일본 특정기능 신고가 기한을 넘겼다면? 정기 신고·수시 신고가 늦어진 경우의 대응

특정기능(特定技能) 신고는 기한이 지나도 제출할 수 있습니다. 늦어진 이유를 적은 ‘이유서'(理由書)를 첨부해 가능한 한 빨리 제출하세요.

기한은 정기 신고(定期届出)가 매년 5월 31일까지, 수시 신고(随時届出)가 사유가 생긴 날부터 14일 이내입니다. 제출하지 않고 방치하면 외국인을 받아들일 수 없게 되거나, 벌금이나 과태료(過料, 형벌이 아닌 행정상의 금전 제재)의 대상이 되는 등 위험이 커집니다.

내용은 2026년 10월 8일에 출입국재류관리청(입관청)의 자료로 확인한 것입니다.

신고의 종류·기한·서류 전체는 상위 글에서 설명하고 있습니다.

→ 특정기능 신고 연간 가이드｜정기 신고(4~5월)와 수시 신고(14일 이내)의 전체 모습

결론: 늦어도 신고는 제출할 수 있다. 이유서를 첨부해 바로 제출

기한이 지나도 신고를 제출할 수 있습니다. 중요한 것은 늦어진 이유를 서면으로 설명하고 바로 제출하는 것입니다.

항목	정기 신고	수시 신고
기한	매년 5월 31일까지(4월 1일부터 제출 가능)	사유가 생긴 날부터 14일 이내
늦어졌을 때 첨부하는 것	기간 내에 제출하지 못한 이유를 적은 이유서	늦어진 이유를 설명하는 문서(이유서)
양식	임의(정해진 양식은 없음)	임의(정해진 양식은 없음)
제출처	전자 신고, 또는 회사 주소(법인은 등기상 본점 소재지)를 관할하는 지방 입관	같음
입관청의 자료	정기 신고 제출 자료 일람표	수시 신고 Q&A(Q1-4), 각 신고의 제출 자료 일람표

수시 신고에 대해 입관청의 Q&A는 14일 이내에 제출하지 못한 경우에도 제출할 수 있다고 하고 있습니다. 그러면서 신속하게 제출할 것, 늦어진 이유를 설명하는 문서를 반드시 첨부할 것을 요구하고 있습니다.

정기 신고도 제출 자료 일람표에서, 신고 기간 내에 신고하지 못한 경우에는 이유를 적은 이유서를 첨부하도록 하고 있습니다.

또 하나 중요한 점이 있습니다. 외국인이 ‘특정기능’으로 재류하는 동안 생긴 사유는, 그 사람이 퇴직한 후나 다른 재류자격으로 바뀐 후, 출국한 후에도 신고가 필요합니다. 퇴직한 사람의 신고를 잊고 있었던 경우에도 지금 제출합니다.

(출처: 출입국재류관리청 ‘특정기능 소속기관의 수시 신고와 관련하여 문의가 많은 사항에 대하여(Q&A)’, 출입국재류관리청 ‘특정기능 소속기관의 정기 신고 제출 자료 일람표’, 출입국재류관리청 ‘특정기능 외국인 수용에 관한 운용요령’)

먼저 확인: 정말 늦었는가

당황하기 전에 정말 기한이 지났는지 확인합니다. 다음 사항을 보세요.

• 정기 신고: 기한은 매년 5월 31일까지입니다. 입관청 페이지에서는 5월 31일이 토·일요일이나 공휴일이면 다음 개청일까지로 하고 있습니다. 2027년 5월 31일은 월요일입니다.
• 수시 신고: 14일은 사유가 생긴 날부터 셉니다. 기준 부적합 신고만은 사유가 생긴 것을 안 날부터 14일 이내입니다.
• 우편의 경우: 14일 이내에 입관에 도착해 있어야 합니다. 소인 날짜로는 충분하지 않습니다.
• 애초에 신고가 필요한가: 대상 기간에 수용이 없었던 해의 정기 신고나, 신고가 필요 없는 변경도 있습니다. 상위 글에서 확인하세요.

