Cách viết Kế hoạch hỗ trợ Kỹ năng đặc định số 1 tại Nhật Bản｜Giải thích từng mục theo mẫu ghi chép: ủy thác toàn bộ và tự hỗ trợ

Kế hoạch hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định số 1 (特定技能1号) (Mẫu tham khảo số 1-17) là giấy tờ nộp khi xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (在留資格認定証明書交付申請) (chứng nhận) và khi xin phép thay đổi tư cách lưu trú (在留資格変更許可申請) (thay đổi). Từ ngày 1/4/2025, đã thêm mục (V) để kiểm tra và ghi các chính sách chung sống của thành phố, quận, thị trấn, làng. Chi phí hỗ trợ bắt buộc, kể cả phí ủy thác cho tổ chức hỗ trợ đăng ký, không được bắt người nước ngoài chịu.

Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (ISA) công bố mẫu đơn và 3 loại mẫu ghi chép (ủy thác toàn bộ, tự hỗ trợ, nhiều người). Có thể viết dựa vào mẫu ghi chép, nhưng thường dễ băn khoăn ở 4 điểm sau.

• Các mục cần viết thay đổi tùy theo việc ủy thác toàn bộ hỗ trợ cho tổ chức hỗ trợ đăng ký hay công ty tự hỗ trợ
• Cách ghi “Dự định thực hiện” và “Có ủy thác hay không” trong nội dung hỗ trợ (IV)
• Giải thích chi phí nhà ở, phỏng vấn trực tuyến, mục chính sách chung sống
• Lập bản tiếng Nhật và bản dịch, và chữ ký của người lao động

Cách viết hợp đồng lao động và bản điều kiện lao động được giải thích trong một bài viết khác.

Nội dung đã được kiểm tra ngày 12/10/2026 theo mẫu đơn, mẫu ghi chép và hướng dẫn vận hành của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (ISA).

Kiểm tra trước: Kế hoạch hỗ trợ được lập khi nào, do ai lập và dùng như thế nào

Kế hoạch hỗ trợ do công ty tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng đặc định số 1 (cơ quan tiếp nhận Kỹ năng đặc định) lập. Ngay cả khi ủy thác toàn bộ hỗ trợ cho tổ chức hỗ trợ đăng ký, chủ thể lập kế hoạch vẫn là công ty. Tổ chức hỗ trợ đăng ký có thể hỗ trợ việc lập khi cần.

Trong bảng danh sách (Bảng 1, sửa đổi ngày 1/10/2026), kế hoạch hỗ trợ cần có “chữ ký của người nộp đơn” và “được viết bằng ngôn ngữ mà người nộp đơn có thể hiểu đầy đủ”. Bảng 1 cho gia hạn không có mục kế hoạch hỗ trợ.

Các hỗ trợ đã viết trong kế hoạch thì có nghĩa vụ thực hiện. Hỗ trợ bắt buộc phải viết tất cả và thực hiện tất cả. Hỗ trợ tùy chọn, không bắt buộc, nếu đã viết vào kế hoạch thì cũng phát sinh nghĩa vụ thực hiện. Tuy nhiên, với người chuyển từ Thực tập kỹ năng số 2 v.v., những hỗ trợ rõ ràng không cần thiết xét theo tình hình thì được loại trừ.

Mẫu đơn là file Excel, có trong “Danh sách mẫu đơn xin và thông báo liên quan đến Kỹ năng đặc định” của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú. Về nguyên tắc, không cần đóng dấu trên giấy tờ xin. Ví dụ về toàn bộ giấy tờ của một hồ sơ, hãy xem bài viết sau.

→ Danh sách hồ sơ cần thiết cho Kỹ năng đặc định “Điều dưỡng” | Giấy tờ đính kèm và nơi nộp cho từng loại: cấp chứng nhận, thay đổi, gia hạn [Bản 2026](https://kisaragi-office.com/immigration_journal/vi/archives/5170)

(Nguồn: Danh sách mẫu đơn xin và thông báo liên quan đến Kỹ năng đặc định, Bảng 1 (dùng cho chứng nhận, sửa đổi ngày 1/10/2026), Bảng 1 (dùng cho thay đổi, sửa đổi ngày 1/10/2026), Bảng 1 (dùng cho gia hạn, sửa đổi ngày 1/10/2026), Hướng dẫn vận hành về hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định số 1, Hướng dẫn vận hành về tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng đặc định)

Sự khác nhau về các mục cần viết giữa ủy thác toàn bộ và tự hỗ trợ

Mẫu đơn gồm I Người được hỗ trợ, II Cơ quan tiếp nhận Kỹ năng đặc định, III Tổ chức hỗ trợ đăng ký, IV Nội dung hỗ trợ, V Chính sách chung sống, và phần ký tên ở cuối. Tùy theo ủy thác toàn bộ hay tự hỗ trợ, các mục cần viết thay đổi như sau.

