![Danh sách hồ sơ cần thiết cho Kỹ năng đặc định “Điều dưỡng” | Giấy tờ đính kèm và nơi nộp cho từng loại: cấp chứng nhận, thay đổi, gia hạn [Bản 2026]](https://kisaragi-office.com/immigration_journal/wp-content/uploads/2026/10/a-0015-vi-v2.png)
Hồ sơ xin Kỹ năng đặc định (特定技能) ngành “Điều dưỡng” (介護) được xác định bằng cách kết hợp Bảng 1 (người lao động), Bảng 2 (công ty) và Bảng 3 (ngành điều dưỡng) trong “Bảng danh sách hồ sơ cần nộp” (提出書類一覧表) của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (出入国在留管理庁, gọi tắt là Cục XNC). Bảng danh sách đã được sửa đổi vào ngày 1/10/2026. Trong ngành điều dưỡng, trước hết phải nhận giấy chứng nhận của Hội đồng, sau đó mới nộp hồ sơ cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực (地方出入国在留管理官署, gọi tắt là Cục XNC khu vực). Về lệ phí, hồ sơ cấp chứng nhận không mất phí, còn hồ sơ thay đổi và gia hạn mất từ 10.000 yên đến 75.000 yên tùy theo thời hạn lưu trú được cấp phép (trường hợp nộp hồ sơ tại quầy).
Điều kiện tiếp nhận và toàn bộ quy trình được giải thích trong bài viết chính.
→ [Bản 2026 Điều kiện và quy trình tiếp nhận Kỹ năng đặc định ngành “Điều dưỡng” | Kỳ thi, Hội đồng và chăm sóc tại nhà](https://kisaragi-office.com/immigration_journal/vi/archives/2893)
Nội dung bài viết này đã được xác nhận bằng tài liệu của Cục XNC và Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi (厚生労働省, gọi tắt là Bộ Y tế Lao động) vào ngày 10/10/2026.
Trước tiên hãy xác định: hồ sơ của bạn thuộc loại nào (cấp chứng nhận, thay đổi, gia hạn)
Loại hồ sơ được quyết định bởi việc người nước ngoài hiện đang ở đâu và có tư cách lưu trú (在留資格) nào. Trước hết, hãy xác định hồ sơ của mình thuộc loại nào.
- Cấp chứng nhận (đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (在留資格認定証明書交付申請)): Khi mời người đang ở nước ngoài sang Nhật
- Thay đổi (đơn xin giấy phép thay đổi tư cách lưu trú (在留資格変更許可申請)): Khi tuyển du học sinh, thực tập sinh kỹ năng v.v. đang ở Nhật. Khi tuyển người Kỹ năng đặc định đang làm việc ở công ty khác cũng là hồ sơ thay đổi
- Gia hạn (đơn xin giấy phép gia hạn thời hạn lưu trú (在留期間更新許可申請)): Khi người Kỹ năng đặc định đang được tuyển dụng tiếp tục làm việc tại cùng công ty
| Mục | Cấp chứng nhận | Thay đổi | Gia hạn |
|---|---|---|---|
| Bảng danh sách sử dụng | Bảng 1 + Bảng 2 + Bảng 3 | Bảng 1 + Bảng 2 + Bảng 3 | Bảng 1 + Bảng 3 (không cần Bảng 2) |
| Nơi nộp tại cơ quan xuất nhập cảnh | Cơ quan quản lý nơi dự định cư trú, hoặc nơi đặt trụ sở của cơ quan tiếp nhận v.v. | Cơ quan quản lý nơi cư trú | Cơ quan quản lý nơi cư trú |
| Lệ phí | Không mất phí | 10.000 yên đến 75.000 yên tùy thời hạn lưu trú (tại quầy) | 10.000 yên đến 75.000 yên tùy thời hạn lưu trú (tại quầy) |
| Thời gian xử lý tiêu chuẩn | 1 tháng đến 3 tháng | 1 tháng đến 2 tháng | 2 tuần đến 1 tháng |
| Nộp hồ sơ trực tuyến | Được | Được | Được |
Quy trình khi tuyển người Kỹ năng đặc định của công ty khác được giải thích trong bài viết sau.
