Cara mendapatkan dan memperpanjang Sertifikat Agen Pengajuan | Formulir permohonan, dokumen yang diperlukan, dan cakupan yang dapat diajukan lembaga pendukung terdaftar [Sesuai revisi Undang-Undang Gyoseishoshi Jepang]

Pada prinsipnya, warga negara asing harus datang sendiri ke loket kantor imigrasi untuk prosedur izin tinggal. Sebagai pengecualian, staf perusahaan atau organisasi yang disetujui oleh Kepala Biro Layanan Imigrasi Regional dapat mengajukan permohonan atas nama orang tersebut (agen pengajuan, 申請取次). Setelah disetujui, mereka menerima “Sertifikat Agen Pengajuan” (申請等取次者証明書) yang berlaku selama 3 tahun.

Artikel ini ditujukan bagi penanggung jawab prosedur imigrasi di lembaga pendukung terdaftar, perusahaan penerima, sekolah bahasa Jepang, organisasi pengawas, dan sejenisnya. Artikel ini merangkum cara mendapatkan dan memperpanjang sertifikat, cara mulai menggunakan pengajuan daring, dan cakupan yang dapat diajukan oleh agen. Artikel ini juga menjelaskan hal yang perlu diperhatikan saat mengajukan dengan bayaran, berdasarkan revisi Undang-Undang Gyoseishoshi yang berlaku sejak 1 Januari 2026.

Apa itu agen pengajuan?

Agen pengajuan adalah menyerahkan formulir dan dokumen permohonan ke imigrasi atas nama warga negara asing, misalnya dalam permohonan status tinggal. Sistem ini diatur dalam Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Kontrol Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi.

Badan Layanan Imigrasi (selanjutnya ISA, 出入国在留管理庁) menjelaskan bahwa tujuan sistem ini adalah “mengurangi kepadatan di loket akibat meningkatnya permohonan dan pemberitahuan, serta meringankan beban pemohon dan pelapor, dan sebagainya.”

(Sumber: Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Kontrol Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi, Pasal 19 ayat 3, dll. (e-Gov), ISA “Sistem agen pengajuan”, Ikhtisar sistem agen pengajuan (Oktober Reiwa 7))

Prinsip kehadiran langsung

Prosedur seperti perpanjangan masa tinggal, perubahan status tinggal, dan perubahan data di Kartu Tinggal, pada prinsipnya dilakukan sendiri oleh warga negara asing di Biro Layanan Imigrasi Regional. Ini disebut “prinsip kehadiran langsung” (本人出頭の原則).

Agen pengajuan adalah pengecualian dari prinsip ini. Jika agen yang mengurus prosedur, pada prinsipnya orang tersebut dibebaskan dari kewajiban hadir. Namun, orang tersebut dapat diminta hadir, misalnya jika imigrasi perlu mendengar keterangan langsung.

(Sumber: ISA “Sistem agen pengajuan”, Ikhtisar sistem agen pengajuan (Oktober Reiwa 7), ISA “Prosedur persetujuan sebagai agen pengajuan”)

Siapa yang dapat menjadi agen pengajuan

Orang-orang berikut dapat menjadi agen pengajuan. Prosedurnya berbeda antara pengacara dan ahli hukum administrasi dengan pihak lainnya.

Untuk lembaga yang memiliki izin sebagai organisasi pengawas, peserta magang teknis yang sedang (atau akan) diawasi pelatihannya juga dicakup. Untuk lembaga yang terdaftar sebagai lembaga pendukung terdaftar, pekerja berketerampilan spesifik (i) yang pelaksanaan seluruh rencana dukungannya dipercayakan kepada lembaga tersebut juga dicakup.

(Sumber: Ikhtisar sistem agen pengajuan (Oktober Reiwa 7), ISA “Untuk staf lembaga penerima, dll.”)

Cara mendapatkan Sertifikat Agen Pengajuan (prosedur persetujuan baru)

Orang selain pengacara dan ahli hukum administrasi perlu mengajukan “permohonan menjadi agen pengajuan” (申請等取次の申出) ke Biro Layanan Imigrasi Regional dan mendapat persetujuan. Setelah disetujui, mereka menerima Sertifikat Agen Pengajuan.

