Ang artikulong ito ay isinulat ng editorial team ng NIPPON VISA & LIFE batay sa impormasyon mula sa mga pampublikong ahensya tulad ng pambansang pamahalaan at mga lokal na pamahalaan. Maaaring magkakaiba ang mga patakaran at bayad depende sa lungsod, ward, bayan o nayon (shikuchoson) kung saan kayo nakatira.
Sa Japan, makakakuha kayo ng kopya ng resident record (住民票の写し, juminhyo no utsushi; dokumentong nagpapatunay ng address at iba pa) sa counter ng munisipyo ng lungsod, ward, bayan o nayon kung saan kayo nakatira, sa koreo, o sa convenience store (paraan ng pagkuha sa makina ng convenience store gamit ang My Number Card). Bago kumuha, alamin muna sa pagsusumitihan kung “anong mga item ang kailangang nakasulat” para hindi na kayo kumuha ulit.
Buod muna: 3 paraan ng pagkuha
| Paraan | Mga kailangan | Angkop para sa |
|---|---|---|
| Counter ng munisipyo | Application form (nasa counter), ID para sa pagkakakilanlan (residence card at iba pa), bayad | Mga taong makakapunta sa munisipyo sa araw ng weekday. Mga taong magpapakuha sa kinatawan |
| Koreo | Application form, kopya ng ID para sa pagkakakilanlan, bayad (fixed-amount postal money order at iba pa), sobreng pambalik | Mga taong hindi makakapunta sa munisipyo. Mga taong may sapat na oras |
| Convenience store | My Number Card (o smartphone na may electronic certificate para sa smartphone), PIN, bayad | Mga taong may My Number Card. Mga taong gustong kumuha sa gabi o sa araw ng pahinga |
Iba-iba ang bayad depende sa lungsod, ward, bayan o nayon. Halimbawa: ang kopya ng resident record sa Shizuoka City at Nagoya City ay 300 yen bawat kopya (ayon sa website ng bawat lungsod, noong Oktubre 2026).
Magagamit lang ang pagkuha sa convenience store kung nagbibigay ng serbisyong ito ang lungsod, ward, bayan o nayon kung saan kayo nakatira.
Ang proseso hanggang magkaroon kayo ng resident record (notification ng paglipat papasok) ay ipinapaliwanag sa Moving-in Notification at Resident Record｜Pagdating sa Japan at Pagkakaroon ng Address, Pumunta sa Munisipyo sa Loob ng 14 na Araw (Mga Dadalhin, Proseso, at Kapag Lilipat). Ang kabuuan ng mga proseso sa munisipyo ay nakabuod sa Mga Proseso sa Munisipyo Pagdating sa Japan｜Mga Pangunahing Kaalaman sa Moving-in Notification, My Number, National Health Insurance, National Pension, at Resident Tax.
Mga dapat alamin bago kumuha
Sino ang puwedeng humiling
Ang mga sumusunod ang puwedeng humiling ng kopya ng resident record.
- Ang tao mismo
- Mga taong kasama sa iisang sambahayan (household) ng tao (pamilya at iba pa)
- Kinatawan na pinakiusapan ng tao (kailangan ng letter of authorization o ininjo)
Kahit nakatira sa iisang address, maaaring kailanganin ng letter of authorization ang taong nasa ibang sambahayan (halimbawa: sa kaso ng Shizuoka City).
(Sanggunian: Basic Resident Registration Act, Artikulo 12 (e-Gov Laws and Regulations Search), Shizuoka City “Kapag kailangan ninyo ang kopya ng resident record ng inyong sarili o ng kasama sa sambahayan”)
“Sarili lang” o “buong sambahayan”
May kopya ng resident record na kayo lang ang nakasulat, at mayroon ding nakasulat ang buong sambahayan. Alamin sa pagsusumitihan kung kailangan din ang para sa inyong pamilya.
