이나 수입 기업이 서류를 작성할 때 대리제출자가 작성 방법을 조언하는 것 자체도 문제없다고 생각됩니다.
개별 업무가 행정서사법에 저촉되는지 여부는 계약 형태나 실제 작업 분담에 따라 달라집니다. 판단이 어려운 경우에는 행정서사 등 전문가와 상담하시기 바랍니다.
행정서사와의 협업이라는 선택지
감리단체나 등록지원기관이 입관 신청 부담을 줄이려면 행정서사와의 협업도 선택지입니다. 행정서사는 신청 전체뿐만 아니라 ‘서류 작성’ 부분만 맡을 수도 있습니다. 서류 작성을 행정서사가 담당하고 대리제출이나 자료 수집을 대리제출자가 하면, 법령을 지키면서 신청 업무를 유상으로 할 수 있다고 생각됩니다.
기사라기 행정서사 사무소는 웹 면담과 온라인 신청에 대응하고 있어 전국 어디서든 의뢰하실 수 있습니다. 여러 건이나 지속적인 거래도 개별적으로 견적을 드립니다.
자주 묻는 질문
Q1. 신청 등 대리제출자 증명서를 취득하는 데 어느 정도 기간이 걸리나요?
입관청 홈페이지에는 승인까지의 기간이 나와 있지 않습니다. 대략적인 기간을 알고 싶다면 제출처인 지방출입국재류관리국에 문의하시기 바랍니다. 온라인 신청을 시작하려는 경우에는 증명서 승인 후에 이용 신청 승인도 필요하므로 여유를 두고 준비하세요.
Q2. 연수회는 어디에서 받을 수 있나요?
입관청이 ‘연수회 등 실시기관 일람’을 공표하고 있습니다. 일람 이외에도 교육기관 직원 대상 연수회를 실시하는 기관이 있습니다. 자세한 내용은 가까운 지방출입국재류관리국에 문의하시기 바랍니다.
(출처: 출입국재류관리청 ‘출입국재류관리 행정에 관한 연수회 등’)
Q3. 유효기한이 지나 버렸습니다.
갱신할 수 없습니다. 신규 승인 절차를 다시 합니다. 갱신 신청은 유효기한 2개월 전부터 할 수 있으므로 기한을 관리해 두세요.
Q4. 등록지원기관은 지원을 위탁받지 않은 회사의 외국인도 대리제출할 수 있나요?
할 수 없습니다. 등록지원기관의 직원이 대리제출할 수 있는 것은 자사에서 받아들이고 있는 외국인 등 외에는 지원계획 전부의 실시를 위탁받은 1호 특정기능 외국인입니다.
Q5. 대리제출자가 이직하면 증명서를 새 회사에서 쓸 수 있나요?
쓸 수 없습니다. 그만둔 날에 승인이 정지됩니다. 이전 회사가 이직 보고서를 제출하고 증명서를 반납하며, 본인은 새 회사에서 승인 신청을 다시 합니다.
정리
- 대리제출은 본인을 대신해 서류를 제출하는 등의 사실행위이며, 승인을 받은 직원 등이 할 수 있습니다.
- 증명서는 지방국에 신청 등 대리제출 신청서 등을 제출해 취득합니다. 유효기간은 3년이며, 갱신은 유효기한 2개월 전부터. 기한이 지나면 신규부터 다시 해야 합니다.
- 등록지원기관이 온라인 신청을 사용하려면 증명서를 취득한 후 이용자 등록과 이용 신청이 필요합니다.
- 2026년 1월 1일 개정 행정서사법 시행으로, 명목을 불문하고 보수를 받고 서류를 작성하는 것이 금지된다고 명기되었습니다. 대리제출과 서류 작성을 나누어 생각하는 것이 그 어느 때보다 중요합니다.
기사 작성 시 참조한 1차 정보
- 출입국재류관리청 ‘신청 등 대리제출 제도’
- 출입국재류관리청 ‘신청 등 대리제출 제도 개요(레이와 7년 10월)’
- 출입국재류관리청 ‘신청 등 대리제출자 승인 절차’
- 출입국재류관리청 ‘수입기관 등의 직원분께’
- 출입국재류관리청 ‘갱신 절차에 대해’
- 출입국재류관리청 ‘신청 등 대리제출 승인을 받은 분이 소속 기관을 이직한 경우에 대해’
- 출입국재류관리청 ‘출입국재류관리 행정에 관한 연수회 등’
- 출입국재류관리청 ‘소속기관·공익법인·등록지원기관의 직원분께’
- 출입국재류관리청 ‘레이와 8년 1월 5일 이후의 제출 자료에 대해(공익법인의 직원 또는 등록지원기관의 직원분께)’
- 출입국재류관리청 ‘재류신청 온라인 시스템을 이용할 때의 유의사항에 대해(주의 환기)’
- e-Gov 법령검색 ‘출입국관리 및 난민인정법 시행규칙’
- e-Gov 법령검색 ‘행정서사법’
- 공익재단법인 입관협회 ‘사전 점검(대리제출)’
- 공익재단법인 국제인재협력기구 ‘JITCO의 지원 서비스’
이 글은 일본어 원문을 번역한 것입니다.
