Bài viết này do Ban biên tập NIPPON VISA & LIFE soạn dựa trên thông tin của các cơ quan công như nhà nước và chính quyền địa phương. Quy định và lệ phí có thể khác nhau tùy theo thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống.
Khi đến Nhật Bản và đã quyết định nơi ở, trước hết bạn hãy nộp thông báo chuyển đến (転入届: thông báo rằng bạn đã bắt đầu sống ở đó) tại văn phòng hành chính của thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống trong vòng 14 ngày. Sau đó là các thủ tục về My Number, bảo hiểm y tế, lương hưu và thuế. Bài viết này tổng hợp theo thứ tự các thủ tục cần làm tại văn phòng hành chính.
Trước hết là toàn bộ quy trình
- Quyết định nơi ở
- Trong vòng 14 ngày kể từ khi bắt đầu sống, nộp thông báo chuyển đến tại văn phòng thành phố, quận, thị trấn, làng (mang theo thẻ lưu trú)
- Phiếu cư trú (juminhyo) (住民票: hồ sơ ghi lại những người sống tại địa phương) được lập, và địa chỉ trên thẻ lưu trú cũng được đăng ký
- Sau đó, thành phố, quận, thị trấn, làng sẽ gửi thông báo về mã số cá nhân My Number (số gồm 12 chữ số)
- Người không tham gia bảo hiểm y tế của công ty sẽ tham gia Bảo hiểm Y tế Quốc dân tại văn phòng hành chính
- Người từ đủ 20 tuổi đến dưới 60 tuổi, không tham gia Bảo hiểm Hưu trí Phúc lợi Nhân viên của công ty, sẽ tham gia Lương hưu Quốc dân tại văn phòng hành chính
- Từ năm sau, nộp thuế cư trú tương ứng với thu nhập của năm trước
Với người làm việc tại công ty và tham gia Bảo hiểm Hưu trí Phúc lợi Nhân viên, công ty sẽ làm thủ tục tham gia Lương hưu Quốc dân. Những thủ tục nào cần làm sẽ khác nhau tùy theo cách làm việc và gia đình. Khi nộp thông báo chuyển đến, bạn hãy thử hỏi tại quầy: “Tôi có cần làm thủ tục nào khác không?”
Thủ tục theo từng tình huống (bản đồ tổng thể)
| Khi nào | Thủ tục cần làm | Nơi đến |
|---|---|---|
| Đã đến Nhật Bản và quyết định nơi ở | Thông báo chuyển đến (khai báo nơi cư trú) | Văn phòng thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống |
| Nhận được thông báo My Number | Đăng ký làm thẻ My Number | Điện thoại thông minh, máy tính, bưu điện, v.v. |
| Không tham gia bảo hiểm y tế của công ty | Tham gia Bảo hiểm Y tế Quốc dân | Văn phòng thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống |
| Từ đủ 20 tuổi đến dưới 60 tuổi, không tham gia Bảo hiểm Hưu trí Phúc lợi Nhân viên | Tham gia Lương hưu Quốc dân | Văn phòng thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống |
| Nhận được giấy tờ về thuế cư trú | Nộp thuế cư trú | Theo cách ghi trên giấy tờ |
| Chuyển nhà | Thông báo chuyển đi, thông báo chuyển đến, thông báo chuyển chỗ ở | Văn phòng thành phố, quận, thị trấn, làng hiện tại và nơi mới |
| Rời Nhật Bản để về nước | Thông báo chuyển đi, thủ tục về thuế cư trú và lương hưu | Văn phòng thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống, v.v. |
(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc”)
1. Thông báo chuyển đến và phiếu cư trú (trong vòng 14 ngày)
- Người có thẻ lưu trú (người lưu trú trung và dài hạn) và những người khác phải khai báo việc chuyển đến với thành phố, quận, thị trấn, làng nơi mình sống trong vòng 14 ngày kể từ ngày quyết định nơi ở.
- Vật cần mang theo là thẻ lưu trú. Người sẽ nhận thẻ lưu trú sau thì mang theo hộ chiếu.
- Người sống cùng gia đình cũng cần giấy tờ chính thức chứng minh quan hệ gia đình như giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh.
- Khi nộp thông báo chuyển đến, việc khai báo địa chỉ đăng ký trên thẻ lưu trú (nơi cư trú) cũng hoàn tất cùng lúc.
