Artikel ini dibuat oleh Tim Redaksi NIPPON VISA & LIFE berdasarkan informasi dari lembaga publik seperti pemerintah pusat dan pemerintah daerah. Aturan dan biaya dapat berbeda tergantung kota, distrik, atau desa (shikuchoson) tempat Anda tinggal.
Di Jepang, salinan catatan kependudukan (juminhyo no utsushi; dokumen yang membuktikan alamat dan lain-lain) dapat diperoleh di loket kantor pemerintah kota, distrik, atau desa tempat Anda tinggal, lewat pos, atau melalui layanan penerbitan di minimarket (konbini kofu; cara mendapatkannya dari mesin di minimarket dengan memakai Kartu My Number). Sebelum memintanya, pastikan dulu kepada pihak yang akan menerima dokumen “item apa saja yang harus tercantum”, agar Anda tidak perlu memintanya ulang.
Kesimpulan lebih dulu: 3 cara mendapatkannya
| Cara | Yang diperlukan | Cocok untuk |
|---|---|---|
| Loket kantor pemerintah | Formulir permohonan (tersedia di loket), dokumen identitas (kartu izin tinggal/zairyu card dan lain-lain), biaya | Orang yang bisa datang ke kantor pemerintah pada siang hari kerja. Orang yang meminta bantuan wakil |
| Lewat pos | Formulir permohonan, fotokopi dokumen identitas, biaya (teigaku kogawase dan lain-lain), amplop balasan | Orang yang tidak bisa datang ke kantor pemerintah. Orang yang punya waktu cukup |
| Layanan penerbitan di minimarket | Kartu My Number (atau smartphone yang berisi sertifikat elektronik untuk smartphone), PIN, biaya | Orang yang memiliki Kartu My Number. Orang yang ingin mendapatkannya pada malam hari atau hari libur |
Biaya berbeda tergantung kota, distrik, atau desa. Contoh: di Kota Shizuoka dan Kota Nagoya, salinan catatan kependudukan biayanya 300 yen per lembar (menurut situs web masing-masing kota per Oktober 2026).
Layanan penerbitan di minimarket hanya dapat dipakai jika kota, distrik, atau desa tempat Anda tinggal menyediakan layanan ini.
Alur sampai catatan kependudukan dibuat (pemberitahuan pindah masuk) dijelaskan di Pemberitahuan Pindah Masuk dan Catatan Kependudukan (Juminhyo) | Setelah Alamat di Jepang Ditentukan, Datangi Kantor Kota, Distrik, atau Desa dalam 14 Hari (Barang yang Dibawa, Alur, dan Saat Pindah Rumah). Seluruh prosedur di kantor pemerintah dirangkum di Prosedur di Kantor Pemerintah Daerah Setelah Tiba di Jepang | Dasar-Dasar Pemberitahuan Pindah Masuk, My Number, Asuransi Kesehatan Nasional, Pensiun Nasional, dan Pajak Penduduk.
Hal yang perlu dipastikan sebelum meminta
Siapa yang boleh meminta
Salinan catatan kependudukan dapat diminta oleh orang berikut.
- Orang yang bersangkutan
- Orang yang berada dalam rumah tangga (setai) yang sama dengan orang yang bersangkutan (keluarga dan lain-lain)
- Wakil yang dimintai tolong oleh orang yang bersangkutan (perlu surat kuasa)
Meskipun tinggal di alamat yang sama, orang yang rumah tangganya berbeda mungkin perlu surat kuasa (contoh: di Kota Shizuoka).
(Sumber: Undang-Undang Pendaftaran Penduduk Dasar Pasal 12 (e-Gov Pencarian Peraturan), Kota Shizuoka “Saat ingin mendapatkan salinan catatan kependudukan diri sendiri atau anggota rumah tangga yang sama”)
“Hanya diri sendiri” atau “seluruh anggota rumah tangga”
Ada salinan catatan kependudukan yang hanya mencantumkan Anda sendiri, dan ada yang mencantumkan seluruh anggota rumah tangga. Pastikan kepada pihak penerima dokumen apakah data keluarga juga diperlukan.
