일본 특정기능 소속기관의 카테고리란? 1~4 판정과 생략할 수 있는 제출 서류

일본의 특정기능(特定技能) ‘카테고리 1~4’는 외국인을 고용하는 회사(소속기관(所属機関))를 4가지로 나눈 구분으로, 주로 허가되는 재류기간의 상한과 관련됩니다. 한편 신청할 때 회사 서류(제2표)를 생략할 수 있는지는 카테고리와는 별도의 기준으로 정해집니다. 기준은 ‘같은 연도에 이미 특정기능 외국인을 받아들이고 있는가’와 ‘일정한 실적이 있고 적정한 수용이 예상되는 기관인가’입니다.

이 글에서는 두 가지 잣대의 차이, 자사 카테고리를 확인하는 방법, 신청 종류별로 생략할 수 있는 서류, 생략할 때의 주의점을 회사 담당자와 등록지원기관 분들을 위해 정리합니다. 회사로부터 “우리는 카테고리 4라서 재류기간은 1년”이라는 말을 들은 외국인 분에게도 제도를 이해하는 실마리가 됩니다.

이 글의 내용은 2026년 10월 17일에 출입국재류관리청(입관청)의 제출서류 일람표(제1표는 레이와 8년 10월 9일 개정), 특정기능 외국인의 수용에 관한 운용요령, 입국·재류심사요령(入国・在留審査要領) 제12편(정보공개청구에 의한 공개 자료)으로 확인한 것입니다. 재류기간이 정해지는 방식에 대한 자세한 설명은 특정기능 1호의 재류기간은 어떻게 정해지나? 회사 카테고리별 상한과 1개월 차이로 달라지는 수수료를 참고하세요.

‘카테고리’와 ‘서류를 생략할 수 있는 회사’는 별개의 잣대

결론부터 말하면, 카테고리는 재류기간의 상한을 정하는 장면의 구분이고, 서류 생략은 운용요령과 제출서류 일람표의 ‘일정한 기준’으로 정해집니다. 이름이 비슷하고 조건도 겹치지만, 별개의 것으로 확인하세요.

비교하는 점	카테고리 1~4	서류를 생략할 수 있는 ‘일정한 기준’
적혀 있는 자료	입국·재류심사요령 제12편(입관 내부의 심사 기준)	특정기능 외국인의 수용에 관한 운용요령, 제출서류 일람표
무엇과 관련되는가	허가되는 재류기간의 상한	회사 서류(제2표)와 제1표 일부 서류의 생략
조건의 중심	지도권고·개선명령의 유무, 전자신청·전자신고의 서약, 상장 등의 유형, 채무초과의 유무, 법인인지 개인사업자인지	같은 연도에 이미 받아들였는지, 또는 ‘지도권고·개선명령 없음+온라인 신청·전자신고로 함+상장 등의 유형’
전자신청의 취급	전자신청·전자신고를 활용할 것을 서약(등록지원기관에 지원을 위탁하고 있으면 등록지원기관도 서약)	재류 관련 각종 신청을 온라인 신청, 각종 신고를 전자신고로 실제로 함

카테고리 1과 서류 생략(제2표의 1)은 상장기업 등의 유형이 거의 같습니다. 다만 서류 생략은 온라인 신청·전자신고로 실제로 하는 것이 조건입니다. 운용요령은 이용자 등록이 끝나지 않았으면 일정한 기준을 충족하지 못해 생략이 인정되지 않는 경우가 있다고 하고 있습니다.

또한 기술·인문지식·국제업무 등의 재류자격 신청에도 ‘카테고리 1~4’가 있습니다. 이쪽은 제출 서류를 나누기 위한 구분으로, 기준도 특정기능과 다릅니다. 다른 재류자격의 카테고리 설명을 특정기능에 적용하지 마세요.

(출처: 출입국재류관리청 ‘특정기능 외국인의 수용에 관한 운용요령(본체)’, 출입국재류관리청 ‘재류자격 「기술·인문지식·국제업무」’, 입국·재류심사요령 제12편(레이와 8년판, 정보공개청구에 의한 공개 자료))

카테고리 1~4의 판정 기준

카테고리는 심사요령에서 다음과 같이 나뉘어 있습니다. 카테고리 1부터 차례로 적용해 보고, 해당하지 않으면 다음 카테고리를 봅니다.