Syarat persetujuan

Semua syarat berikut harus dipenuhi.

1. Orang tersebut dapat dipercaya dan belum pernah melakukan tindakan yang membuat persetujuan sebagai agen menjadi tidak layak, seperti melanggar Undang-Undang Kontrol Imigrasi. Lembaga tempat ia bernaung juga harus dapat dipercaya.
2. Berdasarkan riwayatnya, seperti mengikuti pelatihan tentang administrasi imigrasi, orang tersebut diakui memiliki pengetahuan tentang prosedur masuk dan tinggal warga negara asing.
3. (Untuk staf agen perjalanan) Perusahaan tempat ia bernaung dapat menangani usaha perjalanan luar negeri.

Syarat 1 tidak menyebutkan batas waktu seperti “dalam beberapa tahun terakhir”. Perhatikan bahwa pelanggaran Undang-Undang Kontrol Imigrasi di masa lalu dapat memengaruhi persetujuan selanjutnya.

Untuk syarat 2, prinsipnya adalah mengikuti pelatihan dari salah satu lembaga dalam daftar yang diumumkan ISA dan menyerahkan sertifikat kehadiran.

(Sumber: ISA “Prosedur persetujuan sebagai agen pengajuan”, ISA “Pelatihan tentang administrasi imigrasi”)

Saat pekerja alih daya dan asisten administrasi juga dianggap “staf”

“Staf” yang dapat disetujui tidak terbatas pada karyawan tetap. Pekerja alih daya, asisten administrasi, dan lainnya dianggap “staf” jika memenuhi ketiga hal berikut.

• Bekerja secara tetap di lembaga yang mempekerjakan warga negara asing
• Mengikuti arahan dan perintah lembaga tersebut
• Melakukan pekerjaan yang serupa dengan karyawan tetap lembaga tersebut dan diakui memahami pekerjaan lembaga dengan baik

(Sumber: ISA “Prosedur persetujuan sebagai agen pengajuan”)

Dokumen yang diserahkan (staf lembaga penerima, dll.)

Dokumen yang diserahkan saat mengajukan permohonan adalah sebagai berikut. Formulir dapat diunduh dari situs web ISA.

Pada formulir permohonan agen pengajuan (baris B dalam tabel; Formulir Lampiran No. 1, untuk staf lembaga penerima, dll.), isilah kolom yang ditandai pada gambar: A pemohon dan alamat; B gambaran umum lembaga (nama, alamat (nomor telepon), nama perwakilan, dan bidang usaha); C nama, kewarganegaraan/wilayah, tanggal lahir, jenis kelamin, dan jabatan staf yang memohon persetujuan; serta D jumlah warga negara asing di lembaga menurut status tinggal. Kolom E (dokumen lampiran) mencantumkan dokumen yang sesuai dengan baris C sampai I pada tabel di atas (foto, riwayat hidup dan surat keterangan kerja, dokumen yang menunjukkan pengetahuan, sertifikat data terdaftar, dokumen identitas, dan amplop balasan).

Jika tidak perlu mengikuti pelatihan: Jika di lembaga sudah ada agen yang memiliki catatan menangani pengajuan tanpa masalah, dan lembaga menyerahkan dokumen (surat penjelasan) yang menyatakan, misalnya, bahwa orang baru telah menerima penjelasan dan bimbingan dari agen tersebut, orang baru dianggap memiliki pengetahuan yang diperlukan.

(Sumber: ISA “Untuk staf lembaga penerima, dll.”, Formulir permohonan agen pengajuan (Formulir Lampiran No. 1))

Tempat pengajuan

Ajukan permohonan ke Biro Layanan Imigrasi Regional atau kantor cabangnya yang berwenang atas lokasi lembaga penerima. Permohonan diterima di loket maupun melalui pos. Jika membawa permohonan staf lain dari lembaga yang sama sekaligus, lampirkan dokumen identitas orang-orang yang memohon persetujuan.

(Sumber: ISA “Prosedur persetujuan sebagai agen pengajuan”)

Masa berlaku dan tempat sertifikat dapat digunakan

Sertifikat Agen Pengajuan berlaku 3 tahun. Jika agen adalah warga negara asing yang memiliki status tinggal, sertifikat berlaku sampai akhir masa tinggalnya atau 3 tahun kemudian, mana yang lebih dulu.

