Bagaimana jika pemberitahuan Keterampilan Spesifik di Jepang melewati batas waktu? Cara menangani keterlambatan pemberitahuan berkala dan pemberitahuan sewaktu-waktu

Pemberitahuan Keterampilan Spesifik (特定技能) tetap bisa diserahkan meskipun batas waktunya sudah lewat. Lampirkan “surat alasan” (理由書) yang menjelaskan sebab keterlambatan, dan serahkan secepat mungkin.

Batas waktunya adalah: pemberitahuan berkala (定期届出) paling lambat 31 Mei setiap tahun, dan pemberitahuan sewaktu-waktu (随時届出) dalam 14 hari sejak tanggal terjadinya peristiwa. Jika dibiarkan tidak diserahkan, risikonya makin besar, seperti tidak bisa lagi menerima pekerja asing, atau menjadi sasaran denda pidana maupun denda administratif (過料).

Isinya telah diperiksa berdasarkan materi Badan Layanan Imigrasi (ISA) pada 8 Oktober 2026.

Jenis pemberitahuan, batas waktu, dan keseluruhan dokumen dijelaskan di artikel utama.

→ Panduan Tahunan Pemberitahuan Pekerja Berketerampilan Spesifik｜Gambaran Pemberitahuan Berkala (April–Mei) dan Pemberitahuan Sewaktu-waktu (dalam 14 Hari)

Kesimpulan: terlambat pun pemberitahuan tetap bisa diserahkan. Lampirkan surat alasan dan segera serahkan

Meskipun batas waktunya sudah lewat, pemberitahuan tetap bisa diserahkan. Yang penting adalah menjelaskan alasan keterlambatan secara tertulis dan segera menyerahkannya.

Untuk pemberitahuan sewaktu-waktu, tanya jawab ISA menyatakan bahwa pemberitahuan tetap bisa diserahkan meskipun tidak bisa diserahkan dalam 14 hari. Selain itu, ISA meminta agar pemberitahuan diserahkan dengan segera dan selalu dilampiri dokumen yang menjelaskan alasan keterlambatan.

Untuk pemberitahuan berkala pun, daftar dokumen yang diserahkan menyebutkan bahwa jika tidak bisa memberitahukan dalam periode pemberitahuan, lampirkan surat alasan yang menjelaskan sebabnya.

Ada satu hal penting lagi. Peristiwa yang terjadi selama orang asing tinggal dengan status “Keterampilan Spesifik” tetap wajib diberitahukan, bahkan setelah orang tersebut berhenti bekerja, berganti ke status tinggal lain, atau meninggalkan Jepang. Jika Anda lupa memberitahukan tentang orang yang sudah berhenti, serahkan sekarang juga.

(Sumber: Badan Layanan Imigrasi “Hal-hal yang sering ditanyakan terkait pemberitahuan sewaktu-waktu dari organisasi afiliasi Keterampilan Spesifik (Tanya Jawab)”, Badan Layanan Imigrasi “Daftar dokumen yang diserahkan untuk pemberitahuan berkala oleh organisasi afiliasi Keterampilan Spesifik”, Badan Layanan Imigrasi “Pedoman operasional penerimaan pekerja asing Keterampilan Spesifik”)

Periksa dulu: apakah benar-benar terlambat?

Sebelum panik, pastikan apakah batas waktunya benar-benar sudah lewat. Perhatikan hal-hal berikut.

• Pemberitahuan berkala: Batas waktunya paling lambat 31 Mei setiap tahun. Halaman ISA menyebutkan bahwa jika 31 Mei jatuh pada hari Sabtu, Minggu, atau hari libur nasional, batas waktunya adalah hari kerja kantor berikutnya. Tanggal 31 Mei 2027 jatuh pada hari Senin.
• Pemberitahuan sewaktu-waktu: 14 hari dihitung sejak tanggal terjadinya peristiwa. Hanya untuk pemberitahuan ketidaksesuaian dengan kriteria, batas waktunya adalah dalam 14 hari sejak tanggal Anda mengetahui terjadinya peristiwa tersebut.
• Jika dikirim lewat pos: Pemberitahuan harus sudah sampai di kantor imigrasi dalam 14 hari. Tanggal cap pos saja tidak cukup.
• Apakah pemberitahuan memang diperlukan: Ada kasus seperti pemberitahuan berkala untuk tahun yang tidak ada penerimaan pekerja selama periode tersebut, atau perubahan yang tidak memerlukan pemberitahuan. Silakan periksa di artikel utama.