Trang 1 của mẫu đơn như hình dưới đây. II 4 là mục chỉ viết khi tự hỗ trợ.

Khi ủy thác toàn bộ (III)

Ở III, viết thông tin của tổ chức hỗ trợ đăng ký được ủy thác: số đăng ký, ngày đăng ký, tên, địa chỉ, người đại diện, văn phòng thực hiện hỗ trợ, người chịu trách nhiệm hỗ trợ, số người phụ trách hỗ trợ v.v. Mẫu ghi chép hướng dẫn ghi ngày đăng ký là “ngày dự định bắt đầu công việc hỗ trợ” trong sổ đăng ký.

Mục III như hình dưới đây. 1・2 là số đăng ký và ngày đăng ký, 3〜6 là tên, địa chỉ, người đại diện, văn phòng thực hiện hỗ trợ, 7 là người chịu trách nhiệm hỗ trợ, số người phụ trách hỗ trợ v.v.

Tổ chức hỗ trợ đăng ký không được ủy thác lại cho người khác phần hỗ trợ đã được ủy thác. Vì vậy, “Có ủy thác hay không” ở IV đều là “Không”. Cũng không được chia toàn bộ hỗ trợ ra để ủy thác cho nhiều tổ chức hỗ trợ đăng ký.

Khi tự hỗ trợ (II 4)

Ở II 4, viết họ tên và chức vụ của người chịu trách nhiệm hỗ trợ, số người phụ trách hỗ trợ, có tính trung lập của hỗ trợ hay không v.v. Tính trung lập nghĩa là người chịu trách nhiệm hỗ trợ và người phụ trách hỗ trợ không ở vị trí chỉ đạo, ra lệnh cho người được hỗ trợ.

Để tự hỗ trợ, công ty cần đáp ứng tiêu chuẩn về hệ thống hỗ trợ. Ví dụ: có thành tích tiếp nhận đúng cách người nước ngoài có tư cách lao động v.v. trong 2 năm qua, và chọn người chịu trách nhiệm hỗ trợ cùng ít nhất 1 người phụ trách hỗ trợ cho mỗi cơ sở. Giấy tờ chứng minh tiêu chuẩn được nộp theo một bảng danh sách khác (Bảng 2). Chỉ những công ty đáp ứng tiêu chuẩn này mới được ủy thác một phần hỗ trợ ra bên ngoài.

Mục I và hồ sơ nhiều người

Ở I, viết họ tên, giới tính, ngày sinh, quốc tịch. Khi nộp đơn cùng lúc cho những người có cùng nội dung hỗ trợ, có thể ghi “theo danh sách đính kèm” ở ô họ tên và đính kèm danh sách. Danh sách cần có ô ngày ký và chữ ký. Ngay cả trong trường hợp này, vẫn phải giao kế hoạch cho tất cả mọi người.

(Nguồn: Mẫu tham khảo số 1-17 (mẫu đơn), Mẫu ghi chép: ủy thác toàn bộ, Mẫu ghi chép: tự hỗ trợ, Mẫu ghi chép: nhiều người, Hướng dẫn vận hành về tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng đặc định, Hướng dẫn vận hành về hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định số 1)

Cách viết chung cho các mục IV Nội dung hỗ trợ

Các mục IV 1〜9 đều có dạng điền “Dự định thực hiện”, “Có ủy thác hay không” và “Người phụ trách” (ô phương pháp thực hiện có ở 1〜4 và 9). Trang của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú tính hỗ trợ bắt buộc thành 10 hạng mục. Sự tương ứng với 9 mục của mẫu đơn như sau.

Hình dưới đây dùng trang IV 1 (hướng dẫn trước) để chỉ vị trí các ô. A Dự định thực hiện, B Có ủy thác hay không, C Người phụ trách (khi ủy thác một phần là bên nhận ủy thác), E ô ghi tự do có ở mọi mục. D Phương pháp thực hiện có ở 1〜4 và 9, F Ngôn ngữ thực hiện có ở các mục 1, 4, 6, 9.