Sertifikat berlaku di semua Biro Layanan Imigrasi Regional dan kantor cabang di seluruh Jepang, tidak hanya di wilayah biro yang menerbitkannya. Permohonan diajukan ke biro atau kantor cabang yang berwenang atas tempat tinggal warga negara asing atau tempat kerja staf lembaga yang menerima warga negara asing tersebut.

(Sumber: ISA “Prosedur persetujuan sebagai agen pengajuan”, ISA “Untuk staf lembaga penerima, dll.”)

Perpanjangan dan penerbitan ulang sertifikat, serta saat penanggung jawab berhenti

Perpanjangan mulai 2 bulan sebelum habis masa berlaku

Permohonan perpanjangan diterima mulai 2 bulan sebelum tanggal habis masa berlaku, di loket maupun melalui pos. Jika sertifikat sudah habis masa berlakunya, tidak dapat diperpanjang dan harus mengulang prosedur persetujuan baru.

Dokumen untuk perpanjangan adalah sebagai berikut.

1. Daftar dan lembar periksa dokumen permohonan agen pengajuan (untuk perpanjangan) (formulir referensi)
2. Formulir permohonan agen pengajuan (untuk staf lembaga penerima, dll. Formulir Lampiran No. 1)
3. 2 lembar foto (3.0cm×2.4cm) (diambil dalam 6 bulan sebelum penyerahan)
4. Salinan Sertifikat Agen Pengajuan saat ini
5. Salinan kartu identitas atau sejenisnya yang membuktikan sebagai staf, atau surat keterangan kerja (warga negara asing juga menyertakan salinan Kartu Tinggal)
6. Salinan dokumen identitas
7. Amplop balasan atau Letter Pack Plus (jika ingin menerima melalui pos)

Sertifikat kehadiran pelatihan tidak termasuk dalam dokumen perpanjangan. Sebaiknya buat daftar tanggal habis masa berlaku di lembaga dan mulai bersiap 2 bulan sebelumnya.

(Sumber: ISA “Tentang prosedur perpanjangan”)

Jika sertifikat hilang atau nama berubah

Jika sertifikat hilang atau rusak, atau nama dan data lain berubah, ajukan penerbitan ulang dengan Formulir Lampiran No. 18, disertai 2 lembar foto dan dokumen pendukung. Jika rusak, kembalikan sertifikat yang rusak tersebut.

(Sumber: ISA “Prosedur persetujuan sebagai agen pengajuan”)

Jika agen berhenti dari perusahaan

Jika agen berhenti dari lembaga tempat ia bernaung, persetujuannya berhenti pada hari ia berhenti. Lembaga menyerahkan “Laporan berhenti kerja agen pengajuan” (Formulir Lampiran No. 7) ke biro yang memberi persetujuan dan mengembalikan sertifikat.

Jika ingin menjadi agen di tempat kerja baru, orang tersebut harus mengajukan permohonan persetujuan dari awal di tempat kerja baru.

(Sumber: ISA “Jika orang yang disetujui sebagai agen pengajuan berhenti dari lembaganya”)

Cakupan yang dapat diajukan agen

Staf lembaga penerima, dll. dapat menjadi agen untuk prosedur berikut. Hanya prosedur bagi orang yang termasuk kolom “Warga negara asing yang dicakup” pada tabel di atas.

• Permohonan Sertifikat Kelayakan (Certificate of Eligibility) (hanya staf lembaga pendukung terdaftar; lihat catatan di bawah)
• Permohonan izin melakukan kegiatan di luar status tinggal (kecuali peserta magang teknis)
• Pemberitahuan perubahan data Kartu Tinggal selain tempat tinggal
• Permohonan perpanjangan masa berlaku Kartu Tinggal
• Permohonan penerbitan ulang Kartu Tinggal karena hilang, dll.
• Permohonan penerbitan ulang Kartu Tinggal karena rusak, dll.
• Permohonan penerbitan ulang Kartu Tinggal atas permintaan penggantian
• Permohonan penerbitan ulang Kartu Tinggal karena perintah untuk mengajukan penerbitan ulang
• Permohonan izin perubahan status tinggal
• Permohonan izin perpanjangan masa tinggal
• Permohonan izin tinggal permanen melalui perubahan status tinggal
• Permohonan izin perolehan status tinggal
• Permohonan izin tinggal permanen melalui perolehan status tinggal
• Permohonan izin masuk kembali
• Permohonan sertifikat kelayakan kerja
• Permohonan perubahan isi permohonan
• Penerimaan Kartu Tinggal

