บทความนี้จัดทำโดยกองบรรณาธิการ NIPPON VISA & LIFE โดยอ้างอิงข้อมูลจากหน่วยงานภาครัฐ เช่น รัฐบาลญี่ปุ่นและองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น กฎและค่าธรรมเนียมอาจแตกต่างกันไปตามเทศบาลที่คุณอาศัยอยู่
ในญี่ปุ่น สำเนาทะเบียนผู้พักอาศัย (住民票の写し เอกสารรับรองที่อยู่ เป็นต้น) ขอได้ที่เคาน์เตอร์ของสำนักงานเทศบาลที่คุณอาศัยอยู่ ทางไปรษณีย์ หรือการออกเอกสารที่ร้านสะดวกซื้อ (コンビニ交付 วิธีใช้บัตรมายนัมเบอร์ขอเอกสารจากเครื่องในร้านสะดวกซื้อ) ก่อนขอ ถ้าตรวจสอบกับหน่วยงานที่จะยื่นเอกสารไว้ก่อนว่า “ต้องมีรายการใดแสดงอยู่บ้าง” ก็จะไม่ต้องไปขอใหม่
สรุปก่อน: วิธีขอ 3 แบบ
| วิธีขอ | สิ่งที่ต้องใช้ | เหมาะกับใคร |
|---|---|---|
| เคาน์เตอร์สำนักงานเทศบาล | แบบคำขอ (มีที่เคาน์เตอร์) เอกสารยืนยันตัวตน (บัตรไซริวการ์ด เป็นต้น) ค่าธรรมเนียม | คนที่ไปสำนักงานเทศบาลได้ในเวลากลางวันวันธรรมดา คนที่ให้ผู้แทนไปขอแทน |
| ไปรษณีย์ | แบบคำขอ สำเนาเอกสารยืนยันตัวตน ค่าธรรมเนียม (ธนาณัติราคาคงที่ เป็นต้น) ซองจดหมายตอบกลับ | คนที่ไปสำนักงานเทศบาลไม่ได้ คนที่มีเวลาพอ |
| การออกเอกสารที่ร้านสะดวกซื้อ | บัตรมายนัมเบอร์ (หรือสมาร์ตโฟนที่ใส่ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์สำหรับสมาร์ตโฟนไว้) รหัสผ่าน ค่าธรรมเนียม | คนที่มีบัตรมายนัมเบอร์ คนที่อยากขอตอนกลางคืนหรือวันหยุด |
ค่าธรรมเนียมแตกต่างกันไปตามเทศบาล ตัวอย่าง: สำเนาทะเบียนผู้พักอาศัยของเมืองชิซูโอกะและเมืองนาโงยะ ฉบับละ 300 เยน (ตามเว็บไซต์ของแต่ละเมือง ณ เดือนตุลาคม 2026)
การออกเอกสารที่ร้านสะดวกซื้อใช้ได้เฉพาะเมื่อเทศบาลที่คุณอาศัยอยู่ให้บริการนี้เท่านั้น
ขั้นตอนจนได้ทะเบียนผู้พักอาศัย (การแจ้งย้ายเข้า) อธิบายไว้ที่ การแจ้งย้ายเข้าและทะเบียนผู้พักอาศัย｜เมื่อมาญี่ปุ่นและได้ที่อยู่แล้ว ให้ไปที่สำนักงานเทศบาลภายใน 14 วัน (สิ่งที่ต้องนำไป ขั้นตอน และเมื่อย้ายบ้าน) ส่วนขั้นตอนทั้งหมดที่สำนักงานเทศบาลรวบรวมไว้ที่ ขั้นตอนที่ต้องทำที่สำนักงานเทศบาลเมื่อมาถึงญี่ปุ่น｜พื้นฐานเรื่องการแจ้งย้ายเข้า มายนัมเบอร์ ประกันสุขภาพแห่งชาติ เงินบำนาญแห่งชาติ และภาษีผู้พักอาศัย
สิ่งที่ต้องตรวจสอบก่อนขอ
ใครขอได้บ้าง
สำเนาทะเบียนผู้พักอาศัย คนต่อไปนี้ขอได้
- ตัวคุณเอง
- คนที่อยู่ในครัวเรือนเดียวกับคุณ (ครอบครัว เป็นต้น)
- ผู้แทนที่คุณมอบหมาย (ต้องมีหนังสือมอบอำนาจ)
แม้จะอาศัยอยู่ที่อยู่เดียวกัน แต่ถ้าอยู่คนละครัวเรือน อาจต้องมีหนังสือมอบอำนาจ (ตัวอย่าง: กรณีของเมืองชิซูโอกะ)