(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Tư cách lưu trú ‘Kỹ năng đặc định'”, Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú, Đơn xin giấy phép thay đổi tư cách lưu trú, Đơn xin giấy phép gia hạn thời hạn lưu trú)
Toàn cảnh hồ sơ: Bảng 1, Bảng 2, Bảng 3 của bảng danh sách
Bảng danh sách hồ sơ cần nộp gồm 3 loại bảng. Hồ sơ cấp chứng nhận và thay đổi dùng cả 3 bảng, hồ sơ gia hạn dùng Bảng 1 và Bảng 3.
| Bảng | Giấy tờ về điều gì | Phần dùng cho ngành điều dưỡng |
|---|---|---|
| Bảng 1 | Giấy tờ về người nộp đơn (bản thân người nước ngoài) và hợp đồng lao động | Bảng 1 tương ứng với từng loại hồ sơ (kể cả trang bìa) |
| Bảng 2-1 đến 2-3 | Giấy tờ về cơ quan tiếp nhận (所属機関) | Một trong các bảng: 2-1 (cơ quan có thành tích nhất định), 2-2 (pháp nhân), 2-3 (chủ kinh doanh cá thể) |
| Bảng 3 | Giấy tờ theo từng ngành | Cấp chứng nhận, thay đổi: “Bảng 3-1 Ngành điều dưỡng”; gia hạn: mục điều dưỡng trong Bảng 3-1 chung cho mọi ngành (trừ nông nghiệp, ngư nghiệp) |
Trường hợp không cần nộp Bảng 2
Với hồ sơ cấp chứng nhận và thay đổi, cơ quan đã tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng đặc định trong cùng năm tài chính thì không cần nộp các giấy tờ của Bảng 2. Hồ sơ gia hạn vốn dĩ không cần Bảng 2.
Bảng 2-1 là bảng dành cho cơ quan có thành tích nhất định và được kỳ vọng tiếp nhận đúng quy định. Khi dùng bảng này, giấy tờ của công ty sẽ ít hơn. Đối tượng là cơ quan trong 3 năm qua không bị giao văn bản chỉ đạo và khuyến nghị (指導勧告書) hay bị xử lý bằng lệnh cải thiện (改善命令), đã nộp các loại thông báo bằng hình thức thông báo điện tử và nộp hồ sơ lưu trú trực tuyến. Ngoài ra, cơ quan còn phải thuộc một trong các trường hợp như doanh nghiệp niêm yết, tổ chức hoặc cá nhân có số thuế khấu trừ tại nguồn từ 10.000.000 yên trở lên, pháp nhân đã tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng đặc định liên tục 3 năm và không bị âm vốn chủ sở hữu v.v. Nếu không có giấy tờ có thể nộp theo Bảng 2-1, hãy dùng Bảng 2-2 hoặc 2-3.
Nơi lấy bảng danh sách và mẫu đơn
Bảng danh sách (kể cả trang bìa) được nộp cùng với hồ sơ. Các mẫu chung cho mọi ngành có trong “Danh sách mẫu đơn, thông báo liên quan Kỹ năng đặc định” của Cục XNC. Mẫu tham khảo theo ngành điều dưỡng (số 1-1, số 1-2) có trên trang “Hướng dẫn vận hành Kỹ năng đặc định” của Cục XNC và trang “Về việc tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng đặc định trong ngành điều dưỡng” của Bộ Y tế Lao động.
(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Tư cách lưu trú ‘Kỹ năng đặc định'”, Bảng 2-1 (cơ quan có thành tích nhất định và được kỳ vọng tiếp nhận đúng quy định), Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Danh sách mẫu đơn, thông báo liên quan Kỹ năng đặc định”, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Hướng dẫn vận hành Kỹ năng đặc định”)
Giấy tờ chỉ ngành điều dưỡng phải nộp (Bảng 3)
Bảng 3 của ngành điều dưỡng gồm 4 loại giấy tờ với hồ sơ cấp chứng nhận và thay đổi, 2 loại với hồ sơ gia hạn. Giấy chứng nhận là thành viên Hội đồng cần thiết cho cả 3 loại hồ sơ.
| Giấy tờ | Mẫu, nơi cấp | Cấp chứng nhận, thay đổi | Gia hạn |
|---|---|---|---|
| Giấy tờ chứng minh kỹ năng và tiếng Nhật (bảng bên dưới) | － | Nộp loại phù hợp | Không có mục trong bảng danh sách |
| Bản cam kết về việc tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng đặc định trong ngành điều dưỡng | Mẫu tham khảo theo ngành số 1-1 | Cần | Không có mục trong bảng danh sách |
| Bản khái quát về cơ sở cho thực hiện công việc ngành điều dưỡng | Mẫu tham khảo theo ngành số 1-2 | Cần | Cần |
| Giấy chứng nhận là thành viên Hội đồng | Hội đồng | Cần | Cần |
Giấy chứng nhận của Hội đồng phải là loại có ghi ở mặt sau tên cơ sở nơi làm việc, mã loại hình cơ sở v.v. Bản khái quát về cơ sở ghi về cơ sở nơi người nước ngoài thực tế làm việc.
