Bài viết này do Ban biên tập NIPPON VISA & LIFE soạn dựa trên thông tin của các cơ quan công như nhà nước và chính quyền địa phương. Quy tắc và chi phí có thể khác nhau tùy theo thành phố, quận, thị trấn, làng nơi bạn sống.
Khi chuyển nhà tại Nhật Bản, hãy nộp “thông báo chuyển chỗ ở” (転居届, tenkyo todoke) cho bưu điện. Sau khi nộp, thư từ và các vật phẩm gửi đến địa chỉ cũ sẽ được chuyển miễn phí đến địa chỉ mới trong 1 năm kể từ ngày nộp thông báo. Có 3 cách nộp: tại quầy bưu điện, bỏ vào hòm thư, hoặc qua Internet (e-Tenkyo, e転居).
Toàn bộ các thủ tục khi chuyển nhà được tổng hợp tại Danh sách kiểm tra thủ tục khi chuyển nhà tại Nhật Bản | Thông báo chuyển đi, thông báo chuyển đến, thẻ lưu trú, điện, gas, nước và chuyển tiếp thư.
Kết luận trước: Cách chuyển tiếp thư
- Khi đã quyết định chuyển nhà, hãy nộp thông báo chuyển chỗ ở cho bưu điện sớm. Từ khi nộp đến khi được đăng ký mất 3〜7 ngày làm việc.
- Chọn cách nộp: quầy bưu điện / hòm thư (dùng phong bì chuyên dụng) / e-Tenkyo (trang web hoặc ứng dụng Bưu điện).
- Chuẩn bị giấy tờ xác minh danh tính (thẻ lưu trú, thẻ mã số cá nhân My Number, bằng lái xe, v.v.).
- Kể từ “ngày mong muốn bắt đầu chuyển tiếp” (転送開始希望日) mà bạn ghi trong thông báo, thư gửi đến địa chỉ cũ sẽ được chuyển đến địa chỉ mới.
- Thời gian chuyển tiếp là 1 năm. Trong thời gian đó, hãy báo địa chỉ mới cho ngân hàng, công ty điện thoại di động, nơi làm việc, v.v.
(Nguồn: Bưu điện Nhật Bản “Dịch vụ chuyển chỗ ở và chuyển tiếp thư”, Bưu điện Nhật Bản “Sau khi nộp thông báo chuyển chỗ ở bao nhiêu ngày thì bắt đầu được chuyển tiếp?”)
Đây là thủ tục khác với thông báo nộp cho ủy ban hành chính
Có 2 thủ tục cùng mang tên “転居届 (tenkyo todoke)”. Hãy nộp cả hai.
| Thông báo chuyển chỗ ở của bưu điện | Thông báo nộp cho ủy ban thành phố, quận, thị trấn, làng | |
|---|---|---|
| Mục đích | Để thư gửi đến địa chỉ cũ được chuyển đến địa chỉ mới | Để thay đổi địa chỉ trên phiếu cư trú (juminhyo, hồ sơ ghi nhận bạn sống tại địa phương đó) |
| Nơi nộp | Bưu điện (quầy, hòm thư, e-Tenkyo) | Ủy ban thành phố, quận, thị trấn, làng nơi có địa chỉ mới |
| Khi nào nộp | Mất 3〜7 ngày làm việc đến khi được đăng ký, nên hãy nộp sớm | Trong vòng 14 ngày kể từ khi bắt đầu sống ở đó |
Khi nộp thông báo cho ủy ban, nếu bạn xuất trình thẻ lưu trú tại quầy thì cũng được xem là đã khai báo thay đổi địa chỉ trên thẻ lưu trú (khai báo thay đổi nơi cư trú, 住居地の変更の届出).
Cách nộp thông báo cho ủy ban, xem tại Thông báo chuyển đến và phiếu cư trú | Khi đã có địa chỉ tại Nhật Bản, hãy đến ủy ban trong vòng 14 ngày (đồ mang theo, trình tự, khi chuyển nhà).
