As notificações de Habilidades Específicas (特定技能) podem ser apresentadas mesmo depois de vencido o prazo. Anexe uma “carta de justificativa” (理由書) explicando o motivo do atraso e apresente-a o quanto antes.
Os prazos são: notificação periódica (定期届出) até 31 de maio de cada ano; notificação eventual (随時届出) em até 14 dias a partir da data em que ocorreu o fato. Se a notificação ficar sem ser apresentada, os riscos aumentam, como não poder mais receber trabalhadores estrangeiros e ficar sujeito a multa penal ou multa administrativa (過料).
O conteúdo foi verificado nos materiais da Agência de Serviços de Imigração (ISA) em 8 de outubro de 2026.
Os tipos de notificação, os prazos e a lista completa de documentos são explicados no artigo principal.
Conclusão: mesmo atrasada, a notificação pode ser apresentada. Anexe a carta de justificativa e apresente logo
Mesmo depois de vencido o prazo, é possível apresentar a notificação. O importante é explicar o motivo do atraso por escrito e apresentá-la logo.
| Item | Notificação periódica | Notificação eventual |
|---|---|---|
| Prazo | Até 31 de maio de cada ano (pode ser apresentada a partir de 1º de abril) | Em até 14 dias a partir da data em que ocorreu o fato |
| O que anexar em caso de atraso | Carta de justificativa explicando por que não foi possível apresentar dentro do período | Documento que explica o motivo do atraso (carta de justificativa) |
| Formato | Livre (não há formulário definido) | Livre (não há formulário definido) |
| Onde apresentar | Pela notificação eletrônica, ou no escritório regional de imigração com jurisdição sobre o endereço da empresa (para pessoa jurídica, o endereço da sede registrada) | Igual |
| Material da ISA | Lista de documentos da notificação periódica | Perguntas e respostas sobre a notificação eventual (Q1-4), lista de documentos de cada notificação |
Sobre a notificação eventual, as perguntas e respostas da ISA dizem que ela pode ser apresentada mesmo que não tenha sido possível fazê-lo em até 14 dias. Ao mesmo tempo, pedem que seja apresentada rapidamente e que sempre se anexe um documento explicando o motivo do atraso.
Também para a notificação periódica, a lista de documentos diz que, se não foi possível notificar dentro do período de notificação, deve-se anexar uma carta de justificativa com o motivo.
Há mais um ponto importante. Os fatos ocorridos enquanto o estrangeiro estava no Japão com o status de “Habilidades Específicas” precisam ser notificados mesmo depois que a pessoa saiu da empresa, mudou para outro status de residência ou deixou o Japão. Se você esqueceu a notificação de alguém que já saiu, apresente-a agora.
(Fontes: Agência de Serviços de Imigração, “Perguntas frequentes sobre as notificações eventuais das organizações afiliadas de Habilidades Específicas (Q&A)”, Agência de Serviços de Imigração, “Lista de documentos da notificação periódica das organizações afiliadas de Habilidades Específicas”, Agência de Serviços de Imigração, “Diretrizes operacionais para o recebimento de estrangeiros de Habilidades Específicas”)
Primeiro, confira: está mesmo atrasado?
Antes de entrar em pânico, confirme se o prazo realmente venceu. Veja os pontos a seguir.
- Notificação periódica: O prazo é até 31 de maio de cada ano. A página da ISA diz que, se 31 de maio cair em sábado, domingo ou feriado, o prazo passa para o próximo dia útil da repartição. Em 2027, 31 de maio é uma segunda-feira.
- Notificação eventual: Os 14 dias são contados a partir da data em que ocorreu o fato. Somente na notificação de não conformidade com os critérios o prazo é de 14 dias a partir da data em que se soube que o fato ocorreu.
- Envio pelo correio: A notificação precisa chegar à imigração em até 14 dias. A data do carimbo do correio não basta.
- A notificação é mesmo necessária?: Há casos como a notificação periódica de um ano em que não houve recebimento de trabalhadores no período, e mudanças que não exigem notificação. Confira no artigo principal.