Giấy tờ chứng minh kỹ năng và tiếng Nhật (cấp chứng nhận, thay đổi)
Giấy tờ chứng minh kỹ năng và tiếng Nhật thay đổi tùy theo quá trình của người lao động. Nộp loại phù hợp trong 4 trường hợp sau.
| Quá trình của người lao động | Giấy tờ cần nộp |
|---|---|
| Đã tốt nghiệp cơ sở đào tạo chuyên viên chăm sóc (介護福祉士) | Bản sao giấy chứng nhận tốt nghiệp cơ sở đào tạo chuyên viên chăm sóc |
| Đã hết 4 năm thời hạn lưu trú với tư cách ứng viên chuyên viên chăm sóc EPA | Bản sao giấy thông báo kết quả kỳ thi quốc gia chuyên viên chăm sóc gần nhất |
| Đã hoàn thành tốt Thực tập kỹ năng số 2 ngành nghề điều dưỡng (từ 2 năm 10 tháng trở lên) | Bản sao giấy chứng nhận đỗ phần thực hành của Kỳ thi đánh giá thực tập kỹ năng điều dưỡng (cấp chuyên môn), hoặc văn bản đánh giá về thực tập sinh kỹ năng (Mẫu tham khảo số 1-2) |
| Không thuộc trường hợp nào ở trên | Bản sao giấy chứng nhận đỗ Kỳ thi đánh giá kỹ năng điều dưỡng và Kỳ thi đánh giá tiếng Nhật điều dưỡng, cùng với giấy chứng nhận đỗ Kỳ thi năng lực tiếng Nhật (N4 trở lên) hoặc bản sao giấy thông báo kết quả Kỳ thi tiếng Nhật cơ bản của Quỹ Giao lưu Quốc tế Nhật Bản |
Với ứng viên chuyên viên chăm sóc EPA, điều kiện là trong kỳ thi quốc gia đã đạt từ 50% điểm chuẩn đỗ trở lên và có điểm ở tất cả các nhóm môn thi.
Bảng danh sách ghi rằng nếu không được cấp văn bản đánh giá thực tập kỹ năng, hãy tham khảo ý kiến Cục XNC khu vực trước khi nộp hồ sơ. Người đã hoàn thành tốt Thực tập kỹ năng số 2 ở ngành nghề khác ngoài điều dưỡng có thể bỏ qua giấy tờ của Kỳ thi năng lực tiếng Nhật và Kỳ thi tiếng Nhật cơ bản. Thay vào đó, cần giấy tờ chứng minh đã hoàn thành tốt Thực tập kỹ năng số 2.
Giấy tờ đã nộp trong hồ sơ lưu trú trước đây, có nội dung không thay đổi và còn trong thời hạn hiệu lực, thì có thể bỏ qua.
Về tên gọi của kỳ thi
Trong bảng danh sách, tên kỳ thi được ghi là “Kỳ thi đánh giá kỹ năng điều dưỡng” và “Kỳ thi đánh giá tiếng Nhật điều dưỡng”. Trên trang của Bộ Y tế Lao động, từ đợt thi tháng 4/2026, tên kỳ thi là “Kỳ thi đánh giá Kỹ năng đặc định ngành Điều dưỡng (Kỹ năng)” và “Kỳ thi đánh giá Kỹ năng đặc định ngành Điều dưỡng (Tiếng Nhật)”. Nội dung kỳ thi và điều kiện miễn thi chi tiết, vui lòng xem bài viết chính và bài viết sau.
(Nguồn: Bảng 3-1 Ngành điều dưỡng (dùng cho hồ sơ cấp chứng nhận), Bảng 3-1 Ngành điều dưỡng (dùng cho hồ sơ thay đổi), Bảng 3-1 (dùng cho hồ sơ gia hạn, trừ nông nghiệp, ngư nghiệp), Mẫu tham khảo theo ngành số 1-2: Bản khái quát về cơ sở, Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi “Về việc tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng đặc định trong ngành điều dưỡng”)
Giấy tờ chung cho mọi ngành (Bảng 1, Bảng 2)
Giấy tờ chung cho mọi ngành sẽ dễ chuẩn bị hơn nếu chia theo “ai chuẩn bị”. Ở đây chỉ nêu tên giấy tờ và nơi xin cấp.
