Bài viết này do Ban biên tập NIPPON VISA & LIFE soạn dựa trên thông tin của các cơ quan công như nhà nước và chính quyền địa phương. Quy tắc và chi phí có thể khác nhau tùy theo thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống.
Tại Nhật Bản, bạn có thể lấy bản sao phiếu cư trú (juminhyo no utsushi: giấy chứng minh địa chỉ và các thông tin khác) tại quầy của văn phòng hành chính thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống, qua bưu điện, hoặc bằng cách cấp tại cửa hàng tiện lợi (cách dùng thẻ My Number để lấy từ máy ở cửa hàng tiện lợi). Trước khi lấy, nếu bạn hỏi trước nơi nộp xem “cần ghi những mục nào”, bạn sẽ không phải lấy lại.
Kết luận trước: 3 cách lấy
| Cách lấy | Những thứ cần có | Phù hợp với ai |
|---|---|---|
| Quầy văn phòng hành chính | Đơn yêu cầu (có sẵn tại quầy), giấy tờ xác minh danh tính (thẻ lưu trú, v.v.), lệ phí | Người có thể đến văn phòng hành chính vào ban ngày các ngày trong tuần. Người nhờ người đại diện |
| Qua bưu điện | Đơn yêu cầu, bản sao giấy tờ xác minh danh tính, lệ phí (phiếu chuyển tiền cố định của bưu điện, v.v.), phong bì gửi lại | Người không thể đến văn phòng hành chính. Người có thời gian thong thả |
| Cấp tại cửa hàng tiện lợi | Thẻ My Number (hoặc điện thoại thông minh đã cài chứng thư điện tử dành cho điện thoại thông minh), mã PIN, lệ phí | Người có thẻ My Number. Người muốn lấy vào buổi tối hoặc ngày nghỉ |
Lệ phí khác nhau tùy thành phố, quận, thị trấn, làng. Ví dụ: tại thành phố Shizuoka và thành phố Nagoya, bản sao phiếu cư trú là 300 yên một bản (theo trang web của từng thành phố tại thời điểm tháng 10 năm 2026).
Chỉ có thể dùng cách cấp tại cửa hàng tiện lợi khi thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống có cung cấp dịch vụ này.
Quá trình phiếu cư trú được lập (thông báo chuyển đến) được giải thích tại Thông báo chuyển đến và phiếu cư trú: Khi đã có địa chỉ ở Nhật Bản, hãy đến văn phòng thành phố, quận, thị trấn, làng trong vòng 14 ngày (đồ cần mang, trình tự, khi chuyển nhà). Toàn bộ các thủ tục tại văn phòng hành chính được tổng hợp tại Các thủ tục tại văn phòng hành chính khi đến Nhật Bản: Những điều cơ bản về thông báo chuyển đến, My Number, Bảo hiểm Y tế Quốc dân, Lương hưu Quốc dân và thuế cư trú.
Những điều cần kiểm tra trước khi lấy
Ai có thể yêu cầu
Những người sau có thể yêu cầu bản sao phiếu cư trú.
- Chính người đó
- Người cùng hộ với người đó (gia đình, v.v.)
- Người đại diện được người đó nhờ (cần giấy ủy quyền)
Dù sống cùng địa chỉ, nếu khác hộ thì có thể cần giấy ủy quyền (ví dụ: trường hợp thành phố Shizuoka).
(Nguồn: Luật Đăng ký Cư trú Cơ bản Điều 12 (e-Gov Tra cứu luật), Thành phố Shizuoka “Khi muốn lấy bản sao phiếu cư trú của bản thân hoặc người cùng hộ”)
“Chỉ bản thân” hay “toàn bộ hộ”
Bản sao phiếu cư trú có loại chỉ ghi một mình bạn và loại ghi toàn bộ thành viên trong hộ. Hãy hỏi nơi nộp xem có cần cả phần của gia đình hay không.