Memilih item yang dicantumkan (untuk penduduk asing)
Di catatan kependudukan penduduk asing, selain nama, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, dan lain-lain, juga tercatat kewarganegaraan/wilayah. Untuk penduduk jangka menengah hingga panjang (chuchoki zairyusha; orang yang memiliki kartu izin tinggal), juga tercatat status tinggal, masa tinggal, tanggal berakhirnya masa tinggal, nomor kartu izin tinggal, dan lain-lain. Untuk penduduk tetap khusus (tokubetsu eijusha), tercatat nomor sertifikat penduduk tetap khusus dan lain-lain.
Saat meminta salinan catatan kependudukan, item berikut mungkin tidak dicantumkan jika tidak diminta secara khusus. Untuk item yang diperlukan, pilih “dicantumkan” di formulir permohonan.
- Nama kepala rumah tangga dan hubungan keluarga (zokugara; hubungan dilihat dari kepala rumah tangga, seperti “istri” atau “anak”)
- Kewarganegaraan/wilayah
- Keterangan bahwa Anda penduduk jangka menengah hingga panjang, status tinggal, masa tinggal, tanggal berakhirnya masa tinggal, nomor kartu izin tinggal
- My Number (Nomor Individu)
- Kode catatan kependudukan (juminhyo code)
Mintalah salinan catatan kependudukan yang mencantumkan My Number hanya jika diminta oleh pihak penerima dokumen. Salinan catatan kependudukan yang diperoleh melalui layanan penerbitan di minimarket tidak mencantumkan kode catatan kependudukan.
(Sumber: Undang-Undang Pendaftaran Penduduk Dasar Pasal 12 Ayat 5, Pasal 30-45, dan Pasal 30-51 (e-Gov Pencarian Peraturan), Kota Shizuoka “Saat ingin mendapatkan salinan catatan kependudukan diri sendiri atau anggota rumah tangga yang sama”, Japan Agency for Local Authority Information Systems (J-LIS) “Apa itu layanan penerbitan di minimarket”)
Cara 1: Mendapatkannya di loket kantor pemerintah
- Datangi loket catatan kependudukan di kantor pemerintah kota, distrik, atau desa tempat Anda tinggal (kantor distrik, kantor kota, kantor cabang, dan lain-lain)
- Isi “formulir permohonan penerbitan salinan catatan kependudukan dan lain-lain” (juminhyo no utsushi to kofu seikyusho). Formulir tersedia di loket. Ada juga kota, distrik, atau desa yang formulirnya dapat diunduh dari situs web
- Serahkan formulir permohonan dan dokumen identitas ke loket
- Bayar biaya, lalu terima salinan catatan kependudukan
Untuk dokumen identitas, umumnya cukup 1 dokumen yang berfoto wajah, seperti kartu izin tinggal, Kartu My Number, atau paspor. Dokumen tanpa foto wajah (seperti surat konfirmasi kepesertaan asuransi kesehatan/shikaku kakuninsho) mungkin harus 2 dokumen (contoh: di Kota Shizuoka dan Kota Nagoya).
Loket umumnya buka pada siang hari kerja. Contoh: kantor distrik di Kota Shizuoka buka hari Senin sampai Jumat (kecuali hari libur nasional dan libur akhir tahun/awal tahun) dari pukul 8:30 pagi sampai pukul 5:15 sore.
(Sumber: Undang-Undang Pendaftaran Penduduk Dasar Pasal 12 Ayat 3 (e-Gov Pencarian Peraturan), Kota Shizuoka “Saat ingin mendapatkan salinan catatan kependudukan diri sendiri atau anggota rumah tangga yang sama”)
Apakah bisa diperoleh di loket kota, distrik, atau desa tempat Anda tidak tinggal?
Jika Anda orang yang bersangkutan atau orang dalam rumah tangga yang sama, Anda dapat meminta salinan catatan kependudukan di loket kantor pemerintah selain kota, distrik, atau desa tempat Anda tinggal. Ini disebut “penerbitan lintas wilayah” (koiki kofu). Dalam hal ini, Anda harus menunjukkan Kartu My Number atau dokumen sejenis di loket. Wakil tidak dapat memintanya.
Pada salinan catatan kependudukan dari penerbitan lintas wilayah, item yang dapat dicantumkan mungkin terbatas. Jika ada item yang Anda perlukan, tanyakan di loket.