Tentang permohonan Sertifikat Kelayakan (Certificate of Eligibility): Staf lembaga penerima, dll. selain lembaga pendukung terdaftar dapat mengajukan sebagai “wakil” (代理人), bukan sebagai agen, sehingga permohonan ini tidak termasuk cakupan agen bagi mereka.

Jika dirangkum menurut jenis lembaga, hasilnya sebagai berikut.

(Sumber: ISA “Untuk staf lembaga penerima, dll.”, Ikhtisar sistem agen pengajuan (Oktober Reiwa 7))

Cara menggunakan pengajuan daring (pendaftaran pengguna dan permohonan penggunaan)

Dengan sistem pengajuan izin tinggal daring (在留申請オンラインシステム), Anda dapat mengajukan tanpa datang ke loket. Agar staf organisasi afiliasi, badan hukum kepentingan umum, dan lembaga pendukung terdaftar dapat menggunakannya, mereka harus mengajukan “permohonan penggunaan” (利用申出) terlebih dahulu dan mendapat persetujuan.

Siapa yang dapat menggunakan

Staf lembaga pendukung terdaftar tidak dapat menggunakan pengajuan daring tanpa Sertifikat Agen Pengajuan. Lembaga pendukung terdaftar yang ingin mulai mengajukan secara daring sebaiknya mulai dengan mendapatkan sertifikat.

(Sumber: ISA “Untuk staf organisasi afiliasi, badan hukum kepentingan umum, dan lembaga pendukung terdaftar”)

Langkah-langkah

1. Pendaftaran pengguna: Daftarkan alamat email di sistem, pilih kategori pengguna “staf organisasi afiliasi, dll.”, dan dapatkan ID pengguna. Layar pendaftaran hanya dapat dibuka dalam 24 jam setelah email diterima.
2. Permohonan penggunaan: Ajukan secara daring, melalui pos, atau di loket, lalu dapatkan persetujuan. Orang pertama dari organisasi afiliasi, badan hukum kepentingan umum, atau lembaga pendukung terdaftar mengajukan “permohonan penggunaan baru”, sedangkan orang kedua dan seterusnya dari lembaga yang sama mengajukan “permohonan penggunaan tambahan”.
3. Permohonan izin tinggal: Setelah disetujui, ajukan melalui sistem. Pengajuan daring tidak dapat dilakukan pada hari terakhir masa tinggal (hari berakhirnya masa tinggal).

Dokumen utama untuk permohonan penggunaan adalah lembar periksa dokumen yang diperlukan, formulir permohonan penggunaan (tidak perlu jika mengajukan secara daring), salinan dokumen identitas, salinan Sertifikat Agen Pengajuan (staf organisasi afiliasi juga boleh menyerahkan salinan sertifikat penyelesaian pelatihan, dll.), surat keterangan kerja, dan surat pernyataan janji.

(Sumber: ISA “Untuk staf organisasi afiliasi, badan hukum kepentingan umum, dan lembaga pendukung terdaftar”)

Hal yang perlu diperhatikan staf lembaga pendukung terdaftar

• Serahkan surat pernyataan janji untuk setiap organisasi afiliasi (per badan hukum). Jika diminta oleh beberapa organisasi afiliasi, dapat juga dilampirkan “daftar lembaga yang menerima warga negara asing” dan diserahkan sekaligus.
• Jika setelah disetujui Anda diminta oleh organisasi afiliasi baru, serahkan surat pernyataan janji dan dokumen lain dari organisasi tersebut ke biro regional.
• Sejak 5 Januari 2026, saat laporan berkala dan saat diminta oleh organisasi baru, juga diserahkan “daftar lembaga yang berjanji per pengguna” (Formulir Lampiran No. 2 (3)).
• Untuk terus menggunakan setelah masa berlaku habis, diperlukan laporan berkala.

