บทความนี้จัดทำโดยกองบรรณาธิการ NIPPON VISA & LIFE โดยอ้างอิงข้อมูลจากหน่วยงานภาครัฐ เช่น รัฐบาลญี่ปุ่นและองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น กฎและค่าธรรมเนียมอาจแตกต่างกันไปตามเทศบาลที่คุณอาศัยอยู่
เมื่อมาญี่ปุ่นและได้ที่พักอาศัย (ที่อยู่) แล้ว ต้องไปทำ “การแจ้งย้ายเข้า” (転入届 / เทนนิวโทโดเกะ คือการแจ้งว่าเริ่มอาศัยอยู่ที่ใหม่) ที่สำนักงานของเทศบาล (เมือง เขต ตำบล หมู่บ้าน) ที่คุณอาศัยอยู่ ภายใน 14 วันนับจากวันที่เริ่มอาศัยอยู่ สิ่งที่ต้องนำไปคือ บัตรไซริวการ์ด (บัตรผู้พำนัก / 在留カード) เมื่อแจ้งแล้ว จะมีการจัดทำ ทะเบียนผู้พักอาศัย (จูมินเฮียว / 住民票 คือบันทึกข้อมูลของผู้ที่อาศัยอยู่) ของคุณ และที่อยู่บนบัตรไซริวการ์ดก็จะถูกลงทะเบียนด้วย
ภาพรวมของขั้นตอน
- หาที่พักอาศัย (อพาร์ตเมนต์ หอพัก แชร์เฮาส์ ฯลฯ)
- ภายใน 14 วัน หลังจากเริ่มอาศัยอยู่ ให้ไปที่สำนักงานของเทศบาลที่ที่อยู่ของคุณตั้งอยู่
- ยื่นการแจ้งย้ายเข้าที่เคาน์เตอร์ (แสดงบัตรไซริวการ์ด)
- ที่อยู่ที่ลงทะเบียนในบัตรไซริวการ์ด (ที่พักอาศัย / 住居地) ก็จะถูกลงทะเบียนไปพร้อมกัน
- มีการจัดทำทะเบียนผู้พักอาศัย
- ภายหลังจะได้รับหนังสือแจ้งมายนัมเบอร์ (หมายเลขประจำตัว 12 หลัก)
(แหล่งที่มา: สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “คู่มือการใช้ชีวิตและการทำงาน” บทที่ 2 ขั้นตอนที่สำนักงานเทศบาล)
ผู้ที่ต้องแจ้ง
ชาวต่างชาติต่อไปนี้ต้องแจ้งที่อยู่กับเทศบาล
- ผู้ที่มีบัตรไซริวการ์ด (ผู้พำนักระยะกลางและระยะยาว เช่น ผู้ที่อาศัยอยู่ในญี่ปุ่นเกิน 3 เดือน)
- ผู้มีถิ่นพำนักถาวรพิเศษ
- ผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ลี้ภัยชั่วคราว (อิจิจิฮิโงะ) หรือได้รับอนุญาตให้พำนักชั่วคราว
- ผู้ที่อยู่ในญี่ปุ่นเพราะเกิดในญี่ปุ่น หรือเพราะเสียสัญชาติญี่ปุ่น (ผู้พำนักในช่วงเปลี่ยนผ่าน)
ผู้ที่มีสถานภาพการพำนัก “พำนักระยะสั้น” เช่น มาท่องเที่ยว และผู้ที่มีระยะเวลาการพำนักไม่เกิน 3 เดือน จะไม่ได้รับบัตรไซริวการ์ด จึงไม่อยู่ในกลุ่มที่ต้องแจ้งนี้
(แหล่งที่มา: กระทรวงกิจการภายในและการสื่อสาร “ระบบทะเบียนราษฎรพื้นฐานสำหรับผู้พักอาศัยชาวต่างชาติ”, สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “คู่มือการใช้ชีวิตและการทำงาน” บทที่ 2)
กำหนดเวลา สิ่งที่ต้องนำไป และค่าใช้จ่าย
| หัวข้อ | รายละเอียด |
|---|---|
| กำหนดเวลา | ภายใน 14 วันนับจากวันที่เริ่มอาศัยอยู่ |
| สถานที่ | สำนักงานของเทศบาลที่ที่อยู่ของคุณตั้งอยู่ (เคาน์เตอร์ที่รับผิดชอบการลงทะเบียนผู้พักอาศัย) |
| สิ่งที่ต้องนำไป | บัตรไซริวการ์ด (ผู้ที่ไม่ได้รับบัตรที่สนามบินให้นำหนังสือเดินทางไป) |
| กรณีอาศัยอยู่กับครอบครัว | เอกสารราชการที่พิสูจน์ความสัมพันธ์ในครอบครัว เช่น ใบสำคัญการสมรส สูติบัตร (แนบคำแปลภาษาญี่ปุ่น) |