(Nguồn: Bưu điện Nhật Bản “Dịch vụ chuyển chỗ ở và chuyển tiếp thư”, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Khai báo thay đổi nơi cư trú”)
Cách thức chuyển tiếp
| Mục | Nội dung |
|---|---|
| Phí | Miễn phí |
| Thời gian chuyển tiếp | 1 năm kể từ ngày nộp thông báo chuyển chỗ ở (ngày nộp). Không phải tính từ ngày mong muốn bắt đầu chuyển tiếp |
| Đến khi bắt đầu chuyển tiếp | Từ khi nộp đến khi được đăng ký mất 3〜7 ngày làm việc |
| Những gì được chuyển | Thư và bưu kiện do Bưu điện Nhật Bản xử lý, gửi đến địa chỉ cũ |
| Khi đã quá 1 năm | Thư sẽ được trả lại cho người gửi. Nếu muốn tiếp tục, hãy nộp lại thông báo chuyển chỗ ở |
(Nguồn: Bưu điện Nhật Bản “Dịch vụ chuyển chỗ ở và chuyển tiếp thư”, Bưu điện Nhật Bản “Thời gian chuyển tiếp thư gửi đến địa chỉ cũ sang địa chỉ mới là bao lâu?”, Bưu điện Nhật Bản “e-Tenkyo”)
Cách nộp 1: Tại quầy bưu điện
- Mẫu thông báo chuyển chỗ ở có tại bưu điện. Điền vào rồi nộp tại quầy.
- Tại quầy, ngoài việc xác minh danh tính của người nộp (提出者), nhân viên còn xác minh danh tính của 1 người trong số những người chuyển nhà (転居者).
- Ví dụ giấy tờ xác minh danh tính: thẻ mã số cá nhân My Number, bằng lái xe, thẻ lưu trú, v.v.
- Nếu người nộp và người chuyển nhà là hai người khác nhau, giấy tờ của người chuyển nhà có thể là bản sao (bản photo).
(Nguồn: Bưu điện Nhật Bản “Tôi chuyển nhà và muốn chuyển tiếp thư và bưu kiện, phải làm thế nào?”, Bưu điện Nhật Bản “Dịch vụ chuyển chỗ ở và chuyển tiếp thư”)
Cách nộp 2: Bỏ vào hòm thư
Khi không thể đến bưu điện, bạn có thể nộp bằng cách bỏ vào hòm thư.
- Lấy mẫu thông báo chuyển chỗ ở được đặt tại bưu điện, v.v.
- Điền những thông tin cần thiết.
- Dán bản sao giấy tờ xác minh danh tính của người nộp vào ô “本人確認書類（写）貼付欄” (ô dán bản sao giấy tờ xác minh danh tính) trên mẫu bằng hồ dán hoặc băng dính.
- Cho vào phong bì chuyên dụng đi kèm mẫu, rồi bỏ vào hòm thư mà không cần dán tem.
Giấy tờ có thể dùng để xác minh danh tính (bản sao):
- Thẻ lưu trú
- Giấy chứng nhận vĩnh trú đặc biệt (特別永住者証明書)
- Thẻ My Number (không cần sao mặt sau)
- Bằng lái xe, giấy chứng nhận lịch sử lái xe (運転経歴証明書)
- Giấy xác nhận tư cách bảo hiểm y tế (資格確認書) (che số người bảo hiểm, ký hiệu, số và mã QR trước khi sao)
Nếu có thiếu sót như quên dán bản sao, có thể bạn sẽ phải nộp lại.
(Nguồn: Bưu điện Nhật Bản “Có thể nộp thông báo chuyển chỗ ở bằng cách bỏ vào hòm thư không?”)
Cách nộp 3: Qua Internet (e-Tenkyo)
- Có thể đăng ký 24 giờ từ điện thoại thông minh hoặc máy tính. Có thể làm trên trang web và trên ứng dụng Bưu điện (郵便局アプリ).
- Để đăng ký, bạn cần đăng nhập bằng “Yu ID” (ゆうID, ID hội viên của Bưu điện Nhật Bản) đã hoàn tất xác minh danh tính. Có thể đăng ký Yu ID và xác minh danh tính ngay trong các bước của e-Tenkyo.
- Nếu dùng Yu ID chưa xác minh danh tính, bạn sẽ xác minh danh tính trực tuyến bằng điện thoại thông minh.
- Một lần đăng ký có thể khai báo cho tối đa 6 người.
- Từ khi được tiếp nhận đến khi bắt đầu chuyển tiếp có thể mất khoảng 1 tuần.
