Bài viết này do Ban biên tập NIPPON VISA & LIFE soạn dựa trên thông tin của các cơ quan công như nhà nước và chính quyền địa phương. Quy định và lệ phí có thể khác nhau tùy theo thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống.
Khi phiếu cư trú (juminhyo) (住民票: hồ sơ ghi lại những người sống tại địa phương) của bạn được lập tại Nhật Bản, người nước ngoài cũng được cấp mã số cá nhân My Number gồm 12 chữ số, và thành phố, quận, thị trấn, làng sẽ gửi đến bạn qua bưu điện. Mã số này được dùng trong các thủ tục liên quan đến công việc, thuế, lương hưu, ngân hàng, v.v. Thẻ My Number là thẻ mà chỉ người có nhu cầu mới đăng ký làm. Người có thời hạn lưu trú, sau khi gia hạn thời hạn lưu trú, cần làm thủ tục gia hạn thời hạn hiệu lực của thẻ tại thành phố, quận, thị trấn, làng.
Trước hết là toàn bộ quy trình
- Nộp thông báo chuyển đến (khai báo địa chỉ) tại văn phòng thành phố, quận, thị trấn, làng
- Phiếu cư trú được lập và mã số My Number (12 chữ số) của bạn được xác định
- Thành phố, quận, thị trấn, làng gửi giấy thông báo mã số (Giấy thông báo mã số cá nhân, 個人番号通知書) qua bưu điện
- Nếu muốn có thẻ, hãy đăng ký thẻ My Number (lần đầu miễn phí)
- Khoảng 1 tháng sau, bạn sẽ nhận được bưu thiếp báo “hãy đến nhận thẻ”, và bạn đến văn phòng để nhận thẻ
- Sau khi gia hạn thời hạn lưu trú, hãy làm thủ tục gia hạn tại thành phố, quận, thị trấn, làng trước khi thẻ hết hạn
Cách nộp thông báo chuyển đến được tổng hợp trong Thông báo chuyển đến và phiếu cư trú: Khi đến Nhật Bản và có địa chỉ, hãy đến thành phố, quận, thị trấn, làng trong vòng 14 ngày.
(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc” Chương 2, Cơ quan Kỹ thuật số “Câu hỏi thường gặp: Về My Number (mã số cá nhân)”)
My Number là gì?
My Number là mã số gồm 12 chữ số dùng để xác định chính xác bạn là ai khi làm các thủ tục về an sinh xã hội, thuế, phòng chống thiên tai, v.v. tại Nhật Bản. Mã số được cấp cho tất cả những người có phiếu cư trú, và người có quốc tịch nước ngoài cũng được cấp nếu có phiếu cư trú.
- Về nguyên tắc, mã số giữ nguyên suốt đời. Dù chuyển nhà trong nước Nhật cũng không thay đổi.
- Nếu rời Nhật Bản rồi quay lại sống ở Nhật, bạn vẫn dùng mã số như trước.
- Bạn không thể đổi mã số theo ý muốn của mình. Chỉ có thể thay đổi khi mã số bị lộ và có nguy cơ bị lạm dụng.
- “Thẻ thông báo” (通知カード, thẻ giấy) dùng để thông báo mã số đã bị bãi bỏ vào ngày 25 tháng 5 năm Reiwa 2. Hiện nay, mã số được thông báo bằng giấy tờ gọi là “Giấy thông báo mã số cá nhân” (個人番号通知書).
(Nguồn: Cơ quan Kỹ thuật số “Chế độ My Number là gì”, Cơ quan Kỹ thuật số “Câu hỏi thường gặp: Về My Number (mã số cá nhân)”)
Những trường hợp cần dùng My Number
“Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc” của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú nêu các trường hợp cần My Number như sau.
- Khi nhận lương hưu, trợ cấp nuôi con, hoặc khi nhận dịch vụ y tế
- Khi gửi tiền ra nước ngoài hoặc nhận tiền từ nước ngoài
- Khi mở tài khoản ngân hàng
Ngoài ra, khi làm việc tại công ty, nơi làm việc sẽ hỏi My Number của bạn. Lý do là nơi làm việc cần ghi My Number của nhân viên vào giấy tờ thuế liên quan đến lương (như phiếu khấu trừ thuế tại nguồn, 源泉徴収票) và các hồ sơ khai báo bảo hiểm xã hội để nộp cho cơ quan nhà nước.
Cách mở tài khoản ngân hàng được tổng hợp trong Cách mở tài khoản ngân hàng ở Nhật Bản: Những thứ cần mang và lý do không mở được tài khoản.
