यो लेख NIPPON VISA & LIFE सम्पादक टोलीले देश र स्थानीय सरकार जस्ता सार्वजनिक निकायहरूको जानकारीको आधारमा तयार पारेको हो। नियम र शुल्क तपाईं बस्ने नगरपालिका अनुसार फरक हुन सक्छन्।
जापानमा, निवासी अभिलेखको प्रतिलिपि (住民票の写し, ठेगाना आदि प्रमाणित गर्ने कागज) आफू बस्ने नगरपालिकाको कार्यालयको काउन्टर, हुलाक, वा कन्भिनियन्स स्टोरबाट (माई नम्बर कार्ड प्रयोग गरेर कन्भिनियन्स स्टोरको मेसिनबाट लिने तरिका) लिन सकिन्छ। लिनुअघि, बुझाउने ठाउँमा “कुन-कुन विवरण लेखिएको हुनुपर्छ” भनेर पक्का गरेमा, फेरि लिनुपर्ने अवस्था आउँदैन।
पहिले निष्कर्ष: लिने 3 तरिका
| तरिका | चाहिने कुरा | कसका लागि उपयुक्त |
|---|---|---|
| नगरपालिकाको काउन्टर | अनुरोध फारम (काउन्टरमा हुन्छ), पहिचानको कागजात (बसोबास कार्ड आदि), शुल्क | हप्ताको कामको दिन दिउँसो कार्यालय जान सक्ने मानिस। प्रतिनिधिलाई अनुरोध गर्ने मानिस |
| हुलाक | अनुरोध फारम, पहिचानको कागजातको प्रतिलिपि, शुल्क (तेइगाकु कोगावासे आदि), जवाफ पठाउने खाम | कार्यालय जान नसक्ने मानिस। समय पर्खन सक्ने मानिस |
| कन्भिनियन्स स्टोर | माई नम्बर कार्ड (वा, स्मार्टफोनका लागि इलेक्ट्रोनिक प्रमाणपत्र राखिएको स्मार्टफोन), पासवर्ड (पिन), शुल्क | माई नम्बर कार्ड भएका मानिस। राति वा बिदाको दिन लिन चाहने मानिस |
शुल्क नगरपालिका अनुसार फरक हुन्छ। उदाहरण: शिजुओका शहर र नागोया शहरमा निवासी अभिलेखको प्रतिलिपि 1 प्रतिको 300 येन हो (2026 अक्टोबरसम्मको प्रत्येक शहरको वेबसाइट अनुसार)।
कन्भिनियन्स स्टोरबाट लिने सेवा, तपाईं बस्ने नगरपालिकाले यो सेवा दिएको अवस्थामा मात्र प्रयोग गर्न सकिन्छ।
निवासी अभिलेख बन्नेसम्मको प्रक्रिया (बसाइँसराइ (आगमन) सूचना) बारे बसाइँसराइ (आगमन) सूचना र निवासी अभिलेख | जापान आएर ठेगाना तय भएपछि 14 दिनभित्र नगरपालिकामा (लैजानुपर्ने कुरा, प्रक्रिया, सर्दा) मा व्याख्या गरिएको छ। नगरपालिकाका सबै प्रक्रिया जापान आएपछि नगरपालिकामा गर्नुपर्ने प्रक्रिया | बसाइँसराइ (आगमन) सूचना・माई नम्बर・राष्ट्रिय स्वास्थ्य बीमा・राष्ट्रिय पेन्सन・निवासी करका आधारभूत कुरा मा राखिएको छ।
लिनुअघि पक्का गर्नुपर्ने कुरा
कसले अनुरोध गर्न सक्छ
निवासी अभिलेखको प्रतिलिपि तलका मानिसले अनुरोध गर्न सक्छन्।
- आफैँ
- आफूसँगै एउटै घरपरिवार (世帯, सेताइ) मा भएका मानिस (परिवार आदि)
- आफूले अनुरोध गरेको प्रतिनिधि (अधिकारपत्र चाहिन्छ)
एउटै ठेगानामा बसे पनि, घरपरिवार छुट्टै भएका मानिसलाई अधिकारपत्र चाहिन सक्छ (उदाहरण: शिजुओका शहरको अवस्था)।
(स्रोत: आवासीय आधारभूत दर्ता ऐन धारा 12 (e-Gov कानुन खोज), शिजुओका शहर “आफ्नो र एउटै घरपरिवारका मानिसको निवासी अभिलेखको प्रतिलिपि चाहिँदा”)
“आफ्नो मात्र” कि “घरपरिवारका सबै”
निवासी अभिलेखको प्रतिलिपिमा, आफू 1 जनाको मात्र लेखिएको र घरपरिवारका सबैको लेखिएको, दुई किसिमका हुन्छन्। परिवारका सदस्यको पनि चाहिन्छ कि चाहिँदैन, बुझाउने ठाउँमा पक्का गर्नुहोस्।
