Artikel ini dibuat oleh Tim Redaksi NIPPON VISA & LIFE berdasarkan informasi dari lembaga publik seperti pemerintah pusat dan pemerintah daerah. Aturan dan biaya dapat berbeda tergantung kota, distrik, atau desa (shikuchoson) tempat Anda tinggal.
Setelah tiba di Jepang dan tempat tinggal (alamat) Anda sudah ditentukan, Anda harus menyampaikan “pemberitahuan pindah masuk” (転入届, tennyu todoke: pemberitahuan bahwa Anda mulai tinggal di tempat baru) di kantor kota, distrik, atau desa tempat Anda tinggal, dalam 14 hari sejak hari Anda mulai tinggal. Yang perlu dibawa adalah kartu izin tinggal (zairyu card, 在留カード). Setelah pemberitahuan disampaikan, catatan kependudukan (juminhyo, 住民票: catatan tentang orang yang tinggal di daerah tersebut) Anda akan dibuat, dan alamat di kartu izin tinggal Anda juga akan didaftarkan.
Alur keseluruhan terlebih dahulu
- Tentukan tempat tinggal (apartemen, asrama, rumah berbagi, dll.)
- Dalam 14 hari sejak mulai tinggal, datangi kantor kota, distrik, atau desa tempat alamat Anda berada
- Serahkan pemberitahuan pindah masuk di loket (tunjukkan kartu izin tinggal)
- Alamat yang didaftarkan di kartu izin tinggal (tempat tinggal, 住居地) juga terdaftar pada saat yang sama
- Catatan kependudukan dibuat
- Beberapa waktu kemudian, pemberitahuan My Number (nomor 12 digit) akan dikirim
Orang yang wajib menyampaikan pemberitahuan
Di antara orang asing, orang-orang berikut wajib menyampaikan pemberitahuan alamat ke kota, distrik, atau desa.
- Orang yang memiliki kartu izin tinggal (penduduk jangka menengah hingga panjang, 中長期在留者: misalnya orang yang tinggal di Jepang lebih dari 3 bulan)
- Penduduk permanen khusus (特別永住者)
- Orang yang mendapat izin perlindungan sementara (一時庇護, ichiji higo) atau izin tinggal sementara (仮滞在)
- Orang yang berada di Jepang karena lahir di Jepang atau karena kehilangan kewarganegaraan Jepang (penduduk masa transisi, 経過滞在者)
Orang dengan status “Kunjungan Sementara” (短期滞在) untuk wisata dan sebagainya, serta orang dengan masa tinggal 3 bulan atau kurang, tidak diberi kartu izin tinggal, sehingga tidak termasuk sasaran pemberitahuan ini.
(Sumber: Kementerian Dalam Negeri dan Komunikasi (総務省) “Sistem Buku Induk Kependudukan Dasar untuk Penduduk Asing”, Badan Layanan Imigrasi “Buku Panduan Kehidupan dan Pekerjaan” Bab 2)
Batas waktu, barang yang dibawa, dan biaya
| Hal | Isi |
|---|---|
| Batas waktu | Dalam 14 hari sejak hari mulai tinggal |
| Tempat tujuan | Kantor kota, distrik, atau desa tempat alamat Anda berada (loket yang menangani pendaftaran penduduk) |
| Barang yang dibawa | Kartu izin tinggal (bagi yang tidak menerimanya di bandara: paspor) |
| Jika tinggal bersama keluarga | Dokumen resmi yang membuktikan hubungan keluarga, seperti akta nikah atau akta kelahiran (lampirkan terjemahan bahasa Jepang) |
| Biaya | Tidak ada biaya untuk pemberitahuan tempat tinggal kepada imigrasi |
- Orang yang tidak menerima kartu izin tinggal di bandara (orang yang masuk Jepang melalui bandara atau pelabuhan selain Narita, Haneda, Chubu, Kansai, Shin-Chitose, Kobe, Hiroshima, dan Fukuoka) membawa paspor. Kartu izin tinggal akan dikirim lewat pos setelah pemberitahuan disampaikan.
- Dokumen yang membuktikan hubungan keluarga adalah dokumen yang diterbitkan oleh lembaga resmi di negara asal. Dokumen berbahasa asing harus dilampiri terjemahan bahasa Jepang.
- Tidak ada biaya untuk “pemberitahuan tempat tinggal” kepada imigrasi.
(Sumber: Badan Layanan Imigrasi “Pemberitahuan Tempat Tinggal Setelah Pendaratan Baru”, Kementerian Dalam Negeri dan Komunikasi “Move in / Move out”, Badan Layanan Imigrasi “Buku Panduan Kehidupan dan Pekerjaan”)
Nama loket, jam layanan, dan bentuk formulir pemberitahuan berbeda di setiap kota, distrik, atau desa. Sebelum pergi, carilah di situs web kota, distrik, atau desa Anda dengan kata kunci seperti “転入届 外国人” atau “住民異動届”.