(แหล่งที่มา: กฎหมายทะเบียนราษฎรพื้นฐาน มาตรา 12 (e-Gov ค้นหากฎหมาย), เมืองชิซูโอกะ “เมื่อต้องการสำเนาทะเบียนผู้พักอาศัยของตัวเองหรือคนในครัวเรือนเดียวกัน”)
“เฉพาะตัวเอง” หรือ “ทุกคนในครัวเรือน”
สำเนาทะเบียนผู้พักอาศัยมีแบบที่แสดงเฉพาะตัวคุณคนเดียว และแบบที่แสดงทุกคนในครัวเรือน โปรดตรวจสอบกับหน่วยงานที่จะยื่นว่าต้องมีของครอบครัวด้วยหรือไม่
เลือกรายการที่จะให้แสดง (กรณีผู้พักอาศัยชาวต่างชาติ)
ทะเบียนผู้พักอาศัยของผู้พักอาศัยชาวต่างชาติ นอกจากชื่อ วันเกิด เพศ ที่อยู่ เป็นต้นแล้ว ยังบันทึกสัญชาติ・ภูมิภาคไว้ด้วย สำหรับผู้พำนักระยะกลางถึงระยะยาว (คนที่มีบัตรไซริวการ์ด) ยังบันทึกสถานภาพการพำนัก ระยะเวลาการพำนัก วันสิ้นสุดระยะเวลาการพำนัก และหมายเลขบัตรไซริวการ์ด เป็นต้นด้วย สำหรับผู้พำนักถาวรกรณีพิเศษ จะบันทึกหมายเลขใบรับรองผู้พำนักถาวรกรณีพิเศษ เป็นต้น
เมื่อขอสำเนาทะเบียนผู้พักอาศัย รายการต่อไปนี้อาจไม่แสดงถ้าไม่ได้ขอเป็นพิเศษ รายการที่ต้องการ ให้เลือก “แสดง” ในแบบคำขอ
- ชื่อหัวหน้าครัวเรือนและความสัมพันธ์ (ความสัมพันธ์เมื่อมองจากหัวหน้าครัวเรือน เช่น “ภรรยา” “บุตร”)
- สัญชาติ・ภูมิภาค
- การเป็นผู้พำนักระยะกลางถึงระยะยาว สถานภาพการพำนัก ระยะเวลาการพำนัก วันสิ้นสุดระยะเวลาการพำนัก หมายเลขบัตรไซริวการ์ด
- มายนัมเบอร์ (หมายเลขประจำตัว)
- รหัสทะเบียนผู้พักอาศัย
สำเนาทะเบียนผู้พักอาศัยที่แสดงมายนัมเบอร์ ควรขอเฉพาะเมื่อหน่วยงานที่จะยื่นขอให้มีเท่านั้น สำเนาทะเบียนผู้พักอาศัยที่ขอจากร้านสะดวกซื้อจะไม่แสดงรหัสทะเบียนผู้พักอาศัย
(แหล่งที่มา: กฎหมายทะเบียนราษฎรพื้นฐาน มาตรา 12 วรรค 5・มาตรา 30-45・มาตรา 30-51 (e-Gov ค้นหากฎหมาย), เมืองชิซูโอกะ “เมื่อต้องการสำเนาทะเบียนผู้พักอาศัยของตัวเองหรือคนในครัวเรือนเดียวกัน”, องค์กรระบบสารสนเทศสำหรับองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น “การออกเอกสารที่ร้านสะดวกซื้อคืออะไร”)
วิธีที่ 1: ขอที่เคาน์เตอร์สำนักงานเทศบาล
- ไปที่เคาน์เตอร์ทะเบียนผู้พักอาศัยของสำนักงานเทศบาลที่คุณอาศัยอยู่ (สำนักงานเขต สำนักงานเมือง สำนักงานสาขา เป็นต้น)
- กรอก “แบบคำขอออกสำเนาทะเบียนผู้พักอาศัย ฯลฯ” (住民票の写し等交付請求書) ซึ่งมีที่เคาน์เตอร์ บางเทศบาลให้ดาวน์โหลดแบบฟอร์มจากเว็บไซต์ได้
- ยื่นแบบคำขอและเอกสารยืนยันตัวตนที่เคาน์เตอร์
- จ่ายค่าธรรมเนียม แล้วรับสำเนาทะเบียนผู้พักอาศัย