Pumili ng mga item na isasama (para sa mga dayuhang residente)
Sa resident record ng dayuhang residente, bukod sa pangalan, petsa ng kapanganakan, kasarian, address at iba pa, nakatala rin ang nasyonalidad o rehiyon. Kung mid- to long-term resident kayo (taong may residence card), nakatala rin ang status of residence, period of stay, petsa ng pagtatapos ng period of stay, numero ng residence card at iba pa. Kung special permanent resident kayo, nakatala ang numero ng special permanent resident certificate at iba pa.
Kapag humiling kayo ng kopya ng resident record, maaaring hindi isama ang mga sumusunod na item kung hindi ninyo partikular na hihilingin. Para sa mga kailangan, piliin ang “isama” sa application form.
- Pangalan ng puno ng sambahayan at relasyon (zokugara; relasyon mula sa pananaw ng puno ng sambahayan, tulad ng “asawang babae” o “anak”)
- Nasyonalidad o rehiyon
- Ang pagiging mid- to long-term resident, status of residence, period of stay, petsa ng pagtatapos ng period of stay, numero ng residence card
- My Number (Individual Number)
- Resident record code
Kumuha lang ng kopya ng resident record na may My Number kapag hiniling ito ng pagsusumitihan. Sa kopya ng resident record na kinuha sa convenience store, hindi nakasulat ang resident record code.
(Sanggunian: Basic Resident Registration Act, Artikulo 12 Talata 5, Artikulo 30-45 at Artikulo 30-51 (e-Gov Laws and Regulations Search), Shizuoka City “Kapag kailangan ninyo ang kopya ng resident record ng inyong sarili o ng kasama sa sambahayan”, J-LIS “Ano ang pagkuha sa convenience store”)
Paraan 1: Kumuha sa counter ng munisipyo
- Pumunta sa counter para sa resident record ng munisipyo ng lungsod, ward, bayan o nayon kung saan kayo nakatira (ward office, city hall, branch office at iba pa)
- Sagutan ang “application form para sa pag-isyu ng kopya ng resident record at iba pa” (住民票の写し等交付請求書). Nasa counter ito. May mga lungsod, ward, bayan o nayon din na puwedeng i-download ang form mula sa website
- Ibigay sa counter ang application form at ang ID para sa pagkakakilanlan
- Bayaran ang bayad at tanggapin ang kopya ng resident record
Karaniwan, sapat na ang isang ID na may litrato ng mukha, tulad ng residence card, My Number Card o pasaporte. Ang mga dokumentong walang litrato (tulad ng health insurance eligibility certificate) ay maaaring kailanganin ng dalawa (halimbawa: sa kaso ng Shizuoka City at Nagoya City).
Ang oras ng pagbubukas ng counter ay karaniwang sa araw ng weekday. Halimbawa: ang mga ward office ng Shizuoka City ay bukas mula Lunes hanggang Biyernes (maliban sa holiday at sa katapusan at simula ng taon) mula 8:30 ng umaga hanggang 5:15 ng hapon.
(Sanggunian: Basic Resident Registration Act, Artikulo 12 Talata 3 (e-Gov Laws and Regulations Search), Shizuoka City “Kapag kailangan ninyo ang kopya ng resident record ng inyong sarili o ng kasama sa sambahayan”)
Puwede bang kumuha sa counter ng ibang lungsod kung saan hindi kayo nakatira?
Kung kayo mismo o kasama sa iisang sambahayan, puwede ninyong hilingin ang kopya ng resident record kahit sa counter ng munisipyo ng ibang lungsod, ward, bayan o nayon. Tinatawag itong “wide-area issuance” (広域交付, kōiki kōfu). Sa ganitong kaso, kailangang ipakita sa counter ang My Number Card at iba pa. Hindi puwedeng humiling ang kinatawan.
Sa kopya ng resident record na kinuha sa wide-area issuance, maaaring limitado ang mga item na puwedeng isama. Kung may item na kailangan ninyo, alamin muna sa counter.
(Sanggunian: Basic Resident Registration Act, Artikulo 12-4 (e-Gov Laws and Regulations Search))
Paraan 2: Kumuha sa koreo
Kung hindi kayo makakapunta sa munisipyo, puwede kayong humiling sa koreo. Karaniwan, inilalagay ang mga sumusunod sa sobre at ipinapadala sa tagapangasiwa ng resident record ng lungsod, ward, bayan o nayon (halimbawa: sa kaso ng Nagoya City).
