일본에서 주민표 사본 발급받는 법｜관공서 창구·우편·편의점 발급 방법과, 외국인 주민이 선택하는 기재 사항

이 글은 NIPPON VISA & LIFE 편집부가 국가나 지방자치단체 등 공적 기관의 정보를 바탕으로 작성했습니다. 규칙이나 요금은 살고 있는 시구정촌에 따라 다를 수 있습니다.

일본에서 주민표 사본(住民票の写し, 주소 등을 증명하는 서류)은 살고 있는 시구정촌의 관공서 창구, 우편, 또는 편의점 발급(마이넘버카드를 사용해 편의점 기계에서 발급받는 방법)으로 받을 수 있습니다. 발급받기 전에 제출처에 「어떤 항목이 기재되어 있어야 하는지」를 확인해 두면 다시 발급받지 않아도 됩니다.

먼저 결론: 3가지 발급 방법

발급 방법	필요한 것	이런 사람에게 맞음
관공서 창구	청구서(창구에 있음), 본인 확인 서류(재류카드 등), 수수료	평일 낮에 관공서에 갈 수 있는 사람. 대리인에게 부탁하는 사람
우편	청구서, 본인 확인 서류 사본, 수수료(정액소위체 등), 회신용 봉투	관공서에 갈 수 없는 사람. 시간에 여유가 있는 사람
편의점 발급	마이넘버카드(또는 스마트폰용 전자증명서를 넣은 스마트폰), 비밀번호, 수수료	마이넘버카드를 가지고 있는 사람. 밤이나 휴일에 발급받고 싶은 사람

수수료는 시구정촌에 따라 다릅니다. 예: 시즈오카시·나고야시의 주민표 사본은 1통 300엔입니다(2026년 10월 시점 각 시의 홈페이지).

편의점 발급은 살고 있는 시구정촌이 서비스를 제공하는 경우에만 이용할 수 있습니다.

주민표가 만들어지기까지의 흐름(전입신고)은 전입신고와 주민표｜일본에 와서 주소가 정해지면 14일 이내에 시구정촌으로(준비물·절차·이사할 때)에서 설명하고 있습니다. 관공서 절차 전체는 일본에 오면 관공서에서 하는 절차｜전입신고·마이넘버·국민건강보험·국민연금·주민세의 기본에 정리해 두었습니다.

발급받기 전에 확인할 것

누가 청구할 수 있는가

주민표 사본은 다음 사람이 청구할 수 있습니다.

• 본인
• 본인과 같은 세대의 사람(가족 등)
• 본인에게 부탁받은 대리인(위임장이 필요)

같은 주소에 살고 있어도 세대가 다른 사람은 위임장이 필요한 경우가 있습니다(예: 시즈오카시의 경우).

(출처: 주민기본대장법 제12조(e-Gov 법령 검색), 시즈오카시 「본인, 같은 세대인 분의 주민표 사본이 필요할 때」)

「본인만」인가 「세대 전원」인가

주민표 사본에는 자신 1명만 기재된 것과, 세대 전원이 기재된 것이 있습니다. 가족 몫도 필요한지 제출처에 확인하세요.

기재할 항목을 선택한다(외국인 주민의 경우)

외국인 주민의 주민표에는 이름·생년월일·성별·주소 등 외에 국적·지역이 기록되어 있습니다. 중장기 재류자(재류카드를 가지고 있는 사람)의 경우에는 재류자격, 재류기간, 재류기간 만료일, 재류카드 번호 등도 기록되어 있습니다. 특별영주자의 경우에는 특별영주자증명서 번호 등이 기록되어 있습니다.

주민표 사본을 청구할 때, 다음 항목은 따로 요청하지 않으면 기재되지 않는 경우가 있습니다. 필요한 것은 청구서에서 「기재한다」를 선택하세요.

• 세대주의 이름과 관계(세대주에서 본 관계. 「처」「자녀」 등)
• 국적·지역
• 중장기 재류자라는 것, 재류자격, 재류기간, 재류기간 만료일, 재류카드 번호
• 마이넘버(개인번호)
• 주민표 코드

마이넘버가 기재된 주민표 사본은 제출처에서 요구했을 때만 발급받으세요. 편의점 발급으로 받은 주민표 사본에는 주민표 코드가 기재되지 않습니다.

