この記事は、NIPPON VISA & LIFE編集部が、国や自治体などの公的機関の情報をもとに作成しています。ルールや料金は、お住まいの市区町村によって違うことがあります。
住民票の写し（住所などを証明する書類）は、住んでいる市区町村の役所の窓口、郵送、またはコンビニ交付（マイナンバーカードを使ってコンビニの機械で取る方法）で取れます。取る前に、提出先に「どの項目が載っている必要があるか」を確かめておくと、取り直しをしなくてすみます。
まず結論：3つの取り方
| 取り方 | 必要なもの | 向いている人 |
|---|---|---|
| 役所の窓口 | 請求書（窓口にある）、本人確認書類（在留カードなど）、手数料 | 平日の昼に役所へ行ける人。代理人に頼む人 |
| 郵送 | 請求書、本人確認書類の写し、手数料（定額小為替など）、返信用封筒 | 役所へ行けない人。時間に余裕がある人 |
| コンビニ交付 | マイナンバーカード（または、スマホ用電子証明書を入れたスマートフォン）、暗証番号、手数料 | マイナンバーカードを持っている人。夜や休日に取りたい人 |
手数料は市区町村によって違います。例：静岡市・名古屋市の住民票の写しは、1通300円です（2026年10月時点の各市のホームページ）。
コンビニ交付は、お住まいの市区町村がサービスを提供している場合だけ使えます。
住民票ができるまでの流れ（転入届）は 転入届と住民票｜日本に来て住所が決まったら14日以内に市区町村へ（持ち物・流れ・引っ越しのとき） で説明しています。役所の手続全体は 日本に来たら役所でする手続｜転入届・マイナンバー・国民健康保険・国民年金・住民税の基本 にまとめています。
取る前に確かめること
誰が請求できるか
住民票の写しは、次の人が請求できます。
- 本人
- 本人と同じ世帯の人（家族など）
- 本人から頼まれた代理人（委任状が必要）
同じ住所に住んでいても、世帯が別の人は、委任状が必要になることがあります（例：静岡市の場合）。
（出典：住民基本台帳法 第12条（e-Gov法令検索）、静岡市「本人、同じ世帯の方の住民票の写しがほしいとき」）
「本人だけ」か「世帯全員」か
住民票の写しには、自分1人だけが載ったものと、世帯全員が載ったものがあります。家族の分も必要かどうかを、提出先に確かめてください。
載せる項目を選ぶ（外国人住民の場合）
外国人住民の住民票には、氏名・生年月日・性別・住所などのほかに、国籍・地域が記録されています。中長期在留者（在留カードを持っている人）の場合は、在留資格、在留期間、在留期間の満了日、在留カードの番号なども記録されています。特別永住者の場合は、特別永住者証明書の番号などが記録されています。
住民票の写しを請求するとき、次の項目は、特に頼まないと載らないことがあります。必要なものは、請求書で「載せる」を選んでください。
- 世帯主の名前と続柄（世帯主から見た関係。「妻」「子」など）
- 国籍・地域
- 中長期在留者であること、在留資格、在留期間、在留期間の満了日、在留カードの番号
- マイナンバー（個人番号）
- 住民票コード
マイナンバーが載った住民票の写しは、提出先から求められたときだけ取りましょう。コンビニ交付で取った住民票の写しには、住民票コードは載りません。
（出典：住民基本台帳法 第12条第5項・第30条の45・第30条の51（e-Gov法令検索）、静岡市「本人、同じ世帯の方の住民票の写しがほしいとき」、地方公共団体情報システム機構「コンビニ交付とは」）
やり方1：役所の窓口で取る
- 住んでいる市区町村の役所（区役所・市役所、支所など）の住民票の窓口へ行きます
- 「住民票の写し等交付請求書」を書きます。窓口にあります。ホームページから様式をダウンロードできる市区町村もあります
- 請求書と本人確認書類を窓口に出します
- 手数料を払い、住民票の写しを受け取ります
本人確認書類は、在留カード・マイナンバーカード・パスポートなど、顔写真付きの書類なら1つでよいのが一般的です。顔写真がない書類（健康保険の資格確認書など）は、2つ必要になることがあります（例：静岡市・名古屋市の場合）。
窓口が開いている時間は、平日の昼間が中心です。例：静岡市の区役所は、月曜日から金曜日（祝日・年末年始を除く）の午前8時30分から午後5時15分です。
（出典：住民基本台帳法 第12条第3項（e-Gov法令検索）、静岡市「本人、同じ世帯の方の住民票の写しがほしいとき」）
住んでいない市区町村の窓口でも取れる？
本人か同じ世帯の人なら、住んでいる市区町村以外の役所の窓口でも、住民票の写しを請求できます。これを「広域交付」といいます。このとき、マイナンバーカードなどを窓口で見せる必要があります。代理人は請求できません。