(Sumber: Undang-Undang Pendaftaran Penduduk Dasar Pasal 12-4 (e-Gov Pencarian Peraturan))
Cara 2: Mendapatkannya lewat pos
Jika tidak bisa datang ke kantor pemerintah, Anda dapat memintanya lewat pos. Umumnya, masukkan barang berikut ke dalam amplop dan kirimkan ke bagian catatan kependudukan di kantor kota, distrik, atau desa (contoh: di Kota Nagoya).
- Formulir permohonan (diunduh dari situs web. Jika tidak ada formulir, tulis hal-hal yang diperlukan di kertas surat)
- Biaya: “teigaku kogawase” (wesel pos nominal tetap; surat berharga pengganti uang yang dapat dikirim lewat pos) yang dapat dibeli di kantor pos, dan lain-lain. Mengirim uang tunai lewat pos biasa dilarang oleh Undang-Undang Pos
- Amplop balasan: amplop yang sudah ditempeli perangko serta ditulisi alamat dan nama Anda sendiri. Pada prinsipnya, alamat pengiriman balik adalah alamat tempat Anda terdaftar sebagai penduduk
- Fotokopi dokumen identitas (fotokopi kartu izin tinggal dan lain-lain)
- Jika wakil yang meminta, surat kuasa
Untuk penduduk asing, di formulir permohonan juga ditulis apakah kewarganegaraan/wilayah, status tinggal, dan lain-lain dicantumkan atau tidak.
Perlu waktu sampai dokumen tiba. Contoh: Kota Nagoya menjelaskan bahwa perlu sekitar 1 minggu setelah formulir permohonan diterima, dan pada masa sibuk bisa 2–3 minggu atau lebih. Jika terburu-buru, gunakan loket atau layanan penerbitan di minimarket.
(Sumber: Undang-Undang Pendaftaran Penduduk Dasar Pasal 12 Ayat 7 (e-Gov Pencarian Peraturan), Kota Nagoya “Dokumen yang diperlukan untuk permohonan (catatan kependudukan)”)
Cara 3: Mendapatkannya melalui layanan penerbitan di minimarket
Syarat penggunaan
- Kota, distrik, atau desa tempat Anda tinggal menyediakan layanan penerbitan di minimarket
- Anda memiliki Kartu My Number (atau memiliki smartphone yang berisi sertifikat elektronik untuk smartphone)
- Anda mengetahui PIN yang ditentukan saat menerima Kartu My Number
Apakah kota, distrik, atau desa tempat Anda tinggal menyediakan layanan ini, dan jenis sertifikat yang dapat diperoleh, dapat dicari di halaman “Kota, distrik, dan desa yang dapat digunakan” milik Japan Agency for Local Authority Information Systems (J-LIS). Bisa atau tidaknya memakai smartphone juga berbeda tergantung kota, distrik, atau desa dan toko.
Waktu dan tempat penggunaan
- Pada prinsipnya dapat dipakai setiap hari dari pukul 6:30 pagi sampai pukul 11 malam. Di beberapa kota, distrik, atau desa, waktunya bisa lebih pendek
- Dapat diperoleh di “mesin multi-copy” (multi copy machine; terminal kios) yang ada di banyak minimarket dan tempat lain di seluruh Jepang. Juga dapat diperoleh di toko di luar kota, distrik, atau desa tempat Anda tinggal
Alur pengoperasian mesin
- Di layar mesin multi-copy, tekan “layanan pemerintah” (gyosei service), lalu setujui catatan penggunaan
- Pilih “penerbitan sertifikat” (shomeisho no kofu)
- Letakkan Kartu My Number di tempat yang ditentukan pada mesin
- Pilih “sertifikat dari kota, distrik, atau desa tempat tinggal”, lalu masukkan PIN
- Ambil Kartu My Number (setelah ini kartu tidak dipakai lagi, jadi jangan sampai lupa)
- Pilih “salinan catatan kependudukan”, lalu pilih hanya diri sendiri atau seluruh anggota rumah tangga, item yang dicantumkan, dan jumlah lembar
- Periksa isinya, lalu masukkan biaya
- Terima salinan catatan kependudukan yang telah dicetak dan tanda terimanya
Tampilan layar sedikit berbeda tergantung mesin.