(Fontes: Agência de Serviços de Imigração, “Notificações das organizações afiliadas de Habilidades Específicas e das organizações de apoio registradas”, Q&A da notificação eventual, Regulamento de Execução da Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados (e-Gov))
O que fazer hoje ao perceber o atraso (passo a passo)
Ao perceber o atraso, siga esta ordem.
① Anote o que está atrasado e desde quando
Anote o tipo de notificação, a data em que o fato ocorreu e o prazo original. Na notificação eventual, revise se não ficou nada para trás, incluindo as pessoas que saíram da empresa ou mudaram de status de residência. Perceber o atraso de 1 pessoa é uma oportunidade para verificar se há outras notificações que não foram apresentadas.
② Reúna o formulário de notificação e os documentos anexos
Os formulários estão na “Lista de formulários de solicitação e notificação relacionados a Habilidades Específicas” da ISA. Confira os documentos anexos na lista de documentos de cada tipo de notificação.
③ Prepare a carta de justificativa
A carta de justificativa tem formato livre. Não encontramos, nos materiais da ISA, regras sobre os itens que devem ser escritos. Por exemplo, pode-se incluir um conteúdo como o seguinte.
- Qual notificação atrasou e desde quando
- Como e por que o atraso aconteceu
- Medidas para que o mesmo não volte a acontecer
④ Apresente
Apresente pela notificação eletrônica, ou envie pelo correio ou leve pessoalmente ao Departamento Regional de Imigração ou à filial com jurisdição sobre o endereço da empresa (para pessoa jurídica, o endereço da sede registrada). A notificação eventual também pode ser apresentada pela notificação eletrônica.
⑤ Guarde cópias
Se a empresa guardar cópias do formulário de notificação e da carta de justificativa apresentados, fica mais fácil explicar o ocorrido depois.
Se a sua empresa não conseguir decidir sozinha, consulte o escritório regional de imigração onde vai apresentar. Segundo as perguntas e respostas da ISA, somente o gyoseishoshi (行政書士) ou o advogado podem aceitar a elaboração do formulário de notificação mediante remuneração. A forma de lidar com a situação pode mudar conforme as circunstâncias do atraso, por isso, em caso de dúvida, consulte um especialista.
(Fontes: Agência de Serviços de Imigração, “Lista de formulários de solicitação e notificação relacionados a Habilidades Específicas”, Q&A da notificação eventual, Lista de documentos da notificação periódica)
Quando só parte dos documentos da notificação periódica não fica pronta a tempo
Mesmo quando parte dos documentos não fica pronta a tempo, o importante é não parar a notificação em si. Informe no formulário de notificação os documentos que não pode apresentar e o motivo.
Explique o motivo no campo de observações ou em folha separada
As diretrizes operacionais da ISA dizem que, no campo de observações do formulário da notificação periódica, deve-se escrever o que se deseja comunicar à imigração, como o motivo de não poder apresentar os documentos anexos necessários. Se não couber, anexe uma folha separada (formato livre).
Os certificados dos órgãos públicos não chegaram
Em 2026, os pedidos de emissão de certificados se concentraram. No aviso de 20 de maio de 2026, a ISA permitiu que os certificados de órgãos públicos que não pudessem ser apresentados até 31 de maio fossem apresentados depois, como complemento.
- Apresente o certificado assim que for emitido, junto com a folha anexa do aviso
- Os documentos que não são certificados devem ser apresentados até 31 de maio
- Em vez do formulário de resposta sobre a situação do pagamento das contribuições do seguro social, pode-se apresentar cópia dos recibos ou avisos de pagamento das contribuições do seguro de saúde e do seguro de pensão dos empregados
Esse é o tratamento previsto no aviso de 2026. Até 8 de outubro de 2026, não foi anunciado se o mesmo tratamento valerá em 2027. Antes de apresentar, confira os avisos da ISA.
Os documentos da organização de apoio registrada não estão completos
Se todo o apoio é confiado a uma organização de apoio registrada, a empresa reúne a situação da execução do apoio e a apresenta. Mesmo que os documentos da organização de apoio registrada atrasem, quem apresenta a notificação periódica é a empresa. A organização de apoio registrada não pode apresentar a notificação periódica no lugar da empresa.
