Bài viết này do Ban biên tập NIPPON VISA & LIFE soạn dựa trên thông tin của các cơ quan công như nhà nước và chính quyền địa phương. Quy tắc và chi phí có thể khác nhau tùy theo thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống.
Khi đến Nhật Bản và đã quyết định nơi ở (địa chỉ), bạn phải nộp “thông báo chuyển đến” (転入届, tennyū todoke: thông báo rằng bạn đã bắt đầu sống ở nơi mới) tại văn phòng thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống, trong vòng 14 ngày kể từ ngày bắt đầu sống ở đó. Đồ cần mang theo là thẻ lưu trú. Khi nộp thông báo, phiếu cư trú (juminhyo) (住民票: hồ sơ ghi lại những người sống tại địa phương) của bạn sẽ được lập, và địa chỉ trên thẻ lưu trú cũng được đăng ký.
Trước tiên: Toàn bộ trình tự
- Quyết định nơi ở (căn hộ, ký túc xá, nhà ở chung, v.v.)
- Trong vòng 14 ngày sau khi bắt đầu sống ở đó, đến văn phòng thành phố, quận, thị trấn, làng nơi có địa chỉ của bạn
- Nộp thông báo chuyển đến tại quầy (xuất trình thẻ lưu trú)
- Địa chỉ đăng ký trên thẻ lưu trú (nơi cư trú, 住居地) cũng được đăng ký cùng lúc
- Phiếu cư trú của bạn được lập
- Sau đó, thông báo về mã số cá nhân My Number (マイナンバー: dãy số gồm 12 chữ số) sẽ được gửi đến bạn
Những người phải nộp thông báo
Trong số người nước ngoài, những người sau đây phải thông báo địa chỉ cho thành phố, quận, thị trấn, làng.
- Người có thẻ lưu trú (người lưu trú trung và dài hạn: ví dụ người sống ở Nhật Bản trên 3 tháng)
- Người vĩnh trú đặc biệt
- Người đã được cấp phép tị nạn tạm thời hoặc phép lưu trú tạm thời
- Người đang ở Nhật Bản do sinh ra tại Nhật Bản hoặc do mất quốc tịch Nhật Bản (người lưu trú chuyển tiếp)
Người có tư cách “Lưu trú ngắn hạn” như khách du lịch, và người có thời hạn lưu trú từ 3 tháng trở xuống không được cấp thẻ lưu trú, nên không thuộc đối tượng của thông báo này.
(Nguồn: Bộ Nội vụ và Truyền thông “Chế độ đăng ký cư dân cơ bản dành cho cư dân nước ngoài”, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc” Chương 2)
Thời hạn, đồ cần mang và lệ phí
| Mục | Nội dung |
|---|---|
| Thời hạn | Trong vòng 14 ngày kể từ ngày bắt đầu sống ở đó |
| Nơi đến | Văn phòng thành phố, quận, thị trấn, làng nơi có địa chỉ của bạn (quầy phụ trách đăng ký cư dân) |
| Đồ cần mang | Thẻ lưu trú (người không nhận thẻ lưu trú ở sân bay thì mang hộ chiếu) |
| Nếu sống cùng gia đình | Giấy tờ công chứng minh quan hệ gia đình như giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh (kèm bản dịch tiếng Nhật) |
| Lệ phí | Không mất lệ phí cho thông báo nơi cư trú với cơ quan xuất nhập cảnh |
- Người không nhận thẻ lưu trú ở sân bay (người nhập cảnh từ sân bay hoặc cảng biển khác ngoài Narita, Haneda, Chubu, Kansai, New Chitose, Kobe, Hiroshima và Fukuoka) thì mang hộ chiếu. Thẻ lưu trú sẽ được gửi qua đường bưu điện sau khi nộp thông báo.
- Giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình phải do cơ quan công ở nước bạn cấp. Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài thì kèm bản dịch tiếng Nhật.
- Không mất lệ phí cho “thông báo nơi cư trú” với cơ quan xuất nhập cảnh.
(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Thông báo nơi cư trú sau khi mới nhập cảnh”, Bộ Nội vụ và Truyền thông “Move in / Move out”, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc”)
Tên quầy, giờ tiếp nhận và mẫu đơn thông báo khác nhau tùy theo thành phố, quận, thị trấn, làng. Trước khi đi, hãy tìm trên trang web của thành phố, quận, thị trấn, làng bằng các từ như “転入届 外国人” (thông báo chuyển đến, người nước ngoài) hoặc “住民異動届” (thông báo thay đổi cư dân).