(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc” Chương 2, Cơ quan Kỹ thuật số “Câu hỏi thường gặp: Về việc xử lý tại doanh nghiệp tư nhân”)
Có được cho người khác biết mã số không?
My Number chỉ được dùng cho các thủ tục do luật và điều lệ quy định (an sinh xã hội, thuế, phòng chống thiên tai, v.v.). Cửa hàng hay công ty không được yêu cầu My Number cho mục đích khác.
- Khi bạn xuất trình thẻ My Number làm giấy tờ tùy thân tại cửa hàng, phía bên kia không được chép lại hoặc sao chụp mã số ở mặt sau thẻ.
- Cơ quan Kỹ thuật số giải thích rằng dù người khác nhìn thấy mã số, chỉ với mã số đó thì không làm được thủ tục, nên không thể lập tức lấy thông tin hay lạm dụng.
- Cơ quan Kỹ thuật số cảnh báo về các cuộc gọi, email, thư và việc đến tận nhà nhằm lừa đảo lợi dụng chế độ My Number. Nếu thấy đáng ngờ, hãy hỏi ý kiến trước khi trả tiền hoặc cung cấp thông tin cá nhân.
Nơi tư vấn khi gặp rắc rối về tiền bạc được tổng hợp trong Đường dây nóng người tiêu dùng 188.
(Nguồn: Cơ quan Kỹ thuật số “Câu hỏi thường gặp: Về việc xử lý tại doanh nghiệp tư nhân”, Cơ quan Kỹ thuật số “Tính an toàn của thẻ My Number”, Cơ quan Kỹ thuật số “Chế độ My Number là gì”)
Thẻ My Number là gì?
Thẻ My Number là thẻ nhựa có ảnh chân dung và gắn chip IC (bộ phận nhỏ lưu thông tin). Việc có làm thẻ hay không là do bạn quyết định (người có nhu cầu sẽ đăng ký).
| Mặt | Nội dung ghi trên thẻ |
|---|---|
| Mặt trước | Họ tên, địa chỉ, ngày sinh, giới tính, ảnh chân dung, thời hạn hiệu lực |
| Mặt sau | Mã số My Number |
Những việc có thể làm với thẻ
- Dùng làm giấy tờ xác minh danh tính chính thức
- Khai thuế thu nhập trực tuyến
- Đăng ký trợ cấp cho con hoặc nhà trẻ trực tuyến
- Lấy giấy chứng nhận như bản sao phiếu cư trú tại cửa hàng tiện lợi (làm được cả ngày nghỉ; có thành phố, quận, thị trấn, làng không áp dụng)
- Dùng làm thẻ bảo hiểm y tế (cần đăng ký sử dụng riêng)
(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc” Chương 2, Bộ Nội vụ và Truyền thông “Gửi cư dân nước ngoài đang có thẻ My Number”)
Đăng ký và nhận thẻ
Cách đăng ký
Khi nộp thông báo chuyển đến, có nơi cho phép bạn nộp luôn đơn đăng ký thẻ tại văn phòng (có thành phố, quận, thị trấn, làng không áp dụng). Lần đăng ký đầu tiên miễn phí.
Nếu lúc đó bạn chưa đăng ký, đơn đăng ký sẽ được gửi về nhà sau. Hãy dùng đơn này để đăng ký theo một trong các cách sau.
| Cách | Thực hiện |
|---|---|
| Điện thoại thông minh | Chụp ảnh chân dung, rồi vào trang web đăng ký từ mã QR trên đơn |
| Máy tính | Chụp ảnh chân dung bằng máy ảnh kỹ thuật số, rồi vào trang web đăng ký |
| Bưu điện | Dán ảnh chân dung vào đơn, điền các mục cần thiết, cho vào phong bì gửi và bỏ vào thùng thư |
| Máy chụp ảnh thẻ | Tại máy có hỗ trợ, cho máy đọc mã QR trên đơn, chụp ảnh rồi gửi (mất phí chụp ảnh) |
| Quầy của thành phố, quận, thị trấn, làng | Điền vào đơn và nộp cho thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống (có nơi không áp dụng) |
Người sắp nộp đơn gia hạn thời hạn lưu trú hoặc thay đổi tư cách lưu trú: Bộ Nội vụ và Truyền thông hướng dẫn nên đăng ký thẻ sau khi có kết quả và ngày hết hạn thời hạn lưu trú đã thay đổi.