→ Panduan Tahunan Pemberitahuan Pekerja Berketerampilan Spesifik｜Gambaran Pemberitahuan Berkala (April–Mei) dan Pemberitahuan Sewaktu-waktu (dalam 14 Hari)

(Sumber: Badan Layanan Imigrasi “Pemberitahuan oleh organisasi afiliasi Keterampilan Spesifik dan lembaga pendukung terdaftar”, Tanya jawab pemberitahuan sewaktu-waktu, Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Pengendalian Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi (e-Gov))

Yang perlu dilakukan hari ini setelah menyadari keterlambatan (langkah-langkah)

Setelah menyadari keterlambatan, lakukan langkah-langkah berikut secara berurutan.

① Catat apa yang terlambat dan sejak kapan

Catat jenis pemberitahuan, tanggal terjadinya peristiwa, dan batas waktu semula. Untuk pemberitahuan sewaktu-waktu, periksa kembali apakah ada yang terlewat, termasuk untuk orang yang sudah berhenti atau yang status tinggalnya berubah. Saat menyadari keterlambatan untuk 1 orang, itu adalah kesempatan untuk memeriksa apakah ada pemberitahuan lain yang belum diserahkan.

② Siapkan formulir pemberitahuan dan dokumen lampiran

Formulirnya tersedia di “Daftar formulir permohonan dan pemberitahuan terkait Keterampilan Spesifik” dari ISA. Dokumen lampiran diperiksa di daftar dokumen yang diserahkan untuk setiap jenis pemberitahuan.

③ Buat surat alasan

Format surat alasan bebas. Kami tidak menemukan aturan tentang hal-hal yang harus ditulis dalam materi ISA. Misalnya, isi seperti berikut dapat dituliskan.

• Pemberitahuan mana yang terlambat, dan sejak kapan
• Kronologi dan alasan keterlambatan
• Langkah agar hal yang sama tidak terulang

④ Serahkan

Serahkan melalui pemberitahuan elektronik, atau kirim lewat pos atau bawa langsung ke Biro Imigrasi regional atau kantor cabangnya yang membawahi alamat perusahaan (untuk badan hukum, alamat kantor pusat yang terdaftar). Pemberitahuan sewaktu-waktu juga bisa diserahkan melalui pemberitahuan elektronik.

⑤ Simpan salinannya

Jika perusahaan menyimpan salinan formulir pemberitahuan dan surat alasan yang diserahkan, kronologinya akan lebih mudah dijelaskan di kemudian hari.

Jika perusahaan tidak bisa memutuskan sendiri, silakan tanyakan ke kantor imigrasi regional tempat penyerahan. Menurut tanya jawab ISA, yang boleh menerima pekerjaan membuat formulir pemberitahuan dengan imbalan hanyalah gyoseishoshi (行政書士) atau pengacara. Penanganannya bisa berbeda tergantung keadaan keterlambatan, jadi jika ragu, silakan berkonsultasi dengan ahli.

(Sumber: Badan Layanan Imigrasi “Daftar formulir permohonan dan pemberitahuan terkait Keterampilan Spesifik”, Tanya jawab pemberitahuan sewaktu-waktu, Daftar dokumen yang diserahkan untuk pemberitahuan berkala)

Jika hanya sebagian dokumen pemberitahuan berkala yang tidak sempat

Meskipun sebagian dokumen tidak sempat, yang penting adalah tidak menunda pemberitahuan itu sendiri. Dokumen yang tidak bisa diserahkan dan alasannya disampaikan melalui formulir pemberitahuan.