카테고리	해당하는 기관(요약)
카테고리 1	과거 3년간 지도권고서 교부·개선명령 처분을 받지 않았고, 전자신청·전자신고를 활용할 것을 서약한 기관으로서 다음 중 하나에 해당하는 곳: ①일본의 증권거래소에 상장된 기업 ②보험업을 영위하는 상호회사 ③이노베이션 창출 기업 ④일정한 조건을 충족하는 기업 등 ⑤전년분 원천징수세액이 10,000,000엔 이상인 단체·개인 ⑥특정기능 소속기관으로서 3년간 계속된 수용 실적이 있고, 과거 3년간 채무초과가 되지 않은 법인
카테고리 2	카테고리 1·4 어느 쪽에도 해당하지 않고, 과거 3년간 지도권고서 교부·개선명령 처분을 받지 않았으며, 과거 3년간 채무초과가 되지 않은 기관(이 밖에 공표되지 않은 요건이 1가지 있음)
카테고리 3	법인으로서 카테고리 1·2·4 어디에도 해당하지 않는 기관
카테고리 4	카테고리 1·2에 해당하지 않는 개인사업자. 또는 카테고리 1에 해당하지 않는 법인으로서 과거 3년간 지도권고서 교부·개선명령 처분을 받은 곳 등(이 밖에 공표되지 않은 요건이 있음)

공개된 심사요령에서는 카테고리 2와 카테고리 4 요건의 일부가 먹칠(비공개)되어 있습니다. 이 때문에 자사가 카테고리 2인지 3인지는 공표된 자료만으로는 확정할 수 없는 경우가 있습니다. 망설여질 때는 등록지원기관이나 행정서사 등 전문가와 상담하세요.

심사요령은 두 가지 용어의 의미도 정하고 있습니다.

• 과거 3년간: 신청일로부터 3년 전에 해당하는 날부터 신청일까지의 기간입니다.
• 3년간 계속된 수용 실적: 신청일에 특정기능 외국인 1명이 같은 회사와 3년 이상 고용계약을 계속하고 있는 경우입니다. 또한 3년에 못 미치는 여러 사람의 고용계약이 끊기지 않고 전체로서 3년 이상 이어지고 있는 경우도 해당합니다.

(출처: 입국·재류심사요령 제12편(레이와 8년판, 정보공개청구에 의한 공개 자료))

자사의 카테고리를 확인하는 순서

자사의 상황은 다음 순서로 확인하면 정리하기 쉽습니다. 여기서 확인한 내용은 서류 생략(다음 제목)의 판단에도 그대로 쓸 수 있습니다.

1. 과거 3년간 지도권고서 교부나 개선명령 처분을 받지 않았는가. 받은 법인은 카테고리 4에 해당할 가능성이 있습니다.
2. 6가지 유형 중 하나에 해당하는가. 상장기업·보험업 상호회사, 이노베이션 창출 기업, 일정한 조건을 충족하는 기업 등, 원천징수세액 10,000,000엔 이상, 3년간 계속된 수용 실적(채무초과 없음)입니다.
3. 전자신청·전자신고를 사용하는가. 카테고리 1은 활용의 서약이 요건입니다. 서류 생략에는 온라인 신청·전자신고로 실제로 하는 것이 필요합니다.
4. 해당하지 않는 경우에는 과거 3년간 채무초과의 유무와 법인인지 개인사업자인지에 따라 카테고리 2~4 중 어디에 가까운지를 봅니다.

‘일정한 조건을 충족하는 기업 등’의 11가지 인정

유형 중 ‘일정한 조건을 충족하는 기업 등’으로 입관청은 다음 11가지 인정·등록 등을 들고 있습니다. 어느 하나라도 받았다면 이 유형에 해당합니다. 증명에는 인정서 사본 등을 사용합니다.

소관	인정·등록 등
후생노동성	유스에일 인정, 구루민·플래티넘 구루민 인정, 에루보시·플래티넘 에루보시 인정, 안전위생 우량기업, 직업소개 우량사업자, 제조도급 우량적정사업자(GJ 인정), 우량 파견사업자
경제산업성	건강경영 우량법인, 지역미래견인기업
국토교통성	공항관리규칙상의 제1류 구내영업자·제2류 구내영업자
소비자청	내부신고제도 인증(자기적합선언 등록제도) 등록사업자

원천징수세액과 3년 수용 실적의 확인 방법

원천징수세액 10,000,000엔 이상은 전년분 ‘급여소득의 원천징수표 등의 법정조서 합계표’ 중 급여소득의 원천징수표 합계표의 원천징수세액으로 확인합니다. 서류를 생략할 때는 이 합계표 사본을 냅니다. 숫자는 경리 담당자나 세무사에게 확인하세요.