(Sumber: ISA “Untuk staf organisasi afiliasi, badan hukum kepentingan umum, dan lembaga pendukung terdaftar”, ISA “Tentang dokumen yang diserahkan sejak 5 Januari 2026 (untuk staf badan hukum kepentingan umum atau lembaga pendukung terdaftar)”)

Pengajuan daring dan peringatan terkait Undang-Undang Gyoseishoshi

ISA memberikan peringatan berikut (terjemahan kami).

Jika orang selain pengacara dan ahli hukum administrasi, sebagai usaha, memasukkan sendiri informasi permohonan ke sistem pengajuan izin tinggal daring, misalnya setelah menerima biaya dari pemohon atau wakil sahnya, hal itu dapat melanggar Undang-Undang Pengacara atau Undang-Undang Gyoseishoshi.

Pengguna selain pengacara dan ahli hukum administrasi diminta sangat berhati-hati agar tidak melanggar hukum, misalnya dengan memasukkan isi permohonan bersama pemohon atau staf organisasi afiliasi.

(Sumber: ISA “Hal yang perlu diperhatikan saat menggunakan sistem pengajuan izin tinggal daring (peringatan)”)

Perbedaan antara agen pengajuan dan pengajuan sebagai wakil

Agen pengajuan adalah menyerahkan dokumen permohonan atas permintaan orang tersebut atau wakilnya. Pemohon selalu warga negara asing itu sendiri atau wakilnya.

ISA menjelaskan bahwa agen “diizinkan melakukan tindakan faktual seperti menyerahkan formulir permohonan dan dokumen”, dan agen tidak dapat menandatangani sebagai pemohon atau pelapor atau langsung mengoreksi isi yang tertulis.

Sementara itu, kantor kami memahami pengajuan sebagai wakil sebagai tindakan wakil yang menentukan isi permohonan atas nama orang tersebut, menyusun atau mengoreksi dokumen, atau menarik permohonan. Ini adalah pernyataan kehendak wakil itu sendiri, dan akibatnya berlaku bagi orang tersebut. Dalam peraturan imigrasi, banyak prosedur menetapkan siapa yang dapat menjadi wakil. Misalnya, wakil untuk permohonan Sertifikat Kelayakan ditetapkan menurut status tinggal dalam Tabel Lampiran IV Peraturan Pelaksanaan (untuk keterampilan spesifik adalah “staf lembaga di Jepang yang telah membuat kontrak kerja keterampilan spesifik dengan orang tersebut”, untuk magang teknis jenis pengawasan organisasi adalah “staf organisasi pengawas”, dll.).

(Sumber: ISA “Prosedur persetujuan sebagai agen pengajuan”, Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Kontrol Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi, Pasal 6-2 dan Tabel Lampiran IV (e-Gov))

Apa itu tindakan faktual?

Tindakan faktual adalah tindakan yang tidak disertai pernyataan kehendak sendiri. Misalnya, jika Anda hanya menyerahkan di loket dokumen yang disusun oleh orang tersebut atau wakilnya, kehendak agen tidak termasuk dalam isi permohonan. Meskipun begitu, permohonan tetap berakibat diterima.

Contoh tindakan faktual dalam prosedur imigrasi adalah:

• Menyerahkan formulir permohonan, pemberitahuan, dan dokumen
• Menunjukkan paspor atau Kartu Tinggal di loket
• Menerima Kartu Tinggal

Berdasarkan prinsip kehadiran langsung, hal ini pada dasarnya harus dilakukan oleh orang itu sendiri. Agen yang telah disetujui dan pihak lain dapat melakukannya atas nama orang tersebut sebagai pengecualian.

(Sumber: Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Kontrol Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi, Pasal 19 ayat 3, dll. (e-Gov))

Tindakan di luar cakupan agen: yang boleh dan tidak boleh dilakukan menurut jenis lembaga

Dengan wewenang agen saja, hanya tindakan faktual seperti menyerahkan dokumen yang dapat dilakukan. Untuk “permohonan perubahan isi permohonan”, agen dapat menyerahkan formulir yang isinya diputuskan oleh orang tersebut atau pihak lain, tetapi agen tidak dapat mengubah isi permohonan atas pertimbangannya sendiri. Namun, jika agen adalah staf organisasi afiliasi, ada hal yang dapat dilakukan dalam kedudukannya sebagai staf organisasi tersebut.

