[Công khai nguyên văn thư đề nghị] Cách đề nghị ngày cấp (ngày cấp phép) thẻ lưu trú khi nhận qua bưu điện tại Nhật Bản

Tại Nhật Bản, nếu bạn nộp hồ sơ trực tuyến (オンライン申請) và nhận thẻ lưu trú (在留カード) qua bưu điện, các giấy phép như thay đổi tư cách lưu trú sẽ có hiệu lực vào lúc thẻ mới được giao đến. Người nộp hồ sơ không thể chọn ngày thẻ đến, nên có thể xảy ra vấn đề như thẻ đến trước ngày nghỉ việc ở công ty cũ.

Trong bài viết này, chúng tôi công khai (đã che một phần) nguyên văn “Đề nghị về ngày cấp thẻ lưu trú” (在留カード交付日についてのお願い) mà Văn phòng Hành chính thư sĩ Kisaragi (きさらぎ行政書士事務所) đã thực sự gửi đến Cục Xuất nhập cảnh, và giải thích ý đồ của cách viết.

“Cách đề nghị ngày cấp” trong tiêu đề là cách đề nghị bằng văn bản để được xem xét về thời điểm cấp thẻ; không có thủ tục chính thức nào cho phép quyết định ngày. “Ngày cấp (ngày cấp phép)” cũng là chỉ thời điểm giấy phép có hiệu lực (khi nhận qua bưu điện là lúc thẻ được giao đến), không có nghĩa là “ngày cấp phép” (許可年月日) ghi trên thẻ có thể trở thành ngày mà bạn đã đề nghị.

Thông tin chính thức được xác nhận trên trang của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (出入国在留管理庁, gọi tắt là Cục Xuất nhập cảnh) vào ngày 18 tháng 10 năm 2026.

Nhận qua bưu điện thì hiệu lực phát sinh vào lúc thẻ được giao đến

Nếu chọn nhận qua bưu điện, khi việc thẩm tra kết thúc, bạn sẽ nhận được email thông báo hoàn tất thẩm tra. Làm theo hướng dẫn, bạn gửi phong bì Letter Pack để gửi trả, thẻ lưu trú hiện tại và các giấy tờ khác đến Phân văn phòng Odaiba, Bộ phận Thẩm tra trực tuyến số 2, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Tokyo (東京出入国在留管理局オンライン審査第二部門おだいば分室). Nhân viên Cục Xuất nhập cảnh sẽ làm thẻ mới theo thứ tự nhận được và gửi trả cùng với thẻ cũ đã được đục lỗ.

Khi đó, giấy phép có hiệu lực “từ lúc nhận được thẻ lưu trú được giao đến”. Luật Xuất nhập cảnh (入管法) cũng quy định giấy phép thay đổi tư cách lưu trú có hiệu lực vào lúc cấp thẻ lưu trú.

Nếu thẻ đến quá sớm, bạn sẽ gặp khó khăn trong các trường hợp như sau.

• Chuyển việc khi có tư cách Kỹ năng đặc định: Người có tư cách Kỹ năng đặc định (特定技能) khi được cấp phép sẽ nhận “giấy chỉ định” (指定書) có ghi công ty nơi làm việc (cơ quan tiếp nhận Kỹ năng đặc định, 特定技能所属機関). Vào thời điểm thẻ mới và giấy chỉ định được giao đến, công ty được chỉ định sẽ chuyển thành công ty mới, nên nếu đến trước ngày nghỉ việc ở công ty cũ, bạn sẽ không thể làm việc ở công ty cũ trong mấy ngày còn lại cho đến ngày nghỉ việc.
• Chuyển từ Thực tập kỹ năng sang Kỹ năng đặc định: Về nguyên tắc, người chưa hoàn thành Thực tập kỹ năng (技能実習) không được chấp nhận chuyển sang Kỹ năng đặc định. Nếu thẻ đến trước ngày dự kiến hoàn thành, có nguy cơ bạn sẽ chuyển sang tư cách lưu trú mới trước khi hoàn thành.

Toàn bộ thủ tục chuyển việc được tổng hợp trong Hướng dẫn chuyển việc khi có tư cách Kỹ năng đặc định tại Nhật Bản｜Bảng tổng hợp thủ tục và thứ tự của người lao động, công ty mới và công ty cũ.

(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Câu hỏi thường gặp về thủ tục trực tuyến hồ sơ lưu trú” Q5-7, Q6-1, Q6-5, Q6-6, Q6-8, e-Gov Tra cứu pháp luật “Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn” Điều 20, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Quy trình vận dụng về tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng đặc định” tr.17–18, tr.50)

Nguyên văn “Đề nghị về ngày cấp thẻ lưu trú” đã thực sự gửi

Đây là văn bản chúng tôi đã dùng khi một người Kỹ năng đặc định chuyển việc: việc thẩm tra giấy phép thay đổi tư cách lưu trú (在留資格変更許可) đã xong nhưng ngày nghỉ việc ở công ty cũ vẫn còn xa.

Chúng tôi đăng nội dung văn bản đã gửi trong một lần đổi thẻ lưu trú qua bưu điện thực tế, có che một phần để không xác định được cá nhân. “(Họ tên)” và “(Số tiếp nhận hồ sơ)” là phần đã che. “Ngày ○ tháng ○ năm Reiwa ○” là ngày nghỉ việc, “ngày △ tháng △ năm Reiwa ○” là ngày hôm sau. Các cách diễn đạt khác giữ nguyên như bản gốc (được dịch từ tiếng Nhật).

Văn bản này được gửi cùng với thẻ lưu trú và giấy chỉ định gửi đến Phân văn phòng Odaiba (おだいば分室) sau khi nhận email thông báo hoàn tất thẩm tra.