Cara mengurusnya di kantor
1. Isi formulir pemberitahuan
Ambil formulir “Pemberitahuan Perubahan Penduduk” (住民異動届, pemberitahuan pindah masuk) di loket, lalu isi nama, tanggal lahir, kewarganegaraan, alamat baru, tanggal mulai tinggal, dan lain-lain. Nama formulir dan cara pengisiannya berbeda di setiap kota, distrik, atau desa, jadi jika ada yang tidak Anda pahami, tanyakan kepada petugas loket.
2. Tunjukkan kartu izin tinggal
Tunjukkan kartu izin tinggal Anda di loket. Dengan menyampaikan pemberitahuan pindah masuk, pemberitahuan tempat tinggal untuk kartu izin tinggal juga selesai pada saat yang sama. Anda tidak perlu pergi lagi secara terpisah ke kantor imigrasi (Kantor Imigrasi Regional).
(Sumber: Kementerian Dalam Negeri dan Komunikasi “Sistem Buku Induk Kependudukan Dasar untuk Penduduk Asing”)
3. Catatan kependudukan dibuat
Setelah pemberitahuan, catatan kependudukan Anda dibuat. Catatan kependudukan memuat nama, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, dan lain-lain. Sebagai dokumen yang membuktikan bahwa Anda tinggal di sana, Anda dapat meminta salinan catatan kependudukan (住民票の写し: surat keterangan berupa salinan) di kantor (berbayar; biayanya berbeda di setiap kota, distrik, atau desa).
Salinan catatan kependudukan kadang diminta untuk pekerjaan, bank, kontrak ponsel, dan lain-lain.
4. Pemberitahuan My Number dikirim
Setelah catatan kependudukan dibuat, kota, distrik, atau desa akan mengirimkan pemberitahuan My Number (Nomor Individu, マイナンバー: nomor 12 digit yang dipakai di Jepang untuk prosedur jaminan sosial, pajak, dan penanggulangan bencana). Jika ingin membuat Kartu My Number, Anda dapat mengajukannya dengan formulir permohonan yang dikirim bersama pemberitahuan tersebut. Permohonan pertama tidak dipungut biaya.
(Sumber: Badan Layanan Imigrasi “Buku Panduan Kehidupan dan Pekerjaan” Bab 2)
5. Anda mungkin juga diberi tahu tentang prosedur lain
Kementerian Dalam Negeri dan Komunikasi menjelaskan bahwa prosedur kini dibuat lebih mudah, sehingga pemberitahuan penduduk seperti pemberitahuan pindah masuk dapat dilakukan sekaligus dengan pemberitahuan untuk berbagai layanan administrasi seperti Asuransi Kesehatan Nasional (国民健康保険). Prosedur yang diperlukan berbeda tergantung cara Anda bekerja dan keluarga Anda. Cobalah bertanya di loket, “Apakah ada prosedur lain yang perlu saya lakukan?”
(Sumber: Kementerian Dalam Negeri dan Komunikasi “Sistem Buku Induk Kependudukan Dasar untuk Penduduk Asing”)
Saat pindah rumah
Saat pindah rumah di dalam Jepang pun, Anda wajib menyampaikan pemberitahuan.
| Jenis pindah | Yang dilakukan |
|---|---|
| Pindah ke kota, distrik, atau desa lain | Sebelum pindah, serahkan pemberitahuan pindah keluar (転出届, tenshutsu todoke) di kota, distrik, atau desa saat ini → setelah pindah, serahkan pemberitahuan pindah masuk di kota, distrik, atau desa yang baru dalam 14 hari |
| Pindah di dalam kota, distrik, atau desa yang sama | Setelah pindah, serahkan pemberitahuan pindah alamat (dalam kota yang sama) (転居届, tenkyo todoke) di kota, distrik, atau desa saat ini dalam 14 hari |
| Pindah dari Jepang ke luar negeri | Sebelum pindah, serahkan pemberitahuan pindah keluar di kota, distrik, atau desa saat ini |
- Setelah menyerahkan pemberitahuan pindah keluar, Anda akan menerima “surat keterangan pindah keluar” (転出証明書). Bawalah surat ini saat menyerahkan pemberitahuan pindah masuk di kota, distrik, atau desa yang baru.
- Dengan menyerahkan pemberitahuan pindah masuk atau pemberitahuan pindah alamat, Anda juga dianggap telah menyampaikan pemberitahuan perubahan alamat kartu izin tinggal (pemberitahuan perubahan tempat tinggal kepada imigrasi).