Dự định thực hiện: “Có” ghi thời điểm, “Không” ghi lý do

Nếu “Có”, ghi ngắn gọn thời điểm thực hiện. Nếu “Không”, ghi lý do không thực hiện trong ngoặc. Lý do phải là sự việc cụ thể cho thấy không cần thiết. Ví dụ:

• Có (trong vòng 1 tuần sau khi được phép thay đổi tư cách lưu trú)
• Không (vì đang lưu trú tại Nhật và không có dự định nhập cảnh)
• Không (vì đã mở tài khoản đứng tên bản thân và sẽ tiếp tục sử dụng)
• Không (vì công ty chúng tôi không có giấy phép hay thông báo kinh doanh giới thiệu việc làm)

Ô “Có ủy thác hay không” và ô người phụ trách

“Có ủy thác hay không” chỉ ghi “Có” khi công ty ủy thác một phần hỗ trợ cho bên thứ ba. Trường hợp công ty tự làm và trường hợp ủy thác toàn bộ cho tổ chức hỗ trợ đăng ký thì ghi “Không”.

Ở ô người phụ trách, khi tự hỗ trợ và khi ủy thác toàn bộ, ghi họ tên và chức vụ của người phụ trách hỗ trợ. Khi ủy thác một phần, ghi tên và địa chỉ của bên nhận ủy thác. Ở IV 9, ghi người chịu trách nhiệm hỗ trợ hoặc người phụ trách hỗ trợ.

Ngôn ngữ thực hiện và ô ghi tự do

Ô ngôn ngữ thực hiện có ở IV 1, 4, 6, 9. 4 mục này (mục 9 là phần phỏng vấn) phải được thực hiện bằng ngôn ngữ mà người lao động có thể hiểu đầy đủ. Khi người không phải người phụ trách hỗ trợ làm phiên dịch, ghi cả nơi làm việc và họ tên của người phiên dịch.

Ở ô ghi tự do, viết các hỗ trợ tùy chọn và hỗ trợ dựa trên chính sách chung sống. Các hỗ trợ đã viết sẽ phát sinh nghĩa vụ thực hiện.

(Nguồn: Về hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định số 1 và tổ chức hỗ trợ đăng ký, Mẫu tham khảo số 1-17 (mẫu đơn), Mẫu ghi chép: ủy thác toàn bộ, Hướng dẫn vận hành về hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định số 1)

Điểm chính của từng mục IV 1〜9

Bảng dưới đây tổng hợp cùng với mức thời gian và số lần được ghi trong hướng dẫn vận hành.

1 Hướng dẫn trước

Hướng dẫn trước được thực hiện trước khi nộp đơn xin chứng nhận (người đang ở Nhật thì trước khi nộp đơn xin thay đổi). Thực hiện trực tiếp hoặc qua gọi video v.v. sau khi xác nhận danh tính. Chỉ gửi giấy tờ qua bưu điện hay email thì không được chấp nhận. Khi chuyển việc và thay đổi sang Kỹ năng đặc định số 1, cũng cần thực hiện lại.

→ Thủ tục chuyển việc khi có tư cách Kỹ năng đặc định｜Quy trình thay đổi tư cách lưu trú, thời gian thẩm tra, có được làm việc trong khi đang nộp hồ sơ không?

Theo hướng dẫn, cần thực hiện khoảng 3 giờ. Ngay cả khi cùng công ty tiếp tục thuê thực tập sinh kỹ năng v.v., nếu dưới 1 giờ thì không được coi là đã thực hiện đúng cách. Sau khi thực hiện, cho người lao động ký vào bản xác nhận hướng dẫn trước (Mẫu tham khảo số 5-9) và lưu tại văn phòng thực hiện hỗ trợ.

2 Đưa đón khi xuất nhập cảnh

Khi nhập cảnh, đưa đón giữa sân bay v.v. và cơ sở làm việc (hoặc nhà ở). Khi xuất cảnh, đi cùng đến trước khu kiểm tra an ninh của sân bay. Khi người đang ở Nhật thay đổi tư cách, việc đưa đón khi nhập cảnh không thuộc đối tượng.