राख्ने विवरण छान्ने (विदेशी निवासीको हकमा)
विदेशी निवासीको निवासी अभिलेखमा, नाम・जन्ममिति・लिङ्ग・ठेगाना आदिका साथै राष्ट्रियता・क्षेत्र पनि अभिलेख गरिएको हुन्छ। मध्यम-दीर्घकालीन बसोबास गर्ने (बसोबास कार्ड भएका मानिस) को हकमा, बसोबासको हैसियत, बसाइ अवधि, बसाइ अवधि सकिने मिति, बसोबास कार्डको नम्बर आदि पनि अभिलेख गरिएको हुन्छ। विशेष स्थायी बासिन्दा (特別永住者) को हकमा, विशेष स्थायी बासिन्दा प्रमाणपत्रको नम्बर आदि अभिलेख गरिएको हुन्छ।
निवासी अभिलेखको प्रतिलिपि अनुरोध गर्दा, तलका विवरण विशेष रूपमा नमागेसम्म नलेखिन सक्छन्। चाहिने विवरणका लागि, अनुरोध फारममा “राख्ने” छान्नुहोस्।
- घरमूलीको नाम र नाता (घरमूलीको दृष्टिले सम्बन्ध। “श्रीमती”, “छोराछोरी” आदि)
- राष्ट्रियता・क्षेत्र
- मध्यम-दीर्घकालीन बसोबास गर्ने व्यक्ति भएको कुरा, बसोबासको हैसियत, बसाइ अवधि, बसाइ अवधि सकिने मिति, बसोबास कार्डको नम्बर
- माई नम्बर (व्यक्तिगत नम्बर)
- निवासी अभिलेख कोड
माई नम्बर लेखिएको निवासी अभिलेखको प्रतिलिपि, बुझाउने ठाउँले मागेको अवस्थामा मात्र लिनुहोस्। कन्भिनियन्स स्टोरबाट लिएको निवासी अभिलेखको प्रतिलिपिमा निवासी अभिलेख कोड लेखिँदैन।
(स्रोत: आवासीय आधारभूत दर्ता ऐन धारा 12 उपधारा 5・धारा 30-45・धारा 30-51 (e-Gov कानुन खोज), शिजुओका शहर “आफ्नो र एउटै घरपरिवारका मानिसको निवासी अभिलेखको प्रतिलिपि चाहिँदा”, स्थानीय सरकार सूचना प्रणाली संगठन “कन्भिनियन्स स्टोरबाट प्रमाणपत्र जारी भनेको के हो”)
तरिका 1: नगरपालिकाको काउन्टरबाट लिने
- आफू बस्ने नगरपालिकाको कार्यालय (वडा कार्यालय・शहर कार्यालय, शाखा कार्यालय आदि) को निवासी अभिलेखको काउन्टरमा जानुहोस्
- “निवासी अभिलेखको प्रतिलिपि आदि जारी गर्ने अनुरोध फारम” भर्नुहोस्। यो काउन्टरमा हुन्छ। कतिपय नगरपालिकामा वेबसाइटबाट फारम डाउनलोड गर्न पनि सकिन्छ
- अनुरोध फारम र पहिचानको कागजात काउन्टरमा बुझाउनुहोस्
- शुल्क तिरेर, निवासी अभिलेखको प्रतिलिपि लिनुहोस्
पहिचानको कागजात, बसोबास कार्ड・माई नम्बर कार्ड・राहदानी जस्ता अनुहारको फोटो भएको कागजात भए सामान्यतया 1 वटा भए पुग्छ। अनुहारको फोटो नभएको कागजात (स्वास्थ्य बीमाको योग्यता पुष्टि पत्र आदि) भए 2 वटा चाहिन सक्छ (उदाहरण: शिजुओका शहर र नागोया शहरको अवस्था)।
काउन्टर खुला हुने समय मुख्यतया हप्ताको कामको दिनको दिउँसो हो। उदाहरण: शिजुओका शहरका वडा कार्यालय सोमबारदेखि शुक्रबारसम्म (सार्वजनिक बिदा र वर्षको अन्त्य・नयाँ वर्षको बिदा बाहेक) बिहान 8:30 देखि बेलुका 5:15 सम्म खुला हुन्छन्।
(स्रोत: आवासीय आधारभूत दर्ता ऐन धारा 12 उपधारा 3 (e-Gov कानुन खोज), शिजुओका शहर “आफ्नो र एउटै घरपरिवारका मानिसको निवासी अभिलेखको प्रतिलिपि चाहिँदा”)
आफू नबस्ने नगरपालिकाको काउन्टरबाट पनि लिन सकिन्छ?