Tabel berikut adalah rangkuman kantor kami menurut jenis lembaga, berdasarkan penjelasan ISA (agen adalah tindakan faktual; tidak dapat menandatangani atau langsung mengoreksi isi yang tertulis) dan ketentuan tentang wakil dalam Peraturan Pelaksanaan.

Staf perusahaan yang mempekerjakan warga negara asing

Staf lembaga pendukung terdaftar

Untuk permohonan Sertifikat Kelayakan, yang dapat menjadi wakil untuk keterampilan spesifik adalah staf lembaga yang telah membuat kontrak kerja keterampilan spesifik dengan orang tersebut. Karena itu, dapat dianggap bahwa lembaga pendukung terdaftar tidak dapat terlibat sebagai wakil, kecuali jika lembaga itu sendiri mempekerjakan pekerja berketerampilan spesifik (i).

Staf lembaga pendidikan (universitas, sekolah kejuruan, sekolah bahasa Jepang, dll.)

Staf organisasi pengawas

Hal yang perlu diperhatikan saat menjadi agen dengan bayaran (revisi Undang-Undang Gyoseishoshi)

Pengajuan oleh agen itu sendiri adalah tindakan faktual

Agen pengajuan adalah tindakan faktual seperti menyerahkan dokumen. Ini bukan tindakan perwakilan menurut Undang-Undang Kontrol Imigrasi, dan bukan pula tindakan yang diatur oleh undang-undang lain selain Undang-Undang Kontrol Imigrasi, seperti Undang-Undang Gyoseishoshi. Karena itu, dapat dianggap tidak ada masalah melakukan pengajuan oleh agen itu sendiri dengan bayaran, sebagai usaha.

Namun, permohonan status tinggal juga mencakup tindakan “menyusun dokumen yang diserahkan ke instansi pemerintah”. Jika hal ini dilakukan sebagai usaha untuk mendapat imbalan, dapat melanggar Undang-Undang Gyoseishoshi. ISA juga memperingatkan bahwa penyusunan formulir permohonan dan dokumen lain yang diserahkan ke instansi pemerintah oleh orang selain pengacara dan ahli hukum administrasi sebagai usaha untuk mendapat imbalan dapat melanggar Undang-Undang Gyoseishoshi. Saat menjadi agen dengan bayaran, penting untuk tidak melampaui cakupan agen.

(Sumber: ISA “Prosedur persetujuan sebagai agen pengajuan”)

Contoh badan hukum kepentingan umum yang menjadi agen dengan bayaran

Asosiasi Imigrasi Jepang (入管協会), sebuah yayasan berbadan hukum kepentingan umum, menawarkan layanan berbayar untuk memeriksa dokumen permohonan terlebih dahulu dan mengajukannya sebagai agen. Layanan yang ditawarkan adalah “pemeriksaan” dan “pengajuan oleh agen”, tidak termasuk penyusunan dokumen. Organisasi Kerja Sama Peserta Pelatihan dan Pekerja Terampil Internasional Jepang (JITCO), yang juga yayasan berbadan hukum kepentingan umum, menyediakan layanan berbayar untuk memeriksa dan mengajukan dokumen permohonan magang teknis, keterampilan spesifik, dan lainnya, serta menyatakan dengan jelas bahwa tidak menyusun dokumen.

Hal ini dapat dianggap menunjukkan bahwa badan hukum kepentingan umum tersebut menilai “pemeriksaan” dan “pengajuan oleh agen” saja tidak melanggar Undang-Undang Gyoseishoshi meskipun dengan bayaran. Ketika staf lembaga pendukung terdaftar terlibat dalam permohonan pekerja berketerampilan spesifik (i) yang dukungannya dipercayakan kepada mereka, dapat juga ditafsirkan bahwa melakukan “pemeriksaan dokumen permohonan” dan “pengajuan oleh agen” dengan bayaran tidak melanggar Undang-Undang Gyoseishoshi.