Cần chú ý khi tổ chức hỗ trợ đăng ký đưa đón bằng xe công ty v.v. Nếu không có giấy phép theo Luật Vận tải đường bộ thì (trừ việc vận chuyển gắn liền với hỗ trợ sinh hoạt v.v.) có khả năng cao là vi phạm, nên hướng dẫn ghi là hãy dùng phương tiện giao thông công cộng.

3 Tìm nhà ở và các hợp đồng cần cho sinh hoạt

a〜c của mục A là cách tìm nhà ở. a là người lao động tự thuê, b là công ty thuê lại rồi cung cấp, c là công ty cung cấp nhà ở công ty thuộc sở hữu của công ty.

Ở d, viết tóm tắt nhà ở: tại thời điểm nộp đơn đã có nhà hay chưa, diện tích phòng ở, số người ở cùng (kể cả bản thân). Phòng ở cần từ 7,5㎡ trở lên mỗi người. Ngay cả khi chuyển từ Thực tập kỹ năng số 2 v.v. và tiếp tục ở nhà ở công ty mà công ty đã có, phòng ngủ cũng cần từ 4,5㎡ trở lên mỗi người. Gác lửng không tính vào phòng ở.

Mục B là hỗ trợ ký hợp đồng tài khoản, điện thoại di động, điện, nước v.v. Với người chuyển từ Thực tập kỹ năng số 2 v.v. đã có tài khoản v.v. và rõ ràng không cần, thì không thực hiện cũng được.

4 Định hướng cuộc sống

Thực hiện không chậm trễ sau khi nhập cảnh (người thay đổi thì sau khi được phép thay đổi). Theo hướng dẫn, được cho là cần ít nhất 8 giờ trở lên. Ngay cả với người được cùng công ty tiếp tục thuê và môi trường sống không thay đổi, nếu dưới 4 giờ thì không được coi là phù hợp.

Việc đi cùng làm “thông báo và các thủ tục khác” ở b tương ứng với “Đi cùng làm thủ tục hành chính v.v.” trong 10 hạng mục hỗ trợ bắt buộc. Sau khi thực hiện, cho người lao động ký vào bản xác nhận (Mẫu tham khảo số 5-8) và lưu lại.

5〜7 Học tiếng Nhật, tư vấn, giao lưu

Về học tiếng Nhật, hỗ trợ bằng cách phù hợp với nguyện vọng của người lao động trong a〜c. Cách không sử dụng thì ghi “Không” và viết lý do.

Về tư vấn, khiếu nại, cần giải đáp theo hình thức làm việc, trong 1 tuần từ 3 ngày làm việc trở lên và từ 1 ngày nghỉ trở lên. Cần có thể giải đáp cả ngoài giờ làm việc (ban đêm). Hệ thống có thể nhận liên lạc bất cứ lúc nào khi khẩn cấp được cho là “mong muốn”.

8 Hỗ trợ chuyển việc

Đây là hỗ trợ khi công ty chấm dứt hợp đồng vì lý do của công ty (cắt giảm nhân sự, phá sản v.v.). Ngoài một trong a〜d, cần thực hiện cả nghỉ phép có lương ở e và cung cấp thông tin thủ tục hành chính ở f. Nếu không có giấy phép giới thiệu việc làm v.v., ghi d là “Không” và viết lý do. Công ty tự thực hiện toàn bộ hỗ trợ phải đảm bảo người hỗ trợ thay thế để phòng trường hợp phá sản v.v. (g).

9 Phỏng vấn định kỳ, thông báo cho cơ quan hành chính

Phỏng vấn người lao động và người ở vị trí giám sát (cấp trên v.v.), mỗi người ít nhất 3 tháng 1 lần. Ở ô dự định thực hiện, ghi các tháng phỏng vấn (ví dụ: tháng 2, tháng 5, tháng 8, tháng 11). Sau khi phỏng vấn, lập báo cáo phỏng vấn định kỳ (Mẫu tham khảo số 5-5, số 5-6).

(Nguồn: Hướng dẫn vận hành về hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định số 1, Mẫu tham khảo số 1-17 (mẫu đơn), Mẫu ghi chép: ủy thác toàn bộ, Mẫu ghi chép: tự hỗ trợ)

Mục chi phí nhà ở (IV 3): Cách viết số tiền thu và giải thích “mức hợp lý”

Khi thu chi phí nhà ở, viết ① có thu hay không, ② số tiền mỗi tháng, ③ nhà sở hữu hay nhà thuê lại, ④ giải thích rằng số tiền đó là hợp lý. ②〜④ chỉ viết khi ① là “Có”.

