Selain terhentinya operasional bisnis akibat kekurangan tenaga kerja mendadak, dalam beberapa kasus dapat menimbulkan sanksi hukum atau pembatasan penerimaan pekerja asing di masa depan.
Terutama jika penyebabnya dinilai berasal dari pihak perusahaan, hal ini dapat berdampak besar pada operasional bisnis dan rencana rekrutmen.
Dalam artikel ini, kami akan menguraikan tanggung jawab yang harus dipikul perusahaan ketika pekerja asing keterampilan khusus hilang, kerugian yang mungkin timbul, dan sanksi yang dapat diterapkan.
Selain itu, kami juga akan menjelaskan latar belakang utama kehilangan pekerja, langkah pencegahan, dan metode penanganan yang tepat ketika kejadian tersebut terjadi, serta menyampaikan poin-poin penting yang harus dipahami untuk menciptakan lingkungan kerja yang stabil bagi pekerja asing.
Table of Contents
Apa yang Dimaksud dengan Kondisi Hilang
Hilang mengacu pada kondisi di mana keberadaan atau kontak pekerja asing yang dipekerjakan menjadi tidak diketahui dan tidak hadir ke tempat kerja.Dalam kasus pemegang status tinggal seperti penduduk tetap atau penduduk jangka panjang, bekerja bukanlah syarat untuk tinggal, sehingga tidak hadir kerja tidak langsung menimbulkan masalah menurut hukum imigrasi.
Di sisi lain, status tinggal keterampilan khusus diberikan berdasarkan kontrak kerja, dan izin tinggal terkait dengan hubungan kerja dengan perusahaan penerima.
Oleh karena itu, jika pekerja asing keterampilan khusus terus tidak bekerja di tempat kerja tersebut, menurut hukum imigrasi hal ini akan dianggap sebagai “hilang”.
Perlu dicatat bahwa meskipun kehilangan terdeteksi, baik pekerja asing maupun perusahaan tidak langsung berada dalam kondisi ilegal. Namun, jika pekerja asing hilang tanpa melakukan kegiatan yang diizinkan dan melakukan kegiatan kerja lain, atau tidak melakukan kegiatan yang diizinkan secara berkelanjutan selama lebih dari 3 bulan, pihak pekerja asing dapat dianggap melanggar hukum imigrasi.
Kewajiban Pelaporan Berlaku Ketika Pekerja Asing Keterampilan Khusus Hilang
Ketika pekerja asing keterampilan khusus hilang, perusahaan penerima wajib menyerahkan “Laporan Kesulitan Penerimaan” kepada Kantor Manajemen Imigrasi Regional.Batas waktu penyerahan adalah dalam waktu 14 hari sejak kehilangan diketahui, dan kewajiban ini berlaku meskipun tidak ada penyebab atau tanggung jawab dari pihak perusahaan.
Jika mengabaikan kewajiban pelaporan, dapat dikenakan denda hingga 100.000 yen, dan dalam beberapa kasus dapat mempengaruhi kualifikasi penerimaan pekerja keterampilan khusus di masa depan.
Oleh karena itu, ketika terjadi kasus orang hilang, sangat penting untuk segera melakukan konfirmasi fakta dan melanjutkan prosedur pelaporan.
Hal-hal yang Harus Dilaporkan dan Metode Pelaporan
Saat melakukan pelaporan, perusahaan harus menyerahkan “Formulir Laporan Kesulitan Penerimaan”, “Surat Penjelasan Kronologi yang Menyebabkan Kesulitan Penerimaan”, “Surat Penjelasan Situasi Saat Kehilangan Diketahui”, dan dokumen lainnya kepada Kantor Manajemen Imigrasi Regional.Dalam laporan tersebut, harus dicantumkan informasi pribadi pekerja asing keterampilan khusus yang bersangkutan seperti nama, tanggal lahir, nomor kartu tinggal, alasan kesulitan penerimaan, kronologi kehilangan, langkah-langkah yang telah dilakukan pihak perusahaan, serta informasi lain yang diketahui mengenai keberadaan orang yang hilang.
Metode penyerahan dapat dilakukan melalui sistem pelaporan elektronik Badan Manajemen Imigrasi, datang langsung ke loket Kantor Manajemen Imigrasi Regional, atau melalui pos. Dalam hal apapun, sangat penting untuk memenuhi kewajiban pelaporan dalam batas waktu yang ditentukan.