(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc” Chương 2, Bộ Nội vụ và Truyền thông “Gửi cư dân nước ngoài đang có thẻ My Number”)
Cách nhận thẻ
Khoảng 1 tháng sau khi đăng ký, bạn sẽ nhận được bưu thiếp từ thành phố, quận, thị trấn, làng. Hãy mang bưu thiếp và các giấy tờ cần thiết ghi trên bưu thiếp đến văn phòng để nhận thẻ.
Nếu bạn đăng ký sau khi được xác minh danh tính tại quầy của thành phố, quận, thị trấn, làng, thẻ sẽ được gửi về nhà qua bưu điện sau khoảng 1 tháng (khoảng 1–2 tuần nếu cấp nhanh).
(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc” Chương 2)
Thời hạn hiệu lực và việc gia hạn khi gia hạn thời hạn lưu trú
Thời hạn hiệu lực của thẻ
Với người nước ngoài có thời hạn lưu trú, thời hạn hiệu lực của thẻ trùng với ngày hết hạn thời hạn lưu trú (thời hạn ghi trên thẻ lưu trú).
Theo hướng dẫn của thành phố Chiba, người vĩnh trú (Permanent Resident), người có chuyên môn cao số 2 (Highly Skilled Professional (ii)) và người vĩnh trú đặc biệt (Special Permanent Resident) có thời hạn hiệu lực giống người Nhật, tức là đến ngày sinh nhật lần thứ 10 kể từ ngày cấp thẻ.
(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc” Chương 2, Ví dụ: Thành phố Chiba “Về thời hạn hiệu lực của thẻ My Number đối với người có quốc tịch nước ngoài”)
Sau khi gia hạn thời hạn lưu trú, hãy gia hạn thẻ tại thành phố, quận, thị trấn, làng
Dù thời hạn lưu trú đã được gia hạn, thời hạn hiệu lực của thẻ My Number không tự động kéo dài. Trước khi thẻ hết hạn, hãy đến quầy của thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống để làm thủ tục kéo dài thời hạn hiệu lực.
| Trường hợp | Việc cần làm |
|---|---|
| Đã nhận thẻ lưu trú mới | Trong thời hạn hiệu lực của thẻ, kéo dài thời hạn hiệu lực của thẻ tại thành phố, quận, thị trấn, làng |
| Có vẻ chưa có kết quả gia hạn trước khi thẻ hết hạn | Trong thời hạn hiệu lực, kéo dài thời hạn hiệu lực của thẻ thêm 2 tháng tại thành phố, quận, thị trấn, làng (gia hạn theo thời gian đặc lệ) → Khi nhận được thẻ lưu trú mới, kéo dài thêm một lần nữa đến ngày hết hạn mới |
| Thẻ đã quá hạn | Thẻ không còn sử dụng được (mất hiệu lực). Khi làm lại sẽ mất lệ phí |
- Chỉ có thể kéo dài khi thẻ còn trong thời hạn hiệu lực.
- Ví dụ: Ở thành phố Chiba, cần mang thẻ My Number và thẻ lưu trú mới. Với gia hạn theo thời gian đặc lệ, cần mang thêm giấy tờ cho thấy bạn đang nộp đơn gia hạn thời hạn lưu trú, v.v. (như thẻ lưu trú có đóng dấu “đang nộp đơn”).
- Theo hướng dẫn của thành phố Chiba, chỉ có thể kéo dài đến ngày sinh nhật lần thứ 10 kể từ ngày cấp thẻ (lần thứ 5 với người dưới 18 tuổi); nếu vượt quá thì phải làm lại thẻ. Ngoài ra, sẽ không có thông báo gửi đến cho biết thẻ hết hạn do thời hạn lưu trú kết thúc.
Giấy tờ cần mang và quầy tiếp nhận khác nhau tùy theo thành phố, quận, thị trấn, làng. Hãy tìm trên trang web của thành phố, quận, thị trấn, làng bằng các từ khóa như “マイナンバーカード 有効期限 外国人”. Về chính thủ tục gia hạn thời hạn lưu trú, hãy xem Thẻ lưu trú là gì? Cách đọc thẻ mẫu mới và thẻ lưu trú đặc định, cùng thủ tục gia hạn, thay đổi địa chỉ và khi bị mất và hướng dẫn của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú.