Giấy tờ do công ty lập (Bảng 1)
| Giấy tờ | Mẫu | Cấp chứng nhận | Thay đổi | Gia hạn |
|---|---|---|---|---|
| Bản sao hợp đồng lao động Kỹ năng đặc định | Mẫu tham khảo số 1-5 | Cần | Cần | Cần |
| Bản sao bản điều kiện tuyển dụng, bản sao về việc trả lương | Mẫu tham khảo số 1-6, phụ lục | Cần | Cần | Cần |
| Kế hoạch hỗ trợ người nước ngoài Kỹ năng đặc định số 1 | Mẫu tham khảo số 1-17 | Cần | Cần | Không có mục trong bảng danh sách |
| Bản giải trình về thù lao của người nước ngoài Kỹ năng đặc định | Mẫu tham khảo số 1-4 | Có trường hợp được bỏ qua | Có trường hợp được bỏ qua | Không có mục trong bảng danh sách |
| Bản giải trình về quá trình tuyển dụng | Mẫu tham khảo số 1-16 | Có trường hợp được bỏ qua | Có trường hợp được bỏ qua | Không có mục trong bảng danh sách |
| Bản giải trình về hợp đồng ủy thác hỗ trợ với tổ chức hỗ trợ đăng ký (登録支援機関) | Mẫu tham khảo số 1-25 | Khi ủy thác toàn bộ việc hỗ trợ | Khi ủy thác toàn bộ việc hỗ trợ | Không có mục trong bảng danh sách |
Hợp đồng lao động, bản điều kiện tuyển dụng và kế hoạch hỗ trợ cần có chữ ký của người lao động và được viết bằng ngôn ngữ mà người lao động hiểu đầy đủ. Nếu áp dụng chế độ thời gian làm việc linh hoạt theo đơn vị 1 năm, cũng nộp lịch làm việc cả năm và bản sao thỏa thuận.
Bản giải trình về thù lao và bản giải trình về quá trình tuyển dụng có thể bỏ qua đối với cơ quan đã tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng đặc định trong cùng năm tài chính v.v.
Giấy tờ do người lao động chuẩn bị (Bảng 1)
- Ảnh dán vào đơn (chụp trong vòng 6 tháng trước khi nộp, cao 4cm × rộng 3cm)
- Phiếu khám sức khỏe cá nhân (Mẫu tham khảo số 1-3) và bản tự khai của người khám: Cần cho hồ sơ cấp chứng nhận và thay đổi. Nếu viết bằng tiếng nước ngoài thì kèm bản dịch tiếng Nhật
- Giấy chứng nhận nộp thuế, giấy chứng nhận đánh thuế cư trú (cơ quan hành chính cấp quận/thành phố/thị trấn/làng), bản sao phiếu khấu trừ thuế thu nhập từ lương tại nguồn: Nộp với hồ sơ thay đổi và gia hạn
- Giấy tờ về Bảo hiểm Y tế Quốc dân (cơ quan hành chính cấp quận/thành phố/thị trấn/làng), giấy tờ về Lương hưu Quốc dân (Tổ chức Hưu trí Nhật Bản hoặc văn phòng hưu trí): Với hồ sơ thay đổi và gia hạn, người đang tham gia tại thời điểm nộp hồ sơ phải nộp
Giấy tờ về thuế và bảo hiểm có thể bỏ qua nếu đã nộp trong hồ sơ lưu trú trong vòng 1 năm qua và nội dung không thay đổi. Nếu có khoản nợ chưa nộp, cũng cần bản cam kết về việc thực hiện nghĩa vụ công (Mẫu tham khảo số 1-26).
Bảng 1 của hồ sơ gia hạn chủ yếu là hợp đồng lao động, bản điều kiện tuyển dụng, và giấy tờ về thuế, bảo hiểm của người lao động. Bảng 1 dùng cho hồ sơ gia hạn sửa đổi ngày 1/10/2026 không có mục phiếu khám sức khỏe cá nhân và kế hoạch hỗ trợ.
Giấy chứng nhận của công ty lấy từ cơ quan nhà nước (Bảng 2-2: pháp nhân)
| Giấy tờ | Nơi xin cấp |
|---|---|
| Giấy chứng nhận các mục đăng ký doanh nghiệp | Cục Pháp vụ |
| Bản sao phiếu cư trú của người điều hành tham gia vào việc thực hiện nghiệp vụ (không ghi My Number, có ghi nơi đăng ký hộ tịch gốc) | Cơ quan hành chính cấp quận/thành phố/thị trấn/làng |
| Giấy chứng nhận đã nộp phí bảo hiểm lao động v.v. (chứng nhận không có khoản chưa nộp) | Cục Lao động |
| Phiếu trả lời về tình trạng nộp phí bảo hiểm xã hội (hoặc bản sao biên lai phí bảo hiểm của 24 tháng) | Tổ chức Hưu trí Nhật Bản hoặc văn phòng hưu trí |
| Giấy chứng nhận nộp thuế (mẫu số 3) | Văn phòng thuế (税務署) |
| Giấy chứng nhận nộp thuế cư trú pháp nhân của 2 năm tài chính gần nhất | Cơ quan hành chính cấp quận/thành phố/thị trấn/làng |
Ngoài ra, cần bản khái quát về cơ quan tiếp nhận Kỹ năng đặc định (Mẫu tham khảo số 1-11-1) do công ty lập. Nếu không ủy thác toàn bộ việc hỗ trợ cho tổ chức hỗ trợ đăng ký, cũng nộp giấy tờ thể hiện hệ thống hỗ trợ (sơ yếu lý lịch của người chịu trách nhiệm hỗ trợ, người phụ trách hỗ trợ v.v.). Chủ kinh doanh cá thể (個人事業主) dùng Bảng 2-3.