→ 특정기능 신고 연간 가이드｜정기 신고(4~5월)와 수시 신고(14일 이내)의 전체 모습

(출처: 출입국재류관리청 ‘특정기능 소속기관·등록지원기관에 의한 신고’, 수시 신고 Q&A, 출입국관리 및 난민인정법 시행규칙(e-Gov))

늦어진 것을 알았다면 오늘 할 일(절차)

늦어진 것을 알았다면 다음 순서로 진행합니다.

① 무엇이 언제부터 늦어졌는지 적어 본다

신고의 종류, 사유가 생긴 날, 원래 기한을 적어 봅니다. 수시 신고는 퇴직한 사람이나 재류자격이 바뀐 사람의 몫도 포함해 누락이 없는지 다시 봅니다. 1명분의 지연을 알게 되었을 때는, 그 밖에도 제출하지 않은 신고가 없는지 확인할 기회입니다.

② 신고서와 첨부 서류를 갖춘다

양식은 입관청의 ‘특정기능 관계 신청·신고 양식 일람’에 있습니다. 첨부 서류는 신고 종류별 제출 자료 일람표에서 확인합니다.

③ 이유서를 작성한다

이유서의 양식은 임의입니다. 입관청의 자료에서 적어야 할 항목에 관한 규정은 찾을 수 없었습니다. 예를 들어 다음과 같은 내용을 적는 것을 생각할 수 있습니다.

• 어떤 신고가 언제부터 늦어졌는지
• 늦어진 경위와 이유
• 앞으로 같은 일이 일어나지 않도록 하는 대책

④ 제출한다

전자 신고로 제출하거나, 회사 주소(법인은 등기상 본점 소재지)를 관할하는 지방출입국재류관리국·지국에 우편이나 지참으로 제출합니다. 수시 신고도 전자 신고로 제출할 수 있습니다.

⑤ 사본을 남긴다

제출한 신고서와 이유서의 사본을 회사에서 보관해 두면, 나중에 경위를 설명하기 쉬워집니다.

자기 회사만으로 판단이 서지 않을 때는 제출처인 지방 입관에 문의하세요. 입관청의 Q&A에서는 보수를 받고 신고서 작성을 맡을 수 있는 것은 행정서사(行政書士) 또는 변호사라고 하고 있습니다. 늦어진 사정에 따라 대응이 달라지기도 하므로, 망설여질 때는 전문가와 상담하세요.

(출처: 출입국재류관리청 ‘특정기능 관계 신청·신고 양식 일람’, 수시 신고 Q&A, 정기 신고 제출 자료 일람표)

정기 신고 서류의 일부만 제때 준비되지 않을 때

서류의 일부가 제때 준비되지 않을 때도 신고 자체를 멈추지 않는 것이 중요합니다. 제출하지 못하는 서류와 그 이유는 신고서로 전합니다.

제출하지 못하는 이유는 비고란이나 별지로 전한다

입관청의 운용요령에서는 정기 신고 신고서의 비고란에, 필요한 첨부 서류를 제출하지 못하는 이유 등 입관에 전하고 싶은 것을 적도록 하고 있습니다. 다 적지 못하는 경우에는 별지(임의 양식)를 첨부합니다.

공적 기관의 증명서가 오지 않는다

2026년에는 증명서 발급 신청이 집중되었습니다. 입관청은 2026년 5월 20일 공지에서, 공적 기관의 증명서를 5월 31일까지 제출하지 못하는 경우 나중에 추가로 제출하는 것을 인정했습니다.

• 증명서는 발급받는 즉시 공지의 별지를 첨부해 제출한다
• 증명서 이외의 서류는 5월 31일까지 제출한다
• 사회보험료 납입 상황 회답표 대신 건강보험·후생연금보험료의 영수증서 또는 영수 완료 통지서의 사본을 제출해도 된다

이것은 2026년 공지에 따른 취급입니다. 2027년에도 같은 취급이 될지는 2026년 10월 8일 시점에서 발표되지 않았습니다. 제출하기 전에 입관청의 공지를 확인하세요.