Bagaimana jika lupa PIN?
Jika tidak tahu PIN, jangan mencobanya berkali-kali di mesin, tetapi tanyakan ke loket kota, distrik, atau desa tempat Anda tinggal. Tentang Kartu My Number dijelaskan di My Number dan Kartu My Number di Jepang | Yang Perlu Diketahui Penduduk Asing (Kapan Dipakai, Cara Mengajukan, Memperpanjang Masa Berlaku, dan Jika Hilang).
(Sumber: Japan Agency for Local Authority Information Systems (J-LIS) “Apa itu layanan penerbitan di minimarket”, J-LIS “Persiapan sebelum menggunakan layanan”, J-LIS “Cara mendapatkan sertifikat”)
Saat mengalami kesulitan dan pertanyaan yang sering diajukan
Apakah salinan catatan kependudukan yang lama bisa dipakai?
Ada pihak penerima dokumen yang menentukan batas waktu sejak tanggal penerbitan salinan catatan kependudukan. Aturannya berbeda tergantung pihak penerima, jadi lebih aman jika Anda menanyakannya dulu sebelum memintanya.
Salinan catatan kependudukan dari minimarket dicetak di kertas biasa, apakah tidak masalah?
Salinan catatan kependudukan dari layanan penerbitan di minimarket dicetak di kertas biasa ukuran A4. Sebagai gantinya, dokumen ini dicetak dengan cetakan khusus untuk mencegah pemalsuan dan perubahan isi.
Baru pindah rumah, tidak bisa mendapatkan salinan catatan kependudukan?
Salinan catatan kependudukan dengan alamat baru baru dapat diperoleh setelah Anda menyerahkan pemberitahuan pindah masuk di kota, distrik, atau desa alamat baru. Jika pindah rumah, serahkan dulu pemberitahuan pindah masuk. Pemberitahuan pindah masuk harus diserahkan dalam 14 hari sejak mulai tinggal.
(Sumber: Undang-Undang Pendaftaran Penduduk Dasar Pasal 22 (e-Gov Pencarian Peraturan))
Apakah bisa meminta keluarga untuk mengambilkannya?
Jika anggota keluarga dalam rumah tangga yang sama, umumnya dapat meminta tanpa surat kuasa. Jika meminta bantuan orang yang rumah tangganya berbeda atau teman, perlu surat kuasa (inin-jo; dokumen yang ditulis oleh orang yang bersangkutan yang berisi “saya meminta tolong”). Formulir surat kuasa sering tersedia di situs web kota, distrik, atau desa. Wakil juga perlu membawa dokumen identitas.
(Sumber: Undang-Undang Pendaftaran Penduduk Dasar Pasal 12 Ayat 4 (e-Gov Pencarian Peraturan), Kota Nagoya “Dokumen yang diperlukan untuk permohonan (catatan kependudukan)”)
Cara mencari informasi
Jika Anda mencari “(nama kota, distrik, atau desa) 住民票の写し” di situs web kota, distrik, atau desa tempat Anda tinggal, Anda dapat mengetahui lokasi dan jam buka loket, biaya, serta formulir permohonan lewat pos. Jika tidak mengerti bahasa Jepang, cobalah bertanya ke loket konsultasi untuk orang asing di kota, distrik, atau desa Anda.
Informasi primer yang dirujuk dalam pembuatan artikel
- Undang-Undang Pendaftaran Penduduk Dasar (e-Gov Pencarian Peraturan)
- Japan Agency for Local Authority Information Systems (J-LIS) “Apa itu layanan penerbitan di minimarket”
- Japan Agency for Local Authority Information Systems (J-LIS) “Persiapan sebelum menggunakan layanan”
- Japan Agency for Local Authority Information Systems (J-LIS) “Cara mendapatkan sertifikat”
- Japan Agency for Local Authority Information Systems (J-LIS) “Kota, distrik, dan desa yang dapat digunakan”
- Kota Shizuoka “Saat ingin mendapatkan salinan catatan kependudukan diri sendiri atau anggota rumah tangga yang sama”
- Kota Nagoya “Dokumen yang diperlukan untuk permohonan (catatan kependudukan)”
Artikel ini adalah terjemahan dari versi asli dalam bahasa Jepang.