Namun, perlu berhati-hati jika juga menyusun dokumen. Jika “penyusunan” tidak dapat dipisahkan dengan jelas dari “pemeriksaan dan pengajuan oleh agen”, dan tidak dapat dijelaskan secara objektif bahwa penyusunan dilakukan tanpa bayaran, hal itu dapat melanggar Undang-Undang Gyoseishoshi.

(Sumber: Asosiasi Imigrasi Jepang “Pemeriksaan awal (agen pengajuan)”, JITCO “Layanan dukungan JITCO”)

Revisi yang berlaku sejak 1 Januari 2026: “dengan nama apa pun”

Revisi Undang-Undang Gyoseishoshi berlaku sejak 1 Januari 2026. Perubahan yang paling berkaitan dengan bidang imigrasi adalah revisi Pasal 19, yang mengatur hal yang tidak boleh dilakukan oleh orang yang bukan ahli hukum administrasi.

“Pekerjaan yang ditetapkan dalam Pasal 1-3” adalah menyusun dokumen yang diserahkan ke instansi pemerintah (termasuk catatan elektronik) dan sejenisnya atas permintaan orang lain dan dengan imbalan. Selain itu, Pasal 19 memiliki ketentuan pengecualian (misalnya jika undang-undang lain mengatur secara khusus), yang sama sebelum dan sesudah revisi.

Dengan revisi ini, ditegaskan bahwa menyusun dokumen dengan imbalan dilarang, dengan nama apa pun. Misalnya, jika organisasi pengawas menerima “iuran anggota” atau “biaya pengawasan”, atau lembaga pendukung terdaftar menerima “biaya kepercayaan dukungan”, sambil menyusun dokumen permohonan sebagai “layanan gratis”, hal itu dapat dinilai bahwa pada kenyataannya mereka menyusun dokumen dengan imbalan.

(Sumber: e-Gov “Undang-Undang Gyoseishoshi”)

Cara melanjutkan setelah revisi

Setelah revisi, dapat dianggap semakin perlu untuk melanjutkan dengan salah satu cara berikut.

1. Warga negara asing atau perusahaan penerima menyusun dokumen dan mengajukan sendiri
2. Warga negara asing atau perusahaan penerima menyusun dokumen, lalu agen memeriksa dan mengajukannya
3. Pengacara atau ahli hukum administrasi menyusun dokumen dan juga mengajukannya sebagai agen
4. Pengacara atau ahli hukum administrasi menyusun dokumen, lalu agen mengajukannya

Di antaranya, agen mengajukan pada cara 2 dan 4, dan pada keduanya dapat dianggap tidak ada masalah melakukan pengajuan oleh agen dengan bayaran. Selain itu, dapat dianggap tidak ada masalah jika agen memberi saran cara pengisian saat orang tersebut atau perusahaan penerima menyusun dokumen.

Apakah suatu kegiatan tertentu bertentangan dengan Undang-Undang Gyoseishoshi bergantung pada bentuk kontrak dan pembagian pekerjaan yang sebenarnya. Jika ragu, konsultasikan dengan ahli hukum administrasi atau profesional lain.

Pilihan bekerja sama dengan ahli hukum administrasi

Bagi organisasi pengawas dan lembaga pendukung terdaftar, bekerja sama dengan ahli hukum administrasi juga merupakan salah satu pilihan untuk mengurangi beban permohonan imigrasi. Ahli hukum administrasi dapat menangani tidak hanya seluruh permohonan, tetapi juga hanya bagian “penyusunan dokumen”. Jika ahli hukum administrasi menangani penyusunan dokumen dan agen menangani pengajuan serta pengumpulan bahan, dapat dianggap bahwa pekerjaan permohonan dapat dikenai bayaran sambil tetap mematuhi hukum.

Kantor Ahli Hukum Administrasi Kisaragi melayani pertemuan daring dan pengajuan daring, sehingga Anda dapat meminta layanan kami dari mana saja di Jepang. Kami juga memberikan penawaran harga tersendiri untuk banyak kasus dan kerja sama berkelanjutan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Q1. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan Sertifikat Agen Pengajuan?