등록지원기관의 서류가 갖춰지지 않는다

지원을 등록지원기관에 전부 위탁하고 있는 경우, 회사는 지원 실시 상황을 취합해 제출합니다. 등록지원기관의 서류가 늦어져도 정기 신고를 제출하는 것은 회사입니다. 등록지원기관이 회사를 대신해 정기 신고를 제출할 수는 없습니다.

서류를 생략할 생각이었는데 이용자 등록이 끝나지 않았다

‘일정한 기준’을 충족하는 회사는 온라인으로 제출하는 경우에 한해 첨부 서류의 일부를 생략할 수 있습니다. 다만 전자 신고의 이용자 등록이 끝나지 않았으면 기준을 충족하지 못해 생략이 인정되지 않는 경우가 있습니다. 우편이나 창구로 제출하면 생략할 수 없습니다.

(출처: 운용요령, 출입국재류관리청 ‘특정기능 제도의 정기 신고 첨부 서류 제출에 대하여(공지)’, 출입국재류관리청 ‘정기 신고에서 자주 있는 오류 모음’, 정기 신고 제출 자료 일람표)

제출한 후에 오류나 누락을 발견했을 때

제출한 후에 오류를 발견하면 보정한 신고서를 다시 제출합니다. 제출 방법은 종이로 제출했는지, 전자 신고로 제출했는지에 따라 다릅니다.

상황	할 일
종이로 제출한 정기 신고에 오류가 있었다	보정한 신고서를 제출해야 한다. 실제로 제출한 지방 입관에 문의한다
전자 신고로 제출한 정기 신고에 오류가 있었다·추가 서류가 있다	회사 주소(법인은 등기상 본점 소재지)를 관할하는 지방 입관에 이유서(임의 양식)와 보정한 신고서 등(종이)을 창구나 우편으로 제출한다
제출한 수시 신고에 오류가 있었다	보정한 신고서를 제출해야 한다. 실제로 제출한 지방 입관에 문의한다
수시 신고를 누락한 것을 나중에 알았다	늦어진 신고로서 이유서를 첨부해 신속하게 제출한다

어떤 서류를 어떻게 고칠지는 신고 내용에 따라 다릅니다. 고치는 방법이 망설여질 때는 제출하기 전에 제출처인 지방 입관에 확인하면 안심입니다.

(출처: 출입국재류관리청 ‘정기 신고와 관련하여 문의가 많은 사항에 대하여(Q&A)’, 수시 신고 Q&A)

제출하지 않고 방치하면 어떻게 되는가(위험의 단계)

신고를 제출하지 않고 방치하면 단계적으로 무거운 취급을 받을 우려가 있습니다. 알게 된 시점에 빨리 제출하고 이유를 설명하는 것이 중요합니다.

수용에 대한 영향

정기 신고가 제출되지 않은 경우, 특정기능 외국인의 수용은 원칙적으로 인정되지 않습니다. 입관청 페이지에서도 신고가 적정하게 이루어지지 않은 회사는 특정기능 외국인을 받아들일 수 없게 된다고 하고 있습니다.

지도·조언에서 개선명령으로

신고 내용에서 기준에 맞지 않는 것이 밝혀지면, 입관은 시정하도록 지도·조언을 합니다. 따르지 않는 경우에는 개선명령(改善命令)의 대상이 됩니다.

개선명령을 받으면 그 사실이 공시됩니다. 개선명령을 위반하면 6개월 이하의 구금형 또는 300,000엔 이하의 벌금의 대상입니다(입관법 제71조의 3).

특정기능 소속기관이 될 수 없게 되는 경우가 있다

신고를 하지 않거나 허위 신고를 하는 행위는, 특정기능 소속기관이 될 수 없는 사유(결격사유)의 하나로 꼽혀 있습니다. 특정기능 고용계약을 체결하는 날 전 5년 이내, 또는 체결한 날 이후에 이 행위가 있으면 해당될 수 있습니다.

다만 해당하는지 여부는 개별 사안의 중대성에 따라 판단된다고 운용요령에 적혀 있습니다. 예로 든 것은 다음과 같은 경우입니다.