Giấy tờ cho người có quốc tịch nhất định
Có những quốc tịch cần giấy tờ về thủ tục được quy định trong thỏa thuận song phương. Tại thời điểm tháng 10/2026, với hồ sơ cấp chứng nhận là Campuchia và Việt Nam, với hồ sơ thay đổi là Campuchia, Thái Lan và Việt Nam.
Cách viết từng loại giấy tờ không được đề cập trong bài viết này.
(Nguồn: Bảng 1 (dùng cho hồ sơ cấp chứng nhận, sửa đổi ngày 1/10 năm Reiwa 8), Bảng 1 (dùng cho hồ sơ thay đổi, sửa đổi ngày 1/10 năm Reiwa 8), Bảng 1 (dùng cho hồ sơ gia hạn, sửa đổi ngày 1/10 năm Reiwa 8), Bảng 2-2 (pháp nhân), Bảng 2-3 (chủ kinh doanh cá thể))
Nơi nộp ①: Hội đồng (trước cơ quan xuất nhập cảnh)
Trong ngành điều dưỡng, trước khi nộp hồ sơ cho cơ quan xuất nhập cảnh, cơ quan tiếp nhận trở thành thành viên Hội đồng do Bộ Y tế Lao động lập ra. Sau đó, nhận giấy chứng nhận gia nhập có đăng ký cơ sở tiếp nhận. Từ ngày 15/6/2024, phải nộp giấy chứng nhận của Hội đồng khi nộp hồ sơ lưu trú.
| Mục | Nội dung |
|---|---|
| Cách nộp | Chỉ trực tuyến qua hệ thống nộp đơn của Hội đồng (không nhận FAX, bưu điện) |
| Giấy tờ khi gia nhập | “Thông báo chỉ định cơ sở” của từng cơ sở dự định tiếp nhận |
| Thời gian cấp dự kiến | Thông thường khoảng 2 tuần sau khi văn phòng Hội đồng kiểm tra xong |
| Thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận | Lần đầu 1 năm, sau khi gia hạn 4 năm |
| Thủ tục gia hạn | Có thể làm từ 4 tháng trước ngày hết hạn |
Khi cho người lao động làm việc tại cơ sở không có trong giấy chứng nhận, kể cả trường hợp điều chuyển, phải đăng ký thông tin cơ sở trước. Trong vòng 4 tháng kể từ ngày tiếp nhận, đăng ký thông tin người nước ngoài trên hệ thống nộp đơn của Hội đồng. Khi đó, sử dụng bản sao bản điều kiện tuyển dụng và kế hoạch hỗ trợ mới nhất đã nộp cho cơ quan xuất nhập cảnh, cùng bản sao thẻ lưu trú.
Thủ tục gia nhập Hội đồng chi tiết, vui lòng xem bài viết chính và bài viết sau.
(Nguồn: Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi “Về việc tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng đặc định trong ngành điều dưỡng”, Hội đồng Kỹ năng đặc định ngành điều dưỡng: quy trình thủ tục (ngày 1/9 năm Reiwa 8), Hướng dẫn bổ sung (ngành điều dưỡng))
Nơi nộp ②: Cơ quan xuất nhập cảnh (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực, trực tuyến)
Hồ sơ gửi cơ quan xuất nhập cảnh được nộp tại quầy của Cục XNC khu vực có thẩm quyền, hoặc nộp trực tuyến. Hồ sơ cấp chứng nhận không được nhận qua bưu điện.
Nơi nộp theo từng loại hồ sơ
- Cấp chứng nhận: Khi người lao động tự nộp, nộp tại cơ quan quản lý nơi dự định cư trú. Khi người đại diện hoặc người làm thủ tục thay (申請等取次者) nộp, nộp tại cơ quan quản lý nơi đặt trụ sở của cơ quan tiếp nhận v.v.