Trên mẫu đơn, đây là các ô ①〜④ ở bên phải mục d (tóm tắt nhà ở) của IV 3 (hình dưới đây).

Trường hợp nhà thuê lại

Mức trần là chi phí thuê chia cho số người nước ngoài Kỹ năng đặc định vào ở. Chi phí thuê bao gồm phí quản lý và phí dùng chung. Không bao gồm tiền đặt cọc, tiền lễ, tiền bảo đảm, phí môi giới, phí gia hạn, tiền hủy hợp đồng giữa chừng v.v.

Ví dụ tính toán (con số là giả định để giải thích). Giả sử 3 người vào ở một căn phòng thuê 120.000 yên/tháng, đã bao gồm phí quản lý và phí dùng chung. Mức trần tham khảo mỗi người là 120.000 yên ÷ 3 người = 40.000 yên. Ở ④, nếu ghi chi phí thuê, số người ở và kết quả phép chia thì sẽ dễ hiểu hơn.

Trường hợp nhà sở hữu

Tính số tiền hợp lý dựa trên chi phí thực tế đã bỏ ra để xây dựng, cải tạo v.v., số năm sử dụng của tài sản, số người ở v.v. Không bao gồm chi phí mua đất hay san lấp. Công ty không được thu lợi nhuận từ việc cho thuê nhà ở công ty.

Lưu ý khác

• Khi thu định kỳ tiền đồ đạc, đồ điện gia dụng hoặc bảo hiểm hỏa hoạn v.v., điều kiện bao gồm lợi ích thuộc về người lao động, và người lao động hiểu và đồng ý
• Trường hợp người lao động tự thuê (a), tiền đặt cọc và tiền lễ về nguyên tắc do người lao động chịu. Tuy nhiên, phí bảo lãnh của công ty bảo lãnh tiền thuê nhà do công ty v.v. chịu
• Khi khấu trừ chi phí nhà ở trong phụ lục “Thanh toán tiền lương” của bản điều kiện lao động, hãy kiểm tra xem có khớp với số tiền hàng tháng trong kế hoạch không

(Nguồn: Hướng dẫn vận hành về hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định số 1, Mẫu tham khảo số 1-17 (mẫu đơn))

Khi phỏng vấn định kỳ trực tuyến (IV 9 và phần ký tên ở cuối)

Nếu người được phỏng vấn đồng ý, có thể phỏng vấn trực tuyến. Đánh dấu “trực tiếp” hoặc “trực tuyến” ở phương pháp thực hiện của IV 9. Sự đồng ý của người lao động được xác nhận qua phần ghi ở IV 9 và phần ký tên ở cuối (nguyện vọng trực tuyến hay trực tiếp). Sự đồng ý của người giám sát có thể xác nhận bằng mẫu tùy ý.

Trường hợp cần phỏng vấn trực tiếp

• Khi đối phương không đồng ý trực tuyến, hoặc mong muốn gặp trực tiếp
• Khi trong phỏng vấn trực tuyến nghi ngờ có vấn đề về đãi ngộ v.v. hoặc có sự can thiệp của bên thứ ba

Phỏng vấn trực tuyến phải được ghi hình và lưu giữ từ 1 năm trở lên kể từ ngày kết thúc hợp đồng lao động. Khi Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực yêu cầu thì phải cho xem.

Sự khác nhau giữa nghĩa vụ và “mong muốn”

Hướng dẫn coi các điểm sau là “mong muốn”. Hướng dẫn không ghi đây là nghĩa vụ.

• Buổi phỏng vấn đầu tiên sau khi tiếp nhận, và buổi phỏng vấn đầu tiên sau khi thay đổi người phỏng vấn, thực hiện trực tiếp
• Ngay cả khi dùng trực tuyến, ít nhất 1 năm 1 lần thực hiện trực tiếp

Phỏng vấn do người chịu trách nhiệm hỗ trợ hoặc người phụ trách hỗ trợ thực hiện. Trừ trường hợp ủy thác toàn bộ, không được ủy thác cho bên thứ ba. Có thể cho phiên dịch viên v.v. tham dự. Nếu chỉ chuyển phỏng vấn sang trực tuyến trong kế hoạch đang thực hiện, không cần thông báo thay đổi. Tuy nhiên, phải lưu giữ giấy tờ xác nhận sự đồng ý.