Chọn các mục được ghi (trường hợp cư dân nước ngoài)
Phiếu cư trú của cư dân nước ngoài ngoài họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, v.v. còn ghi quốc tịch/khu vực. Với người lưu trú trung và dài hạn (người có thẻ lưu trú), phiếu còn ghi tư cách lưu trú, thời hạn lưu trú, ngày hết hạn thời hạn lưu trú, số thẻ lưu trú, v.v. Với người vĩnh trú đặc biệt, phiếu ghi số giấy chứng nhận vĩnh trú đặc biệt, v.v.
Khi yêu cầu bản sao phiếu cư trú, các mục sau có thể không được ghi nếu bạn không yêu cầu riêng. Nếu cần mục nào, hãy chọn “ghi” trong đơn yêu cầu.
- Tên chủ hộ và quan hệ với chủ hộ (quan hệ khi nhìn từ chủ hộ, như “vợ”, “con”)
- Quốc tịch/khu vực
- Việc là người lưu trú trung và dài hạn, tư cách lưu trú, thời hạn lưu trú, ngày hết hạn thời hạn lưu trú, số thẻ lưu trú
- Mã số cá nhân My Number
- Mã phiếu cư trú
Chỉ nên lấy bản sao phiếu cư trú có ghi My Number khi nơi nộp yêu cầu. Bản sao phiếu cư trú lấy bằng cách cấp tại cửa hàng tiện lợi không ghi mã phiếu cư trú.
(Nguồn: Luật Đăng ký Cư trú Cơ bản Điều 12 Khoản 5, Điều 30-45, Điều 30-51 (e-Gov Tra cứu luật), Thành phố Shizuoka “Khi muốn lấy bản sao phiếu cư trú của bản thân hoặc người cùng hộ”, Cơ quan Hệ thống Thông tin Chính quyền Địa phương “Cấp tại cửa hàng tiện lợi là gì”)
Cách 1: Lấy tại quầy văn phòng hành chính
- Đến quầy phiếu cư trú của văn phòng hành chính thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống (văn phòng quận, văn phòng thành phố, chi nhánh, v.v.)
- Điền “Đơn yêu cầu cấp bản sao phiếu cư trú, v.v.”. Đơn có sẵn tại quầy. Một số thành phố, quận, thị trấn, làng cho tải mẫu đơn từ trang web
- Nộp đơn yêu cầu và giấy tờ xác minh danh tính tại quầy
- Trả lệ phí và nhận bản sao phiếu cư trú
Thông thường, chỉ cần 1 giấy tờ có ảnh chân dung như thẻ lưu trú, thẻ My Number, hộ chiếu. Giấy tờ không có ảnh (như giấy xác nhận tư cách bảo hiểm y tế) có thể cần 2 loại (ví dụ: trường hợp thành phố Shizuoka và thành phố Nagoya).
Quầy chủ yếu mở vào ban ngày các ngày trong tuần. Ví dụ: văn phòng quận của thành phố Shizuoka mở từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ ngày lễ và dịp cuối năm, đầu năm), từ 8 giờ 30 sáng đến 5 giờ 15 chiều.
(Nguồn: Luật Đăng ký Cư trú Cơ bản Điều 12 Khoản 3 (e-Gov Tra cứu luật), Thành phố Shizuoka “Khi muốn lấy bản sao phiếu cư trú của bản thân hoặc người cùng hộ”)
Có thể lấy tại quầy của thành phố, quận, thị trấn, làng mình không sống không?
Nếu là chính người đó hoặc người cùng hộ, có thể yêu cầu bản sao phiếu cư trú tại quầy của văn phòng hành chính khác ngoài thành phố, quận, thị trấn, làng nơi mình sống. Việc này gọi là “cấp trên diện rộng” (koiki kofu). Khi đó, cần xuất trình thẻ My Number, v.v. tại quầy. Người đại diện không thể yêu cầu.
Với bản sao phiếu cư trú cấp trên diện rộng, các mục có thể ghi có thể bị giới hạn. Nếu cần mục nào, hãy hỏi tại quầy.
(Nguồn: Luật Đăng ký Cư trú Cơ bản Điều 12-4 (e-Gov Tra cứu luật))
Cách 2: Lấy qua bưu điện
Khi không thể đến văn phòng hành chính, bạn có thể yêu cầu qua bưu điện. Thông thường, bạn cho những thứ sau vào phong bì và gửi đến bộ phận phụ trách phiếu cư trú của thành phố, quận, thị trấn, làng (ví dụ: trường hợp thành phố Nagoya).