आफैँ वा एउटै घरपरिवारका मानिस भए, आफू बस्ने नगरपालिका बाहेकको कार्यालयको काउन्टरबाट पनि निवासी अभिलेखको प्रतिलिपि अनुरोध गर्न सकिन्छ। यसलाई “कोउइकि कोउफु” (広域交付, क्षेत्र बाहिरबाट जारी) भनिन्छ। यस अवस्थामा, माई नम्बर कार्ड आदि काउन्टरमा देखाउनुपर्छ। प्रतिनिधिले अनुरोध गर्न सक्दैन।
क्षेत्र बाहिरबाट जारी हुने निवासी अभिलेखको प्रतिलिपिमा, राख्न सकिने विवरण सीमित हुन सक्छ। चाहिने विवरण भएमा, काउन्टरमा पक्का गर्नुहोस्।
(स्रोत: आवासीय आधारभूत दर्ता ऐन धारा 12-4 (e-Gov कानुन खोज))
तरिका 2: हुलाकबाट लिने
कार्यालय जान नसक्दा, हुलाकबाट अनुरोध गर्न सकिन्छ। सामान्यतया, तलका कुरा खाममा राखेर नगरपालिकाको निवासी अभिलेख हेर्ने शाखामा पठाउनुहोस् (उदाहरण: नागोया शहरको अवस्था)।
- अनुरोध फारम (वेबसाइटबाट डाउनलोड गर्ने। फारम नभएमा, चिठी लेख्ने कागजमा चाहिने कुरा लेख्ने)
- शुल्क: हुलाक कार्यालयमा किन्न सकिने “तेइगाकु कोगावासे” (定額小為替, हुलाकबाट पठाउन सकिने पैसाको प्रमाणपत्र) आदि। साधारण हुलाकमा नगद पठाउन हुलाक ऐनले निषेध गरेको छ
- जवाफ पठाउने खाम: टिकट टाँसेर, आफ्नो ठेगाना र नाम लेखेको खाम। फिर्ता पठाउने ठेगाना सिद्धान्ततः निवासी दर्ता गरिएको ठेगाना हो
- पहिचानको कागजातको प्रतिलिपि (बसोबास कार्डको फोटोकपी आदि)
- प्रतिनिधिले अनुरोध गर्दा, अधिकारपत्र
विदेशी निवासीको हकमा, अनुरोध फारममा राष्ट्रियता・क्षेत्र र बसोबासको हैसियत आदि राख्ने कि नराख्ने भन्ने कुरा पनि लेख्नुहोस्।
आइपुग्न समय लाग्छ। उदाहरण: नागोया शहरले अनुरोध फारम आइपुगेपछि 1 हप्ता जति, र भीड हुने समयमा 2〜3 हप्ता वा बढी लाग्न सक्ने जानकारी दिएको छ। हतार भएमा, काउन्टर वा कन्भिनियन्स स्टोरको सेवा प्रयोग गर्नुहोस्।
(स्रोत: आवासीय आधारभूत दर्ता ऐन धारा 12 उपधारा 7 (e-Gov कानुन खोज), नागोया शहर “अनुरोधका लागि चाहिने कागजात 〈निवासी अभिलेख〉”)
तरिका 3: कन्भिनियन्स स्टोरबाट लिने
प्रयोग गर्ने सर्त
- तपाईं बस्ने नगरपालिकाले कन्भिनियन्स स्टोरबाट प्रमाणपत्र जारी गर्ने सेवा दिएको हुनुपर्छ
- माई नम्बर कार्ड भएको हुनुपर्छ (वा, स्मार्टफोनका लागि इलेक्ट्रोनिक प्रमाणपत्र राखिएको स्मार्टफोन भएको हुनुपर्छ)