3년간 계속된 수용 실적으로 서류를 생략할 때는 3년간 받아들이고 있는(또는 받아들였던) 특정기능 외국인의 ‘신청 연월일과 접수번호’ 또는 ‘신청 연월일과 재류카드 번호’를 적습니다. 과거 신청의 사본을 보관해 두면 준비가 수월해집니다. 처음으로 특정기능 외국인을 받아들이는 회사는 이 유형을 사용할 수 없습니다.

위 그림은 서류 생략을 판단하는 순서입니다. 그림의 1~3을 위에서부터 차례로 확인하고, ‘예’가 된 곳에서 낼 서류가 정해집니다.

(출처: 출입국재류관리청 ‘일정한 조건을 충족하는 기업 등에 대하여’, 출입국재류관리청 ‘소속기관에 관한 필요 서류(일정한 실적이 있고 적정한 수용이 예상되는 기관) 제2표의 1’, 입국·재류심사요령 제12편(레이와 8년판, 정보공개청구에 의한 공개 자료))

생략할 수 있는 제출 서류: 신청 종류와 회사 상황에 따라 달라진다

회사 서류(제2표)를 어디까지 내는지는 신청 종류와 회사 상황으로 정해집니다. 재류기간 갱신 허가(在留期間更新許可)에서는 제2표 자체가 필요 없습니다. 인정(해외에서 부르는 경우)과 변경(다른 재류자격에서 특정기능으로 바꾸거나 이직하는 경우)에서는 다음 표와 같습니다.

신청 종류와 회사 상황	회사 서류(제2표)	제1표 일부 서류(보수·임금규정·고용 경위·직업소개)
인정·변경: 같은 연도에 이미 특정기능 외국인을 받아들이고 있다	제출 불필요	생략할 수 있다
인정·변경: 일정한 실적이 있고 적정한 수용이 예상되는 기관(제2표의 1)	제2표의 1(해당함의 증명+서약서)	생략할 수 있다
인정·변경: 위 어느 쪽에도 해당하지 않는다	제2표의 2(법인) 또는 제2표의 3(개인사업자)	낸다
갱신	불필요	갱신용 제1표에는 원래 실려 있지 않다

제1표에서 생략할 수 있는 4가지 서류

레이와 8년 10월 9일 개정 제1표(인정용·변경용)에서는 다음 4가지에 ‘같은 연도 내에 이미 받아들이고 있는 기관 또는 일정한 실적이 있고 적정한 수용이 예상되는 기관은 생략 가능’이라고 적혀 있습니다.

• 특정기능 외국인의 보수에 관한 설명서(참고양식 제1-4호)
• 임금규정 사본(임금규정으로 보수를 정한 경우)
• 고용 경위에 관한 설명서(참고양식 제1-16호)
• 직업소개사업자의 화면을 인쇄한 것(알선한 사람이 있는 경우)

신청서, 고용계약서·고용조건서, 건강진단 서류, 지원계획서, 분야별 서류(제3표) 등은 생략 대상이 아닙니다. 고용계약서 작성 방법은 특정기능 1호의 고용계약서·고용조건서·임금 지급｜기재 예시와 수당·공제 등의 주의점에서 설명합니다.

제2표의 1에서 내는 것

일정한 실적이 있는 기관으로서 생략할 때는 제2표의 2·3 대신, 유형에 해당함을 보여 주는 서류와 ‘서류 생략에 관한 서약서'(참고양식 제1-29호)를 냅니다.

유형	내는 서류
상장기업·보험업 상호회사	사계보(四季報) 사본, 또는 상장을 증명하는 문서 사본
이노베이션 창출 기업	대상 기업임을 증명하는 문서(보조금 교부결정 통지서 사본 등)
일정한 조건을 충족하는 기업 등	증명하는 문서(인정서 사본 등)
원천징수세액 10,000,000엔 이상	전년분 급여소득의 원천징수표 등의 법정조서 합계표 사본
3년간 계속된 수용 실적	특정기능 소속기관 개요서(참고양식 제1-11-1호. ‘2 결산 상황’ 이외는 생략 가능)와 과거 신청의 신청 연월일·접수번호 등

낼 수 있는 서류가 없는 경우에는 제2표의 2 또는 3의 서류를 냅니다.

생략하지 않을 때 내는 것(제2표의 2·3)

법인용 제2표의 2에는 주로 다음 서류가 있습니다. 생략할 수 있으면 이 서류들을 준비할 필요가 없어집니다.