Cách làm tại văn phòng
1. Điền vào mẫu đơn thông báo
Tại quầy, bạn nhận mẫu đơn “住民異動届” (jūmin idō todoke: thông báo thay đổi cư dân, tức thông báo chuyển đến), rồi ghi họ tên, ngày sinh, quốc tịch, địa chỉ mới, ngày bắt đầu sống ở đó, v.v. Tên mẫu đơn và cách ghi khác nhau tùy theo thành phố, quận, thị trấn, làng, nên nếu không hiểu, hãy hỏi nhân viên tại quầy.
2. Xuất trình thẻ lưu trú
Xuất trình thẻ lưu trú tại quầy. Khi nộp thông báo chuyển đến, thông báo nơi cư trú cho thẻ lưu trú cũng được hoàn tất cùng lúc. Bạn không cần phải đến riêng cơ quan xuất nhập cảnh (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực).
(Nguồn: Bộ Nội vụ và Truyền thông “Chế độ đăng ký cư dân cơ bản dành cho cư dân nước ngoài”)
3. Phiếu cư trú được lập
Sau khi nộp thông báo, phiếu cư trú của bạn được lập. Phiếu cư trú ghi họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, v.v. Bạn có thể nhận bản sao phiếu cư trú (住民票の写し, jūminhyō no utsushi: giấy chứng nhận dạng bản sao) tại văn phòng làm giấy tờ chứng minh nơi bạn đang sống (có mất phí; mức phí khác nhau tùy theo thành phố, quận, thị trấn, làng).
Bản sao phiếu cư trú có thể được yêu cầu khi đi làm, ở ngân hàng, khi ký hợp đồng điện thoại di động, v.v.
4. Nhận thông báo mã số cá nhân My Number
Khi phiếu cư trú được lập, thành phố, quận, thị trấn, làng sẽ gửi cho bạn thông báo về mã số cá nhân My Number (dãy số gồm 12 chữ số dùng ở Nhật Bản cho các thủ tục an sinh xã hội, thuế và phòng chống thiên tai). Người muốn làm thẻ My Number có thể đăng ký bằng đơn đăng ký được gửi kèm thông báo. Lần đăng ký đầu tiên miễn phí.
(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc” Chương 2)
5. Có thể được hướng dẫn các thủ tục khác
Bộ Nội vụ và Truyền thông giải thích rằng đã đơn giản hóa thủ tục bằng cách cho phép làm cùng lúc các thông báo của cư dân như thông báo chuyển đến với các thông báo cho nhiều dịch vụ hành chính như Bảo hiểm Y tế Quốc dân (国民健康保険). Bạn cần thủ tục nào sẽ khác nhau tùy theo cách làm việc và gia đình. Tại quầy, hãy thử hỏi: “Tôi có cần làm thủ tục nào khác không?”
(Nguồn: Bộ Nội vụ và Truyền thông “Chế độ đăng ký cư dân cơ bản dành cho cư dân nước ngoài”)
Khi chuyển nhà
Khi chuyển nhà trong Nhật Bản, bạn cũng phải nộp thông báo.
| Loại chuyển nhà | Việc cần làm |
|---|---|
| Chuyển đến thành phố, quận, thị trấn, làng khác | Trước khi chuyển, nộp thông báo chuyển đi (転出届, tenshutsu todoke) tại thành phố, quận, thị trấn, làng hiện tại → trong vòng 14 ngày sau khi chuyển, nộp thông báo chuyển đến tại thành phố, quận, thị trấn, làng mới |
| Chuyển nhà trong cùng thành phố, quận, thị trấn, làng | Trong vòng 14 ngày sau khi chuyển, nộp thông báo chuyển chỗ ở (転居届, tenkyo todoke) tại thành phố, quận, thị trấn, làng hiện tại |
| Rời Nhật Bản và chuyển ra nước ngoài | Trước khi chuyển, nộp thông báo chuyển đi tại thành phố, quận, thị trấn, làng hiện tại |
- Khi nộp thông báo chuyển đi, bạn nhận “giấy chứng nhận chuyển đi” (転出証明書). Hãy mang giấy này khi nộp thông báo chuyển đến tại thành phố, quận, thị trấn, làng mới.
- Khi nộp thông báo chuyển đến hoặc thông báo chuyển chỗ ở, bạn được coi là đã thông báo thay đổi địa chỉ trên thẻ lưu trú (thông báo thay đổi nơi cư trú với cơ quan xuất nhập cảnh).