- माई नम्बर कार्ड लिँदा तय गरेको पासवर्ड (पिन) थाहा हुनुपर्छ
तपाईं बस्ने नगरपालिकाले यो सेवा दिन्छ कि दिँदैन, र कुन-कुन प्रमाणपत्र लिन सकिन्छ भन्ने कुरा, स्थानीय सरकार सूचना प्रणाली संगठनको “प्रयोग गर्न सकिने नगरपालिका” पेजमा खोज्न सकिन्छ। स्मार्टफोनबाट प्रयोग गर्न सकिन्छ कि सकिँदैन भन्ने कुरा पनि नगरपालिका र पसल अनुसार फरक हुन्छ।
प्रयोग गर्न सकिने समय र ठाउँ
- सिद्धान्ततः हरेक दिन, बिहान 6:30 देखि राति 11:00 सम्म प्रयोग गर्न सकिन्छ। कतिपय नगरपालिकामा समय छोटो हुन सक्छ
- देशभरका धेरैजसो कन्भिनियन्स स्टोर आदिमा भएको “मल्टि कपी मेसिन” (किओस्क टर्मिनल) बाट लिन सकिन्छ। आफू बस्ने नगरपालिका बाहिरको पसलबाट पनि लिन सकिन्छ
मेसिन चलाउने क्रम
- मल्टि कपी मेसिनको स्क्रिनमा “प्रशासनिक सेवा” (行政サービス) थिच्नुहोस्, र प्रयोगसम्बन्धी सावधानीमा सहमति जनाउनुहोस्
- “प्रमाणपत्र जारी” (証明書の交付) छान्नुहोस्
- माई नम्बर कार्ड मेसिनको तोकिएको ठाउँमा राख्नुहोस्
- “तपाईं बस्ने नगरपालिकाको प्रमाणपत्र” (お住まいの市区町村の証明書) छानेर, पासवर्ड (पिन) हाल्नुहोस्
- माई नम्बर कार्ड निकाल्नुहोस् (यसपछि कार्ड प्रयोग नहुने भएकाले, नबिर्सनुहोस्)
- “निवासी अभिलेखको प्रतिलिपि” (住民票の写し) छानेर, आफ्नो मात्र कि घरपरिवारका सबैको, राख्ने विवरण, र प्रति सङ्ख्या छान्नुहोस्
- विवरण जाँचेर, शुल्क हाल्नुहोस्
- छापिएको निवासी अभिलेखको प्रतिलिपि र रसिद लिनुहोस्
स्क्रिनमा देखिने कुरा मेसिन अनुसार अलिकति फरक हुन्छ।
पासवर्ड (पिन) बिर्सेमा?
पासवर्ड थाहा नभएमा, मेसिनमा धेरै पटक प्रयास नगरी, आफू बस्ने नगरपालिकाको काउन्टरमा सोधपुछ गर्नुहोस्। माई नम्बर कार्डबारे जापानमा माई नम्बर र माई नम्बर कार्ड | विदेशी निवासीले जान्नुपर्ने कुरा (प्रयोग हुने अवस्था・आवेदन・म्याद थप・हराएमा) मा व्याख्या गरिएको छ।
(स्रोत: स्थानीय सरकार सूचना प्रणाली संगठन “कन्भिनियन्स स्टोरबाट प्रमाणपत्र जारी भनेको के हो”, ऐ. “सेवा प्रयोग गर्नुअघिको तयारी”, ऐ. “प्रमाणपत्र लिने तरिका”)
समस्या परेमा र प्रायः सोधिने प्रश्नहरू
पुरानो निवासी अभिलेखको प्रतिलिपि प्रयोग गर्न सकिन्छ?