เอกสารยืนยันตัวตน โดยทั่วไปถ้าเป็นเอกสารที่มีรูปถ่ายใบหน้า เช่น บัตรไซริวการ์ด บัตรมายนัมเบอร์ หนังสือเดินทาง ใช้เพียง 1 อย่างก็พอ เอกสารที่ไม่มีรูปถ่ายใบหน้า (เช่น ใบยืนยันสิทธิ์ประกันสุขภาพ) อาจต้องใช้ 2 อย่าง (ตัวอย่าง: กรณีของเมืองชิซูโอกะและเมืองนาโงยะ)
เวลาเปิดเคาน์เตอร์ส่วนใหญ่เป็นเวลากลางวันของวันธรรมดา ตัวอย่าง: สำนักงานเขตของเมืองชิซูโอกะ เปิดวันจันทร์ถึงวันศุกร์ (ยกเว้นวันหยุดนักขัตฤกษ์และช่วงสิ้นปีถึงต้นปี) เวลา 8 นาฬิกา 30 นาที ถึง 17 นาฬิกา 15 นาที
(แหล่งที่มา: กฎหมายทะเบียนราษฎรพื้นฐาน มาตรา 12 วรรค 3 (e-Gov ค้นหากฎหมาย), เมืองชิซูโอกะ “เมื่อต้องการสำเนาทะเบียนผู้พักอาศัยของตัวเองหรือคนในครัวเรือนเดียวกัน”)
ขอที่เคาน์เตอร์ของเทศบาลที่ไม่ได้อาศัยอยู่ได้ไหม?
ถ้าเป็นตัวคุณเองหรือคนในครัวเรือนเดียวกัน ก็ขอสำเนาทะเบียนผู้พักอาศัยที่เคาน์เตอร์ของสำนักงานเทศบาลอื่นที่ไม่ใช่เทศบาลที่อาศัยอยู่ได้ เรียกว่า “การออกเอกสารข้ามเขต” (広域交付) ในกรณีนี้ต้องแสดงบัตรมายนัมเบอร์ เป็นต้น ที่เคาน์เตอร์ ผู้แทนขอไม่ได้
สำเนาทะเบียนผู้พักอาศัยที่ออกแบบข้ามเขต อาจแสดงรายการได้จำกัด ถ้ามีรายการที่ต้องการ โปรดตรวจสอบที่เคาน์เตอร์
(แหล่งที่มา: กฎหมายทะเบียนราษฎรพื้นฐาน มาตรา 12-4 (e-Gov ค้นหากฎหมาย))
วิธีที่ 2: ขอทางไปรษณีย์
เมื่อไปสำนักงานเทศบาลไม่ได้ ขอทางไปรษณีย์ได้ โดยทั่วไปให้ใส่สิ่งต่อไปนี้ในซองจดหมาย แล้วส่งไปที่ฝ่ายทะเบียนผู้พักอาศัยของเทศบาล (ตัวอย่าง: กรณีของเมืองนาโงยะ)
- แบบคำขอ (ดาวน์โหลดจากเว็บไซต์ ถ้าไม่มีแบบฟอร์ม ให้เขียนข้อมูลที่จำเป็นลงในกระดาษเขียนจดหมาย)
- ค่าธรรมเนียม: เช่น “ธนาณัติราคาคงที่” (定額小為替 เทงาคุโคงาวาเสะ เอกสารแทนเงินที่ส่งทางไปรษณีย์ได้) ที่ซื้อได้ที่ที่ทำการไปรษณีย์ การส่งเงินสดทางไปรษณีย์ธรรมดาเป็นสิ่งที่กฎหมายไปรษณีย์ห้าม
- ซองจดหมายตอบกลับ: ติดแสตมป์ และเขียนที่อยู่และชื่อของตัวเอง โดยหลักแล้ว ที่อยู่ส่งกลับคือที่อยู่ที่ลงทะเบียนผู้พักอาศัยไว้
- สำเนาเอกสารยืนยันตัวตน (สำเนาบัตรไซริวการ์ด เป็นต้น)
- เมื่อผู้แทนเป็นผู้ขอ ต้องมีหนังสือมอบอำนาจ
สำหรับผู้พักอาศัยชาวต่างชาติ ในแบบคำขอต้องเขียนด้วยว่าจะให้แสดงสัญชาติ・ภูมิภาค หรือสถานภาพการพำนัก เป็นต้น หรือไม่
ต้องใช้เวลากว่าจะได้รับ ตัวอย่าง: เมืองนาโงยะแจ้งว่า หลังจากได้รับแบบคำขอแล้วใช้เวลาประมาณ 1 สัปดาห์ และในช่วงที่มีคนขอมาก อาจใช้เวลา 2〜3 สัปดาห์ขึ้นไป ถ้ารีบ ให้ใช้เคาน์เตอร์หรือการออกเอกสารที่ร้านสะดวกซื้อ