• 외국인이 행방불명이 되었는데도 신고하지 않고, 입관의 적발 등으로 처음 밝혀졌다
• 활동 상황이나 지원 실시 상황 신고를 하도록 여러 번 지도를 받았는데도 제출하지 않는다

기존 해설(일본어): 특정기능 외국인이 실종된 경우 기업 측이 지는 책임은? 행방불명의 원인별로 생기는 불이익과 페널티에 대해 해설

벌금과 과태료

신고를 하지 않거나 허위 신고를 한 경우의 벌칙은 신고의 종류에 따라 나뉩니다.

신고	벌칙	근거
고용계약의 변경·종료·체결 신고	300,000엔 이하의 벌금	입관법 제71조의 4 제1호
정기 신고 중 받아들이고 있는 외국인의 성명·활동 내용 등의 신고	300,000엔 이하의 벌금	입관법 제71조의 4 제1호
지원계획의 변경, 지원위탁계약, 수용 곤란, 기준 부적합 신고	100,000엔 이하의 과태료	입관법 제77조의 2
정기 신고 중 지원 실시 상황 등의 신고	100,000엔 이하의 과태료	입관법 제77조의 2

벌금 대상이 되는 위반(개선명령 위반 포함)을 회사의 대표자나 종업원이 회사의 업무로서 한 경우에는, 행위를 한 사람 외에 회사에도 벌금형이 부과됩니다(양벌규정, 입관법 제76조의 2).

실지 조사

지방 입관은 회사를 방문하는 실지 조사나 전화·우편에 의한 조사를 하는 경우가 있습니다. 입관의 보고 요구나 출입 검사를 거부하거나 거짓으로 답변하면 300,000엔 이하의 벌금의 대상입니다(입관법 제71조의 4 제2호).

‘며칠 늦으면 벌칙’이라는 기준은 없다

입관청의 자료에는 ‘며칠 늦으면 벌칙’이라는 일수의 기준은 제시되어 있지 않습니다. 벌금·과태료의 대상으로 조문에 적혀 있는 것은 신고를 하지 않는 것, 또는 허위 신고를 하는 것입니다. 늦어진 이유와 일수, 그 후의 대응에 따라 취급이 달라질 수 있으므로, 걱정되는 경우에는 전문가와 상담하세요.

(출처: 출입국재류관리청 ‘특정기능 외국인의 수용·활동·지원 실시 상황에 관한 신고(정기 신고) 작성요령’, 출입국재류관리청 ‘특정기능 소속기관·등록지원기관에 의한 신고’, 운용요령, 특정기능 고용계약 및 1호 특정기능 외국인 지원계획의 기준 등을 정하는 성령(e-Gov), 출입국관리 및 난민인정법(e-Gov), 출입국재류관리청 ‘실지 조사에 대한 협력·특정기능 제도의 신고에 대하여(공지)’)

등록지원기관이 주의할 점

등록지원기관의 서류가 늦어지면 회사의 정기 신고도 늦어집니다. 회사의 마감보다 앞서 자신들의 마감을 정해 두면 안심입니다.

• 정기 신고 서류: 지원 실시 상황과, 필요한 경우 서명란(별지 2)을 일찍 회사에 건넵니다.
• 대신 제출할 수 없다: 회사의 정기 신고를 등록지원기관이 대신 제출할 수는 없습니다.
• 자신의 신고가 늦어졌을 때: 등록 사항 변경(14일 이내) 등의 신고가 늦어진 경우에도, 제출 자료 일람표에서는 이유서를 첨부하도록 하고 있습니다.
• 등록 취소: 입관청 페이지에서는 지원 상황이 제출되지 않는 경우 등록지원기관의 등록이 취소될 수 있다고 하고 있습니다.

(출처: 출입국재류관리청 ‘특정기능 소속기관·등록지원기관에 의한 신고’, 정기 신고에서 자주 있는 오류 모음)

내년에 늦지 않기 위한 준비

지연을 막으려면 신고 일정을 사내 체계로 만드는 것이 지름길입니다.