Situs web ISA tidak menyebutkan berapa lama sampai persetujuan. Jika ingin mengetahui perkiraannya, tanyakan ke Biro Layanan Imigrasi Regional tempat Anda mengajukan. Jika ingin mulai mengajukan secara daring, setelah sertifikat disetujui masih diperlukan persetujuan permohonan penggunaan, jadi bersiaplah lebih awal.

Q2. Di mana saya dapat mengikuti pelatihan?

ISA mengumumkan “daftar lembaga penyelenggara pelatihan”. Selain yang ada di daftar, ada juga lembaga yang menyelenggarakan pelatihan untuk staf lembaga pendidikan. Untuk detailnya, tanyakan ke Biro Layanan Imigrasi Regional terdekat.

(Sumber: ISA “Pelatihan tentang administrasi imigrasi”)

Q3. Sertifikat saya sudah habis masa berlakunya.

Tidak dapat diperpanjang. Anda harus mengulang prosedur persetujuan baru. Permohonan perpanjangan dapat diajukan mulai 2 bulan sebelum habis masa berlaku, jadi kelola tanggalnya.

Q4. Dapatkah lembaga pendukung terdaftar menjadi agen untuk warga negara asing dari perusahaan yang tidak mempercayakan dukungan kepadanya?

Tidak. Selain warga negara asing yang diterima lembaga itu sendiri, dll., staf lembaga pendukung terdaftar hanya dapat menjadi agen untuk pekerja berketerampilan spesifik (i) yang pelaksanaan seluruh rencana dukungannya dipercayakan kepada lembaga tersebut.

Q5. Jika agen pindah kerja, dapatkah sertifikat digunakan di perusahaan baru?

Tidak. Persetujuan berhenti pada hari ia berhenti. Perusahaan lama menyerahkan laporan berhenti kerja dan mengembalikan sertifikat, lalu orang tersebut mengajukan permohonan persetujuan baru di perusahaan baru.

Ringkasan

• Agen pengajuan adalah tindakan faktual seperti menyerahkan dokumen atas nama orang tersebut, dan dapat dilakukan oleh staf yang telah disetujui dan pihak lain.
• Sertifikat didapat dengan menyerahkan formulir permohonan agen pengajuan dan dokumen lain ke biro regional. Berlaku 3 tahun, dan perpanjangan mulai 2 bulan sebelum habis masa berlaku. Jika habis, harus mulai lagi dari permohonan baru.
• Agar lembaga pendukung terdaftar dapat menggunakan pengajuan daring, diperlukan sertifikat, lalu pendaftaran pengguna dan permohonan penggunaan.
• Dengan berlakunya revisi Undang-Undang Gyoseishoshi pada 1 Januari 2026, ditegaskan bahwa menyusun dokumen dengan imbalan dilarang, dengan nama apa pun. Memisahkan pengajuan oleh agen dan penyusunan dokumen menjadi lebih penting dari sebelumnya.

Informasi Primer yang Dirujuk dalam Pembuatan Artikel

• ISA “Sistem agen pengajuan”
• ISA “Ikhtisar sistem agen pengajuan (Oktober Reiwa 7)”
• ISA “Prosedur persetujuan sebagai agen pengajuan”
• ISA “Untuk staf lembaga penerima, dll.”
• ISA “Tentang prosedur perpanjangan”
• ISA “Jika orang yang disetujui sebagai agen pengajuan berhenti dari lembaganya”
• ISA “Pelatihan tentang administrasi imigrasi”
• ISA “Untuk staf organisasi afiliasi, badan hukum kepentingan umum, dan lembaga pendukung terdaftar”
• ISA “Tentang dokumen yang diserahkan sejak 5 Januari 2026 (untuk staf badan hukum kepentingan umum atau lembaga pendukung terdaftar)”
• ISA “Hal yang perlu diperhatikan saat menggunakan sistem pengajuan izin tinggal daring (peringatan)”
• e-Gov “Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Kontrol Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi”
• e-Gov “Undang-Undang Gyoseishoshi”
• Asosiasi Imigrasi Jepang “Pemeriksaan awal (agen pengajuan)”
• JITCO “Layanan dukungan JITCO”