(Nguồn: Hướng dẫn vận hành về hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định số 1, Mẫu tham khảo số 1-17 (mẫu đơn))

Cách viết V Chính sách chung sống (và sự khác nhau với Bản xác nhận hợp tác)

V là mục được thêm vào trong lần sửa đổi chế độ ngày 1/4/2025. Không có trong các bài giải thích hay mẫu đơn cũ.

Kiểm tra và viết các chính sách chung sống mà thành phố, quận, thị trấn, làng nơi đặt cơ sở làm việc và nơi người lao động cư trú thực hiện. Chính sách chung sống là các hoạt động như dịch vụ hành chính, quy định về giao thông và đổ rác, y tế, phòng chống thiên tai, sự kiện địa phương, lớp học tiếng Nhật v.v. Những thứ không liên quan đến hỗ trợ, như thông tin dành cho khách du lịch, không thuộc đối tượng.

Mục V như hình dưới đây. A là thành phố, quận, thị trấn, làng nơi đặt cơ sở làm việc, cũng viết ngày xác nhận và cách xác nhận. B là nơi cư trú: nếu giống thì chọn “như trên”, nếu là địa phương khác thì viết tên, ngày xác nhận và cách xác nhận.

Hỗ trợ dựa trên chính sách chung sống, nếu liên quan đến IV 1〜9, thì viết ở ô ghi tự do của từng mục. Ví dụ: “Nếu có trao đổi về học tiếng Nhật, giới thiệu lớp học tiếng Nhật do thành phố tổ chức”. Các hoạt động khác thì viết ở ô ghi chú của V.

Bản xác nhận hợp tác là giấy tờ khác

Bản xác nhận hợp tác là giấy tờ nộp cho thành phố, quận, thị trấn, làng, khác với kế hoạch hỗ trợ. Khi tiếp nhận lần đầu, nộp sau khi ký hợp đồng lao động và trước khi nộp đơn xin chứng nhận hoặc thay đổi. Nơi nộp là thành phố, quận, thị trấn, làng nơi đặt cơ sở làm việc và nơi cư trú, giống với nơi ghi ở V. Trong đơn xin lưu trú, chỉ cần ghi ngày nộp và nơi nộp vào đơn (phần do cơ quan tiếp nhận lập). Không cần nộp bản sao cho cơ quan xuất nhập cảnh.

(Nguồn: Liên kết về chính sách chung sống địa phương trong chế độ Kỹ năng đặc định, Hỏi đáp về nội dung trên, Hướng dẫn vận hành về hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định số 1, Hướng dẫn vận hành về tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng đặc định)

Ngôn ngữ và chữ ký: Lập bản tiếng Nhật và bản dịch, giải thích rồi mới ký

Kế hoạch hỗ trợ được lập bằng cả tiếng Nhật và ngôn ngữ mà người lao động có thể hiểu đầy đủ. Sau đó giao bản sao cho người lao động, giải thích nội dung và nhận chữ ký xác nhận đã hiểu. Ngôn ngữ có thể hiểu không giới hạn ở tiếng mẹ đẻ, nhưng phải là ngôn ngữ giúp hiểu trọn vẹn nội dung.

Bản tiếng Nhật được lập bằng mẫu đơn hiện hành (Mẫu tham khảo số 1-17) trong danh sách mẫu đơn của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú. Mẫu đơn có thể được sửa đổi, nên hãy kiểm tra bản mới nhất ngay trước khi nộp đơn.

Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú đã dịch và công bố các mẫu đơn v.v. cần người lao động hiểu rõ nội dung và ký tên sang tiếng Anh và 9 ngôn ngữ khác. Các ngôn ngữ là tiếng Việt, tiếng Tagalog, tiếng Indonesia, tiếng Thái, tiếng Myanmar, tiếng Campuchia, tiếng Mông Cổ, tiếng Nepal, tiếng Trung. Kế hoạch hỗ trợ cũng thuộc đối tượng này. Ngay cả với ngôn ngữ không có mẫu dịch, vẫn phải lập bằng ngôn ngữ mà người lao động có thể hiểu đầy đủ.

Nội dung phần ký tên ở cuối như sau.