Perbedaan dengan Laporan Berakhirnya Kontrak Kerja
Dalam sistem keterampilan khusus, ketika kontrak kerja dengan pekerja asing berakhir, ada kewajiban untuk menyerahkan “Laporan Berakhirnya Kontrak Kerja” dalam waktu 14 hari sejak tanggal terjadinya peristiwa.Prosedur pelaporan ini harus dilakukan juga pada saat pengunduran diri normal seperti pengunduran diri atas kemauan sendiri, berakhirnya kontrak, atau berakhirnya masa tinggal.
Di sisi lain, ketika pekerja asing keterampilan khusus hilang, selain “Laporan Berakhirnya Kontrak Kerja”, juga diperlukan “Laporan Kesulitan Penerimaan”.
“Laporan Kesulitan Penerimaan” harus diserahkan dalam waktu 14 hari sejak tanggal keberadaan menjadi tidak diketahui, dan setelah melakukan pembatalan kontrak, perlu menyerahkan kembali “Laporan Berakhirnya Kontrak Kerja” dalam waktu 14 hari sejak tanggal pembatalan kontrak.
Dalam kasus yang memerlukan kedua laporan, pada prinsipnya umum untuk menyerahkan “Laporan Kesulitan Penerimaan” terlebih dahulu, namun karena periode penyerahan kadang tumpang tindih, tidak masalah jika dilakukan secara bersamaan.
Sanksi yang Dikenakan kepada Perusahaan Akibat Kehilangan
Ketika pekerja asing keterampilan khusus hilang dari tempat kerja, tergantung pada penyebab dan keterlibatan pihak perusahaan, ada kemungkinan menerima tindakan administratif atau sanksi hukum.Di sini, kami akan menjelaskan dampak yang diperkirakan dan pembatasan penerimaan berdasarkan situasi yang berbeda.
Ketika Penyebab Kehilangan Berasal dari Pihak Perusahaan
Ketika pekerja asing keterampilan khusus hilang karena masalah manajemen ketenagakerjaan dan tinggal perusahaan atau pelanggaran hukum lainnya, penerimaan pekerja asing keterampilan khusus baru tidak diizinkan selama 1 tahun sejak terjadinya orang hilang.Pembatasan ini juga berlaku untuk pekerja asing keterampilan khusus lain yang dipekerjakan di perusahaan yang sama, dan ada kemungkinan perpanjangan masa tinggal pekerja asing yang sedang dipekerjakan menjadi tidak dapat dilakukan. Dalam hal ini, kemungkinan akan terjadi gangguan besar terhadap pengamanan sumber daya manusia dan operasional bisnis perusahaan secara keseluruhan, sehingga terjadinya kasus kehilangan yang disebabkan oleh alasan yang menjadi tanggung jawab pihak perusahaan harus dihindari.
Ketika Perusahaan Melakukan Pelanggaran Serius
Ketika perusahaan melanggar Undang-undang Standar Ketenagakerjaan atau Undang-undang Upah Minimum dan menerima hukuman denda, atau melakukan pelanggaran hukum pidana seperti kekerasan dan ancaman, atau tindakan tidak sah yang merupakan pelanggaran hak asasi manusia, ada kemungkinan tidak dapat menerima pekerja asing keterampilan khusus selama 5 tahun.Hal ini termasuk tindakan seperti penyitaan paspor atau kartu tinggal secara tidak sah, penagihan denda yang tidak wajar, pengelolaan harta benda, dan sebagainya, yang diperlakukan secara ketat sebagai pelanggaran serius.
Ketika kehilangan disebabkan oleh tindakan-tindakan tersebut, ada kewajiban untuk melaporkan kronologinya secara rinci saat melakukan pelaporan.
Selain itu, jika melakukan laporan palsu saat menyerahkan laporan kesulitan penerimaan, hal ini juga menjadi alasan penghentian penerimaan selama 5 tahun, dan dapat berdampak serius terhadap kredibilitas perusahaan dan rencana rekrutmen.