| ค่าธรรมเนียม | ไม่มีค่าธรรมเนียมสำหรับการแจ้งที่พักอาศัยกับสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง |
- ผู้ที่ไม่ได้รับบัตรไซริวการ์ดที่สนามบิน (ผู้ที่เข้าประเทศจากสนามบินหรือท่าเรืออื่นนอกเหนือจากนาริตะ ฮาเนดะ ชูบุ คันไซ ชินชิโตเสะ โกเบ ฮิโรชิมะ และฟุกุโอกะ) ให้นำหนังสือเดินทางไป บัตรไซริวการ์ดจะส่งมาทางไปรษณีย์หลังจากแจ้งแล้ว
- เอกสารที่พิสูจน์ความสัมพันธ์ในครอบครัวต้องเป็นเอกสารที่หน่วยงานราชการของประเทศบ้านเกิดออกให้ เอกสารที่เป็นภาษาต่างประเทศต้องแนบคำแปลภาษาญี่ปุ่น
- ไม่มีค่าธรรมเนียมสำหรับ “การแจ้งที่พักอาศัย” กับสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง
(แหล่งที่มา: สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “การแจ้งที่พักอาศัยหลังจากเข้าประเทศครั้งใหม่”, กระทรวงกิจการภายในและการสื่อสาร “Move in / Move out”, สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “คู่มือการใช้ชีวิตและการทำงาน”)
ชื่อเคาน์เตอร์ เวลาทำการ และแบบฟอร์มการแจ้งของสำนักงาน แตกต่างกันไปตามเทศบาล ก่อนไป ให้ค้นหาในเว็บไซต์ของเทศบาลด้วยคำว่า “転入届 外国人” (การแจ้งย้ายเข้า ชาวต่างชาติ) หรือ “住民異動届” (แบบแจ้งการเปลี่ยนแปลงผู้พักอาศัย) เป็นต้น
วิธีทำที่สำนักงานเทศบาล
1. กรอกแบบฟอร์มการแจ้ง
ขอแบบฟอร์ม “住民異動届” (แบบแจ้งการเปลี่ยนแปลงผู้พักอาศัย / การแจ้งย้ายเข้า) ที่เคาน์เตอร์ แล้วกรอกชื่อ วันเดือนปีเกิด สัญชาติ ที่อยู่ใหม่ วันที่เริ่มอาศัยอยู่ ฯลฯ ชื่อแบบฟอร์มและวิธีกรอกแตกต่างกันไปตามเทศบาล หากไม่เข้าใจ ให้สอบถามเจ้าหน้าที่ที่เคาน์เตอร์
2. แสดงบัตรไซริวการ์ด
แสดงบัตรไซริวการ์ดที่เคาน์เตอร์ เมื่อทำการแจ้งย้ายเข้าแล้ว การแจ้งที่พักอาศัยของบัตรไซริวการ์ดก็จะเสร็จไปพร้อมกัน ไม่ต้องไปที่สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง (สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองประจำภูมิภาค) แยกต่างหาก
(แหล่งที่มา: กระทรวงกิจการภายในและการสื่อสาร “ระบบทะเบียนราษฎรพื้นฐานสำหรับผู้พักอาศัยชาวต่างชาติ”)
3. ได้ทะเบียนผู้พักอาศัย
หลังจากแจ้งแล้ว จะมีการจัดทำทะเบียนผู้พักอาศัยของคุณ ในทะเบียนผู้พักอาศัยจะมีชื่อ วันเดือนปีเกิด เพศ ที่อยู่ ฯลฯ คุณจะสามารถขอ สำเนาทะเบียนผู้พักอาศัย (住民票の写し / เอกสารรับรองที่เป็นสำเนา) ที่สำนักงานเทศบาล เพื่อใช้เป็นเอกสารพิสูจน์ว่าคุณอาศัยอยู่ที่นั่นได้ (มีค่าธรรมเนียม ค่าธรรมเนียมแตกต่างกันไปตามเทศบาล)
สำเนาทะเบียนผู้พักอาศัยอาจถูกขอให้แสดงเมื่อทำงาน เปิดบัญชีธนาคาร ทำสัญญาโทรศัพท์มือถือ ฯลฯ
4. ได้รับหนังสือแจ้งมายนัมเบอร์
เมื่อมีทะเบียนผู้พักอาศัยแล้ว เทศบาลจะส่งหนังสือแจ้งมายนัมเบอร์ (หมายเลขประจำตัว / マイナンバー เป็นหมายเลข 12 หลักที่ใช้ในขั้นตอนเกี่ยวกับประกันสังคม ภาษี และการรับมือภัยพิบัติในญี่ปุ่น) มาให้ ผู้ที่ต้องการทำบัตรมายนัมเบอร์ สามารถยื่นคำขอได้ด้วยแบบคำขอที่ส่งมาพร้อมกับหนังสือแจ้ง การยื่นคำขอครั้งแรกไม่มีค่าใช้จ่าย