- Với e-Tenkyo, người nộp và tất cả những người chuyển nhà phải đồng ý rằng nhân viên bưu điện có thể đến địa chỉ cũ hoặc địa chỉ mới và thông báo cho người đang sống ở đó về việc chuyển nhà trong phạm vi cần thiết. Nếu không đồng ý, hãy nộp thông báo chuyển chỗ ở tại bưu điện.
(Nguồn: Bưu điện Nhật Bản “e-Tenkyo”, Bưu điện Nhật Bản “Làm thế nào để có Yu ID cần thiết để đăng ký e-Tenkyo?”, Bưu điện Nhật Bản “Không có điện thoại thông minh thì không dùng được e-Tenkyo sao?”, Bưu điện Nhật Bản “Nếu đăng ký qua e-Tenkyo, thông tin thông báo chuyển chỗ ở có bị truyền đến người đang sống ở địa chỉ cũ không?”)
Sau khi nộp thông báo chuyển chỗ ở
- Bưu điện có thể kiểm tra xem bạn có thực sự đã chuyển nhà hay không. Ví dụ như nhân viên bưu điện đến thăm, hỏi người sống cùng nếu người đã chuyển nhà không có mặt, hoặc gửi thư xác nhận đến địa chỉ cũ (nếu tại quầy đã xác minh được danh tính người nộp và địa chỉ cũ thì sẽ không gửi thư xác nhận).
- Bạn có thể tra cứu tình trạng tiếp nhận bằng số tiếp nhận thông báo chuyển chỗ ở (転居届受付番号) ghi trên “bản lưu của khách hàng” (お客さま控, okyakusama-hikae). Đừng làm mất bản lưu này.
(Nguồn: Bưu điện Nhật Bản “Dịch vụ chuyển chỗ ở và chuyển tiếp thư”, Bưu điện Nhật Bản “Sau khi nộp thông báo chuyển chỗ ở bao nhiêu ngày thì bắt đầu được chuyển tiếp?”)
Thư không được chuyển tiếp
- Thư có ghi “転送不要” (tenso fuyo, “không chuyển tiếp”) sẽ không được chuyển tiếp dù bạn đã nộp thông báo chuyển chỗ ở. Vì đây là thư mà người gửi đã quyết định “nếu người nhận không sống ở địa chỉ này thì hãy trả lại”.
- Bưu kiện do các công ty khác ngoài Bưu điện Nhật Bản giao không thuộc đối tượng của dịch vụ chuyển tiếp này. Chỉ thư và các vật phẩm do Bưu điện Nhật Bản xử lý mới được chuyển tiếp. Hãy báo địa chỉ mới cho cả các công ty và cửa hàng gửi hàng cho bạn.
(Nguồn: Bưu điện Nhật Bản “Có loại thư nào không được chuyển tiếp bằng thông báo chuyển chỗ ở không?”, Bưu điện Nhật Bản “e-Tenkyo”)
Những trường hợp như thế này thì làm sao?
Chỉ 1 người trong gia đình chuyển nhà thì có chuyển tiếp được không?
Được. Ghi tên người chuyển nhà vào ô “họ tên người chuyển nhà” (転居者氏名) trong thông báo.
(Nguồn: Bưu điện Nhật Bản “Gia đình 4 người có 1 người chuyển nhà, có chuyển tiếp được không?”)
Muốn tiếp tục chuyển tiếp sau khi đã quá 1 năm?
Nếu làm thủ tục lại, có thể tiếp tục thêm 1 năm. Tuy nhiên, Bưu điện Nhật Bản đề nghị bạn cố gắng báo địa chỉ mới cho người gửi.
(Nguồn: Bưu điện Nhật Bản “Thời gian chuyển tiếp thư gửi đến địa chỉ cũ sang địa chỉ mới là bao lâu?”)
Đã nộp thông báo chuyển chỗ ở mà thư vẫn được gửi đến địa chỉ cũ?
Chuẩn bị sẵn “bản lưu của khách hàng” (お客さま控) của thông báo, rồi liên hệ với bưu điện gần nhà. Bạn cũng có thể tra cứu tình trạng tiếp nhận bằng số tiếp nhận trên bản lưu.
Nhà mới nhận được thư gửi cho người ở trước?
Liên hệ với bưu điện phụ trách giao thư. Nhân viên bưu điện sẽ kiểm tra xem ai đang sống ở đó, chẳng hạn bằng cách đến thăm.