- Phiếu cư trú được lập, và bạn có thể xin bản sao phiếu cư trú (giấy tờ chứng minh bạn đang sống ở đó, có tính phí).
Nếu thời hạn lưu trú hết mà không làm thủ tục như gia hạn thời hạn lưu trú và bạn mất tư cách lưu trú, phiếu cư trú cũng sẽ bị xóa. Hãy chú ý đến thời hạn lưu trú của mình.
Đồ cần mang, trình tự tại quầy và điều xảy ra khi nộp muộn được giải thích chi tiết trong Thông báo chuyển đến và phiếu cư trú: Khi đã có địa chỉ ở Nhật Bản, hãy đến văn phòng thành phố, quận, thị trấn, làng trong vòng 14 ngày (đồ cần mang, trình tự, khi chuyển nhà). Cách đọc thẻ lưu trú và thủ tục khi bị mất có trong Thẻ lưu trú Nhật Bản là gì? Cách đọc thẻ mẫu mới và thẻ lưu trú đặc định, cùng thủ tục gia hạn, thay đổi địa chỉ và khi bị mất.
(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc” Chương 2)
2. My Number và thẻ My Number
- Khi phiếu cư trú được lập, thành phố, quận, thị trấn, làng sẽ gửi thông báo mã số cá nhân My Number. My Number là số gồm 12 chữ số dùng trong các thủ tục về an sinh xã hội, thuế, phòng chống thiên tai, v.v.
- My Number cần thiết khi nhận lương hưu, trợ cấp nuôi con, dịch vụ y tế, khi gửi tiền ra nước ngoài hoặc nhận tiền từ nước ngoài, khi mở tài khoản ngân hàng, v.v.
- Có thể đăng ký làm thẻ My Number (thẻ có ảnh chân dung) bằng đơn đăng ký được gửi kèm với thông báo. Lần đăng ký đầu tiên miễn phí.
- Thời hạn hiệu lực của thẻ My Number của người nước ngoài trùng với ngày hết thời hạn lưu trú. Dù đã gia hạn thời hạn lưu trú, thời hạn hiệu lực của thẻ cũng không tự động được kéo dài. Bạn cần làm thủ tục gia hạn tại thành phố, quận, thị trấn, làng.
Cách đăng ký thẻ, cách gia hạn thời hạn hiệu lực và nơi liên hệ khi bị mất, xin xem Mã số cá nhân My Number và thẻ My Number tại Nhật Bản: Những điều cư dân nước ngoài cần biết (khi nào dùng, cách làm thẻ, gia hạn thời hạn hiệu lực, khi bị mất).
(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc” Chương 2)
3. Bảo hiểm Y tế Quốc dân (người không tham gia bảo hiểm y tế của công ty)
- Người dưới 75 tuổi đã đăng ký cư trú và không tham gia bảo hiểm y tế của nơi làm việc sẽ tham gia Bảo hiểm Y tế Quốc dân.
- Người có thời hạn lưu trú từ 3 tháng trở xuống, người có tư cách lưu trú “Lưu trú ngắn hạn”, v.v. có thể không tham gia Bảo hiểm Y tế Quốc dân.
- Thủ tục tham gia và thủ tục rút khỏi được làm tại văn phòng thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống.
- Khi chuyển đến thành phố, quận, thị trấn, làng khác, hoặc khi đã tham gia bảo hiểm y tế của nơi làm việc, bạn cần làm thủ tục rút khỏi Bảo hiểm Y tế Quốc dân.
Cơ chế bảo hiểm y tế, số tiền phải trả ở bệnh viện (phần tự chi trả) và chế độ khi chi phí y tế trở nên cao được tổng hợp trong Khi bị bệnh hoặc bị thương ở Nhật Bản: Những điều cơ bản về bệnh viện, xe cấp cứu, thuốc, bảo hiểm y tế và nơi tư vấn.