- Đơn yêu cầu (tải từ trang web. Nếu không có mẫu đơn, viết những nội dung cần thiết lên giấy viết thư)
- Lệ phí: “phiếu chuyển tiền cố định” (teigaku kogawase: giấy chứng nhận tiền có thể gửi qua bưu điện) mua được ở bưu điện, v.v. Luật Bưu chính cấm gửi tiền mặt qua thư thường
- Phong bì gửi lại: đã dán tem, ghi địa chỉ và tên của bạn. Về nguyên tắc, địa chỉ gửi lại là địa chỉ bạn đăng ký cư trú
- Bản sao giấy tờ xác minh danh tính (bản sao thẻ lưu trú, v.v.)
- Khi người đại diện yêu cầu, giấy ủy quyền
Với cư dân nước ngoài, trong đơn yêu cầu cũng ghi có ghi quốc tịch/khu vực, tư cách lưu trú, v.v. hay không.
Cần thời gian để nhận được. Ví dụ: thành phố Nagoya hướng dẫn rằng mất khoảng 1 tuần kể từ khi nhận được đơn yêu cầu, và vào thời kỳ đông có thể mất từ 2–3 tuần trở lên. Khi gấp, hãy dùng quầy hoặc cách cấp tại cửa hàng tiện lợi.
(Nguồn: Luật Đăng ký Cư trú Cơ bản Điều 12 Khoản 7 (e-Gov Tra cứu luật), Thành phố Nagoya “Giấy tờ cần thiết khi yêu cầu (phiếu cư trú)”)
Cách 3: Lấy bằng cách cấp tại cửa hàng tiện lợi
Điều kiện để sử dụng
- Thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống có cung cấp dịch vụ cấp tại cửa hàng tiện lợi
- Bạn có thẻ My Number (hoặc có điện thoại thông minh đã cài chứng thư điện tử dành cho điện thoại thông minh)
- Bạn biết mã PIN đã đặt khi nhận thẻ My Number
Bạn có thể tra cứu thành phố, quận, thị trấn, làng nơi mình sống có hỗ trợ hay không, và các loại giấy chứng nhận có thể lấy, tại trang “Các thành phố, quận, thị trấn, làng có thể sử dụng” của Cơ quan Hệ thống Thông tin Chính quyền Địa phương. Việc có dùng được điện thoại thông minh hay không cũng khác nhau tùy thành phố, quận, thị trấn, làng và cửa hàng.
Thời gian và địa điểm sử dụng
- Về nguyên tắc, có thể sử dụng hằng ngày từ 6 giờ 30 sáng đến 11 giờ tối. Tùy thành phố, quận, thị trấn, làng, thời gian có thể ngắn hơn
- Có thể lấy tại “máy photocopy đa năng” (máy kiosk) đặt ở nhiều cửa hàng tiện lợi trên toàn quốc. Cũng có thể lấy tại cửa hàng ở ngoài thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống
Trình tự thao tác máy
- Trên màn hình máy photocopy đa năng, bấm “Dịch vụ hành chính” (gyosei service) và đồng ý với lưu ý khi sử dụng
- Chọn “Cấp giấy chứng nhận”
- Đặt thẻ My Number vào vị trí quy định trên máy
- Chọn “Giấy chứng nhận của thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống” và nhập mã PIN
- Lấy thẻ My Number ra (sau bước này không dùng thẻ nữa, nên chú ý đừng quên thẻ)
- Chọn “Bản sao phiếu cư trú”, rồi chọn chỉ bản thân hay toàn bộ hộ, các mục được ghi và số bản
- Kiểm tra nội dung và cho tiền lệ phí vào máy
- Nhận bản sao phiếu cư trú đã in và biên lai
Hiển thị trên màn hình có thể hơi khác nhau tùy máy.
Nếu quên mã PIN?