- Application form (i-download mula sa website. Kung walang form, isulat sa papel ng sulat ang mga kailangang impormasyon)
- Bayad: “fixed-amount postal money order” (定額小為替, teigaku kogawase; sertipiko ng pera na puwedeng ipadala sa koreo) na nabibili sa post office, at iba pa. Ipinagbabawal ng Postal Act ang pagpapadala ng cash sa ordinaryong koreo
- Sobreng pambalik: may nakadikit na selyo at nakasulat ang inyong address at pangalan. Bilang panuntunan, ang address na pagbabalikan ay ang address kung saan kayo nakarehistro bilang residente
- Kopya ng ID para sa pagkakakilanlan (kopya ng residence card at iba pa)
- Kung kinatawan ang hihiling, letter of authorization
Para sa dayuhang residente, isusulat din sa application form kung isasama ang nasyonalidad o rehiyon, status of residence at iba pa.
Matagal bago ito dumating. Halimbawa: ayon sa gabay ng Nagoya City, mga 1 linggo matapos dumating ang application form, at sa mga panahong maraming humihiling ay maaaring umabot ng 2 hanggang 3 linggo o higit pa. Kung nagmamadali kayo, gamitin ang counter o ang convenience store.
(Sanggunian: Basic Resident Registration Act, Artikulo 12 Talata 7 (e-Gov Laws and Regulations Search), Nagoya City “Mga dokumentong kailangan sa paghiling (resident record)”)
Paraan 3: Kumuha sa convenience store
Mga kondisyon para magamit
- Nagbibigay ng serbisyo ng pagkuha sa convenience store ang lungsod, ward, bayan o nayon kung saan kayo nakatira
- May My Number Card kayo (o may smartphone kayo na may electronic certificate para sa smartphone)
- Alam ninyo ang PIN na itinakda ninyo noong natanggap ninyo ang My Number Card
Kung sinusuportahan ito ng inyong lungsod, ward, bayan o nayon at kung anong uri ng sertipiko ang makukuha, malalaman sa pahinang “Mga lungsod, ward, bayan at nayon na magagamit” ng Japan Agency for Local Authority Information Systems (J-LIS). Kung magagamit ang smartphone ay depende rin sa lungsod, ward, bayan o nayon at sa tindahan.
Oras at lugar na magagamit
- Bilang panuntunan, magagamit araw-araw mula 6:30 ng umaga hanggang 11:00 ng gabi. Sa ilang lungsod, ward, bayan o nayon, maaaring mas maikli ang oras
- Makukuha ito sa “multi-copy machine” (kiosk terminal) na nasa maraming convenience store at iba pa sa buong bansa. Makukuha rin ito sa mga tindahang wala sa lungsod, ward, bayan o nayon kung saan kayo nakatira
Daloy ng paggamit ng makina
- Sa screen ng multi-copy machine, pindutin ang “serbisyong pang-administratibo” (行政サービス) at sumang-ayon sa mga paalala sa paggamit
- Piliin ang “pag-isyu ng sertipiko” (証明書の交付)
- Ilagay ang My Number Card sa itinakdang lugar ng makina
- Piliin ang “sertipiko ng lungsod, ward, bayan o nayon kung saan kayo nakatira” at ilagay ang PIN
- Kunin ang My Number Card (hindi na gagamitin ang card pagkatapos nito, kaya huwag itong makalimutan)
- Piliin ang “kopya ng resident record” (住民票の写し), at piliin kung kayo lang o ang buong sambahayan, ang mga item na isasama, at ang bilang ng kopya
- Tingnan ang nilalaman at ihulog ang bayad
- Tanggapin ang naka-print na kopya ng resident record at ang resibo
Medyo nagkakaiba ang ipinapakita sa screen depende sa makina.
Paano kung nakalimutan ninyo ang PIN?