広域交付の住民票の写しでは、載せられる項目が限られることがあります。必要な項目があるときは、窓口で確かめてください。
（出典：住民基本台帳法 第12条の4（e-Gov法令検索））
やり方2：郵送で取る
役所へ行けないときは、郵便で請求できます。一般的に、次のものを封筒に入れて、市区町村の住民票の担当に送ります（例：名古屋市の場合）。
- 請求書（ホームページからダウンロードする。様式がないときは、便せんに必要なことを書く）
- 手数料：郵便局で買える「定額小為替」（ていがくこがわせ。郵便で送れるお金の証書）など。現金を普通の郵便で送ることは、郵便法で禁止されています
- 返信用封筒：切手を貼り、自分の住所と名前を書いたもの。返送先は、原則として住民登録をしている住所です
- 本人確認書類の写し（在留カードのコピーなど）
- 代理人が請求するときは、委任状
請求書には、外国人住民の場合、国籍・地域や在留資格などを載せるかどうかも書きます。
届くまでに時間がかかります。例：名古屋市では、請求書が届いてから1週間程度、混んでいる時期は2〜3週間以上かかることがあると案内しています。急ぐときは、窓口かコンビニ交付を使いましょう。
（出典：住民基本台帳法 第12条第7項（e-Gov法令検索）、名古屋市「請求に必要な書類〈住民票〉」）
やり方3：コンビニ交付で取る
使うための条件
- お住まいの市区町村が、コンビニ交付のサービスを提供していること
- マイナンバーカードを持っていること（または、スマホ用電子証明書を入れたスマートフォンを持っていること）
- マイナンバーカードを受け取ったときに決めた暗証番号がわかること
お住まいの市区町村が対応しているか、取れる証明書の種類は、地方公共団体情報システム機構の「利用できる市区町村」のページで調べられます。スマートフォンで使えるかどうかも、市区町村と店によって違います。
使える時間と場所
- 原則として毎日、午前6時30分から午後11時まで使えます。市区町村によっては時間が短いことがあります
- 全国の多くのコンビニエンスストアなどにある「マルチコピー機」（キオスク端末）で取れます。住んでいる市区町村以外の店でも取れます
機械の操作の流れ
- マルチコピー機の画面で「行政サービス」を押し、利用上の注意に同意します
- 「証明書の交付」を選びます
- マイナンバーカードを機械の決められた場所に置きます
- 「お住まいの市区町村の証明書」を選び、暗証番号を入れます
- マイナンバーカードを取ります（このあとはカードを使わないので、忘れないようにします）
- 「住民票の写し」を選び、本人だけか世帯全員か、載せる項目、通数を選びます
- 内容を確かめて、手数料を入れます
- 印刷された住民票の写しと、領収書を受け取ります
画面の表示は、機械によって少し違います。
暗証番号を忘れたら？
暗証番号がわからないときは、機械で何度も試さず、お住まいの市区町村の窓口に問い合わせてください。マイナンバーカードについては マイナンバーとマイナンバーカード｜外国人住民が知っておくこと（使う場面・申請・有効期限の延長・なくしたとき） で説明しています。
（出典：地方公共団体情報システム機構「コンビニ交付とは」、同「サービスご利用前の準備」、同「証明書の取得方法」）
困ったとき・よくある疑問
古い住民票の写しは使える？
住民票の写しを出すとき、発行してからの期間を決めている提出先があります。決まりは提出先によって違うので、提出先に確かめてから取るのが安心です。
コンビニで取った住民票の写しは、普通の紙だけど大丈夫？
コンビニ交付の住民票の写しは、A4の普通紙に印刷されます。その代わり、偽造や書き換えを防ぐための印刷がされています。
引っ越したばかりで、住民票の写しが取れない？
新しい住所の住民票の写しは、新しい住所の市区町村で転入届をしたあとに取れるようになります。引っ越したときは、まず転入届をしてください。転入届は、住み始めてから14日以内です。
家族に代わりに取ってもらえる？
同じ世帯の家族なら、委任状なしで請求できるのが一般的です。世帯が別の人や友人などに頼むときは、委任状（本人が書いた「頼みます」という書類）が必要です。委任状の様式は、市区町村のホームページにあることが多いです。代理人も本人確認書類が必要です。
（出典：住民基本台帳法 第12条第4項（e-Gov法令検索）、名古屋市「請求に必要な書類〈住民票〉」）
調べ方
お住まいの市区町村のホームページで「（市区町村の名前） 住民票の写し」と検索すると、窓口の場所と時間、手数料、郵送の請求書の様式がわかります。日本語でわからないときは、市区町村の外国人向けの相談窓口に聞いてみてください。