Ketika Tidak Ada Penyebab atau Ilegalitas dari Pihak Perusahaan
Ketika tidak ada kelalaian atau pelanggaran hukum dari pihak perusahaan, pada dasarnya tidak akan dikenakan sanksi jika “Laporan Kesulitan Penerimaan” diserahkan tepat waktu dalam waktu 14 hari sejak tanggal hilang.Namun, jika penjelasan kronologi yang dicantumkan dalam formulir laporan tidak akurat atau mencantumkan isi yang berbeda dengan fakta, ada kemungkinan akhirnya dinilai bahwa ada tanggung jawab dari pihak perusahaan.
Oleh karena itu, penting untuk membuat dokumen laporan setelah memahami dengan baik fakta-fakta kehilangan dan kondisi penerapan sanksi seperti penghentian penerimaan.
Perusahaan yang mempekerjakan pekerja asing keterampilan khusus diharapkan untuk menyiapkan sistem penyimpanan catatan dan bukti harian agar dapat mendukung bahwa tidak ada tanggung jawab dari pihak perusahaan meskipun terjadi kehilangan.
Penyebab Utama Kehilangan
Latar belakang pekerja asing keterampilan khusus meninggalkan tempat kerja dan menjadi hilang dapat disebabkan oleh berbagai faktor.Di sini, kami akan mengorganisir kasus-kasus tipikal yang sering terlihat dalam operasional sistem, dan menjelaskan secara detail karakteristik serta dampaknya.
Lingkungan Kerja yang Keras
Ketika kondisi kerja yang dijelaskan sebelum dipekerjakan sangat berbeda dengan lingkungan kerja yang sebenarnya, pekerja dapat merasakan ketidakpuasan dan kecemasan yang kuat.Terutama pekerjaan di tempat tinggi atau yang menangani mesin berat dan alat tajam memiliki tingkat bahaya dan beban fisik yang tinggi, sehingga jika tidak mendapat pemahaman dan persetujuan yang cukup sebelumnya, mudah menyebabkan pengunduran diri dalam jangka pendek.
Selain itu, dalam lingkungan yang kurang memperhatikan manajemen keselamatan dan jam kerja, beban mental dan fisik akan terakumulasi, dan akhirnya kemungkinan untuk memilih meninggalkan tempat kerja akan meningkat.
Untuk mencegah situasi seperti ini, pemberian informasi yang akurat pada tahap rekrutmen dan manajemen ketenagakerjaan yang memastikan keselamatan secara menyeluruh sangat diperlukan.
Memiliki Utang dalam Jumlah Besar
Ketika memiliki pinjaman dalam jumlah besar dari lembaga pengirim atau perantara di luar negeri sebelum keberangkatan, beban pembayaran dapat menekan kehidupan dan kelanjutan kerja.Pekerja asing yang memiliki keadaan seperti ini berisiko tinggi terlibat dalam pekerjaan di luar status tinggal atau pekerjaan ilegal untuk mencari pendapatan yang lebih tinggi, dan akhirnya menuju kehilangan.
Selain itu, ketika perusahaan merekrut melalui perantara yang melakukan kontrak tidak wajar atau pengumpulan biaya tinggi, meskipun perusahaan itu sendiri tidak terlibat langsung, menurut hukum hal ini dapat dikategorikan sebagai tindakan tidak sah yang serius.
Dalam kasus ini, ada kemungkinan menerima sanksi berat seperti penghentian penerimaan keterampilan khusus selama 5 tahun.
Oleh karena itu, penting untuk memeriksa secara hati-hati legalitas perantara dan kondisi kontrak sebelum rekrutmen, serta membangun sistem untuk bertransaksi hanya dengan lembaga pengirim yang legal dan tepat.
Perlakuan yang Berbeda dari Penjelasan Sebelumnya
Ketika kondisi yang dipresentasikan saat rekrutmen berbeda dengan perlakuan yang sebenarnya, rasa tidak percaya dan ketidakpuasan pekerja akan meningkat, menjadi pemicu pengunduran diri atau kehilangan.Terutama ketika gaji atau jam kerja yang dijanjikan tidak ditepati, hal ini mudah berkembang menjadi masalah serius.
Selain itu, pemaksaan lembur tanpa bayaran atau penolakan pengambilan cuti berbayar memiliki kemungkinan tinggi melanggar hukum seperti Undang-undang Standar Ketenagakerjaan, dan dapat menjadi objek bimbingan administratif atau hukuman pidana.