(แหล่งที่มา: กฎหมายทะเบียนราษฎรพื้นฐาน มาตรา 12 วรรค 7 (e-Gov ค้นหากฎหมาย), เมืองนาโงยะ “เอกสารที่จำเป็นสำหรับการขอ (ทะเบียนผู้พักอาศัย)”)
วิธีที่ 3: ขอที่ร้านสะดวกซื้อ
เงื่อนไขในการใช้
- เทศบาลที่คุณอาศัยอยู่ให้บริการออกเอกสารที่ร้านสะดวกซื้อ
- มีบัตรมายนัมเบอร์ (หรือมีสมาร์ตโฟนที่ใส่ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์สำหรับสมาร์ตโฟนไว้)
- รู้รหัสผ่านที่ตั้งไว้ตอนรับบัตรมายนัมเบอร์
เทศบาลที่คุณอาศัยอยู่ให้บริการหรือไม่ และขอเอกสารรับรองประเภทใดได้บ้าง ค้นหาได้ที่หน้า “เทศบาลที่ใช้บริการได้” ขององค์กรระบบสารสนเทศสำหรับองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น ส่วนจะใช้สมาร์ตโฟนได้หรือไม่ ก็แตกต่างกันไปตามเทศบาลและร้าน
เวลาและสถานที่ที่ใช้ได้
- โดยหลักแล้วใช้ได้ทุกวัน เวลา 6 นาฬิกา 30 นาที ถึง 23 นาฬิกา บางเทศบาลอาจให้บริการในเวลาที่สั้นกว่านี้
- ขอได้จาก “เครื่องถ่ายเอกสารอเนกประสงค์” (マルチコピー機 เครื่องคีออสก์) ที่มีอยู่ในร้านสะดวกซื้อจำนวนมากทั่วประเทศ เป็นต้น ร้านที่อยู่นอกเทศบาลที่คุณอาศัยอยู่ก็ขอได้
ขั้นตอนการใช้เครื่อง
- ที่หน้าจอของเครื่องถ่ายเอกสารอเนกประสงค์ กด “บริการภาครัฐ” (行政サービス) แล้วยอมรับข้อควรระวังในการใช้
- เลือก “การออกเอกสารรับรอง” (証明書の交付)
- วางบัตรมายนัมเบอร์ไว้ในตำแหน่งที่กำหนดของเครื่อง
- เลือก “เอกสารรับรองของเทศบาลที่คุณอาศัยอยู่” แล้วใส่รหัสผ่าน
- หยิบบัตรมายนัมเบอร์ออก (หลังจากนี้ไม่ต้องใช้บัตรแล้ว ระวังอย่าลืมบัตรไว้)
- เลือก “สำเนาทะเบียนผู้พักอาศัย” (住民票の写し) แล้วเลือกว่าจะเอาเฉพาะตัวเองหรือทุกคนในครัวเรือน รายการที่จะให้แสดง และจำนวนฉบับ
- ตรวจสอบเนื้อหา แล้วใส่เงินค่าธรรมเนียม
- รับสำเนาทะเบียนผู้พักอาศัยที่พิมพ์ออกมาและใบเสร็จ
ข้อความบนหน้าจออาจแตกต่างกันเล็กน้อยตามเครื่อง
ถ้าลืมรหัสผ่าน?
เมื่อจำรหัสผ่านไม่ได้ อย่าลองใส่ที่เครื่องหลาย ๆ ครั้ง ให้สอบถามที่เคาน์เตอร์ของเทศบาลที่คุณอาศัยอยู่ เรื่องบัตรมายนัมเบอร์อธิบายไว้ที่ มายนัมเบอร์และบัตรมายนัมเบอร์ในญี่ปุ่น｜สิ่งที่ผู้พักอาศัยชาวต่างชาติควรรู้ (กรณีที่ต้องใช้ การยื่นขอ การต่ออายุบัตร และเมื่อบัตรหาย)
(แหล่งที่มา: องค์กรระบบสารสนเทศสำหรับองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น “การออกเอกสารที่ร้านสะดวกซื้อคืออะไร”, องค์กรเดียวกัน “การเตรียมตัวก่อนใช้บริการ”, องค์กรเดียวกัน “วิธีขอเอกสารรับรอง”)
เมื่อมีปัญหา・คำถามที่พบบ่อย
สำเนาทะเบียนผู้พักอาศัยที่ออกมานานแล้วใช้ได้ไหม?