(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc” Chương 2, Bộ Nội vụ và Truyền thông “Gửi cư dân nước ngoài đang có thẻ My Number”, Ví dụ: Thành phố Chiba “Về thời hạn hiệu lực của thẻ My Number đối với người có quốc tịch nước ngoài”)
Khi địa chỉ hoặc họ tên thay đổi
Khi địa chỉ, hoặc họ tên và các thông tin khác ghi trên thẻ lưu trú thay đổi, hãy làm cả thủ tục liên quan đến My Number tại quầy của thành phố, quận, thị trấn, làng trong vòng 14 ngày.
(Nguồn: Bộ Nội vụ và Truyền thông “Gửi cư dân nước ngoài đang có thẻ My Number”)
Khi gặp khó khăn và các câu hỏi thường gặp
Nếu bị mất hoặc bị lấy cắp thẻ?
Hãy gọi điện ngay để yêu cầu tạm dừng chức năng của thẻ.
| Điện thoại | Ngôn ngữ | Thời gian tiếp nhận |
|---|---|---|
| 0120-95-0178 (Đường dây miễn phí tổng hợp về My Number; chọn số 2 theo hướng dẫn bằng giọng nói) | Tiếng Nhật | Tạm dừng sử dụng: 24 giờ, 365 ngày |
| 0120-0178-27 | Tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Bồ Đào Nha | 8:30–20:00 (tạm dừng sử dụng: 24 giờ) |
| 0120-0178-27 | Tiếng Thái, tiếng Nepal, tiếng Indonesia, tiếng Việt, tiếng Tagalog | 9:00–18:00 |
Khi làm lại thẻ, nếu bạn nộp đơn tại quầy của thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống trong vòng 30 ngày kể từ khi mất thẻ, bạn có thể dùng “cấp nhanh”, về nguyên tắc thẻ sẽ được gửi đến trong 1 tuần. Lệ phí là 2.000 yên (1.800 yên nếu không cần chứng thư điện tử). Nếu có lý do không thể nộp đơn trong thời hạn này, hãy trao đổi với thành phố, quận, thị trấn, làng.
(Nguồn: Cơ quan Kỹ thuật số “Tính an toàn của thẻ My Number”, Cơ quan Kỹ thuật số “Liên hệ về chế độ My Number”)
Muốn xác nhận mã số của mình thì làm thế nào?
Khi muốn xác nhận hoặc chứng minh mã số My Number của mình, hãy dùng thẻ My Number, hoặc xin giấy tờ như bản sao phiếu cư trú có ghi mã số My Number tại văn phòng.
“Thẻ thông báo” bằng giấy được phát trước đây không thể làm lại được nữa. Nếu mất thẻ thông báo, hãy khai báo tại quầy của thành phố, quận, thị trấn, làng.
(Nguồn: Cơ quan Kỹ thuật số “Câu hỏi thường gặp: Về My Number (mã số cá nhân)”)
Khi khó hỏi bằng tiếng Nhật?
Bạn có thể gọi điện bằng tiếng nước ngoài để hỏi về chế độ My Number và Mynaportal (dịch vụ trực tuyến của nhà nước).
- Số điện thoại: 0120-0178-26 (miễn phí cuộc gọi)
- Ngôn ngữ: Tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Việt, tiếng Thái, tiếng Indonesia, tiếng Tagalog, tiếng Nepal
- Thời gian: Ngày thường 9:30–20:00, thứ Bảy, Chủ nhật và ngày lễ 9:30–17:30 (trừ dịp cuối năm và đầu năm mới)
Với các thủ tục của riêng bạn như đăng ký, nhận thẻ hoặc kéo dài thời hạn hiệu lực, hãy hỏi quầy của thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống.
(Nguồn: Cơ quan Kỹ thuật số “Liên hệ về chế độ My Number”)
Thông tin gốc tham khảo khi viết bài
- Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc”
- Cơ quan Kỹ thuật số “Chế độ My Number là gì”
- Cơ quan Kỹ thuật số “Câu hỏi thường gặp: Về My Number (mã số cá nhân)”
- Cơ quan Kỹ thuật số “Câu hỏi thường gặp: Về việc xử lý tại doanh nghiệp tư nhân”
- Cơ quan Kỹ thuật số “Tính an toàn của thẻ My Number”
- Cơ quan Kỹ thuật số “Liên hệ về chế độ My Number”
- Bộ Nội vụ và Truyền thông “Gửi cư dân nước ngoài đang có thẻ My Number”
- Thành phố Chiba “Về thời hạn hiệu lực của thẻ My Number đối với người có quốc tịch nước ngoài”
Bài viết này là bản dịch từ phiên bản tiếng Nhật gốc.