- Thay đổi, gia hạn: Nộp tại cơ quan quản lý nơi cư trú. Khi nộp hồ sơ, xuất trình hộ chiếu và thẻ lưu trú
Thời gian tiếp nhận là các ngày thường từ 9 giờ đến 12 giờ sáng và từ 1 giờ đến 4 giờ chiều. Có thể kiểm tra cơ quan có thẩm quyền trên trang “Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực” của Cục XNC, hoặc tại Trung tâm Thông tin Tổng hợp về Lưu trú của Người nước ngoài.
Ai có thể nộp
Hồ sơ cấp chứng nhận có thể do người đại diện như nhân viên của cơ quan tiếp nhận nộp. Hồ sơ thay đổi và gia hạn, ngoài bản thân người lao động, nhân viên công ty v.v. đã được chấp thuận là người làm thủ tục thay có thể nộp thay cho người lao động. Luật sư và hành chính thư sĩ (gyoseishoshi) đã nộp thông báo (届出) cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú khu vực cũng có thể làm thủ tục thay (取次ぎ).
→ Cách xin và gia hạn giấy chứng nhận người làm thủ tục thay | Đơn đăng ký, giấy tờ cần nộp và phạm vi tổ chức hỗ trợ đăng ký được làm thủ tục thay [Đáp ứng Luật Hành chính thư sĩ sửa đổi](https://kisaragi-office.com/immigration_journal/vi/archives/4585)
Nộp hồ sơ trực tuyến
Hệ thống nộp hồ sơ lưu trú trực tuyến có thể được sử dụng bởi nhân viên của cơ quan tiếp nhận, luật sư và hành chính thư sĩ, nhân viên của tổ chức hỗ trợ đăng ký, bản thân người nước ngoài v.v. Nhân viên của cơ quan tiếp nhận phải đã được chấp thuận là người làm thủ tục thay, hoặc đáp ứng các điều kiện để được chấp thuận. Vào đúng ngày hết thời hạn lưu trú (在留期間), không thể nộp hồ sơ trực tuyến.
Để bỏ qua giấy tờ của công ty theo Bảng 2-1, một trong các điều kiện là đã nộp hồ sơ lưu trú trực tuyến và nộp các loại thông báo bằng hình thức thông báo điện tử.
(Nguồn: Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú, Đơn xin giấy phép thay đổi tư cách lưu trú, Đơn xin giấy phép gia hạn thời hạn lưu trú, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Thủ tục nộp hồ sơ lưu trú trực tuyến”, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Tư cách lưu trú ‘Kỹ năng đặc định'”)
Lệ phí và thời gian thẩm tra dự kiến
Hồ sơ mất lệ phí là hồ sơ thay đổi và gia hạn. Hồ sơ cấp chứng nhận không mất lệ phí.
- Cấp chứng nhận: Không mất lệ phí. Thời gian xử lý tiêu chuẩn là 1 tháng đến 3 tháng
- Thay đổi: Từ 10.000 yên đến 75.000 yên tùy theo thời hạn lưu trú được cấp phép (trường hợp tại quầy). Thời gian xử lý tiêu chuẩn là 1 tháng đến 2 tháng. Nộp hồ sơ trong khoảng từ khi phát sinh lý do thay đổi đến ngày hết thời hạn lưu trú
- Gia hạn: Lệ phí giống hồ sơ thay đổi. Thời gian xử lý tiêu chuẩn là 2 tuần đến 1 tháng. Người có thời hạn lưu trú từ 6 tháng trở lên có thể nộp hồ sơ từ 3 tháng trước ngày hết hạn
Lệ phí khi nộp hồ sơ trực tuyến khác với mức tại quầy (ví dụ 65.000 yên với giấy phép từ 5 năm trở lên. Ngoài ra mất thêm phí giao dịch). Hồ sơ được tiếp nhận đến hết ngày 30/9/2026, dù được cấp phép từ ngày 1/10 trở đi, vẫn áp dụng lệ phí trước khi sửa đổi (tại quầy 6.000 yên, trực tuyến 5.500 yên).
Bảng lệ phí và cách thanh toán được giải thích trong bài viết sau.
→ [Từ tháng 10/2026 Lệ phí gia hạn, thay đổi visa tăng lên tối đa 75.000 yên | Bảng lệ phí mới và cách thanh toán](https://kisaragi-office.com/immigration_journal/vi/archives/4369)
Cách quyết định thời hạn lưu trú được cấp phép khi gia hạn được giải thích trong bài viết sau.