บางหน่วยงานกำหนดระยะเวลานับจากวันที่ออกเอกสาร เมื่อยื่นสำเนาทะเบียนผู้พักอาศัย กฎแตกต่างกันไปตามหน่วยงานที่จะยื่น จึงควรตรวจสอบกับหน่วยงานนั้นก่อนไปขอ จะได้อุ่นใจ
สำเนาทะเบียนผู้พักอาศัยที่ขอจากร้านสะดวกซื้อเป็นกระดาษธรรมดา ใช้ได้ไหม?
สำเนาทะเบียนผู้พักอาศัยที่ออกจากร้านสะดวกซื้อจะพิมพ์บนกระดาษธรรมดาขนาด A4 แต่มีการพิมพ์แบบพิเศษเพื่อป้องกันการปลอมแปลงหรือการแก้ไข
(แหล่งที่มา: องค์กรระบบสารสนเทศสำหรับองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น “การออกเอกสารที่ร้านสะดวกซื้อคืออะไร”)
เพิ่งย้ายบ้าน ขอสำเนาทะเบียนผู้พักอาศัยไม่ได้?
สำเนาทะเบียนผู้พักอาศัยของที่อยู่ใหม่ จะขอได้หลังจากทำการแจ้งย้ายเข้าที่เทศบาลของที่อยู่ใหม่แล้ว เมื่อย้ายบ้าน ให้ทำการแจ้งย้ายเข้าก่อน การแจ้งย้ายเข้าต้องทำภายใน 14 วันนับจากวันที่เริ่มอาศัยอยู่
(แหล่งที่มา: กฎหมายทะเบียนราษฎรพื้นฐาน มาตรา 22 (e-Gov ค้นหากฎหมาย))
ให้ครอบครัวไปขอแทนได้ไหม?
ถ้าเป็นครอบครัวที่อยู่ในครัวเรือนเดียวกัน โดยทั่วไปขอได้โดยไม่ต้องมีหนังสือมอบอำนาจ ถ้าให้คนที่อยู่คนละครัวเรือนหรือเพื่อน เป็นต้น ไปขอแทน ต้องมีหนังสือมอบอำนาจ (เอกสารที่ตัวคุณเองเขียนว่า “ขอมอบหมาย”) แบบฟอร์มหนังสือมอบอำนาจมักมีอยู่ในเว็บไซต์ของเทศบาล ผู้แทนก็ต้องมีเอกสารยืนยันตัวตนด้วย
(แหล่งที่มา: กฎหมายทะเบียนราษฎรพื้นฐาน มาตรา 12 วรรค 4 (e-Gov ค้นหากฎหมาย), เมืองนาโงยะ “เอกสารที่จำเป็นสำหรับการขอ (ทะเบียนผู้พักอาศัย)”)
วิธีค้นหาข้อมูล
ถ้าค้นหาในเว็บไซต์ของเทศบาลที่คุณอาศัยอยู่ด้วยคำว่า “(ชื่อเทศบาล) 住民票の写し” จะรู้ที่ตั้งและเวลาเปิดของเคาน์เตอร์ ค่าธรรมเนียม และแบบคำขอสำหรับขอทางไปรษณีย์ ถ้าภาษาญี่ปุ่นไม่เข้าใจ ลองสอบถามที่ช่องทางปรึกษาสำหรับชาวต่างชาติของเทศบาล
ข้อมูลปฐมภูมิที่ใช้อ้างอิงในการเขียนบทความ
- กฎหมายทะเบียนราษฎรพื้นฐาน (e-Gov ค้นหากฎหมาย)
- องค์กรระบบสารสนเทศสำหรับองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น “การออกเอกสารที่ร้านสะดวกซื้อคืออะไร”
- องค์กรระบบสารสนเทศสำหรับองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น “การเตรียมตัวก่อนใช้บริการ”
- องค์กรระบบสารสนเทศสำหรับองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น “วิธีขอเอกสารรับรอง”
- องค์กรระบบสารสนเทศสำหรับองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น “เทศบาลที่ใช้บริการได้”
- เมืองชิซูโอกะ “เมื่อต้องการสำเนาทะเบียนผู้พักอาศัยของตัวเองหรือคนในครัวเรือนเดียวกัน”
- เมืองนาโงยะ “เอกสารที่จำเป็นสำหรับการขอ (ทะเบียนผู้พักอาศัย)”
บทความนี้เป็นการแปลจากต้นฉบับภาษาญี่ปุ่น