Nếu không biết mã PIN, đừng thử nhiều lần trên máy mà hãy liên hệ quầy của thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống. Thẻ My Number được giải thích tại Mã số cá nhân My Number và thẻ My Number tại Nhật Bản: Những điều cư dân nước ngoài cần biết (khi nào dùng, cách làm thẻ, gia hạn thời hạn hiệu lực, khi bị mất).
(Nguồn: Cơ quan Hệ thống Thông tin Chính quyền Địa phương “Cấp tại cửa hàng tiện lợi là gì”, cùng cơ quan “Chuẩn bị trước khi sử dụng dịch vụ”, cùng cơ quan “Cách lấy giấy chứng nhận”)
Khi gặp khó khăn và các câu hỏi thường gặp
Có dùng được bản sao phiếu cư trú cũ không?
Khi nộp bản sao phiếu cư trú, có nơi quy định thời hạn tính từ ngày cấp. Quy định khác nhau tùy nơi nộp, nên an tâm nhất là hỏi nơi nộp trước rồi mới lấy.
Bản sao phiếu cư trú lấy ở cửa hàng tiện lợi là giấy thường, có sao không?
Bản sao phiếu cư trú cấp tại cửa hàng tiện lợi được in trên giấy thường khổ A4. Thay vào đó, giấy được in đặc biệt để chống làm giả và sửa đổi.
(Nguồn: Cơ quan Hệ thống Thông tin Chính quyền Địa phương “Cấp tại cửa hàng tiện lợi là gì”)
Vừa mới chuyển nhà nên không lấy được bản sao phiếu cư trú?
Bản sao phiếu cư trú tại địa chỉ mới chỉ lấy được sau khi bạn nộp thông báo chuyển đến tại thành phố, quận, thị trấn, làng của địa chỉ mới. Khi chuyển nhà, trước tiên hãy nộp thông báo chuyển đến. Thông báo chuyển đến phải nộp trong vòng 14 ngày kể từ khi bắt đầu sống ở đó.
(Nguồn: Luật Đăng ký Cư trú Cơ bản Điều 22 (e-Gov Tra cứu luật))
Có thể nhờ gia đình lấy thay không?
Thông thường, gia đình cùng hộ có thể yêu cầu mà không cần giấy ủy quyền. Khi nhờ người khác hộ hoặc bạn bè, cần có giấy ủy quyền (giấy do chính bạn viết với nội dung “tôi nhờ người này”). Mẫu giấy ủy quyền thường có trên trang web của thành phố, quận, thị trấn, làng. Người đại diện cũng cần giấy tờ xác minh danh tính.
(Nguồn: Luật Đăng ký Cư trú Cơ bản Điều 12 Khoản 4 (e-Gov Tra cứu luật), Thành phố Nagoya “Giấy tờ cần thiết khi yêu cầu (phiếu cư trú)”)
Cách tra cứu
Nếu tìm kiếm “(tên thành phố, quận, thị trấn, làng) 住民票の写し” trên trang web của thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống, bạn sẽ biết địa điểm và giờ mở cửa của quầy, lệ phí, mẫu đơn yêu cầu qua bưu điện. Nếu không hiểu tiếng Nhật, hãy thử hỏi quầy tư vấn dành cho người nước ngoài của thành phố, quận, thị trấn, làng.
Thông tin gốc tham khảo khi viết bài
- Luật Đăng ký Cư trú Cơ bản (e-Gov Tra cứu luật)
- Cơ quan Hệ thống Thông tin Chính quyền Địa phương “Cấp tại cửa hàng tiện lợi là gì”
- Cơ quan Hệ thống Thông tin Chính quyền Địa phương “Chuẩn bị trước khi sử dụng dịch vụ”
- Cơ quan Hệ thống Thông tin Chính quyền Địa phương “Cách lấy giấy chứng nhận”
- Cơ quan Hệ thống Thông tin Chính quyền Địa phương “Các thành phố, quận, thị trấn, làng có thể sử dụng”
- Thành phố Shizuoka “Khi muốn lấy bản sao phiếu cư trú của bản thân hoặc người cùng hộ”
- Thành phố Nagoya “Giấy tờ cần thiết khi yêu cầu (phiếu cư trú)”
Bài viết này là bản dịch từ phiên bản tiếng Nhật gốc.