Sampaikan alasan tidak bisa menyerahkan di kolom keterangan atau lembar terpisah

Pedoman operasional ISA menyebutkan bahwa di kolom keterangan formulir pemberitahuan berkala, tuliskan hal yang ingin disampaikan ke kantor imigrasi, seperti alasan tidak bisa menyerahkan dokumen lampiran yang diperlukan. Jika tempatnya tidak cukup, lampirkan lembar terpisah (format bebas).

Surat keterangan dari instansi pemerintah belum datang

Pada tahun 2026, permohonan penerbitan surat keterangan menumpuk. Dalam pengumuman tanggal 20 Mei 2026, ISA mengizinkan surat keterangan dari instansi pemerintah yang tidak bisa diserahkan paling lambat 31 Mei untuk diserahkan kemudian sebagai tambahan.

• Serahkan surat keterangan segera setelah diterbitkan, dengan dilampiri lembar lampiran dari pengumuman tersebut
• Dokumen selain surat keterangan diserahkan paling lambat 31 Mei
• Sebagai pengganti formulir jawaban status pembayaran iuran asuransi sosial, boleh menyerahkan salinan tanda terima atau pemberitahuan lunas iuran asuransi kesehatan dan asuransi pensiun karyawan

Ini adalah penanganan berdasarkan pengumuman tahun 2026. Per 8 Oktober 2026, belum diumumkan apakah penanganan yang sama berlaku pada tahun 2027. Sebelum menyerahkan, periksalah pengumuman ISA.

Dokumen dari lembaga pendukung terdaftar belum lengkap

Jika seluruh dukungan diserahkan kepada lembaga pendukung terdaftar, perusahaanlah yang menghimpun status pelaksanaan dukungan dan menyerahkannya. Meskipun dokumen dari lembaga pendukung terdaftar terlambat, yang menyerahkan pemberitahuan berkala tetap perusahaan. Lembaga pendukung terdaftar tidak bisa menyerahkan pemberitahuan berkala atas nama perusahaan.

Berencana menghilangkan sebagian dokumen, tetapi pendaftaran pengguna belum selesai

Perusahaan yang memenuhi “kriteria tertentu” dapat menghilangkan sebagian dokumen lampiran, hanya jika menyerahkan secara daring. Namun, jika pendaftaran pengguna pemberitahuan elektronik belum selesai, kriteria bisa tidak terpenuhi dan penghilangan dokumen bisa tidak diizinkan. Jika diserahkan lewat pos atau di loket, dokumen tidak bisa dihilangkan.

(Sumber: Pedoman operasional, Badan Layanan Imigrasi “Tentang penyerahan dokumen lampiran pemberitahuan berkala dalam sistem Keterampilan Spesifik (Pengumuman)”, Badan Layanan Imigrasi “Kumpulan kesalahan yang sering terjadi dalam pemberitahuan berkala”, Daftar dokumen yang diserahkan untuk pemberitahuan berkala)

Jika menemukan kesalahan atau pemberitahuan yang terlewat setelah menyerahkan

Jika menemukan kesalahan setelah menyerahkan, serahkan kembali formulir pemberitahuan yang sudah diperbaiki. Caranya berbeda tergantung apakah diserahkan dalam bentuk kertas atau melalui pemberitahuan elektronik.

Dokumen mana yang diperbaiki dan bagaimana caranya berbeda tergantung isi pemberitahuan. Jika ragu cara memperbaikinya, akan lebih tenang bila Anda memastikannya ke kantor imigrasi regional tempat penyerahan sebelum menyerahkan.

(Sumber: Badan Layanan Imigrasi “Hal-hal yang sering ditanyakan terkait pemberitahuan berkala (Tanya Jawab)”, Tanya jawab pemberitahuan sewaktu-waktu)

Apa yang terjadi jika dibiarkan tidak diserahkan (tahapan risiko)

Jika pemberitahuan dibiarkan tidak diserahkan, ada kemungkinan penanganannya menjadi makin berat secara bertahap. Yang penting adalah segera menyerahkan saat menyadarinya dan menjelaskan alasannya.