(출처: 주민기본대장법 제12조 제5항·제30조의45·제30조의51(e-Gov 법령 검색), 시즈오카시 「본인, 같은 세대인 분의 주민표 사본이 필요할 때」, 지방공공단체정보시스템기구 「편의점 발급이란」)

방법 1: 관공서 창구에서 발급받기

1. 살고 있는 시구정촌의 관공서(구청·시청, 지소 등)의 주민표 창구에 갑니다
2. 「주민표 사본 등 교부 청구서」를 작성합니다. 창구에 있습니다. 홈페이지에서 양식을 다운로드할 수 있는 시구정촌도 있습니다
3. 청구서와 본인 확인 서류를 창구에 냅니다
4. 수수료를 내고 주민표 사본을 받습니다

본인 확인 서류는 재류카드·마이넘버카드·여권 등 얼굴 사진이 있는 서류라면 1개로 충분한 것이 일반적입니다. 얼굴 사진이 없는 서류(건강보험 자격확인서 등)는 2개가 필요한 경우가 있습니다(예: 시즈오카시·나고야시의 경우).

창구가 열려 있는 시간은 평일 낮이 중심입니다. 예: 시즈오카시의 구청은 월요일부터 금요일(공휴일·연말연시 제외) 오전 8시 30분부터 오후 5시 15분까지입니다.

(출처: 주민기본대장법 제12조 제3항(e-Gov 법령 검색), 시즈오카시 「본인, 같은 세대인 분의 주민표 사본이 필요할 때」)

살고 있지 않은 시구정촌의 창구에서도 발급받을 수 있나?

본인이나 같은 세대의 사람이라면, 살고 있는 시구정촌 이외의 관공서 창구에서도 주민표 사본을 청구할 수 있습니다. 이것을 「광역 교부」라고 합니다. 이때 마이넘버카드 등을 창구에서 보여 줘야 합니다. 대리인은 청구할 수 없습니다.

광역 교부의 주민표 사본에서는 기재할 수 있는 항목이 제한되는 경우가 있습니다. 필요한 항목이 있을 때는 창구에서 확인하세요.

(출처: 주민기본대장법 제12조의4(e-Gov 법령 검색))

방법 2: 우편으로 발급받기

관공서에 갈 수 없을 때는 우편으로 청구할 수 있습니다. 일반적으로 다음 것을 봉투에 넣어 시구정촌의 주민표 담당에게 보냅니다(예: 나고야시의 경우).

1. 청구서(홈페이지에서 다운로드한다. 양식이 없을 때는 편지지에 필요한 사항을 적는다)
2. 수수료: 우체국에서 살 수 있는 「정액소위체」(定額小為替, 데이가쿠코가와세. 우편으로 보낼 수 있는 돈의 증서) 등. 현금을 일반 우편으로 보내는 것은 우편법으로 금지되어 있습니다
3. 회신용 봉투: 우표를 붙이고 자신의 주소와 이름을 적은 것. 반송처는 원칙적으로 주민 등록을 한 주소입니다
4. 본인 확인 서류 사본(재류카드 복사본 등)
5. 대리인이 청구할 때는 위임장

외국인 주민의 경우, 청구서에는 국적·지역이나 재류자격 등을 기재할지도 적습니다.

도착할 때까지 시간이 걸립니다. 예: 나고야시에서는 청구서가 도착한 후 1주일 정도, 붐비는 시기에는 2~3주 이상 걸리는 경우가 있다고 안내하고 있습니다. 급할 때는 창구나 편의점 발급을 이용하세요.

(출처: 주민기본대장법 제12조 제7항(e-Gov 법령 검색), 나고야시 「청구에 필요한 서류〈주민표〉」)

방법 3: 편의점 발급으로 발급받기

이용하기 위한 조건

• 살고 있는 시구정촌이 편의점 발급 서비스를 제공하고 있을 것
• 마이넘버카드를 가지고 있을 것(또는 스마트폰용 전자증명서를 넣은 스마트폰을 가지고 있을 것)
• 마이넘버카드를 받았을 때 정한 비밀번호를 알고 있을 것

살고 있는 시구정촌이 대응하는지, 발급받을 수 있는 증명서의 종류는 지방공공단체정보시스템기구의 「이용할 수 있는 시구정촌」 페이지에서 찾아볼 수 있습니다. 스마트폰으로 이용할 수 있는지도 시구정촌과 점포에 따라 다릅니다.