Pretendia dispensar documentos, mas o cadastro de usuário não foi concluído
As empresas que atendem ao “critério determinado” podem dispensar parte dos documentos anexos, somente quando apresentam on-line. No entanto, se o cadastro de usuário da notificação eletrônica não estiver concluído, a empresa pode não atender ao critério, e a dispensa pode não ser aceita. Se apresentar pelo correio ou no guichê, não é possível dispensar documentos.
(Fontes: Diretrizes operacionais, Agência de Serviços de Imigração, “Sobre a apresentação dos documentos anexos da notificação periódica no sistema de Habilidades Específicas (aviso)”, Agência de Serviços de Imigração, “Erros comuns na notificação periódica”, Lista de documentos da notificação periódica)
Quando se percebe um erro ou uma omissão depois de apresentar
Se perceber um erro depois de apresentar, apresente novamente o formulário de notificação corrigido. A forma de apresentar muda conforme a notificação foi feita em papel ou pela notificação eletrônica.
| Situação | O que fazer |
|---|---|
| Havia um erro na notificação periódica apresentada em papel | É preciso apresentar o formulário de notificação corrigido. Consulte o escritório regional de imigração onde a notificação foi efetivamente apresentada |
| Havia um erro na notificação periódica apresentada pela notificação eletrônica, ou há documentos adicionais | Apresente a carta de justificativa (formato livre) e o formulário de notificação corrigido etc. (em papel), no guichê ou pelo correio, ao escritório regional de imigração com jurisdição sobre o endereço da empresa (para pessoa jurídica, o endereço da sede registrada) |
| Havia um erro na notificação eventual apresentada | É preciso apresentar o formulário de notificação corrigido. Consulte o escritório regional de imigração onde a notificação foi efetivamente apresentada |
| Percebeu depois que deixou de apresentar uma notificação eventual | Apresente rapidamente como notificação atrasada, com a carta de justificativa anexa |
Quais documentos corrigir e como depende do conteúdo da notificação. Se tiver dúvida sobre como corrigir, é mais seguro confirmar com o escritório regional de imigração onde vai apresentar antes de apresentar.
(Fontes: Agência de Serviços de Imigração, “Perguntas frequentes sobre a notificação periódica (Q&A)”, Q&A da notificação eventual)
O que acontece se a notificação ficar sem ser apresentada (etapas de risco)
Se a notificação ficar sem ser apresentada, o tratamento pode ficar mais pesado em etapas. O importante é apresentar logo que perceber e explicar o motivo.
Efeito no recebimento de trabalhadores
Se a notificação periódica não foi apresentada, em princípio não se permite o recebimento de estrangeiros de Habilidades Específicas. A página da ISA também diz que as empresas que não fazem as notificações corretamente não poderão mais receber estrangeiros de Habilidades Específicas.
Da orientação e conselho à ordem de melhoria
Se o conteúdo da notificação mostrar que a empresa não atende aos critérios, a imigração dá orientação e conselho para corrigir. Se a empresa não seguir, fica sujeita a uma ordem de melhoria (改善命令).
Quando a ordem de melhoria é dada, isso é tornado público. Violar a ordem de melhoria está sujeito a pena de prisão de até 6 meses ou multa de até 300.000 ienes (Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados, artigo 71-3).
A empresa pode ficar impedida de ser organização afiliada de Habilidades Específicas
Não fazer a notificação ou fazer notificação falsa está entre os motivos que impedem a empresa de ser organização afiliada de Habilidades Específicas (motivos de inabilitação). Pode se aplicar se esse ato ocorreu nos 5 anos anteriores à data de assinatura do contrato de trabalho de Habilidades Específicas, ou depois dessa data.
Porém, as diretrizes operacionais dizem que a aplicação ou não é avaliada de acordo com a gravidade de cada caso. Os exemplos citados são casos como os seguintes.