Kung hindi ninyo alam ang PIN, huwag itong subukan nang paulit-ulit sa makina, at magtanong sa counter ng lungsod, ward, bayan o nayon kung saan kayo nakatira. Tungkol sa My Number Card, ipinapaliwanag ito sa My Number at My Number Card sa Japan｜Mga Dapat Malaman ng mga Dayuhang Residente (Kailan Ginagamit, Pag-apply, Pagpapalawig ng Expiration Date, at Kapag Nawala).
(Sanggunian: J-LIS “Ano ang pagkuha sa convenience store”, J-LIS “Paghahanda bago gamitin ang serbisyo”, J-LIS “Paano kumuha ng sertipiko”)
Kapag may problema at mga madalas itanong
Puwede bang gamitin ang lumang kopya ng resident record?
May mga pagsusumitihan na nagtatakda kung gaano katagal mula nang inisyu ang kopya ng resident record na isusumite. Iba-iba ang patakaran depende sa pagsusumitihan, kaya mas sigurado kung aalamin muna ito bago kumuha.
Ordinaryong papel lang ang kopya ng resident record na kinuha sa convenience store. Ayos lang ba?
Ang kopya ng resident record mula sa convenience store ay naka-print sa ordinaryong A4 na papel. Pero may espesyal na pag-print ito para maiwasan ang pamemeke at pagbabago.
(Sanggunian: J-LIS “Ano ang pagkuha sa convenience store”)
Kalilipat lang, kaya hindi makakuha ng kopya ng resident record?
Makakakuha lang kayo ng kopya ng resident record ng bagong address pagkatapos ninyong gawin ang notification ng paglipat papasok sa lungsod, ward, bayan o nayon ng bagong address. Kapag lumipat kayo, gawin muna ang notification ng paglipat papasok. Dapat itong gawin sa loob ng 14 na araw mula nang magsimula kayong tumira roon.
(Sanggunian: Basic Resident Registration Act, Artikulo 22 (e-Gov Laws and Regulations Search))
Puwede bang ipakuha sa pamilya?
Karaniwan, ang pamilyang kasama sa iisang sambahayan ay puwedeng humiling nang walang letter of authorization. Kung magpapakuha kayo sa taong nasa ibang sambahayan o sa kaibigan, kailangan ang letter of authorization (dokumentong isinulat ninyo na nagsasabing “pinakikiusapan ko”). Madalas na nasa website ng lungsod, ward, bayan o nayon ang form ng letter of authorization. Kailangan din ng kinatawan ang ID para sa pagkakakilanlan.
(Sanggunian: Basic Resident Registration Act, Artikulo 12 Talata 4 (e-Gov Laws and Regulations Search), Nagoya City “Mga dokumentong kailangan sa paghiling (resident record)”)
Paano hanapin
Kung hahanapin ninyo ang “(pangalan ng lungsod, ward, bayan o nayon) 住民票の写し” sa website ng inyong lungsod, ward, bayan o nayon, malalaman ninyo ang lugar at oras ng counter, ang bayad, at ang form para sa paghiling sa koreo. Kung hindi ninyo maintindihan sa Japanese, magtanong sa consultation counter para sa mga dayuhan ng inyong lungsod, ward, bayan o nayon.
Mga pangunahing impormasyong ginamit sa pagsulat ng artikulo
- Basic Resident Registration Act (e-Gov Laws and Regulations Search)
- Japan Agency for Local Authority Information Systems (J-LIS) “Ano ang pagkuha sa convenience store”
- Japan Agency for Local Authority Information Systems (J-LIS) “Paghahanda bago gamitin ang serbisyo”
- Japan Agency for Local Authority Information Systems (J-LIS) “Paano kumuha ng sertipiko”
- Japan Agency for Local Authority Information Systems (J-LIS) “Mga lungsod, ward, bayan at nayon na magagamit”
- Shizuoka City “Kapag kailangan ninyo ang kopya ng resident record ng inyong sarili o ng kasama sa sambahayan”
- Nagoya City “Mga dokumentong kailangan sa paghiling (resident record)”
Ang artikulong ito ay salin mula sa orihinal na bersyong Hapones.