이용할 수 있는 시간과 장소

• 원칙적으로 매일 오전 6시 30분부터 오후 11시까지 이용할 수 있습니다. 시구정촌에 따라서는 시간이 짧은 경우가 있습니다
• 전국의 많은 편의점 등에 있는 「멀티 복사기」(키오스크 단말기)에서 발급받을 수 있습니다. 살고 있는 시구정촌 이외의 점포에서도 발급받을 수 있습니다

기계 조작의 흐름

1. 멀티 복사기 화면에서 「행정 서비스」를 누르고, 이용상의 주의에 동의합니다
2. 「증명서 교부」를 선택합니다
3. 마이넘버카드를 기계의 정해진 위치에 놓습니다
4. 「살고 있는 시구정촌의 증명서」를 선택하고 비밀번호를 입력합니다
5. 마이넘버카드를 꺼냅니다(이후에는 카드를 사용하지 않으므로 잊지 않도록 합니다)
6. 「주민표 사본」을 선택하고, 본인만인지 세대 전원인지, 기재할 항목, 통수를 선택합니다
7. 내용을 확인하고 수수료를 넣습니다
8. 인쇄된 주민표 사본과 영수증을 받습니다

화면 표시는 기계에 따라 조금 다릅니다.

비밀번호를 잊어버렸다면?

비밀번호를 모를 때는 기계에서 여러 번 시도하지 말고, 살고 있는 시구정촌의 창구에 문의하세요. 마이넘버카드에 대해서는 일본의 마이넘버(개인번호)와 마이넘버카드｜외국인 주민이 알아 둘 것(사용하는 곳·신청·유효기간 연장·잃어버렸을 때)에서 설명하고 있습니다.

(출처: 지방공공단체정보시스템기구 「편의점 발급이란」, 같은 기구 「서비스 이용 전 준비」, 같은 기구 「증명서 취득 방법」)

곤란할 때·자주 묻는 질문

오래된 주민표 사본도 사용할 수 있나?

주민표 사본을 낼 때, 발행한 후의 기간을 정해 둔 제출처가 있습니다. 규칙은 제출처에 따라 다르므로, 제출처에 확인한 후 발급받으면 안심입니다.

편의점에서 발급받은 주민표 사본은 일반 종이인데 괜찮나?

편의점 발급의 주민표 사본은 A4 일반 용지에 인쇄됩니다. 그 대신 위조나 변조를 막기 위한 인쇄가 되어 있습니다.

(출처: 지방공공단체정보시스템기구 「편의점 발급이란」)

막 이사해서 주민표 사본을 발급받을 수 없다?

새 주소의 주민표 사본은 새 주소의 시구정촌에서 전입신고를 한 후에 발급받을 수 있게 됩니다. 이사했을 때는 먼저 전입신고를 하세요. 전입신고는 살기 시작한 날부터 14일 이내입니다.

(출처: 주민기본대장법 제22조(e-Gov 법령 검색))

가족에게 대신 발급받아 달라고 할 수 있나?

같은 세대의 가족이라면 위임장 없이 청구할 수 있는 것이 일반적입니다. 세대가 다른 사람이나 친구 등에게 부탁할 때는 위임장(본인이 쓴 「부탁합니다」라는 서류)이 필요합니다. 위임장 양식은 시구정촌 홈페이지에 있는 경우가 많습니다. 대리인도 본인 확인 서류가 필요합니다.

(출처: 주민기본대장법 제12조 제4항(e-Gov 법령 검색), 나고야시 「청구에 필요한 서류〈주민표〉」)

찾아보는 방법

살고 있는 시구정촌 홈페이지에서 「(시구정촌 이름) 住民票の写し」라고 검색하면 창구의 장소와 시간, 수수료, 우편 청구서 양식을 알 수 있습니다. 일본어로 이해하기 어려울 때는 시구정촌의 외국인용 상담 창구에 물어보세요.

기사 작성에 참고한 1차 정보

• 주민기본대장법(e-Gov 법령 검색)
• 지방공공단체정보시스템기구 「편의점 발급이란」
• 지방공공단체정보시스템기구 「서비스 이용 전 준비」
• 지방공공단체정보시스템기구 「증명서 취득 방법」
• 지방공공단체정보시스템기구 「이용할 수 있는 시구정촌」
• 시즈오카시 「본인, 같은 세대인 분의 주민표 사본이 필요할 때」
• 나고야시 「청구에 필요한 서류〈주민표〉」