(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc” Chương 6)
4. Lương hưu Quốc dân (từ đủ 20 tuổi đến dưới 60 tuổi)
Về nguyên tắc, tất cả những người từ đủ 20 tuổi đến dưới 60 tuổi sống tại Nhật Bản đều tham gia chế độ lương hưu công.
| Người tham gia | Loại | Người làm thủ tục |
|---|---|---|
| Người làm việc tại công ty và tham gia Bảo hiểm Hưu trí Phúc lợi Nhân viên | Người được bảo hiểm số 2 của Lương hưu Quốc dân | Công ty |
| Vợ/chồng là người phụ thuộc của người được bảo hiểm số 2 | Người được bảo hiểm số 3 của Lương hưu Quốc dân | Thông qua công ty của vợ/chồng |
| Người không thuộc 2 nhóm trên (người tự kinh doanh, sinh viên, v.v.) | Người được bảo hiểm số 1 của Lương hưu Quốc dân | Bản thân tự làm tại văn phòng thành phố, quận, thị trấn, làng |
- Người được bảo hiểm số 1 tự nộp phí bảo hiểm. Có thể nộp bằng phiếu nộp tiền (nộp tại quầy ngân hàng, cửa hàng tiện lợi, v.v.), chuyển khoản tự động từ tài khoản hoặc thẻ tín dụng.
- Khi khó nộp phí bảo hiểm vì thu nhập giảm, mất việc, v.v., có chế độ miễn giảm, hoãn nộp phí bảo hiểm. Hãy tư vấn tại văn phòng thành phố, quận, thị trấn, làng hoặc văn phòng lương hưu.
- Nếu để không nộp phí bảo hiểm, có trường hợp tiền lương hưu nhận được trong tương lai sẽ ít đi, hoặc không thể nhận Lương hưu Cơ bản do Khuyết tật khi bị khuyết tật.
(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc” Chương 7)
5. Thuế cư trú (từ năm sau)
- Thuế cư trú là thuế nộp cho tỉnh/thành phố cấp tỉnh và thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn có địa chỉ vào ngày 1 tháng 1.
- Gồm “phần tính theo thu nhập” được tính dựa trên tiền lương và các khoản khác của năm trước (từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12), và “phần bình quân đầu người” là số tiền cố định không liên quan đến thu nhập.
- Có 2 cách nộp.
| Cách nộp | Làm thế nào |
|---|---|
| Thu đặc biệt | Công ty trừ thuế cư trú từ tiền lương và nộp cho thành phố, quận, thị trấn, làng. Về nguyên tắc, người làm việc ở công ty hoặc nhà máy nộp theo cách này |
| Thu thông thường | Tự nộp theo cách ghi trên giấy tờ do thành phố, quận, thị trấn, làng gửi đến |
- Khi nghỉ việc ở công ty, bạn sẽ tự nộp phần thuế cư trú chưa nộp. Cũng có cách nhờ công ty trừ từ tháng lương cuối cùng hoặc tiền trợ cấp thôi việc.
- Dù rời Nhật Bản từ ngày 2 tháng 1 trở đi, bạn vẫn phải nộp thuế cư trú của năm đó.
(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc” Chương 8)
6. Thủ tục chỉ dành cho người cần
- Đăng ký con dấu: Là thủ tục đăng ký con dấu (hanko, inkan) với thành phố, quận, thị trấn, làng. Có thể cần trong những việc quan trọng như ký hợp đồng mua bán bất động sản. Mang theo đơn đăng ký con dấu, con dấu và giấy tờ tùy thân (thẻ lưu trú, v.v.) đến thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống để làm thủ tục.
- Kết hôn: Khi kết hôn tại Nhật Bản, bạn nộp đăng ký kết hôn cho thành phố, quận, thị trấn, làng. Người nước ngoài cần giấy tờ như giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn do đại sứ quán, lãnh sự quán của nước mình cấp. Để biết chi tiết, hãy kiểm tra trang web của thành phố, quận, thị trấn, làng nơi nộp đăng ký.
(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc” Chương 2)
7. Khi chuyển nhà, khi rời Nhật Bản
| Khi nào | Việc cần làm |
|---|---|
| Chuyển đến thành phố, quận, thị trấn, làng khác | Trước khi chuyển, nộp thông báo chuyển đi tại nơi hiện tại → Trong vòng 14 ngày sau khi chuyển, nộp thông báo chuyển đến tại thành phố, quận, thị trấn, làng mới |
| Chuyển nhà trong cùng thành phố, quận, thị trấn, làng | Trong vòng 14 ngày sau khi chuyển, nộp thông báo chuyển chỗ ở |
| Rời Nhật Bản để chuyển ra nước ngoài | Trước khi chuyển, nộp thông báo chuyển đi tại thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống |
- Thủ tục về điện, gas, nước và bưu điện khi chuyển nhà được tổng hợp trong Danh sách thủ tục khi chuyển nhà ở Nhật Bản: Thông báo chuyển đi, thông báo chuyển đến, thẻ lưu trú, điện, gas, nước và chuyển tiếp bưu phẩm.