निवासी अभिलेखको प्रतिलिपि बुझाउँदा, जारी भएदेखिको अवधि तोकेका बुझाउने ठाउँ पनि हुन्छन्। नियम बुझाउने ठाउँ अनुसार फरक हुने भएकाले, बुझाउने ठाउँमा पक्का गरेर मात्र लिँदा ढुक्क हुन्छ।
कन्भिनियन्स स्टोरबाट लिएको निवासी अभिलेखको प्रतिलिपि साधारण कागजमा हुन्छ, ठिक छ?
कन्भिनियन्स स्टोरबाट लिएको निवासी अभिलेखको प्रतिलिपि A4 साइजको साधारण कागजमा छापिन्छ। तर त्यसको सट्टा, नक्कली बनाउन वा परिवर्तन गर्न नसकिने गरी विशेष छपाइ गरिएको हुन्छ।
(स्रोत: स्थानीय सरकार सूचना प्रणाली संगठन “कन्भिनियन्स स्टोरबाट प्रमाणपत्र जारी भनेको के हो”)
भर्खरै सरेकाले निवासी अभिलेखको प्रतिलिपि लिन सकिँदैन?
नयाँ ठेगानाको निवासी अभिलेखको प्रतिलिपि, नयाँ ठेगानाको नगरपालिकामा बसाइँसराइ (आगमन) सूचना दिएपछि मात्र लिन सकिन्छ। सर्दा, पहिले बसाइँसराइ (आगमन) सूचना दिनुहोस्। बसाइँसराइ (आगमन) सूचना बस्न सुरु गरेको 14 दिनभित्र दिनुपर्छ।
(स्रोत: आवासीय आधारभूत दर्ता ऐन धारा 22 (e-Gov कानुन खोज))
परिवारलाई आफ्नो सट्टा लिन लगाउन सकिन्छ?
एउटै घरपरिवारका परिवारका सदस्य भए, सामान्यतया अधिकारपत्र बिना अनुरोध गर्न सकिन्छ। घरपरिवार छुट्टै भएका मानिस वा साथी आदिलाई अनुरोध गर्दा, अधिकारपत्र (आफैँले लेखेको “अनुरोध गर्छु” भन्ने कागज) चाहिन्छ। अधिकारपत्रको फारम प्रायः नगरपालिकाको वेबसाइटमा हुन्छ। प्रतिनिधिलाई पनि पहिचानको कागजात चाहिन्छ।
(स्रोत: आवासीय आधारभूत दर्ता ऐन धारा 12 उपधारा 4 (e-Gov कानुन खोज), नागोया शहर “अनुरोधका लागि चाहिने कागजात 〈निवासी अभिलेख〉”)
खोज्ने तरिका
आफू बस्ने नगरपालिकाको वेबसाइटमा “(नगरपालिकाको नाम) 住民票の写し” भनेर खोज्दा, काउन्टरको ठाउँ र समय, शुल्क, र हुलाकबाट अनुरोध गर्ने फारम थाहा हुन्छ। जापानी भाषामा बुझ्न गाह्रो भएमा, नगरपालिकाको विदेशीका लागि परामर्श काउन्टरमा सोध्नुहोस्।
लेख तयार गर्दा हेरिएका प्राथमिक स्रोतहरू
- आवासीय आधारभूत दर्ता ऐन (e-Gov कानुन खोज)
- स्थानीय सरकार सूचना प्रणाली संगठन “कन्भिनियन्स स्टोरबाट प्रमाणपत्र जारी भनेको के हो”
- स्थानीय सरकार सूचना प्रणाली संगठन “सेवा प्रयोग गर्नुअघिको तयारी”
- स्थानीय सरकार सूचना प्रणाली संगठन “प्रमाणपत्र लिने तरिका”
- स्थानीय सरकार सूचना प्रणाली संगठन “प्रयोग गर्न सकिने नगरपालिका”
- शिजुओका शहर “आफ्नो र एउटै घरपरिवारका मानिसको निवासी अभिलेखको प्रतिलिपि चाहिँदा”
- नागोया शहर “अनुरोधका लागि चाहिने कागजात 〈निवासी अभिलेख〉”
यो लेख जापानी भाषाको मूल संस्करणको अनुवाद हो।