Dampak pada penerimaan pekerja

Jika pemberitahuan berkala belum diserahkan, pada prinsipnya penerimaan pekerja asing Keterampilan Spesifik tidak diizinkan. Halaman ISA juga menyebutkan bahwa perusahaan yang tidak melakukan pemberitahuan dengan benar tidak akan bisa lagi menerima pekerja asing Keterampilan Spesifik.

Dari bimbingan dan saran hingga perintah perbaikan

Jika dari isi pemberitahuan diketahui bahwa perusahaan tidak sesuai dengan kriteria, kantor imigrasi akan memberikan bimbingan dan saran agar diperbaiki. Jika tidak dipatuhi, perusahaan menjadi sasaran perintah perbaikan (改善命令).

Jika perusahaan menerima perintah perbaikan, hal itu akan diumumkan. Pelanggaran perintah perbaikan dapat dikenai pidana penjara paling lama 6 bulan atau denda paling banyak 300.000 yen (Pasal 71-3 Undang-Undang Pengendalian Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi).

Bisa tidak boleh lagi menjadi organisasi afiliasi Keterampilan Spesifik

Tindakan tidak memberitahukan atau memberikan pemberitahuan palsu disebutkan sebagai salah satu alasan yang membuat perusahaan tidak boleh menjadi organisasi afiliasi Keterampilan Spesifik (alasan diskualifikasi). Hal ini bisa berlaku jika tindakan tersebut terjadi dalam 5 tahun sebelum tanggal penandatanganan kontrak kerja Keterampilan Spesifik, atau setelah tanggal penandatanganan.

Namun, pedoman operasional menyebutkan bahwa berlaku atau tidaknya dinilai sesuai dengan tingkat keseriusan setiap kasus. Contoh yang disebutkan adalah kasus-kasus seperti berikut.

• Pekerja asing hilang tetapi tidak dilaporkan, dan baru diketahui melalui penindakan oleh kantor imigrasi atau sejenisnya
• Sudah berkali-kali mendapat bimbingan untuk menyerahkan pemberitahuan tentang status kegiatan atau status pelaksanaan dukungan, tetapi tetap tidak menyerahkannya

Penjelasan yang sudah ada (bahasa Jepang): Apa tanggung jawab perusahaan jika pekerja asing Keterampilan Spesifik hilang? Penjelasan kerugian dan sanksi menurut penyebab hilangnya

Denda pidana dan denda administratif

Sanksi jika tidak memberitahukan atau memberikan pemberitahuan palsu berbeda menurut jenis pemberitahuannya.

Jika perwakilan atau karyawan perusahaan melakukan pelanggaran yang dikenai denda (termasuk pelanggaran perintah perbaikan) dalam rangka pekerjaan perusahaan, denda dijatuhkan tidak hanya kepada orang yang melakukannya, tetapi juga kepada perusahaan (ketentuan sanksi ganda, Pasal 76-2 Undang-Undang Pengendalian Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi).

Pemeriksaan lapangan

Kantor imigrasi regional dapat melakukan pemeriksaan lapangan dengan mengunjungi perusahaan, atau pemeriksaan melalui telepon dan pos. Menolak permintaan laporan atau pemeriksaan di tempat dari kantor imigrasi, atau memberikan jawaban palsu, dapat dikenai denda paling banyak 300.000 yen (Pasal 71-4 butir 2 Undang-Undang Pengendalian Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi).

Tidak ada patokan “terlambat sekian hari langsung dikenai sanksi”

Materi ISA tidak menunjukkan patokan jumlah hari seperti “terlambat sekian hari langsung dikenai sanksi”. Yang tertulis dalam pasal sebagai sasaran denda pidana dan denda administratif adalah tidak memberitahukan atau memberikan pemberitahuan palsu. Penanganannya bisa berbeda tergantung alasan keterlambatan, jumlah hari, dan tindakan setelahnya, jadi jika khawatir, silakan berkonsultasi dengan ahli.