- Nếu không thể nộp thuế cư trú trước khi rời Nhật Bản, hãy chọn một người đang sống tại Nhật Bản làm thủ tục thuế thay cho bạn (người quản lý nộp thuế, 納税管理人) và khai báo với thành phố, quận, thị trấn, làng.
- Người có quốc tịch nước ngoài có từ 6 tháng trở lên thời gian như thời gian tham gia Bảo hiểm Hưu trí Phúc lợi Nhân viên hoặc thời gian đã nộp phí Lương hưu Quốc dân, sau khi rời Nhật Bản, nếu đáp ứng điều kiện thì có thể yêu cầu tiền trợ cấp rút khỏi một lần. Phải yêu cầu trong vòng 2 năm kể từ ngày không còn địa chỉ tại Nhật Bản. Khi nhận tiền này, thời gian tham gia lương hưu tại Nhật Bản trước đó sẽ không còn. Để biết chi tiết, hãy kiểm tra trang của Tổ chức Hưu trí Nhật Bản.
(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc” Chương 2, Chương 7, Chương 8, Tổ chức Hưu trí Nhật Bản “Chế độ tiền trợ cấp rút khỏi một lần”)
Khi gặp khó khăn và các câu hỏi thường gặp
Quầy của văn phòng hành chính ở đâu?
Tên quầy (Ban Thị dân, Ban Cư dân, v.v.) và giờ tiếp nhận khác nhau tùy theo thành phố, quận, thị trấn, làng. Trước khi đi, hãy tìm trên trang web của thành phố, quận, thị trấn, làng bằng các từ như “転入届 外国人”, “国民健康保険 加入”, “国民年金 加入”.
Khi không hiểu tiếng Nhật thì sao?
Tùy thành phố, quận, thị trấn, làng, có nơi có phiên dịch hoặc hướng dẫn bằng nhiều ngôn ngữ. Bạn cũng có thể được tư vấn tại hiệp hội giao lưu quốc tế ở địa phương mình sống. Về chế độ phiếu cư trú, tổng đài của Bộ Nội vụ và Truyền thông (dịch vụ phiên dịch đa ngôn ngữ) sẽ trả lời. Khi được nhân viên thành phố, quận, thị trấn, làng yêu cầu, tổng đài cũng phiên dịch tại quầy. Số điện thoại và giờ tiếp nhận được ghi trong Thông báo chuyển đến và phiếu cư trú: Khi đã có địa chỉ ở Nhật Bản, hãy đến văn phòng thành phố, quận, thị trấn, làng trong vòng 14 ngày (đồ cần mang, trình tự, khi chuyển nhà).
(Nguồn: Bộ Nội vụ và Truyền thông “Chế độ sổ đăng ký cư dân cơ bản đối với cư dân nước ngoài”, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc”)
Muốn tư vấn về thủ tục lưu trú thì sao?
Thủ tục về thẻ lưu trú và tư cách lưu trú không phải của thành phố, quận, thị trấn, làng, mà là của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú. Bạn có thể tư vấn qua điện thoại tại Trung tâm thông tin tổng hợp về lưu trú cho người nước ngoài (外国人在留総合インフォメーションセンター).
- Số điện thoại: 0570-013904 (từ điện thoại IP, từ nước ngoài: 03-5796-7112)
(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc” Chương 1)
Thông tin gốc tham khảo khi viết bài
- Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Sách hướng dẫn sinh hoạt và làm việc” (Chương 1 Thủ tục nhập cảnh và lưu trú, Chương 2 Thủ tục tại thành phố, quận, thị trấn, làng, Chương 6 Y tế, Chương 7 Lương hưu và phúc lợi, Chương 8 Thuế)
- Tổ chức Hưu trí Nhật Bản “Chế độ tiền trợ cấp rút khỏi một lần”
- Bộ Nội vụ và Truyền thông “Chế độ sổ đăng ký cư dân cơ bản đối với cư dân nước ngoài”
Bài viết này là bản dịch từ phiên bản tiếng Nhật gốc.