Jika pelanggaran seperti ini terungkap, perusahaan tidak hanya kehilangan kredibilitas sosial, tetapi juga berisiko mengalami kerugian seperti pembatasan penerimaan keterampilan khusus.
Oleh karena itu, melaksanakan dengan jujur kondisi yang dipresentasikan pada tahap kontrak dan memastikan transparansi lingkungan kerja sangat penting baik dari segi pencegahan kehilangan maupun kepatuhan hukum.
Isolasi di Tempat Kerja
Sebagian besar pekerja asing keterampilan khusus datang ke Jepang sendirian terpisah dari keluarga, dan ketika hubungan manusia di tempat kerja atau koneksi dengan masyarakat lokal menjadi lemah, mereka dapat mengalami kehilangan karena rasa kesepian.Terutama ketika kemampuan bahasa Jepang yang kurang membuat percakapan sehari-hari dan komunikasi dalam pekerjaan menjadi sulit, beban mental akan bertambah besar selain rasa kesepian.
Ketika kondisi isolasi seperti ini berlanjut, stres mental akan terakumulasi, dan ada kasus di mana mereka memilih untuk meninggalkan tempat kerja atau lingkungan hidup.
Dalam kasus kehilangan yang langsung pulang ke negara asal, kemungkinan tanggung jawab perusahaan tidak dipertanyakan, namun jika dinilai tidak memenuhi kewajiban dukungan seperti penyediaan dukungan hidup atau sistem konsultasi yang diwajibkan oleh hukum, ada kemungkinan penerimaan pekerja asing keterampilan khusus dibatasi untuk periode tertentu.
Oleh karena itu, perusahaan dituntut untuk memiliki langkah-langkah mencegah isolasi dan membangun sistem dukungan agar dapat bekerja dengan tenang.
Hal yang Harus Dilakukan sebagai Respons Saat Kehilangan dan Langkah Pencegahan
Ketika pekerja asing keterampilan khusus menjadi tidak diketahui keberadaannya atau ketika terlihat tanda-tanda tersebut, perusahaan dituntut untuk melakukan respons yang cepat dan tepat.Di sini, kami akan menjelaskan prosedur tindakan yang harus dilakukan perusahaan ketika pekerja asing keterampilan khusus hilang dan langkah konkret untuk pencegahan.
Ketika Kehilangan Telah Terjadi
Ketika pekerja asing keterampilan khusus hilang, pertama-tama untuk memahami situasi, cobalah menghubungi yang bersangkutan melalui telepon atau email, dan lakukan wawancara dengan pihak terkait seperti teman, kolega, atau lembaga dukungan terdaftar.Jika ada kemungkinan kejadian atau kecelakaan, atau jika ada kekhawatiran pekerjaan ilegal, meskipun bukan kewajiban, pertimbangkan juga untuk melaporkan ke polisi.
Laporan kepada Badan Imigrasi ditetapkan oleh hukum untuk menyerahkan “Laporan Kesulitan Penerimaan” dalam waktu 14 hari sejak tanggal menjadi tidak diketahui keberadaannya.
Hal ini, baik ketika penyebab kehilangan diketahui maupun ketika alasannya tidak jelas, kewajiban yang sama berlaku, dan selama bukan pengunduran diri atas kemauan sendiri, prosedur harus dilakukan.
Jika akhirnya dinilai bahwa kehilangan disebabkan oleh tanggung jawab pihak perusahaan, ada kemungkinan penerimaan pekerja asing keterampilan khusus dibatasi selama 1 tahun atau maksimal 5 tahun setelahnya.
Dalam hal ini, diperlukan untuk mengambil langkah-langkah yang tepat seperti dukungan perpindahan kerja dan dukungan hidup yang diperlukan agar pekerja asing lain yang masih bekerja tidak mengalami kerugian.
Hal yang Harus Dilakukan Perusahaan untuk Menghindari Sanksi
Latar belakang kehilangan pekerja asing memiliki berbagai faktor seperti lingkungan kerja yang buruk, kekurangan dalam perlakuan, kondisi kesehatan yang buruk, dan gesekan hubungan manusia.Ketika tanggung jawab pihak perusahaan diakui, selain penghentian penerimaan keterampilan khusus selama 1 tahun atau 5 tahun, ada kemungkinan dikenakan denda atau sanksi.