(Sumber: Badan Layanan Imigrasi “Pedoman pembuatan pemberitahuan tentang status penerimaan, kegiatan, dan pelaksanaan dukungan pekerja asing Keterampilan Spesifik (pemberitahuan berkala)”, Badan Layanan Imigrasi “Pemberitahuan oleh organisasi afiliasi Keterampilan Spesifik dan lembaga pendukung terdaftar”, Pedoman operasional, Peraturan Kementerian tentang kriteria kontrak kerja Keterampilan Spesifik dan rencana dukungan pekerja asing Keterampilan Spesifik (i) (e-Gov), Undang-Undang Pengendalian Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi (e-Gov), Badan Layanan Imigrasi “Tentang kerja sama dalam pemeriksaan lapangan dan pemberitahuan dalam sistem Keterampilan Spesifik (Pengumuman)”)

Hal yang perlu diperhatikan lembaga pendukung terdaftar

Jika dokumen dari lembaga pendukung terdaftar terlambat, pemberitahuan berkala perusahaan pun ikut terlambat. Akan lebih tenang jika Anda menetapkan tenggat sendiri sebelum tenggat perusahaan.

• Dokumen untuk pemberitahuan berkala: Serahkan lebih awal kepada perusahaan status pelaksanaan dukungan dan, jika perlu, kolom tanda tangan (Lampiran 2).
• Tidak bisa menyerahkan atas nama perusahaan: Lembaga pendukung terdaftar tidak bisa menyerahkan pemberitahuan berkala perusahaan atas nama perusahaan.
• Jika pemberitahuan Anda sendiri terlambat: Jika pemberitahuan seperti perubahan hal yang terdaftar (dalam 14 hari) terlambat, daftar dokumen yang diserahkan juga menyebutkan agar dilampiri surat alasan.
• Pencabutan pendaftaran: Halaman ISA menyebutkan bahwa jika status dukungan tidak diserahkan, pendaftaran lembaga pendukung terdaftar dapat dicabut.

(Sumber: Badan Layanan Imigrasi “Pemberitahuan oleh organisasi afiliasi Keterampilan Spesifik dan lembaga pendukung terdaftar”, Kumpulan kesalahan yang sering terjadi dalam pemberitahuan berkala)

Persiapan agar tidak terlambat tahun depan

Cara tercepat untuk mencegah keterlambatan adalah menjadikan jadwal pemberitahuan sebagai bagian dari sistem internal perusahaan.

• Daftar sebagai pengguna lebih awal: Pedoman operasional meminta agar permohonan pendaftaran pengguna diajukan paling lambat 3 bulan sebelum batas waktu penyerahan pemberitahuan elektronik.
• Minta surat keterangan lebih awal: Pada tahun 2026, permohonan surat keterangan menumpuk.
• Tangkap pemicu pemberitahuan sewaktu-waktu: Buat alur agar petugas yang bertanggung jawab diberi tahu jika ada pekerja yang berhenti, perubahan kontrak, perubahan pihak yang menerima penyerahan dukungan, dan sebagainya.

Jadwal 1 tahun dirangkum dalam kalender tahunan di artikel utama.

→ Panduan Tahunan Pemberitahuan Pekerja Berketerampilan Spesifik｜Gambaran Pemberitahuan Berkala (April–Mei) dan Pemberitahuan Sewaktu-waktu (dalam 14 Hari)

(Sumber: Pedoman operasional, Pengumuman tentang dokumen lampiran)

Pertanyaan yang sering diajukan

Q Apakah ada format yang ditentukan untuk surat alasan? A Tidak ada. Daftar dokumen yang diserahkan menyebutkannya sebagai “format bebas”.

Q Terlambat berapa hari baru dikenai sanksi? A Materi ISA tidak menunjukkan patokan jumlah hari. Yang menjadi sasaran denda pidana dan denda administratif adalah tidak memberitahukan atau memberikan pemberitahuan palsu. Jika menyadari keterlambatan, segera serahkan.