- O estrangeiro desapareceu, mas a empresa não notificou, e o fato só veio à tona com uma fiscalização da imigração ou algo semelhante
- A empresa recebeu orientação várias vezes para apresentar a notificação da situação das atividades ou da execução do apoio, mas mesmo assim não apresentou
Explicação já publicada (em japonês): Qual é a responsabilidade da empresa quando um estrangeiro de Habilidades Específicas desaparece? Desvantagens e penalidades conforme a causa do desaparecimento
Multa penal e multa administrativa
As penalidades por não fazer a notificação ou fazer notificação falsa variam conforme o tipo de notificação.
| Notificação | Penalidade | Base legal |
|---|---|---|
| Notificação de alteração, término ou assinatura do contrato de trabalho | Multa de até 300.000 ienes | Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados, artigo 71-4, item 1 |
| Na notificação periódica, a notificação do nome, das atividades etc. dos estrangeiros recebidos | Multa de até 300.000 ienes | Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados, artigo 71-4, item 1 |
| Notificações de alteração do plano de apoio, do contrato de terceirização do apoio, de dificuldade no recebimento e de não conformidade com os critérios | Multa administrativa de até 100.000 ienes | Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados, artigo 77-2 |
| Na notificação periódica, a notificação da situação da execução do apoio etc. | Multa administrativa de até 100.000 ienes | Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados, artigo 77-2 |
Se um representante ou funcionário da empresa cometer, no exercício das atividades da empresa, uma violação sujeita a multa (incluindo a violação da ordem de melhoria), a multa é aplicada não só à pessoa que cometeu o ato, mas também à empresa (dispositivo de dupla punição, Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados, artigo 76-2).
Inspeção no local
O escritório regional de imigração pode fazer inspeções no local, visitando a empresa, ou inspeções por telefone ou correio. Recusar o pedido de relatório ou a inspeção no local da imigração, ou dar respostas falsas, está sujeito a multa de até 300.000 ienes (Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados, artigo 71-4, item 2).
Não existe um critério do tipo “atrasou tantos dias, há penalidade”
Os materiais da ISA não indicam um critério de dias do tipo “atrasou tantos dias, há penalidade”. O que a lei aponta como sujeito a multa penal ou multa administrativa é não fazer a notificação ou fazer notificação falsa. O tratamento pode mudar conforme o motivo do atraso, o número de dias e o que foi feito depois, então, se estiver preocupado, consulte um especialista.
(Fontes: Agência de Serviços de Imigração, “Diretrizes de preenchimento da notificação sobre a situação do recebimento, das atividades e da execução do apoio aos estrangeiros de Habilidades Específicas (notificação periódica)”, Agência de Serviços de Imigração, “Notificações das organizações afiliadas de Habilidades Específicas e das organizações de apoio registradas”, Diretrizes operacionais, Portaria ministerial que define os critérios do contrato de trabalho de Habilidades Específicas e do plano de apoio ao estrangeiro de Habilidades Específicas (i) (e-Gov), Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados (e-Gov), Agência de Serviços de Imigração, “Sobre a cooperação com as inspeções no local e as notificações no sistema de Habilidades Específicas (aviso)”)
Cuidados para as organizações de apoio registradas
Se os documentos da organização de apoio registrada atrasarem, a notificação periódica da empresa também atrasa. É mais seguro definir o seu próprio prazo antes do prazo da empresa.
- Documentos da notificação periódica: Entregue cedo à empresa a situação da execução do apoio e, se necessário, o campo de assinatura (Anexo 2).
- Não é possível apresentar no lugar da empresa: A organização de apoio registrada não pode apresentar a notificação periódica da empresa no lugar dela.
- Quando a sua própria notificação atrasar: Se notificações como a de alteração dos dados registrados (em até 14 dias) atrasarem, a lista de documentos também diz para anexar a carta de justificativa.
- Cancelamento do registro: A página da ISA diz que, se a situação do apoio não for apresentada, o registro da organização de apoio registrada pode ser cancelado.
(Fontes: Agência de Serviços de Imigração, “Notificações das organizações afiliadas de Habilidades Específicas e das organizações de apoio registradas”, Erros comuns na notificação periódica)
Preparação para não atrasar no próximo ano
O caminho mais curto para evitar atrasos é transformar o calendário de notificações em um sistema interno da empresa.
- Faça o cadastro de usuário cedo: As diretrizes operacionais pedem que o cadastro de usuário seja solicitado pelo menos 3 meses antes do prazo da notificação eletrônica.