• 특정기능 소속기관 개요서(참고양식 제1-11-1호)
• 자사에서 지원하는 경우의 체제 서류(받아들인 중장기 재류자 리스트, 지원책임자·지원담당자의 이력서 등. 지원계획서와의 관계는 특정기능 1호 지원계획서 작성법｜전부 위탁·자사 지원의 기재 예시로 항목별 해설)
• 등기사항증명서, 업무 집행에 관여하는 임원의 주민표 사본
• 임원에 관한 서약서(참고양식 제1-23호. 수용 업무에 관여하지 않는 임원이 있는 경우)
• 노동보험료 등 납부증명서, 사회보험료 납입 상황 회답표(또는 24개월분 보험료 영수증서 사본), 납세증명서(그 3), 최근 2년도분 법인주민세 납세증명서

개인사업자용 제2표의 3에도 주민표 사본이나 노동보험·건강보험·연금·세금 서류 등 같은 사고방식의 서류가 나열되어 있습니다. 특정기능 2호 일람표도 같은 연도의 수용에 의한 제출 불필요와 제2표의 1 조건은 같은 방식으로 적혀 있습니다.

또한 연 1회 정기 신고에서도 비슷한 기준으로 첨부 서류를 생략할 수 있습니다. 자세한 내용은 특정기능 신고 연간 가이드｜정기 신고(4~5월)와 수시 신고(14일 이내)의 전체 모습을 참고하세요.

(출처: 출입국재류관리청 ‘재류자격 「특정기능」’, ‘특정기능 1호’에 관한 제출서류 일람표 제1표(재류자격인정증명서 교부 신청용), 같은 제1표(재류자격 변경 허가 신청용), 같은 제1표(재류기간 갱신 허가 신청용), 소속기관에 관한 필요 서류 제2표의 1, 같은 제2표의 2(법인), 같은 제2표의 3(개인사업자))

서류를 생략할 때의 주의점

서류 생략은 편리하지만, 조건을 충족하지 않으면 오히려 신청이 늦어질 수 있습니다. 운용요령은 다음 점에 주의하도록 적고 있습니다.

• 이용자 등록은 일찍. 온라인 신청·전자신고에는 사전 이용자 등록이 필요합니다. 등록 완료까지는 일정한 기간이 걸립니다. 운용요령은 온라인 신청이나 전자신고 제출 기한의 3개월 전에는 이용자 등록을 신청하도록 요구하고 있습니다.
• 파견 고용은 생략할 수 없는 경우가 있다. 파견 형태로 고용하는 경우, 회사의 파견 인정 기간 만료일이 본인의 현재 재류기간 만료일(인정 신청에서는 신청일)로부터 7개월 이내라면 서류 생략이 인정되지 않습니다.
• 생략해도 요구받으면 낸다. 지방출입국재류관리국에서 필요에 따라 요구받은 경우에는 생략한 서류도 제출해야 합니다.

‘같은 연도’를 세는 방법(어느 신청·신고로 받아들였으면 되는지)에 대해 입관청 자료에는 자세한 설명이 보이지 않습니다. 판단이 망설여질 때는 신청할 지방출입국재류관리국에 확인하세요.

이직해 오는 사람을 받아들이는 경우에도 새 회사의 상황으로 제2표를 판단합니다. 이직 절차의 흐름은 특정기능 이직 절차｜재류자격 변경의 흐름과 심사 기간, 신청 중에 일할 수 있나?에서 설명합니다.

(출처: 출입국재류관리청 ‘특정기능 외국인의 수용에 관한 운용요령(본체)’)

카테고리로 달라지는 것: 재류기간의 상한

심사요령에서는 카테고리에 따라 특정기능 1호로 허가되는 재류기간 상한의 사고방식이 나뉘어 있습니다. 인정·변경에서는 법인의 카테고리 1~3은 최장 2년, 카테고리 4는 최장 1년으로 되어 있습니다. 갱신에서는 법인의 카테고리 1~3은 최장 3년, 카테고리 4는 최장 1년으로 되어 있습니다. 개인사업자는 카테고리 1·2에서는 법인보다 짧고, 카테고리 4에서는 법인과 같은 1년입니다(카테고리 3은 법인만의 구분입니다).

카테고리	인정·변경(법인)	인정·변경(개인사업자)	갱신(법인)	갱신(개인사업자)
카테고리 1	2년	1년	3년	2년
카테고리 2	2년	1년	3년	1년
카테고리 3	2년	개인사업자는 카테고리 3의 대상이 아님	3년	개인사업자는 카테고리 3의 대상이 아님
카테고리 4	1년	1년	1년	1년

실제로 허가되는 기간은 고용계약 기간이나 통산 5년 중 남아 있는 기간에 따라서도 달라집니다. 자세한 내용은 특정기능 1호의 재류기간은 어떻게 정해지나? 회사 카테고리별 상한과 1개월 차이로 달라지는 수수료를 참고하세요.