(Nguồn: Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú, Đơn xin giấy phép thay đổi tư cách lưu trú, Đơn xin giấy phép gia hạn thời hạn lưu trú, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Về mức lệ phí và cách nộp lệ phí khi nộp hồ sơ trực tuyến”, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, tờ rơi “Sửa đổi lệ phí giấy phép lưu trú”)
Những chỗ hồ sơ dễ bị vướng
Khi nộp hồ sơ ngành điều dưỡng, cần chú ý đến giấy chứng nhận của Hội đồng và sự không khớp trong thông tin về cơ sở.
- Thời hạn của giấy chứng nhận Hội đồng: Thời hạn hiệu lực lần đầu là 1 năm. Trước khi nộp hồ sơ gia hạn, hãy kiểm tra giấy chứng nhận chưa hết hạn
- Nơi làm việc ở mặt sau giấy chứng nhận: Kiểm tra cơ sở hiện đang làm việc có được ghi ở mặt sau không. Khi điều chuyển, đăng ký cơ sở với Hội đồng trước đó (cũng cần thông báo thay đổi hợp đồng lao động Kỹ năng đặc định cho cơ quan xuất nhập cảnh)
- Bản khái quát về cơ sở: Ghi về cơ sở thực tế làm việc. Cách tính giới hạn số người được giải thích trong bài viết chính
- Chữ ký và ngôn ngữ của người lao động: Hợp đồng lao động, bản điều kiện tuyển dụng và kế hoạch hỗ trợ cần có chữ ký của người lao động và được viết bằng ngôn ngữ mà người lao động hiểu đầy đủ
- Giải thích cũ: Trước đây từng có giải thích rằng “khi tiếp nhận lần đầu thì không cần giấy chứng nhận của Hội đồng”. Từ ngày 15/6/2024, phải nộp giấy chứng nhận khi nộp hồ sơ lưu trú
- Sửa đổi bảng danh sách: Bảng danh sách có được sửa đổi (gần nhất là ngày 1/10/2026). Ngay trước khi nộp hồ sơ, hãy dùng bản mới nhất từ trang của Cục XNC
Tùy theo hoàn cảnh của người lao động hoặc công ty, giấy tờ cần nộp có thể thay đổi. Nếu phân vân, hãy tham khảo ý kiến Cục XNC khu vực nơi nộp hồ sơ, hoặc chuyên gia như hành chính thư sĩ (gyoseishoshi).
(Nguồn: Bảng 3-1 Ngành điều dưỡng (dùng cho hồ sơ cấp chứng nhận), Bảng 1 (dùng cho hồ sơ cấp chứng nhận, sửa đổi ngày 1/10 năm Reiwa 8), Hướng dẫn bổ sung (ngành điều dưỡng), Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi “Về việc tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng đặc định trong ngành điều dưỡng”)
Câu hỏi thường gặp
Q Từ người thứ 2 trở đi, có phải nộp lại toàn bộ giấy tờ giống nhau không? A Với hồ sơ cấp chứng nhận và thay đổi, cơ quan đã tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng đặc định trong cùng năm tài chính thì không cần nộp giấy tờ của Bảng 2. Bản giải trình về thù lao và bản giải trình về quá trình tuyển dụng cũng có thể bỏ qua. Khi nộp hồ sơ cho nhiều người cùng lúc, kèm theo danh sách người nộp đơn.
Q Hồ sơ gia hạn cũng cần giấy chứng nhận của Hội đồng không? A Cần. Bảng 3 dùng cho hồ sơ gia hạn cũng yêu cầu bản khái quát về cơ sở và giấy chứng nhận của Hội đồng.
Q Có thể gửi hồ sơ qua bưu điện không? A Hồ sơ cấp chứng nhận không được nhận qua bưu điện. Hồ sơ thay đổi và gia hạn thì nộp tại cơ quan quản lý nơi cư trú, hoặc nộp trực tuyến.
Q Khi chuyển từ Thực tập kỹ năng số 2 ngành nghề điều dưỡng, có cần giấy chứng nhận đỗ kỳ thi không? A Nộp giấy chứng nhận đỗ phần thực hành của Kỳ thi đánh giá thực tập kỹ năng điều dưỡng (cấp chuyên môn), hoặc văn bản đánh giá về thực tập sinh kỹ năng. Nếu người đó được chính công ty này tiếp nhận khi còn là thực tập sinh, và công ty không bị lệnh cải thiện v.v. trong vòng 1 năm qua, thì có thể bỏ qua.
Q Khi tuyển người Kỹ năng đặc định (Điều dưỡng) đang làm việc ở công ty khác thì sao? A Vì cơ quan tiếp nhận thay đổi, nộp đơn xin giấy phép thay đổi tư cách lưu trú. Giấy tờ thì dùng bảng danh sách dành cho hồ sơ thay đổi.