(แหล่งที่มา: สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “คู่มือการใช้ชีวิตและการทำงาน” บทที่ 2)
5. อาจได้รับคำแนะนำเกี่ยวกับขั้นตอนอื่นด้วย
กระทรวงกิจการภายในและการสื่อสารอธิบายว่า ได้ทำให้ขั้นตอนง่ายขึ้น โดยให้สามารถยื่นการแจ้งของผู้พักอาศัย เช่น การแจ้งย้ายเข้า ไปพร้อมกับการแจ้งเพื่อรับบริการต่างๆ ของรัฐ เช่น ประกันสุขภาพแห่งชาติ (国民健康保険) ได้ ขั้นตอนที่จำเป็นแตกต่างกันไปตามลักษณะการทำงานและครอบครัว ลองถามที่เคาน์เตอร์ว่า “มีขั้นตอนอื่นที่ต้องทำอีกไหม”
(แหล่งที่มา: กระทรวงกิจการภายในและการสื่อสาร “ระบบทะเบียนราษฎรพื้นฐานสำหรับผู้พักอาศัยชาวต่างชาติ”)
เมื่อย้ายบ้าน
เมื่อย้ายบ้านภายในญี่ปุ่นก็ต้องแจ้งเช่นกัน
| ประเภทของการย้าย | สิ่งที่ต้องทำ |
|---|---|
| ย้ายไปเทศบาลอื่น | ก่อนย้าย ให้ยื่นการแจ้งย้ายออก (転出届) ที่เทศบาลปัจจุบัน → ภายใน 14 วันหลังย้าย ให้ยื่นการแจ้งย้ายเข้าที่เทศบาลใหม่ |
| ย้ายภายในเทศบาลเดียวกัน | ภายใน 14 วันหลังย้าย ให้ยื่นการแจ้งย้ายที่อยู่ภายในเขตเดียวกัน (転居届) ที่เทศบาลปัจจุบัน |
| ออกจากญี่ปุ่นไปต่างประเทศ | ก่อนย้าย ให้ยื่นการแจ้งย้ายออกที่เทศบาลปัจจุบัน |
- เมื่อยื่นการแจ้งย้ายออก จะได้รับ “ใบรับรองการย้ายออก” (転出証明書) ให้นำไปด้วยเมื่อยื่นการแจ้งย้ายเข้าที่เทศบาลใหม่
- เมื่อยื่นการแจ้งย้ายเข้าหรือการแจ้งย้ายที่อยู่ภายในเขตเดียวกันแล้ว จะถือว่าได้แจ้งเปลี่ยนที่อยู่ของบัตรไซริวการ์ด (การแจ้งเปลี่ยนที่พักอาศัยกับสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง) แล้วด้วย
(แหล่งที่มา: กระทรวงกิจการภายในและการสื่อสาร “Move in / Move out”, สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “การแจ้งเปลี่ยนที่พักอาศัย”, กฎหมายว่าด้วยทะเบียนราษฎรพื้นฐาน มาตรา 22 ถึงมาตรา 24)
การเปลี่ยนที่อยู่ของบัตรไซริวการ์ดและขั้นตอนอื่นๆ เกี่ยวกับบัตรไซริวการ์ด ได้สรุปไว้ใน บัตรผู้พำนักคืออะไร? วิธีอ่านบัตรแบบใหม่และบัตรผู้พำนักแบบเฉพาะ รวมถึงขั้นตอนการต่ออายุบัตร การแจ้งเปลี่ยนที่อยู่ และกรณีบัตรหาย
เมื่อมีปัญหาและคำถามที่พบบ่อย
ถ้าเลย 14 วันไปแล้วจะทำอย่างไร?
ให้ไปแจ้งที่สำนักงานเทศบาลโดยเร็วที่สุด กฎหมายว่าด้วยทะเบียนราษฎรพื้นฐานกำหนดว่า ผู้ที่ไม่แจ้งโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร หรือผู้ที่แจ้งเท็จ อาจถูกลงโทษค่าปรับทางปกครอง (過料 / คาเรียว คือการลงโทษให้จ่ายเงิน) ไม่เกิน 50,000 เยน
นอกจากนี้ การแจ้งที่อยู่ของบัตรไซริวการ์ดยังเป็นหน้าที่ที่กำหนดไว้ในกฎหมายตรวจคนเข้าเมือง (入管法) ด้วย
(แหล่งที่มา: กฎหมายว่าด้วยทะเบียนราษฎรพื้นฐาน มาตรา 52, สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “การแจ้งที่พักอาศัยหลังจากเข้าประเทศครั้งใหม่”)
ถ้าไปสำนักงานเทศบาลด้วยตนเองไม่ได้?