Q Kami lupa memberitahukan tentang orang yang sudah berhenti bekerja. A Peristiwa yang terjadi selama tinggal dengan status Keterampilan Spesifik tetap wajib diberitahukan, bahkan setelah orang tersebut berhenti bekerja atau meninggalkan Jepang. Lampirkan surat alasan dan serahkan sekarang juga.

Q Apakah penyerahan yang terlambat berpengaruh pada penerimaan berikutnya? A Jika pemberitahuan berkala belum diserahkan, pada prinsipnya penerimaan tidak diizinkan. Kami tidak menemukan keterangan spesifik dalam materi ISA tentang penanganan jika diserahkan terlambat. Untuk keadaan masing-masing, silakan berkonsultasi dengan ahli.

Q Apakah penyerahan susulan surat keterangan pada tahun 2026 bisa digunakan juga tahun depan? A Per 8 Oktober 2026, penanganan untuk tahun 2027 belum diumumkan. Silakan periksa pengumuman ISA.

(Sumber: Daftar dokumen yang diserahkan untuk pemberitahuan berkala, Tanya jawab pemberitahuan sewaktu-waktu, Pedoman pembuatan pemberitahuan berkala, Pengumuman tentang dokumen lampiran)

Ringkasan

• Pemberitahuan berkala dan pemberitahuan sewaktu-waktu tetap bisa diserahkan meskipun batas waktunya sudah lewat.
• Jika terlambat, lampirkan surat alasan (format bebas) dan segera serahkan. Jika sebagian dokumen tidak sempat, sampaikan alasannya di kolom keterangan atau lembar terpisah.
• Jika dibiarkan tidak diserahkan, ada risiko seperti tidak bisa lagi menerima pekerja asing, serta menjadi sasaran perintah perbaikan, denda pidana, atau denda administratif.

Silakan periksa gambaran keseluruhan pemberitahuan dan alur 1 tahun di artikel utama.

→ Panduan Tahunan Pemberitahuan Pekerja Berketerampilan Spesifik｜Gambaran Pemberitahuan Berkala (April–Mei) dan Pemberitahuan Sewaktu-waktu (dalam 14 Hari)

Informasi Primer yang Dirujuk dalam Pembuatan Artikel

• Badan Layanan Imigrasi “Pemberitahuan oleh organisasi afiliasi Keterampilan Spesifik dan lembaga pendukung terdaftar”
• Badan Layanan Imigrasi “Hal-hal yang sering ditanyakan terkait pemberitahuan sewaktu-waktu dari organisasi afiliasi Keterampilan Spesifik (Tanya Jawab)”
• Badan Layanan Imigrasi “Daftar dokumen yang diserahkan untuk pemberitahuan berkala oleh organisasi afiliasi Keterampilan Spesifik”
• Badan Layanan Imigrasi “Hal-hal yang sering ditanyakan terkait pemberitahuan berkala (Tanya Jawab)”
• Badan Layanan Imigrasi “Pedoman pembuatan pemberitahuan tentang status penerimaan, kegiatan, dan pelaksanaan dukungan pekerja asing Keterampilan Spesifik (pemberitahuan berkala)”
• Badan Layanan Imigrasi “Tentang penyerahan dokumen lampiran pemberitahuan berkala dalam sistem Keterampilan Spesifik (Pengumuman)”
• Badan Layanan Imigrasi “Kumpulan kesalahan yang sering terjadi dalam pemberitahuan berkala”
• Badan Layanan Imigrasi “Pedoman operasional penerimaan pekerja asing Keterampilan Spesifik”
• Badan Layanan Imigrasi “Tentang kerja sama dalam pemeriksaan lapangan dan pemberitahuan dalam sistem Keterampilan Spesifik (Pengumuman)”
• Badan Layanan Imigrasi “Daftar formulir permohonan dan pemberitahuan terkait Keterampilan Spesifik”
• Undang-Undang Pengendalian Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi (e-Gov)
• Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Pengendalian Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi (e-Gov)
• Peraturan Kementerian tentang kriteria kontrak kerja Keterampilan Spesifik dan rencana dukungan pekerja asing Keterampilan Spesifik (i) (e-Gov)