• Công ty: sẽ thực hiện hỗ trợ dựa trên chính sách chung sống, đã dịch, giao và giải thích. Tên công ty và họ tên người chịu trách nhiệm lập
• Người lao động: ô nhận giải thích về cách phỏng vấn và chọn trực tuyến hay trực tiếp. Ô ghi đã nhận bản dịch tiếng nào, đã được giải thích và hiểu. Ngày ký và chữ ký

Trong hình, A là ô của công ty, B〜D là ô của người lao động.

(Nguồn: Hướng dẫn vận hành về hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định số 1, Danh sách mẫu đơn xin và thông báo liên quan đến Kỹ năng đặc định, Mẫu tham khảo số 1-17 (mẫu đơn))

Kiểm tra trước khi nộp, và khi thay đổi kế hoạch sau khi nộp

Kiểm tra trước khi nộp

• Ủy thác toàn bộ thì đã viết III, tự hỗ trợ thì đã viết II 4 chưa
• Đã ghi lý do trong ngoặc ở tất cả các ô “Không” chưa
• “Có ủy thác hay không” chỉ là “Có” khi ủy thác một phần phải không
• Số tiền nhà ở hàng tháng và phần giải thích có khớp với bản điều kiện lao động không
• Đã ghi tên thành phố, quận, thị trấn, làng, ngày xác nhận, cách xác nhận ở V chưa
• Ở phần ký tên, đã điền nguyện vọng cách phỏng vấn và ngôn ngữ bản dịch chưa
• Nếu ủy thác toàn bộ, đã đính kèm bản giải thích về hợp đồng ủy thác hỗ trợ (số 1-25) chưa

Ở bản giải thích (số 1-25), ghi tên tổ chức hỗ trợ đăng ký (theo sổ đăng ký) và số đăng ký, ngày ký hợp đồng, phí ủy thác (số tiền hàng tháng cho mỗi người), thời hạn hợp đồng v.v.

Khi thay đổi kế hoạch sau khi nộp

Khi thay đổi kế hoạch hỗ trợ, trừ thay đổi nhỏ, phải thông báo trong vòng 14 ngày kể từ ngày thay đổi (Đơn thông báo liên quan đến thay đổi kế hoạch hỗ trợ, Mẫu tham khảo số 3-2). Ví dụ các trường hợp cần thông báo như sau.

• Thay đổi chức vụ của người chịu trách nhiệm hỗ trợ, khi số người phụ trách hỗ trợ giảm
• Thay đổi nội dung hỗ trợ, khi chuyển dự định thực hiện thành “Không”, thay đổi có ủy thác hay không hoặc bên nhận ủy thác
• Thay đổi ngôn ngữ thực hiện (IV 1, 4, 6, 9), thay đổi thời gian dự định của định hướng cuộc sống, thay đổi thời điểm phỏng vấn
• Thay đổi về chính sách chung sống ở V, hoặc các hoạt động chính sách chung sống đã viết ở ô ghi tự do

Khi đổi tổ chức hỗ trợ đăng ký hoặc chuyển sang tự hỗ trợ, cũng cần thông báo về hợp đồng ủy thác hỗ trợ. Toàn bộ các thông báo được giải thích trong bài viết sau.

→ Hướng dẫn thông báo Kỹ năng đặc định trong 1 năm｜Toàn cảnh thông báo định kỳ (tháng 4–5) và thông báo đột xuất (trong vòng 14 ngày)

Ai lập và ai nộp

Kế hoạch do công ty lập, tổ chức hỗ trợ đăng ký có thể hỗ trợ việc lập. Những người có thể nộp đơn lưu trú thay cho người lao động được giải thích trong bài viết sau.

→ Cách xin và gia hạn Giấy chứng nhận người nộp hồ sơ thay | Đơn đề nghị, giấy tờ cần nộp và phạm vi tổ chức hỗ trợ đăng ký được nộp thay [Cập nhật theo Luật Gyoseishoshi sửa đổi](https://kisaragi-office.com/immigration_journal/vi/archives/4585)

Cách viết có thể thay đổi tùy theo hoàn cảnh cá nhân. Nếu băn khoăn, hãy hỏi Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực nơi nộp đơn, hoặc chuyên gia như hành chính thư sĩ (gyoseishoshi).