- Peça os certificados cedo: Em 2026, os pedidos de certificados se concentraram.
- Capte os fatos que geram notificação eventual: Crie um fluxo para avisar o responsável quando houver desligamento, alteração de contrato, mudança da organização contratada para o apoio etc.
O calendário do ano está resumido no calendário anual do artigo principal.
(Fontes: Diretrizes operacionais, Aviso sobre os documentos anexos)
Perguntas frequentes
Q Existe um formulário definido para a carta de justificativa? A Não. A lista de documentos diz que é de “formato livre”.
Q Com quantos dias de atraso há penalidade? A Os materiais da ISA não indicam um critério de dias. O que está sujeito a multa penal ou multa administrativa é não fazer a notificação ou fazer notificação falsa. Ao perceber o atraso, apresente logo.
Q Esquecemos a notificação de uma pessoa que saiu da empresa. A Os fatos ocorridos enquanto a pessoa estava no Japão com Habilidades Específicas precisam ser notificados mesmo depois do desligamento ou da saída do país. Anexe a carta de justificativa e apresente agora.
Q Apresentar com atraso afeta o próximo recebimento de trabalhadores? A Se a notificação periódica não foi apresentada, em princípio o recebimento não é permitido. Não encontramos nos materiais da ISA uma descrição específica sobre o tratamento quando a apresentação é feita com atraso. Para casos individuais, consulte um especialista.
Q A apresentação posterior dos certificados permitida em 2026 vale também no próximo ano? A Até 8 de outubro de 2026, o tratamento para 2027 não foi anunciado. Confira os avisos da ISA.
(Fontes: Lista de documentos da notificação periódica, Q&A da notificação eventual, Diretrizes de preenchimento da notificação periódica, Aviso sobre os documentos anexos)
Resumo
- A notificação periódica e a notificação eventual podem ser apresentadas mesmo depois de vencido o prazo.
- Em caso de atraso, anexe a carta de justificativa (formato livre) e apresente logo. Se só parte dos documentos não ficar pronta a tempo, explique o motivo no campo de observações ou em folha separada.
- Se a notificação ficar sem ser apresentada, há riscos como não poder mais receber trabalhadores estrangeiros e ficar sujeito a ordem de melhoria, multa penal ou multa administrativa.
Confira no artigo principal a visão geral das notificações e o fluxo do ano.
Informações primárias referenciadas na criação do artigo
- Agência de Serviços de Imigração, “Notificações das organizações afiliadas de Habilidades Específicas e das organizações de apoio registradas”
- Agência de Serviços de Imigração, “Perguntas frequentes sobre as notificações eventuais das organizações afiliadas de Habilidades Específicas (Q&A)”
- Agência de Serviços de Imigração, “Lista de documentos da notificação periódica das organizações afiliadas de Habilidades Específicas”
- Agência de Serviços de Imigração, “Perguntas frequentes sobre a notificação periódica (Q&A)”
- Agência de Serviços de Imigração, “Diretrizes de preenchimento da notificação sobre a situação do recebimento, das atividades e da execução do apoio aos estrangeiros de Habilidades Específicas (notificação periódica)”
- Agência de Serviços de Imigração, “Sobre a apresentação dos documentos anexos da notificação periódica no sistema de Habilidades Específicas (aviso)”
- Agência de Serviços de Imigração, “Erros comuns na notificação periódica”
- Agência de Serviços de Imigração, “Diretrizes operacionais para o recebimento de estrangeiros de Habilidades Específicas”
- Agência de Serviços de Imigração, “Sobre a cooperação com as inspeções no local e as notificações no sistema de Habilidades Específicas (aviso)”
- Agência de Serviços de Imigração, “Lista de formulários de solicitação e notificação relacionados a Habilidades Específicas”
- Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados (e-Gov)
- Regulamento de Execução da Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados (e-Gov)
- Portaria ministerial que define os critérios do contrato de trabalho de Habilidades Específicas e do plano de apoio ao estrangeiro de Habilidades Específicas (i) (e-Gov)
Este artigo é uma tradução da versão original em japonês.