ตามกฎหมายว่าด้วยทะเบียนราษฎรพื้นฐาน หัวหน้าครัวเรือน (世帯主 / เซไตนูชิ คือตัวแทนของครัวเรือน) สามารถแจ้งแทนคนในครัวเรือนเดียวกัน (สมาชิกครัวเรือน) ได้ หากขอให้บุคคลที่ไม่ได้อยู่ในครัวเรือนเดียวกัน (เช่น ครอบครัวที่อาศัยอยู่ที่อื่นหรือเพื่อน) ไปแจ้งแทน จะถูกขอเอกสารที่แสดงว่าได้รับมอบหมาย (เช่น หนังสือมอบอำนาจ) ผู้ที่ไปที่เคาน์เตอร์ต้องนำเอกสารยืนยันตัวตนของตนเองไปด้วย
เอกสารที่จำเป็นแตกต่างกันไปตามเทศบาล ก่อนไป ให้ตรวจสอบในเว็บไซต์ของเทศบาล
(แหล่งที่มา: กฎหมายว่าด้วยทะเบียนราษฎรพื้นฐาน มาตรา 26 และมาตรา 27)
ถ้าเลยวันหมดอายุการพำนัก ทะเบียนผู้พักอาศัยจะเป็นอย่างไร?
หากไม่ได้ทำขั้นตอน เช่น การต่ออายุระยะเวลาการพำนัก จนเลยวันหมดอายุการพำนักและสูญเสียสถานภาพการพำนัก ทะเบียนผู้พักอาศัยก็จะถูกลบไปด้วย ระวังอย่าลืมวันหมดอายุการพำนัก
(แหล่งที่มา: สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “คู่มือการใช้ชีวิตและการทำงาน” บทที่ 2)
ถ้าไม่เข้าใจภาษาญี่ปุ่นที่เคาน์เตอร์?
บางเทศบาลมีล่ามหรือคำแนะนำหลายภาษา ศูนย์บริการทางโทรศัพท์ของกระทรวงกิจการภายในและการสื่อสาร (บริการล่ามหลายภาษา) นอกจากตอบคำถามเกี่ยวกับระบบทะเบียนราษฎรพื้นฐานแล้ว ยังช่วยเป็นล่ามระหว่างเจ้าหน้าที่กับชาวต่างชาติที่เคาน์เตอร์ เมื่อเจ้าหน้าที่ของเทศบาลร้องขอ
- หมายเลขโทรศัพท์: 050-1720-0849
- เวลาทำการ: 8:30–17:30 น. (ยกเว้นวันเสาร์ วันอาทิตย์ วันหยุดนักขัตฤกษ์ และช่วงสิ้นปีและปีใหม่)
- ระยะเวลาเปิดให้บริการ: 1 เมษายน ปีเรวะที่ 8 ถึง 31 มีนาคม ปีเรวะที่ 9
- ภาษา: ญี่ปุ่น อังกฤษ จีน เกาหลี สเปน โปรตุเกส เวียดนาม ไทย อินโดนีเซีย ตากาล็อก เนปาล เมียนมา
สำหรับคำถามเฉพาะเกี่ยวกับทะเบียนผู้พักอาศัยของคุณ จะได้รับคำแนะนำให้สอบถามที่เคาน์เตอร์ของเทศบาลที่คุณอาศัยอยู่
(แหล่งที่มา: กระทรวงกิจการภายในและการสื่อสาร “ระบบทะเบียนราษฎรพื้นฐานสำหรับผู้พักอาศัยชาวต่างชาติ”)
ข้อมูลปฐมภูมิที่ใช้อ้างอิงในการเขียนบทความนี้
- กระทรวงกิจการภายในและการสื่อสาร “ระบบทะเบียนราษฎรพื้นฐานสำหรับผู้พักอาศัยชาวต่างชาติ”
- กระทรวงกิจการภายในและการสื่อสาร “Basic Resident Registration System for Foreign Residents｜Move in / Move out”
- สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “การแจ้งที่พักอาศัยหลังจากเข้าประเทศครั้งใหม่”
- สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “การแจ้งเปลี่ยนที่พักอาศัย”
- สำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมือง “คู่มือการใช้ชีวิตและการทำงาน”
- e-Gov ระบบค้นหากฎหมาย “กฎหมายว่าด้วยทะเบียนราษฎรพื้นฐาน”
บทความนี้เป็นการแปลจากต้นฉบับภาษาญี่ปุ่น