Untuk mencegah situasi seperti ini, dasar yang diperlukan adalah membuat kontrak kerja secara legal berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak antara pekerja dan majikan, serta mempekerjakan dengan perlakuan sesuai kondisi yang dipresentasikan.
Selain itu, diperlukan juga upaya untuk memastikan pelaksanaan kewajiban dukungan yang ditetapkan oleh hukum, tidak melalui perantara yang buruk, dan mencegah pelecehan atau diskriminasi di tempat kerja.
Selain itu, penting untuk memeriksa sebelumnya metode pelaporan kepada Badan Imigrasi dan format dokumen yang diperlukan, serta membagikannya di dalam perusahaan agar dapat merespons dengan cepat dan tepat ketika terjadi kehilangan.
Dengan demikian, bahkan dalam situasi yang tidak terduga, dapat menyeimbangkan kepatuhan hukum dan pemeliharaan kredibilitas perusahaan.
Kesimpulan
Dalam artikel ini, kami telah menjelaskan kewajiban pelaporan pihak perusahaan ketika pekerja asing keterampilan khusus hilang, sanksi yang berbeda berdasarkan penyebab, faktor latar belakang yang mudah terjadi, serta langkah konkret untuk pencegahan dan saat kejadian terjadi.Karena karakteristik sistem, jika penyebabnya adalah kekurangan dalam kondisi kerja atau sistem dukungan, perusahaan berpotensi menerima pembatasan penerimaan jangka panjang atau sanksi.
Penanggung jawab perusahaan yang mempertimbangkan mempekerjakan pekerja asing sangat penting untuk melakukan kepatuhan kondisi kontrak, perbaikan lingkungan kerja, pemilihan perantara yang tepat, dan pelaksanaan kewajiban dukungan secara menyeluruh sehari-hari. Selain itu, dengan memeriksa sebelumnya prosedur pelaporan saat terjadi kehilangan dan dokumen yang diperlukan, serta mempersiapkan sistem yang dapat merespons dengan cepat, risiko dapat diminimalkan.
Komentar Pengawas
Dalam beberapa tahun terakhir, jumlah peserta pelatihan keterampilan yang hilang banyak diberitakan oleh media, sehingga masalah kehilangan menjadi perhatian sosial.Saya sebagai administrative scrivener juga sering menerima konsultasi dari penanggung jawab perusahaan dengan pertanyaan “Apa yang akan terjadi jika mempekerjakan pekerja asing dan mereka hilang?”
Untuk mengatasi kekhawatiran seperti ini, sangat penting untuk memahami dengan benar upaya pencegahan untuk mencegah kehilangan dan kewajiban serta tanggung jawab hukum yang harus dipikul perusahaan.
Karena mempekerjakan pekerja asing memerlukan manajemen risiko terkait hukum imigrasi dibandingkan dengan mempekerjakan pekerja Jepang, akan berjalan lancar jika kegiatan rekrutmen dilakukan setelah menyiapkan sistem yang tepat, seperti memanfaatkan ahli yang menguasai hukum imigrasi saat penerimaan sumber daya manusia.
Informasi Primer yang Dirujuk dalam Pembuatan Artikel
Informasi primer yang dirujuk saat membuat artikel ini adalah sebagai berikut.Badan Manajemen Imigrasi｜Laporan Kesulitan Penerimaan oleh Lembaga Afiliasi Keterampilan Khusus
（URL：https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri07_00190.html）
Badan Manajemen Imigrasi｜Laporan Kontrak Kerja Keterampilan Khusus oleh Lembaga Afiliasi Keterampilan Khusus
（URL：https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri07_00187.html）
Badan Manajemen Imigrasi｜Tentang Perbaikan Operasional dalam Sistem Keterampilan Khusus
（URL：https://www.moj.go.jp/isa/10_00225.html）
Badan Manajemen Imigrasi｜Pedoman Operasional Keterampilan Khusus
（URL：https://www.moj.go.jp/isa/applications/ssw/nyuukokukanri07_00201.html）
Artikel ini adalah terjemahan dari versi asli dalam bahasa Jepang.