(Nguồn: Bộ Nội vụ và Truyền thông “Move in / Move out”, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Thông báo thay đổi nơi cư trú”, Luật Đăng ký Cư dân Cơ bản, Điều 22 đến Điều 24)
Việc thay đổi địa chỉ trên thẻ lưu trú và các thủ tục khác về thẻ lưu trú được tổng hợp tại Thẻ lưu trú là gì? Cách đọc thẻ mẫu mới và thẻ lưu trú đặc định, cùng thủ tục gia hạn, thay đổi địa chỉ và khi bị mất.
Khi gặp khó khăn và câu hỏi thường gặp
Nếu đã quá 14 ngày thì sao?
Hãy nộp thông báo tại văn phòng thành phố, quận, thị trấn, làng càng sớm càng tốt. Luật Đăng ký Cư dân Cơ bản quy định rằng người không nộp thông báo mà không có lý do chính đáng, hoặc người nộp thông báo sai sự thật, có thể bị tiền phạt hành chính (過料, karyō: hình phạt phải nộp tiền) đến 50.000 yên.
Ngoài ra, việc thông báo địa chỉ cho thẻ lưu trú cũng là nghĩa vụ do luật xuất nhập cảnh (Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn) quy định.
(Nguồn: Luật Đăng ký Cư dân Cơ bản, Điều 52, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Thông báo nơi cư trú sau khi mới nhập cảnh”)
Nếu không thể tự mình đến văn phòng thì sao?
Theo Luật Đăng ký Cư dân Cơ bản, chủ hộ (世帯主, setainushi: người đại diện của hộ) có thể nộp thông báo thay cho người cùng hộ (thành viên trong hộ). Khi nhờ người không cùng hộ (như người thân hoặc bạn bè sống ở nơi khác), bạn sẽ được yêu cầu giấy tờ chứng minh việc nhờ (như giấy ủy quyền). Người đến quầy cũng phải mang giấy tờ xác nhận nhân thân của chính mình.
Giấy tờ cần thiết khác nhau tùy theo thành phố, quận, thị trấn, làng, nên hãy kiểm tra trên trang web của thành phố, quận, thị trấn, làng trước khi đi.
(Nguồn: Luật Đăng ký Cư dân Cơ bản, Điều 26 và Điều 27)
Khi hết thời hạn lưu trú thì phiếu cư trú sẽ ra sao?
Nếu không làm các thủ tục như gia hạn thời hạn lưu trú mà để quá thời hạn lưu trú và mất tư cách lưu trú, phiếu cư trú cũng sẽ bị xóa. Hãy nhớ ngày hết hạn lưu trú của mình.
(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc” Chương 2)
Nếu không hiểu tiếng Nhật tại quầy thì sao?
Tùy thành phố, quận, thị trấn, làng, có nơi có phiên dịch hoặc hướng dẫn bằng nhiều ngôn ngữ. Tổng đài của Bộ Nội vụ và Truyền thông (dịch vụ phiên dịch đa ngôn ngữ) trả lời các câu hỏi về chế độ đăng ký cư dân cơ bản, ngoài ra còn phiên dịch giữa người nước ngoài tại quầy và nhân viên khi được nhân viên thành phố, quận, thị trấn, làng yêu cầu.
- Số điện thoại: 050-1720-0849
- Giờ tiếp nhận: 8:30 đến 17:30 (trừ thứ Bảy, Chủ nhật, ngày lễ và dịp nghỉ cuối năm, đầu năm)
- Thời gian hoạt động: ngày 1 tháng 4 năm Reiwa 8 đến ngày 31 tháng 3 năm Reiwa 9 (theo lịch Nhật Bản)
- Ngôn ngữ: tiếng Nhật, tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Việt, tiếng Thái, tiếng Indonesia, tiếng Tagalog, tiếng Nepal, tiếng Myanmar
Đối với các câu hỏi riêng về phiếu cư trú của bạn, bạn sẽ được hướng dẫn hỏi tại quầy của thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống.
(Nguồn: Bộ Nội vụ và Truyền thông “Chế độ đăng ký cư dân cơ bản dành cho cư dân nước ngoài”)
Thông tin gốc được tham khảo khi viết bài
- Bộ Nội vụ và Truyền thông “Chế độ đăng ký cư dân cơ bản dành cho cư dân nước ngoài”
- Bộ Nội vụ và Truyền thông “Basic Resident Registration System for Foreign Residents | Move in / Move out”
- Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Thông báo nơi cư trú sau khi mới nhập cảnh”
- Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Thông báo thay đổi nơi cư trú”
- Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc”
- e-Gov Tra cứu luật “Luật Đăng ký Cư dân Cơ bản” (住民基本台帳法)
Bài viết này là bản dịch từ phiên bản tiếng Nhật gốc.