Ý đồ của cách viết: những điều chúng tôi chú ý trong trường hợp này

• 3 dòng đầu: Vì phân văn phòng nhận giấy tờ từ khắp cả nước, chúng tôi ghi họ tên, loại hồ sơ và số tiếp nhận hồ sơ ở đầu để biết ngay đây là đề nghị cho hồ sơ nào.
• Ngày nghỉ việc và dự kiến bắt đầu làm việc: Chúng tôi chỉ viết lý do quan tâm đến ngày bằng 2 sự thật này. Để dễ dùng lại, chúng tôi không ghi tên công ty v.v.
• “Từ ngày △ tháng △ trở đi”: Thay vì một ngày cụ thể, chúng tôi để khoảng linh hoạt là “từ ngày này trở đi”. Chúng tôi cho rằng đây là cách dễ được xem xét trong quy trình làm thẻ theo thứ tự nhận được.
• Cách nói đề nghị: Việc điều chỉnh ngày cấp không phải là thủ tục chính thức, và có đáp ứng hay không là do Cục Xuất nhập cảnh quyết định. Vì vậy chúng tôi không viết theo kiểu yêu cầu. Trong phần câu hỏi thường gặp của Cục Xuất nhập cảnh cũng không có mẫu quy định.

Kinh nghiệm thực tế của văn phòng chúng tôi (không phải hướng dẫn chính thức)

Đây là kinh nghiệm của 1 văn phòng, không chắc mọi hồ sơ đều giống như vậy.

• Khi văn phòng chúng tôi gọi điện hỏi Phân văn phòng Odaiba, câu trả lời là nếu đề nghị theo cách này thì về cơ bản sẽ xử lý theo hướng xem xét (đây không phải hướng dẫn đã công bố).
• Thẻ mới thường được cấp trong khoảng 3 ngày đến 2 tuần sau khi giấy tờ đến phân văn phòng. Thời gian thay đổi nhiều tùy mức độ đông.
• Nếu chỉ định ngày quá gần vào lúc đông, có khả năng không được đáp ứng. Việc có được đáp ứng đề nghị “đúng vào ngày này” hay không cũng không rõ ràng.
• Chúng tôi cảm thấy nếu ghi ngày nghỉ việc rồi đề nghị “từ ngày ○ tháng ○ trở đi” thì khả năng được đáp ứng cao hơn.

Nguyên văn ở trên là 1 trường hợp đã gửi theo cách viết này. Nó không bảo đảm sẽ được xem xét.

Lưu ý khi tự viết

• Điều chỉnh theo hoàn cảnh của mình: Đừng chép nguyên, hãy viết bằng ngày của chính bạn như ngày nghỉ việc hoặc ngày dự kiến hoàn thành. Nếu chuyển từ Thực tập kỹ năng, hãy sửa thành “ngày dự kiến hoàn thành” và “từ ngày hôm sau trở đi”.
• Hạn chế đề nghị “cấp sớm”: Hãy hạn chế, trừ khi có hoàn cảnh đặc biệt như sắp hết thời gian đặc lệ (特例期間: thời gian mà người đã nộp hồ sơ trước ngày hết hạn thời hạn lưu trú được ở lại cho đến thời điểm sớm hơn trong hai thời điểm là khi có quyết định xử lý hoặc khi đã qua 2 tháng kể từ ngày hết hạn). Cục Xuất nhập cảnh lưu ý rằng nếu đã qua 2 tháng kể từ ngày hết hạn lưu trú mà chưa nhận thẻ thì bạn sẽ không thể lưu trú tại Nhật Bản nữa.
• Khi gấp, hãy cân nhắc nhận tại quầy: Cục Xuất nhập cảnh khuyến nghị người muốn nhận sớm nên nhận tại quầy. Trong khi tình trạng xử lý là “Hoàn tất nộp hồ sơ” hoặc “Đang thẩm tra”, bạn có thể đổi cách nhận sang nhận tại quầy trên hệ thống.
• Báo khi kế hoạch thay đổi: Nếu ngày nghỉ việc v.v. thay đổi, hãy liên lạc sớm với Phân văn phòng Odaiba.

Khi phân vân không biết nên làm thế nào, hãy tham khảo ý kiến chuyên gia như hành chính thư sĩ làm thủ tục nộp hồ sơ thay (申請取次).

(Nguồn: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Câu hỏi thường gặp về thủ tục trực tuyến hồ sơ lưu trú” Q5-2, Q6-5, Q6-9, Q6-12, e-Gov Tra cứu pháp luật “Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn” Điều 20 Khoản 6)

Tóm tắt

• Nếu nhận thẻ lưu trú qua bưu điện, giấy phép có hiệu lực vào lúc thẻ được giao đến, và bạn không thể chọn ngày thẻ đến.
• Văn phòng chúng tôi gửi “Đề nghị về ngày cấp thẻ lưu trú” cùng với giấy tờ gửi sau khi hoàn tất thẩm tra, đề nghị xem xét để ngày cấp là “từ ngày ○ tháng ○ trở đi”. Đây không phải thủ tục chính thức, và việc đáp ứng là do Cục Xuất nhập cảnh quyết định.
• Nếu không có hoàn cảnh đặc biệt, hãy hạn chế đề nghị cấp sớm.

Thông tin nguồn chính được tham khảo khi tạo bài viết

• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Câu hỏi thường gặp về thủ tục trực tuyến hồ sơ lưu trú”
• e-Gov Tra cứu pháp luật “Luật Quản lý Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn”
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú “Quy trình vận dụng về tiếp nhận người nước ngoài Kỹ năng đặc định”