(Nguồn: Hướng dẫn vận hành về tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng đặc định, Mẫu ghi chép Mẫu tham khảo số 1-25, Hỏi đáp về liên kết chính sách chung sống địa phương trong chế độ Kỹ năng đặc định)

Câu hỏi thường gặp

Q Khi gia hạn cũng phải nộp kế hoạch hỗ trợ phải không? A Bảng 1 dùng cho gia hạn sửa đổi ngày 1/10/2026 không có mục kế hoạch hỗ trợ. Khi thay đổi nội dung kế hoạch, trừ thay đổi nhỏ, phải thông báo trong vòng 14 ngày.

Q Với người chuyển từ Thực tập kỹ năng, có thể ghi “Không” ở mục đưa đón khi nhập cảnh và mục nhà ở không? A Việc đưa đón khi nhập cảnh của người đang ở Nhật không thuộc đối tượng. Nhà ở và tài khoản, nếu rõ ràng không cần thì cũng có thể ghi “Không” kèm lý do. Tuy nhiên, khi phải rời khỏi nhà ở, cần hỗ trợ tìm nhà ở mới.

Q Có thể phỏng vấn định kỳ hoàn toàn trực tuyến không? A Nếu đối phương đồng ý thì có thể thực hiện trực tuyến. Khi được yêu cầu gặp trực tiếp thì thực hiện trực tiếp. Phỏng vấn đầu tiên trực tiếp và phỏng vấn trực tiếp ít nhất 1 năm 1 lần được cho là “mong muốn”.

Q Có thể trừ phí ủy thác cho tổ chức hỗ trợ đăng ký vào lương của người lao động không? A Không được. Chi phí hỗ trợ bắt buộc, kể cả phí ủy thác cho tổ chức hỗ trợ đăng ký, không được bắt người lao động chịu trực tiếp hay gián tiếp.

(Nguồn: Bảng 1 (dùng cho gia hạn, sửa đổi ngày 1/10/2026), Hướng dẫn vận hành về hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định số 1, Hướng dẫn vận hành về tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng đặc định, Mẫu tham khảo số 1-17 (mẫu đơn))

Tóm tắt

• Ủy thác toàn bộ thì viết III, tự hỗ trợ thì viết II 4. Khi ủy thác toàn bộ, “Có ủy thác hay không” đều là “Không”.
• Dự định thực hiện: “Có” thì ghi thời điểm, “Không” thì ghi lý do cụ thể.
• Chú ý mức trần chi phí nhà ở, sự đồng ý phỏng vấn trực tuyến, và mục chính sách chung sống (V).
• Kế hoạch được lập bằng tiếng Nhật và ngôn ngữ người lao động hiểu được, giải thích rồi mới nhận chữ ký.

Thông tin nguồn chính được tham khảo khi tạo bài viết

• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Danh sách mẫu đơn xin và thông báo liên quan đến Kỹ năng đặc định”
• Mẫu tham khảo số 1-17 Kế hoạch hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định số 1 (mẫu đơn)
• Mẫu tham khảo số 1-17 Mẫu ghi chép (ủy thác toàn bộ)
• Mẫu tham khảo số 1-17 Mẫu ghi chép (tự hỗ trợ)
• Mẫu tham khảo số 1-17 Mẫu ghi chép (nhiều người)
• Mẫu tham khảo số 1-25 Bản giải thích về hợp đồng ủy thác hỗ trợ với tổ chức hỗ trợ đăng ký (mẫu ghi chép)
• Hướng dẫn vận hành về hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định số 1 (sửa đổi một phần ngày 1/4/2025)
• Hướng dẫn vận hành về tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng đặc định (sửa đổi một phần ngày 20/8/2026)
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Về hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định số 1 và tổ chức hỗ trợ đăng ký”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Liên kết về chính sách chung sống địa phương trong chế độ Kỹ năng đặc định”
• Hỏi đáp về liên kết chính sách chung sống địa phương trong chế độ Kỹ năng đặc định
• Bảng danh sách giấy tờ nộp liên quan đến “Kỹ năng đặc định số 1” (dùng cho đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú) Bảng 1 (sửa đổi ngày 1/10/2026)
• Bảng danh sách giấy tờ nộp liên quan đến “Kỹ năng đặc định số 1” (dùng cho đơn xin phép thay đổi tư cách lưu trú) Bảng 1 (sửa đổi ngày 1/10/2026)
• Bảng danh sách giấy tờ nộp liên quan đến “Kỹ năng đặc định số 1” (dùng cho đơn xin phép gia hạn thời hạn lưu trú) Bảng 1 (sửa đổi ngày 1/10/2026)