(Nguồn: Bưu điện Nhật Bản “Thư và bưu kiện gửi cho người ở trước vẫn được giao đến, phải làm thế nào?”)
Muốn dừng chuyển tiếp?
Đây là ví dụ trường hợp thư gửi đến địa chỉ A đang được chuyển tiếp đến địa chỉ B.
- Nếu muốn dừng chuyển tiếp và nhận cả thư gửi đến A lẫn thư gửi đến B tại A, hãy nộp lại thông báo chuyển chỗ ở với B là “địa chỉ cũ” và A là “địa chỉ mới”.
- Nếu muốn dừng chuyển tiếp và nhận thư gửi đến A tại A, thư gửi đến B tại B, hãy hỏi tại quầy bưu điện gần nhà.
(Nguồn: Bưu điện Nhật Bản “Đã nộp thông báo chuyển chỗ ở nhưng muốn dừng chuyển tiếp”)
Khi về nước (chuyển ra ngoài Nhật Bản)?
- Không thể chuyển tiếp thư ở Nhật Bản đến địa chỉ ở nước ngoài.
- Nếu sau khi chuyển đi không muốn nhận thư tại Nhật Bản nữa, hãy nộp thông báo chuyển chỗ ở đã điền mọi mục trừ ô địa chỉ mới tại quầy bưu điện hoặc bỏ vào hòm thư. Chỉ chính người chuyển đi mới được nộp. Không dùng được e-Tenkyo.
Những việc cần làm trước khi về nước, hãy xem thêm Đóng tài khoản ngân hàng khi về nước từ Nhật Bản | Cách xử lý số tiền còn lại và việc đưa tài khoản cho người khác là phạm tội.
(Nguồn: Bưu điện Nhật Bản “Tôi chuyển nhà ra nước ngoài, có chuyển tiếp được không?”)
Không phải chuyển nhà mà vắng nhà lâu vì đi du lịch hoặc tạm thời về nước?
Hãy nộp “thông báo vắng nhà” (不在届, fuzai todoke) thay cho thông báo chuyển chỗ ở. Bưu điện sẽ giữ thư và các vật phẩm tối đa 30 ngày, rồi giao cho bạn sau khi hết thời gian đó. Áp dụng cho tất cả thư gửi đến nhà; không thể chọn chỉ một số người trong gia đình hoặc chỉ một số loại thư. Nơi nộp là bưu điện đang giao thư đến nhà bạn hoặc bưu điện gần nhà. Hãy mang theo giấy tờ xác minh danh tính.
(Nguồn: Bưu điện Nhật Bản “Hãy cho tôi biết về việc giao thư khi vắng nhà trong thời gian dài”)
Nơi tư vấn khi gặp khó khăn
- Về thông báo chuyển chỗ ở và chuyển tiếp thư: quầy bưu điện gần nhà
- Khi muốn hỏi qua điện thoại: Trung tâm tư vấn dịch vụ khách hàng của Bưu điện Nhật Bản (お客様サービス相談センター) (về thư và bưu kiện; hằng ngày từ 8 giờ đến 21 giờ). Hãy kiểm tra số điện thoại tại mục “Câu hỏi thường gặp / Liên hệ” (よくあるご質問・お問い合わせ) trên trang web của Bưu điện Nhật Bản.
- Thông báo nộp cho ủy ban (phiếu cư trú, địa chỉ trên thẻ lưu trú): ủy ban thành phố, quận, thị trấn, làng nơi có địa chỉ mới
(Nguồn: Bưu điện Nhật Bản “Hỏi đáp về chuyển chỗ ở, chuyển nhà, vắng nhà”)
Thông tin gốc được tham khảo khi viết bài
- Bưu điện Nhật Bản “Dịch vụ chuyển chỗ ở và chuyển tiếp thư”
- Bưu điện Nhật Bản “e-Tenkyo”
- Bưu điện Nhật Bản “Hỏi đáp về chuyển chỗ ở, chuyển nhà, vắng nhà” (100, 101, 102, 111, 112, 113, 114, 115, 129, 130, 131, 700, 701, 702)
- Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Khai báo thay đổi nơi cư trú”
Bài viết này là bản dịch từ phiên bản tiếng Nhật gốc.