(Nguồn: Bảng 1 (dùng cho hồ sơ cấp chứng nhận, sửa đổi ngày 1/10 năm Reiwa 8), Bảng 2-2 (pháp nhân), Bảng 3-1 Ngành điều dưỡng (dùng cho hồ sơ cấp chứng nhận), Bảng 3-1 (dùng cho hồ sơ gia hạn, trừ nông nghiệp, ngư nghiệp), Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Tư cách lưu trú ‘Kỹ năng đặc định'”)
Tóm tắt
- Giấy tờ được xác định bằng cách kết hợp Bảng 1, Bảng 2, Bảng 3 của bảng danh sách. Hồ sơ gia hạn không cần Bảng 2.
- Trong ngành điều dưỡng, nhận giấy chứng nhận của Hội đồng trước khi nộp cho cơ quan xuất nhập cảnh. Giấy này cần cho cả hồ sơ cấp chứng nhận, thay đổi và gia hạn.
- Nơi nộp tại cơ quan xuất nhập cảnh: hồ sơ cấp chứng nhận là cơ quan quản lý nơi dự định cư trú hoặc nơi đặt trụ sở của cơ quan tiếp nhận v.v.; hồ sơ thay đổi và gia hạn là cơ quan quản lý nơi cư trú. Cũng có thể nộp trực tuyến.
→ [Bản 2026 Điều kiện và quy trình tiếp nhận Kỹ năng đặc định ngành “Điều dưỡng” | Kỳ thi, Hội đồng và chăm sóc tại nhà](https://kisaragi-office.com/immigration_journal/vi/archives/2893)
Các thông báo cho cơ quan xuất nhập cảnh sau khi được cấp phép và bắt đầu làm việc được giải thích trong bài viết sau.
Thông tin nguồn chính được tham khảo khi tạo bài viết
- Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Tư cách lưu trú ‘Kỹ năng đặc định'”
- Bảng danh sách hồ sơ cần nộp cho “Kỹ năng đặc định số 1” (dùng cho đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú) Bảng 1 (sửa đổi ngày 1/10 năm Reiwa 8)
- Bảng danh sách hồ sơ cần nộp cho “Kỹ năng đặc định số 1” (dùng cho đơn xin giấy phép thay đổi tư cách lưu trú) Bảng 1 (sửa đổi ngày 1/10 năm Reiwa 8)
- Bảng danh sách hồ sơ cần nộp cho “Kỹ năng đặc định số 1” (dùng cho đơn xin giấy phép gia hạn thời hạn lưu trú) Bảng 1 (sửa đổi ngày 1/10 năm Reiwa 8)
- Bảng 2-1 (cơ quan có thành tích nhất định và được kỳ vọng tiếp nhận đúng quy định)
- Bảng 2-2 (pháp nhân)
- Bảng 2-3 (chủ kinh doanh cá thể)
- Bảng 3-1 Giấy tờ cần thiết liên quan đến ngành điều dưỡng (dùng cho hồ sơ cấp chứng nhận)
- Bảng 3-1 Giấy tờ cần thiết liên quan đến ngành điều dưỡng (dùng cho hồ sơ thay đổi)
- Bảng 3-1 Giấy tờ cần thiết liên quan đến ngành (dùng cho hồ sơ gia hạn, trừ nông nghiệp, ngư nghiệp)
- Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Hướng dẫn vận hành Kỹ năng đặc định” (Mẫu tham khảo theo ngành điều dưỡng số 1-1, số 1-2)
- Mẫu tham khảo theo ngành số 1-2: Bản khái quát về cơ sở cho thực hiện công việc ngành điều dưỡng
- Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Danh sách mẫu đơn, thông báo liên quan Kỹ năng đặc định”
- Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú
- Đơn xin giấy phép thay đổi tư cách lưu trú
- Đơn xin giấy phép gia hạn thời hạn lưu trú
- Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Thủ tục nộp hồ sơ lưu trú trực tuyến”
- Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Về mức lệ phí và cách nộp lệ phí khi nộp hồ sơ trực tuyến”
- Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, tờ rơi “Sửa đổi lệ phí giấy phép lưu trú”
- Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi “Về việc tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng đặc định trong ngành điều dưỡng”
- Hội đồng Kỹ năng đặc định ngành điều dưỡng: quy trình thủ tục (ngày 1/9 năm Reiwa 8)
- Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi “Hướng dẫn bổ sung cho ngành cụ thể (ngành điều dưỡng)”
Bài viết này là bản dịch từ phiên bản tiếng Nhật gốc.