(Sumber: Kementerian Dalam Negeri dan Komunikasi “Move in / Move out”, Badan Layanan Imigrasi “Pemberitahuan Perubahan Tempat Tinggal”, Undang-Undang Buku Induk Kependudukan Dasar Pasal 22 sampai Pasal 24)
Perubahan alamat di kartu izin tinggal dan prosedur lain terkait kartu izin tinggal dirangkum di Apa itu Kartu Izin Tinggal? Cara membaca format baru dan Kartu Izin Tinggal Khusus, serta prosedur perpanjangan, perubahan alamat, dan kehilangan.
Saat menghadapi kesulitan dan pertanyaan yang sering diajukan
Bagaimana jika sudah lewat 14 hari?
Segeralah menyampaikan pemberitahuan di kantor kota, distrik, atau desa. Undang-Undang Buku Induk Kependudukan Dasar menetapkan bahwa orang yang tidak menyampaikan pemberitahuan tanpa alasan yang sah, atau yang menyampaikan pemberitahuan palsu, dapat dikenai denda administratif (過料, karyo: sanksi berupa membayar uang) paling banyak 50.000 yen.
Selain itu, pemberitahuan alamat untuk kartu izin tinggal juga merupakan kewajiban yang ditetapkan dalam undang-undang imigrasi (Undang-Undang Pengendalian Imigrasi).
(Sumber: Undang-Undang Buku Induk Kependudukan Dasar Pasal 52, Badan Layanan Imigrasi “Pemberitahuan Tempat Tinggal Setelah Pendaratan Baru”)
Bagaimana jika saya tidak bisa pergi sendiri ke kantor?
Menurut Undang-Undang Buku Induk Kependudukan Dasar, kepala rumah tangga (世帯主, setainushi: wakil dari satu rumah tangga) dapat menyampaikan pemberitahuan atas nama anggota rumah tangga yang sama (anggota rumah tangga). Jika Anda meminta bantuan orang di luar rumah tangga yang sama (misalnya keluarga atau teman yang tinggal di tempat lain), akan diminta dokumen yang menunjukkan bahwa orang tersebut diberi kuasa (seperti surat kuasa). Orang yang datang ke loket juga membawa dokumen identitas dirinya sendiri.
Dokumen yang diperlukan berbeda di setiap kota, distrik, atau desa, jadi periksalah di situs web kota, distrik, atau desa Anda sebelum pergi.
(Sumber: Undang-Undang Buku Induk Kependudukan Dasar Pasal 26 dan Pasal 27)
Apa yang terjadi pada catatan kependudukan jika masa tinggal habis?
Jika batas masa tinggal Anda lewat tanpa melakukan prosedur seperti perpanjangan masa tinggal, dan status tinggal Anda hilang, catatan kependudukan Anda juga akan dihapus. Jangan sampai lupa batas masa tinggal Anda.
(Sumber: Badan Layanan Imigrasi “Buku Panduan Kehidupan dan Pekerjaan” Bab 2)
Bagaimana jika saya tidak mengerti bahasa Jepang di loket?
Beberapa kota, distrik, atau desa menyediakan juru bahasa atau panduan dalam berbagai bahasa. Pusat panggilan (layanan juru bahasa multibahasa) Kementerian Dalam Negeri dan Komunikasi menjawab pertanyaan tentang sistem buku induk kependudukan dasar, dan juga menjadi juru bahasa antara petugas dan orang asing di loket jika diminta oleh petugas kota, distrik, atau desa.
- Nomor telepon: 050-1720-0849
- Jam layanan: 8:30 sampai 17:30 (kecuali Sabtu, Minggu, hari libur nasional, dan libur akhir/awal tahun)
- Masa operasional: 1 April Reiwa 8 sampai 31 Maret Reiwa 9
- Bahasa: Jepang, Inggris, Mandarin, Korea, Spanyol, Portugis, Vietnam, Thai, Indonesia, Tagalog, Nepal, Myanmar
Untuk pertanyaan pribadi tentang catatan kependudukan Anda, Anda akan diarahkan untuk bertanya ke loket kota, distrik, atau desa tempat Anda tinggal.
(Sumber: Kementerian Dalam Negeri dan Komunikasi “Sistem Buku Induk Kependudukan Dasar untuk Penduduk Asing”)
Informasi primer yang dirujuk dalam pembuatan artikel ini
- Kementerian Dalam Negeri dan Komunikasi “Sistem Buku Induk Kependudukan Dasar untuk Penduduk Asing”
- Kementerian Dalam Negeri dan Komunikasi “Basic Resident Registration System for Foreign Residents｜Move in / Move out”
- Badan Layanan Imigrasi “Pemberitahuan Tempat Tinggal Setelah Pendaratan Baru”
- Badan Layanan Imigrasi “Pemberitahuan Perubahan Tempat Tinggal”
- Badan Layanan Imigrasi “Buku Panduan Kehidupan dan Pekerjaan”
- Pencarian Peraturan Perundang-undangan e-Gov “Undang-Undang Buku Induk Kependudukan Dasar” (住民基本台帳法)
Artikel ini adalah terjemahan dari versi asli dalam bahasa Jepang.