• 이용자 등록은 일찍: 운용요령에서는 전자 신고 제출 기한 3개월 전에는 이용자 등록을 신청하도록 요구하고 있습니다.
• 증명서는 일찍 발급받는다: 2026년에는 증명서 신청이 집중되었습니다.
• 수시 신고의 계기를 놓치지 않는다: 퇴직, 계약 변경, 지원 위탁처 변경 등이 있으면 담당자에게 알리는 흐름을 만듭니다.

1년의 일정은 상위 글의 연간 캘린더에 정리해 두었습니다.

→ 특정기능 신고 연간 가이드｜정기 신고(4~5월)와 수시 신고(14일 이내)의 전체 모습

(출처: 운용요령, 첨부 서류 공지)

자주 묻는 질문

Q 이유서에 정해진 양식이 있습니까? A 없습니다. 제출 자료 일람표에서는 ‘임의 양식’으로 되어 있습니다.

Q 며칠 늦으면 벌칙이 됩니까? A 입관청의 자료에 일수의 기준은 제시되어 있지 않습니다. 벌금·과태료의 대상은 신고를 하지 않는 것, 또는 허위 신고를 하는 것입니다. 늦어진 것을 알았다면 바로 제출하세요.

Q 퇴직한 사람의 신고를 잊고 있었습니다. A 특정기능으로 재류하는 동안 생긴 사유는 퇴직이나 출국 후에도 신고가 필요합니다. 이유서를 첨부해 지금 제출합니다.

Q 늦게 제출한 것이 다음 수용에 영향을 줍니까? A 정기 신고가 제출되지 않으면 수용은 원칙적으로 인정되지 않습니다. 늦게 제출한 경우의 취급에 대해 입관청의 자료에 구체적인 기재는 찾을 수 없었습니다. 개별 사정은 전문가와 상담하세요.

Q 2026년 증명서의 추후 제출은 내년에도 쓸 수 있습니까? A 2026년 10월 8일 시점에서 2027년의 취급은 발표되지 않았습니다. 입관청의 공지를 확인하세요.

(출처: 정기 신고 제출 자료 일람표, 수시 신고 Q&A, 정기 신고 작성요령, 첨부 서류 공지)

정리

• 정기 신고·수시 신고는 기한이 지나도 제출할 수 있습니다.
• 늦어졌을 때는 이유서(임의 양식)를 첨부해 바로 제출합니다. 서류 일부가 제때 준비되지 않을 때는 비고란이나 별지로 이유를 전합니다.
• 제출하지 않고 방치하면 외국인을 받아들일 수 없게 되거나, 개선명령이나 벌금·과태료의 대상이 되는 등의 위험이 있습니다.

신고의 전체 모습과 1년의 흐름은 상위 글에서 확인하세요.

→ 특정기능 신고 연간 가이드｜정기 신고(4~5월)와 수시 신고(14일 이내)의 전체 모습

기사 작성 시 참조한 1차 정보

• 출입국재류관리청 ‘특정기능 소속기관·등록지원기관에 의한 신고’
• 출입국재류관리청 ‘특정기능 소속기관의 수시 신고와 관련하여 문의가 많은 사항에 대하여(Q&A)’
• 출입국재류관리청 ‘특정기능 소속기관의 정기 신고 제출 자료 일람표’
• 출입국재류관리청 ‘정기 신고와 관련하여 문의가 많은 사항에 대하여(Q&A)’
• 출입국재류관리청 ‘특정기능 외국인의 수용·활동·지원 실시 상황에 관한 신고(정기 신고) 작성요령’
• 출입국재류관리청 ‘특정기능 제도의 정기 신고 첨부 서류 제출에 대하여(공지)’
• 출입국재류관리청 ‘정기 신고에서 자주 있는 오류 모음’
• 출입국재류관리청 ‘특정기능 외국인 수용에 관한 운용요령’
• 출입국재류관리청 ‘실지 조사에 대한 협력·특정기능 제도의 신고에 대하여(공지)’
• 출입국재류관리청 ‘특정기능 관계 신청·신고 양식 일람’
• 출입국관리 및 난민인정법(e-Gov)
• 출입국관리 및 난민인정법 시행규칙(e-Gov)
• 특정기능 고용계약 및 1호 특정기능 외국인 지원계획의 기준 등을 정하는 성령(e-Gov)