(출처: 입국·재류심사요령 제12편(레이와 8년판, 정보공개청구에 의한 공개 자료))

자주 묻는 질문

Q. 처음으로 특정기능 외국인을 받아들이는 회사도 카테고리 1이 될 수 있나요? 상장기업, 일정한 조건을 충족하는 기업 등, 원천징수세액 10,000,000엔 이상 등의 유형에 해당하고, 지도권고·개선명령이 없으며, 전자신청·전자신고의 활용을 서약했다면 해당할 가능성이 있습니다. 3년간 계속된 수용 실적의 유형은 사용할 수 없습니다. (근거: 심사요령 제12편)

Q. 원천징수세액 10,000,000엔은 어디서 확인하나요? 전년분 ‘급여소득의 원천징수표 등의 법정조서 합계표’의 급여소득 원천징수표 합계표의 원천징수세액으로 확인합니다. (근거: 제2표의 1, 운용요령)

Q. 같은 연도에 두 번째 사람을 신청할 때는 회사 서류가 필요 없나요? 인정·변경 신청에서는 같은 연도에 이미 특정기능 외국인을 받아들이고 있는 회사는 제2표 서류를 제출할 필요가 없습니다. 다만 입관에서 요구하면 냅니다. (근거: 제출서류 일람표, 운용요령)

Q. 갱신할 때 회사 서류가 필요한가요? 재류기간 갱신에서는 제2표가 필요 없습니다. 제1표(신청서 포함)와 제3표(분야 서류)는 냅니다. (근거: 입관청 특정기능 페이지)

Q. 회사의 카테고리를 입관에서 알려 주나요? 입관청의 공표 자료에는 회사에 카테고리를 알려 주는 구조에 대한 설명이 보이지 않습니다. 이 글의 순서로 자사의 상황을 확인하고, 망설여질 때는 전문가와 상담하세요.

정리

• 특정기능의 ‘카테고리 1~4’는 주로 재류기간의 상한과 관련된 회사의 구분입니다. 서류 생략은 운용요령과 제출서류 일람표의 ‘일정한 기준’으로 정해집니다.
• 카테고리는 지도권고·개선명령의 유무, 6가지 유형, 전자신청의 서약, 채무초과, 법인인지 개인사업자인지의 순서로 확인합니다. 일부 요건은 공표되어 있지 않습니다.
• 인정·변경에서는 같은 연도에 이미 받아들였다면 제2표는 제출 불필요, 일정한 실적이 있는 기관이라면 제2표의 1과 서약서로 충분합니다. 갱신에서는 제2표가 필요 없습니다.
• 생략에는 온라인 신청·전자신고의 이용자 등록이 필요합니다. 파견의 예외나, 입관에서 요구하면 낸다는 점에도 주의하세요. 자사의 경우 망설여질 때는 전문가와 상담하세요.

기사 작성 시 참조한 1차 정보

• 출입국재류관리청 ‘재류자격 「특정기능」’
• 출입국재류관리청 ”특정기능 1호’에 관한 제출서류 일람표(재류자격인정증명서 교부 신청용) 제1표(레이와 8년 10월 9일 개정)’
• 출입국재류관리청 ”특정기능 1호’에 관한 제출서류 일람표(재류자격 변경 허가 신청용) 제1표(레이와 8년 10월 9일 개정)’
• 출입국재류관리청 ”특정기능 1호’에 관한 제출서류 일람표(재류기간 갱신 허가 신청용) 제1표(레이와 8년 10월 9일 개정)’
• 출입국재류관리청 ‘소속기관에 관한 필요 서류(일정한 실적이 있고 적정한 수용이 예상되는 기관) 제2표의 1’
• 출입국재류관리청 ‘소속기관에 관한 필요 서류(특정기능 1호·법인) 제2표의 2’
• 출입국재류관리청 ‘소속기관에 관한 필요 서류(특정기능 1호·개인사업자) 제2표의 3’
• 출입국재류관리청 ‘일정한 조건을 충족하는 기업 등에 대하여’
• 출입국재류관리청 ‘특정기능 외국인의 수용에 관한 운용요령(본체)’
• 출입국재류관리청 ‘재류자격 「기술·인문지식·국제업무」’
• 입국·재류심사요령 제12편(레이와 8년판, 정보공개청구에 의한 공개 자료)